Файл: Контрольная работа по дисциплине документационное обеспечение управления Вариант 1 Выполнил Д. Р. Мухаббатов.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 03.12.2023
Просмотров: 63
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
| | Министерство просвещения Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Российский государственный профессионально-педагогический университет» Кафедра документоведения, истории, права и русского языка |
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине
«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
Вариант 1
| Выполнил Д.Р. Мухаббатов студент группы ЗЭУ-107 |
| Проверил доцент кафедры ДПР | | Е. П. Пирогова |
Понятия «информация» и «документ»
Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией - ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения.
Информация - это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления.
Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.
Документ - это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.
Документирование - процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.
С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широкое. И с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.
Позже, в 1950-1990-е гг. слово «документ» трактуется в нескольких смыслах, как в узком, так и в широком. Таким образом, при употреблении термина «документ» необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в данном конкретном случае.
Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.
Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.
Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.
Функции документа
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:
1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);
а. Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.
б. Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции.
в. Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.
г. Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача -передача информации во времени и пространстве.
2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
а. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения.
В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.
б. Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации.
3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника)
а. Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.
б. Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.
Понятие «документ» теснейшим образом связано с понятием «информация», т.к. документ является её основным носителем. Слово «информация» происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. С сер.20х гг. информация – это уже общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и машиной, автоматом и автоматом, обмен сигналами в животном и растительном мире, передачу признаков от клетке к клетке. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией – необходимое условие жизни человеческого общества.
Информация как основа принятия управленческих решений.
Управленческая информация классифицируется по следующим признакам:
- стабильности (постоянная, переменная);
- порядку возникновения (первичная, вторичная или производная);
- назначению (плановая, отчетная, справочно-информационная и др.);
- направлению движения (входящая, исходящая);
- форме представления (текстовая, цифровая, графическая и т. д.);
- видам и источникам образования (директивная, административная, правовая, экономическая, научно-техническая и т. д.).
Различные виды информации, формы и методы работы с информацией, организация ее получения, хранения и обработки образуют информационные системы. Информационные системы могут различаться уровнем механизации и автоматизации работы с информацией. Этот критерий может быть положен в основу разделения информационных систем, используемых в процессе управления. Различают следующие информационные системы:
- информационно-справочная. В ней сбор информации о ходе процесса производства осуществляется с помощью простейших средств, ее обработкой занимается человек;
- информационно-советующая. Здесь наряду с информацией о ходе производства готовятся определенные рекомендации, которые оцениваются человеком. Он же принимает окончательное решение;
- информационно-управляющая. Весь поток информации собирается и обрабатывается с помощью компьютерной техники. Человек контролирует принятие наиболее важных решений;
- самонастраивающаяся. Здесь имеет место программное выполнение всей работы с информацией. Запрограммированы функции управления и предусмотрена возможность саморегулирования. Человек лишь периодически контролирует поведение всей системы.
Качество принимаемого управленческого решения зависит как от самой информации, так и от организации информационного обеспечения.
Процесс информационного обеспечения управленческого решения включает шесть этапов.
1. Сбор и подготовка информации. Выполняется вручную или машинным способом с использованием различных носителей информации.
2. Регистрация информации. Это составление документов, в которых информация определенным образом формализуется.
3. Передача информации. Обычно осуществляется с территориально разнесенных точек объекта управления.
4. Обработка информации. Выполняется с помощью специальных технических средств и вычислительной техники.
5. Хранение информации. Здесь предполагается также систематизация информации, в результате чего создается база данных.
6. Воспроизведение информации. Это осуществляется в виде распечатки документа или на экране компьютера.
Информация, используемая для принятия управленческих решений, должна удовлетворять ряду требований:
- оптимальный объем;
- своевременность;
- достоверность.
Понятие документа, значение документов в управлении.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным требованиям) соответствующей информации, т.е. в создании документов.
Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т.к. они:
Отражают деятельность организации;
На их основе принимаются управленческие решения;
Являются главным аргументом в спорных ситуациях;
Являются гарантом прав на недвижимость, собственность.
Формы управления в организации тесно связаны с видами документов, например:
- учет – с написанием различных отчетов;
- планирование – с составлением планов;
- инструктирование – с разработкой методик, инструкций;
- руководство – с изданием приказов, распоряжений.
Слово «документ» в переводе с латинского «dokumentum» означает «поучительный пример», «способ доказательства».
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определенное понятие «документ»:
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Понятие «документ» многозначно и зависит от того, в какой сфере деятельности он используется.
Документ представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях; явлениях и процессах.
Документ может быть:
носителем информации (в сфере информационных технологий);
средством фиксации и передачи управленческих решений (в управлении);
способом доказательства чего–либо (в юридической сфере);
источником фактов (в науке).
Комплекс документов определяется:
кругом вопросов, решаемых предприятием в процессе деятельности;
порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия;
)объемом и характером внешних связей предприятия.