Поэтому сегодня о выполнять задачи ДОУ в управлении, организации, предприятие может также квалифицированный, специально подготовленный для этих целей специалист. Такую подготовку предусматривает специальность высшей квалификации "Документоведение и ДОУ". По окончанию обучения выпускник получает квалификацию "документовед".

Должность «документовед» включена в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (М.: Минтруда,1998). В соответствии с этим документом организации формируют штатное расписание, т.е. состав должностей управленческого персонала.

Документирование информации и организация работы с документами осуществляется в любой организации от самой маленькой фирмы до огромной корпорации. Поэтому специалист данного профиля нужен везде, в любом учреждении, организации, предприятии. Потребность в таком специалисте сегодня чрезвычайно велика. Подтверждением этому служит информация о вакансиях на рынке труда: требуется секретарь, офис-менежджер, секретарь-референт т т.д.

Главная задача документоведа в организации - обеспечение единого технологического процесса ДОУ. Сегодня документированием информации и ее использованием занимаются все работники управленческого аппарата. Документовед проектирует, внедряет, поддерживает и контролирует единую технологию ДОУ в организации. В этих целях он разрабатывает нормативно-методическую базу ДОУ, осуществляет контроль за ее соблюдением, принимает участие в разработке технического задания по проектированию компьютерных информационных технологий ДОУ.

Раздел 2 .

Тема 1. Документирование информации как один из древнейших видов деятельности

Лекция 2.

1. 
   Документ как инструмент социальной коммуникации.
   

Документ – древнейший продукт человеческой деятельности и результат исторического развития общества.

Возникновение документа связано с потребностью фиксировать информацию в целях ее сохранения, накопления и передачи во времени и пространстве. Но еще более важной предпосылкой появления документа явилась необходимость в доказательстве свершившихся фактов событий явлений объективной действительности.

Обмен информацией – естественная потребность и способ существования человека. В современной науке процесс обмена информацией между субъектом, передающим информацию

---

, и субъектом, получающим информацию, называется коммуникация. Коммуникация определяется как передача информации от отправителя к потребителю.

Социальная коммуникация является результатом естественного развития общества. Коммуникация реализуется посредством особого рода деятельности, получившей название коммуникативной.

Субъектами и объектами коммуникативной деятельности могут быть индивиды, социальная группа, общество в целом.

Средствами коммуникации являются коммуникационные каналы и инструменты.

Коммуникационный канал – реальная или воображаемая линия, по которой движется информация.

В теории коммуникации выделяют три типа информационных (коммуникационных) каналов:

1. 
   устный
   
2. 
   документный
   
3. 
   электронный
   

Доминирующей на сегодня остается документная коммуникация или документированная информация. Таким образом, документированная информация

( или документ) сегодня является основным инструментом социальной коммуникации.

Документ используется в межличностной коммуникации. Например, частные письма, которыми обмениваются между собой физические лица. Документ является средством делового общения или деловой коммуникации. В качестве примера можно привести служебное письмо или электронное сообщение, отправляемое одним юридическим лицом (организацией) другому юридическому лицу.

Документ является средством политической коммуникации. Служит инструментом закрепления межгосударственных договоренностей. Например, вербальные ноты, которыми обмениваются внешнеполитические ведомства или международные договоры. Правовую основу политической системы государства определяет документ, который называется Конституция. С помощью политических документов (программ, заявлений, воззваний и др.) одни субъекты политической коммуникации, например, партии, воздействуют на сознание других субъектов политической коммуникации, например, электорат (избирателей) и подталкивают их к принятию решений или совершению тех или иных действий в своих интересах.

Документ является инструментом права и правоотношений. Законодательные и нормативно-правовые акты регулируют административные, трудовые и гражданские отношения в обществе. Например, трудовой договор (контракт) регулирует взаимоотношения организации и работника. Брачный контракт пока не очень типичный для нашего общества документ – взаимоотношения супругов. Договор купли-продажи регулирует отношения продавца и покупателя.

---

Документ является основным инструментом деловой коммуникации. Все управленческие функции реализуются посредством документирования информации или создания документов.

И наконец, документ сопровождает человека в течение все его жизни, фиксируя все важнейшие события его биографии ; рождение, получение образования, вступление в брак, профессиональную и общественную деятельность, и, наконец, смерть. Документы, удостоверяющие личность, обеспечивают права человека на индивидуальность (имя, фамилию, внешний облик) и гражданство. Паспорт гражданина по своему юридическому значению представляет договор между государством и гражданином о взаимных правах и обязанностях. Получая гражданство, индивид получает соответствующие права. Например, - социальные или избирательные. В то же время он принимает на себя обязанности по отношению к государству. Например, - воинскую обязанность.

Без документа человек перестает быть социальным субъектом, становится безымянным физическим лицом. Установление или идентификация личности индивида осуществляется опять же при помощи документов, в которые содержат информацию о персональных данных индивида и хранятся по месту выдачи паспорта.

Таким образом, документ, в том числе и в его традиционной форме, на бумажном носителе, является основным инструментом социальной коммуникации.

2. 
   Документирование информации как один из древнейших видов деятельности
   

Документ как социальный феномен появляется в глубокой древности. Но прежде человечество прошло в своем развитии намного более продолжительный дописьменный период и развивалось посредством устной коммуникации, передавая опыт выживания, знания, культурные традиции устным способом от поколения к поколению. Эгалитарные общества Африки, Южной Америки, Австралии до сих пор находятся на этой стадии информационного обмена.

