Файл: Контрольная работа по дисциплине документационное обеспечение управления Вариант 1 Выполнил Д. Р. Мухаббатов.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 03.12.2023
Просмотров: 191
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
| | Министерство просвещения Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Российский государственный профессионально-педагогический университет» Кафедра документоведения, истории, права и русского языка |
| Выполнил Д.Р. Мухаббатов студент группы ЗЭУ-107 |
| Проверил доцент кафедры ДПР | | Е. П. Пирогова |
Позже, в 1950-1990-е гг. слово «документ» трактуется в нескольких смыслах, как в узком, так и в широком. Таким образом, при употреблении термина «документ» необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в данном конкретном случае.Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.Функции документаДокументы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);а. Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.б. Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции.в. Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.г. Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача -передача информации во времени и пространстве.
2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);а. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения.В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.б. Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации.3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника)а. Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.б. Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.Понятие «документ» теснейшим образом связано с понятием «информация», т.к. документ является её основным носителем. Слово «информация» происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. С сер.20х гг. информация – это уже общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетке к клетке. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией – необходимое условие жизни человеческого общества.Информация как основа принятия управленческих решений.Управленческая информация классифицируется по следующим признакам:- стабильности (постоянная, переменная);
- порядку возникновения (первичная, вторичная или производная);- назначению (плановая, отчетная, справочно-информационная и др.);- направлению движения (входящая, исходящая);- форме представления (текстовая, цифровая, графическая и т. д.);- видам и источникам образования (директивная, административная, правовая, экономическая, научно-техническая и т. д.).Различные виды информации, формы и методы работы с информацией, организация ее получения, хранения и обработки образуют информационные системы. Информационные системы могут различаться уровнем механизации и автоматизации работы с информацией. Этот критерий может быть положен в основу разделения информационных систем, используемых в процессе управления. Различают следующие информационные системы:- информационно-справочная. В ней сбор информации о ходе процесса производства осуществляется с помощью простейших средств, ее обработкой занимается человек;- информационно-советующая. Здесь наряду с информацией о ходе производства готовятся определенные рекомендации, которые оцениваются человеком. Он же принимает окончательное решение;- информационно-управляющая. Весь поток информации собирается и обрабатывается с помощью компьютерной техники. Человек контролирует принятие наиболее важных решений;- самонастраивающаяся. Здесь имеет место программное выполнение всей работы с информацией. Запрограммированы функции управления и предусмотрена возможность саморегулирования. Человек лишь периодически контролирует поведение всей системы.Качество принимаемого управленческого решения зависит как от самой информации, так и от организации информационного обеспечения.Процесс информационного обеспечения управленческого решения включает шесть этапов.1. Сбор и подготовка информации. Выполняется вручную или машинным способом с использованием различных носителей информации.2. Регистрация информации. Это составление документов, в которых информация определенным образом формализуется.3. Передача информации. Обычно осуществляется с территориально разнесенных точек объекта управления.4. Обработка информации. Выполняется с помощью специальных технических средств и вычислительной техники.
5. Хранение информации. Здесь предполагается также систематизация информации, в результате чего создается база данных.6. Воспроизведение информации. Это осуществляется в виде распечатки документа или на экране компьютера.Информация, используемая для принятия управленческих решений, должна удовлетворять ряду требований:- оптимальный объем;- своевременность;- достоверность.Понятие документа, значение документов в управлении.Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным требованиям) соответствующей информации, т.е. в создании документов.Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т.к. они:Отражают деятельность организации;На их основе принимаются управленческие решения;Являются главным аргументом в спорных ситуациях;Являются гарантом прав на недвижимость, собственность.Формы управления в организации тесно связаны с видами документов, например:- учет – с написанием различных отчетов;- планирование – с составлением планов;- инструктирование – с разработкой методик, инструкций;- руководство – с изданием приказов, распоряжений.Слово «документ» в переводе с латинского «dokumentum» означает «поучительный пример», «способ доказательства».В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определенное понятие «документ»:Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».Понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется.Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях; явлениях и процессах.Документ может быть:носителем информации (в сфере информационных технологий);средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);способом доказательства чего–либо (в юридической сфере);источником фактов (в науке).Комплекс документов определяется:кругом вопросов, решаемых предприятием в процессе деятельности;порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия;)объемом и характером внешних связей предприятия.