Файл: Конспект лекций по дисциплине введение в специальность 032001. 65 документоведение и документационное обеспечение управления.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 03.12.2023
Просмотров: 105
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
 К Г Э У | МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» |
Кафедра документоведения
Г.А.ДВОЕНОСОВА
КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ
ПО ДИСЦИПЛИНЕ
«ВВЕДЕНИЕ В СПЕЦИАЛЬНОСТЬ»
032001.65
«ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
для студентов очной формы обучения
КАЗАНЬ 2007
Раздел 1.
Тема 1: Общая характеристика специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».
Лекция 1.
1.Информация как жизнеобеспечивающий ресурс общества.
Документационное обеспечение управления относится к информационным видам деятельности, хотя специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» отнесена к гуманитарным специальностям. В современном обществе информация является основным жизнеобеспечивающим и стратегическим ресурсом общества. В традиционном обществе таким ресурсом была сила, в обществе индустриальном – деньги, в постиндустриальном – это информация (о состоянии рынков, финансов, валютных курсах, новейших достижениях науки и техники и т.д). Информация является основой принятия любых решений: от управленческих до личных (частных). Чем большим количеством информации по тому или иному вопросу мы располагаем, тем больше вариантов решений мы можем предложить, из которых можно выбрать наиболее оптимальное. Однако. Для принятия правильного решения информации должно быть не избыточное, а достаточное количество.
Информация – понятие, используемое в различных областях и знаний социальной практике. Слово информация в переводе с латинского языка означает разъяснение, изложение. В русский язык оно пришло из польского в 18 в. Специалисты насчитывают более 200 определений термина информация. Единого определения термина «информация» пока еще не выработано.
Одни ученые рассматривают информацию как атрибутивное свойство всех объектов материального мира. Другие - как функцию, обеспечивающую существование самоорганизующихся и самоуправляемых систем. Отсюда два подхода к изучению информации: атрибутивный и функциональный. Некоторые ученые рассматривают информацию как философскую категорию.
Существующая в мире информация подразделяется на:
- элементарную (информацию о неживой природе);
-биологическую (обеспечивающую существование отдельно взятых живых организмов и живых систем):
-социальную (выраженную в знаковой форме, позволяющую социальным субъектам формировать представления о внешнем мире).
Человеческое общество функционирует в процессе обмена социальной информацией. Потенциал современного общества выражается степенью его информатизации и развития телекоммуникационных технологий. Информатизация – процесс широкомасштабного использования информации во всех сферах социально-экономической, политической и культурной жизни общества с целью эффективного удовлетворения потребностей граждан, организаций и государства в информационных продуктах и услугах
В документоведении под информацией понимаются «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их предоставления». Формы представления информации могут быть различными. Одной из этих форм является документ.
Документ – древнейший продукт человеческой деятельности, результат исторического развития общества.
Возникновение документа как явления, как социального феномена связано с необходимостью и потребностью фиксировать информацию с целью ее передачи во времени и пространстве и подтверждения тех или иных явлений, событий, фактов.
Документ сопровождает человека в течение всей его жизни – фиксируя все важнейшие события: рождения, получение образования, вступления в брак, профессиональную и общественную деятельность, смерть.
Не меньшую роль документ играет в обществе. Документ является средством регулирования межгосударственных отношений, реализации внешней и внутренней политики государства, средством реализации корпоративной политики (отрасли, организации) регулятором общественных отношений (законы, нормативные акты).
2. Информационные ресурсы общества.
Общество XXI в. называют информационным, потому что главным жизнеобеспечивающим ресурсом сегодня является информация. Изобретение термина «информационное общество» приписывается профессору Токийского технологического института Ю. Хояши.
-
Целью перехода России к информационному обществу является преодоление информационного неравенства и равноправное вхождение граждан России в глобальное информационное пространство на основе соблюдения прав человека, в том числе права на свободный доступ к информации. В связи с этим целью государственной информационной политики на пути к информационному обществу является формирование единого информационного пространства России и вхождение ее в мировое информационное пространство.
Единое информационное пространство - это совокупность баз и банков данных, технологий их ведения и использования, информационно-телекоммуникационных систем и сетей, функционирующих на основе единых принципов и правил.
Целью создания единого информационного пространства является - обеспечение информационного взаимодействия, организаций и граждан, удовлетворение информационных потребностей общества.
Информационное пространство складывается из следующих главных компонентов:
-
информационные ресурсы; -
организационные структуры, обеспечивающие сбор, обработку, хранение, поиск и передачу информации; -
средства информационного взаимодействия граждан и организаций: програмно-технические средства и организационно-нормативные документы.