Предпосылкой появления документа явилось социальное расслоение общества. По нашему мнению, именно потребность в доказательстве права на власть, иммунитетных и имущественных прав, приводит к возникновению документа, подтверждающего эти права. Таким образом, необходимость фиксировать информацию была вызвана не столько целями передачи информации, сколько потребностью сохранения ее достоверности, доказательности. При устной передаче информации от одного участника коммуникации к другому происходит ее искажение под влиянием субъективности восприятия, осмысления, и интерпретации разными людьми.

---

Предвестниками документа (прадокументами) были наделенные символическим значением предметы, выделяющие их обладателей из числа других членов сообщества по признаку власти, культа, принадлежности к тому или иному племени.

На смену предметам пришли условные знаки, выполняющие ту же идентификационную функцию. Это были знаки собственности, родства, определяющие социальный статус и т.д., изображаемые на теле, одежде, вещах. Например, такие как клеймо, тамга, родовой знак. Людей, которые занимались изготовлением и проставлением этих знаков, хранением знаний об их смысловом значении, условно можно считать первыми документалистами, записывающими и сохраняющими социально значимую информацию.

Первым шагом к созданию письменности можно считать зарубки на палках у некоторых народов, например, малазийцев. К прадокументам можно также отнести индейское узелковое письмо (квипу), которое «читали» пальцами, пересчитывая узелки.

Первый собственно документ документ появляется с возникновением письменности.

Письменность – это знаковая система речи, позволяющая с помощью начертательных элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени. С возникновением письменности, которая датируется 6-5 тыс. до н.э. появляются первые письменные документы.

3. 
   Профессиональное составление текстовых документов в древности
   

Черты профессиональной деятельности документирование информации приобретает с образованием первых государств. Поскольку этой деятельностью могли заниматься только грамотные представители общества, которых было не так много, она считалась одной из самых уважаемых профессий. Человек, профессионально занимающийся составлением и перепиской документов, у всех народов на разных языках обозначался словом писец ( от глагола «писать»). Самой грамотной частью общества в Древнем мире были служители культа.

Например, в Древнем Египте писцы (или как их еще называли «иерограмматеи») принадлежали к 3 классу жреческой касты. Помимо ведения документации в их обязанности входило заведование зданиями храма и управление земельной собственностью. Писцы обладали знаниями иероглифов, черчения, астрономии, геометрии, географии. В религиозных процессиях они шествовали, держа в руках отличительные знаки своей профессиональной деятельности: книгу, линейку, чернила и палочку для письма. Должность писца в Египте была почетной, а сам писец в народе сравнивался с мудрецом. Изображения писцов древнего Египта дошли до наших дней, увековеченные в древнеегипетских статуэтках и барельефах.

---

В сохранившемся папирусе 2 в. до н.э. древнеегипетский писец сравнивает свою профессию с другими: «Я видел кузнеца за его работой. Его пальцы покрыты морщинами, как крокодилова кожа… каменщик постоянно борется с твердым камнем… парикмахер бреет до самой ночи, и только когда садиться есть, он может опереться на локти, чтобы отдохнуть… лодочник плавает, чтобы получить плату за свой труд… посол завещает свое имущество детям, когда уезжает в дальние страны, потому что опасается встречи с дикими животными или разбойниками… обувщик несчастен, все время стонет, когда дубит кожу… профессия же писца является самой важной, потому что на этом свете нет праздных слов. Кто с детства научиться этому, станет уважаемым человеком».

В другом древнеегипетском документе о профессии писца сказано:

«Будь писцом. Писец освобожден от всяких физических повинностей, защищенных от работы всякой, избавлен от мотыги и кирки. Писец не таскает корзин, не гребет веслами, его не секут прутьями, и он не находится под властью многочисленных начальников».

Делопроизводство было включено в структуру государственной исполнительной власти. Так, в одном из сохранившихся списков государственных чиновников, включающих 27 государственных должностей, 11 были писцами .Возглавлял список «писец царского войска», а завершал « писец пастбищ пестрого стада». Египетские писцы помимо своей непосредственной профессиональной деятельности занимали административно-хозяйственные должности. Так например, кроме документирования они занимались сбором налогов.

Египтологи датируют самые ранние египетские тексты 4 тыс. до н.э. В египетском письме употреблялись до 600 основных и огромное количество более редких знаков (иероглифов). Первым писчим материалом в Египте была кожа. Это материал был очень дорогим и не мог обеспечить потребности в массовом документировании хозяйственной и административной информации. Альтернативным материалом для изготовления документов стал папирус. Ученые насчитывают до 9 сортов папируса, качество которого зависело от той части растения, из которой он был изготовлен. Листы папируса склеивали в среднем по 20 в длину, образуя свиток (иногда по несколько десятков метров), который получил название «хартии». Затем из свитка вырезали листы нужного размера, или составляли документ на свитке

---

Смотрите также файлы

• Методические рекомендации по выполнению контрольной работы по дисциплине Основы правового регулирования управления персоналом.docx

• 1 Аудиторная контрольная работа по курсу макроэкономики Профессор Илюхин А. А. Екатеринбург 2022 Тема 1 Предмет и методы макроэкономики. Народнохозяйственный кругооборот. Основные.doc

• 1. Обучение грамматике линейная и функциональная грамматика.docx

• Планирование результатов pr деятельности.docx

• 51 урок Учитель Губенина Лариса Николаевна. Раздел Российская империя. Тема I. Россия в начале xx в. Урок Социальноэкономическое развитие страны в конце xixнач xx в.doc