Файл: Дисциплина Организация секретарского обслуживания Практическое занятие Обучающийся Пыхарева Ирина Александровна Преподаватель Шабалина Дарья Викторовна.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 03.12.2023
Просмотров: 28
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж"
Программа среднего профессионального образования
46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Дисциплина: Организация секретарского обслуживания
Практическое занятие 2.
Выполнил:
Обучающийся Пыхарева Ирина Александровна
Преподаватель:
Шабалина Дарья Викторовна
Содержание
Задание 1 2
Задание 2 4
Задание 3 5
-
Задание 1
Вы секретарь руководителя крупной организации. Начинается ваш рабочий день. Вам необходимо заполнить отдельные части паспорта рабочего места секретаря. Заполните таблицу 1, впишите данные по своему усмотрению, опираясь на основные требования к рабочему месту секретаря. (Количество строк в таблице необходимо сделать по количеству пунктов, которые вы впишите).
Таблица 1 – Паспорт рабочего места секретаря
| № п/п | Наименование вида оргтехники/канцтоваров | Количество/показатели |
| Мебель и оборудование | ||
| | Рабочий стол | 1 |
| | Стул подъемно-поворотный | 1 |
| | Шкаф с полками для документов | 1 |
| | Тумба для технических средств | 2-3 |
| | Стулья | 3 |
| | Металлический сейф | 1 |
| Технические средства (оргтехника) | ||
| | Персональный компьютер | 1 |
| | Телефон | 1 |
| | Телефакс | 1 |
| | Принтер | 1 |
| | Факс-модем | 1 |
| | Копировальный аппарат | 1 |
| | Шредер | 1 |
| | Сканер | 1 |
| Условия труда | ||
| | Общая площадь | Не менее 6 м2 |
| | Рабочее освещение | 300-500 люкс |
| | Температура в помещении | Зимой: 22-24 Летом: 22-25 |
| | Влажность в помещении | 40-60% |
| | Уровень шума | Не более 65 дБ |
| | Воздухообмен | нормальный |
| | Расстояние до экрана монитора (при работе) | 50-70 см |
Задание 2
Вы являетесь документоведом. Вместе с вами в приемной главного врача медицинского центра работает секретарь. Раздается телефонный звонок, секретарь берет трубку. Вы слышите разговор следующего содержания:
Офис-менеджер: Алло! Я слушаю.
Абонент: Куда я попала? С кем, простите, я говорю?
Офис-менеджер: А кого вам нужно?
Абонент: Это телефон 333-33-33?
Офис-менеджер: Да.
Абонент: Мне нужен главный бухгалтер.
Офис-менеджер: Ее нет.
Абонент: А где она?
Офис-менеджер: Не знаю. А что вам нужно? Кто ее спрашивает?
Абонент: Вас беспокоит главный экономист Банка. Мне нужно выяснить с главным бухгалтером важный вопрос, касающийся кредитов вашей фирмы.
Секретарь: Но его нет, и я не знаю, как вам помочь (первой кладет трубку).
Найдите ошибки, которые допустила офис-менеджер в разговоре с телефонным абонентом. Составьте новый диалог.
Во-первых, при взятии трубки, необходимо было представиться и назвать организацию;
Во-вторых, необходимо было попросить абонента представиться;
В-третьих, нужно было попросить абонента оставить контактные данные и сказать, что главный экономист перезвонит сам.
В-четвертых, необходимо вежливо отвечать на вопросы, сохраняя самообладание и терпение;
В-пятых, разговор закончен неправильно, бросать трубку нельзя.
Офис-менеджер: Добрый день! Маслова Анна Ивановна – офис-менеджер Фирмы «Вега».
Абонент: Добрый день! Федорова Марина Ивановна - главный экономист Банка. Могу ли я переговорить с главным экономистом?
Офис-менеджер: К сожалению, главный экономист, сейчас отсутствует.
Абонент: Подскажите, пожалуйста, когда будет на месте?
Офис-менеджер: К сожалению, я не знаю, но Вы можете оставить свои контактные данные, я их обязательно передам.
Абонент: Спасибо.
Офис-менеджер: Всего доброго! До свидания.
Абонент: До свидания.
Задание 3
Ваш руководитель постоянно теряет важные документы, которые вы приносите ему на подпись. Из-за этого происходят сбои в работе, руководитель обвиняет вас в этих проблемах и пропажах. Какой выход из ситуации вы видите? Предложите решение проблемы.
Нужно важные документы отдать под роспись. Отсканировать, все что передаете и что не требует подписи руководителя- отправлять на email, а оригиналы оставлять у себя. Завести журнал, в котором будете записывать наименование документа, дата входящая и дата передачи документа ФИО и подпись получившего. Если руководитель теряет документы - можно завести журнал и отмечать, когда он брал документ.
Пермь - 2023