Уровень развития страны, ее статус в мировом обществе определяется во многом количеством, качеством и доступностью информационных ресурсов. В связи с этим, важнейшими направлениями государственной информационной политики на современном этапе являются:
-
Формирование национальных (государственных) информационных ресурсов. -
Обеспечение свободного к ним доступа -
Документационная политика.
Под информационным ресурсом понимается, прежде всего, документированная информация или документ.
Информационные ресурсы – это отдельные документы и определенные массивы документов, документы и массивы информации в системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных).
К государственным информационным ресурсам относятся находящиеся в собственности РФ и субъектов РФ отдельные документы и массивы документов, документы и массивы документов в системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных), созданные, приобретенные и накопленные за счет средств федерального бюджета и бюджетов субъектов РФ.
Соответственно к негосударственным информационным ресурсам относятся информационные ресурсы, созданные, приобретенные и накопленные за счет средств негосударственных учреждений, организаций, предприятий, физических лиц.
В структуру государственных информационных ресурсов России входят:
-
информационные ресурсы библиотечной сети России; -
информационные ресурсы государственной системы НТИ; -
информационные ресурсы государственной системы статистики; -
информационные ресурсы государственной системы правовой информации; -
информационные ресурсы ОГВ и МСУ. -
информационные ресурсы отраслей материального пространства.
Информационной единицей во всех этих системах является документ. Причем документ - это основной информационный ресурс, поскольку он содержит первичную информацию. Информация СМИ, печатных изданий является вторичной - скопированной или переработанной. Первичная информация отличается от вторичной информации тем, что она обладает особым свойством: может служить доказательством явлений, событий, фактов.
-
Управление информационными ресурсами и документацией как отрасль деятельности
Ввиду обозначенных в рамках государственной информационной политики задач на органы государственной власти ложится ответственность по формированию информационных ресурсов. Каждое ведомство отвечает за создание, ведение, пополнение, управление и использование своих информационных ресурсов, обеспечение к ним свободного доступа граждан. Для организаций негосударственной организационно-правовой формы задача формирования и использования информационных ресурсов также важна, т.к. быстрое получение необходимой и качественной информации служит гарантией успеха в управлении и бизнесе, делает организацию конкурентоспособной в условиях рыночных отношений. При этом важен не только процесс формирования информационных ресурсов, под которыми понимаются документы. Но не менее важны предшествующие процессы создания документов, их организация на стадии оперативного управления, хранение и использование. Эти процессы являются областью документационного обеспечения управления.
ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Такое определение дает ДОУ терминологический стандарт в области делопроизводства и архивного дела. Однако, ДОУ – скорее одна из ключевых функций управления, чем отрасль, поскольку нет органов управления этой отраслью и правовой основы ее деятельности. От традиционного делопроизводства ДОУ отличается тем, что оно охватывает всю документацию организации, а не только ОРД, и базируется на использовании ИТ. В то же время ДОУ – это переходная стадия от традиционного делопроизводства к управлению документацией.
Под управлением документацией понимается область общего административного управления, направленная на экономное и эффективное создание, использование и хранение документов в течение их жизненного цикла. Управление документацией – управленческая функция организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла документов в организации:
1.Создание документов
2.Хранение и использование документированной информации.
3. Передача документов на постоянное государственное хранение.
4. Управление архивами.
4.Общая характеристика специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления»
Название специальности состоит из двух частей: «документоведение» и «документационное обеспечение управления».
Документоведение - базовая теоретическая дисциплина, которая открывает подготовку специалиста. Документоведение вводит в теорию, историю возникновения документа, изучает его атрибутивные свойства, функции, классификацию профессиональную терминологию. Знания, полученные в результате изучения этой дисциплины и углубленные в процессе занятий научно-исследовательской работой позволяют дипломированному специалисту продолжить обучение в аспирантуре.
ДОУ – это практическая часть специальности, деятельность, обеспечивающая документирование информации и организацию работы с документами
Документирование – это запись информации на материальном носителе в соответствии с установленными правилами.
Организация работы с документами - рациональная организация тех процедур, с помощью которых осуществляется запись, накопление, хранение и использование документированной информации.
В организациях ДОУ или управлением документацией занимается специальное структурное подразделение (служба) под одноименным (служба ДОУ, отдел ДОУ) или иным наименованием (канцелярия, секретариат и т.д.).
Документирование и организация работы с документами или ДОУ - это область деятельности, требующая специальной профессиональной подготовки. ДОУ регулируется особой нормативно-методической базой, основанной на международном и национальном законодательстве, государственных стандартах, нормативных и методических документах.
Действующие государственные стандарты и нормативы устанавливают единую стандартную технологию документирования информации и организации работы с документами.