В случае, когда объем требуемых документов для управления предприятием оказывается значительным, возникает вопрос об ускорении их прохождения между исполнителями – оперативности документооборота. Для этого, прежде всего, производится упорядочение самих документов по различным признакам, или их классификация.Классификация документовДля того чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела - это первичная ступень классификации. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.Документы классифицируются по следующим признакам, как способ фиксации, содержание (виды деятельности), способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.По способу фиксации (запечатления) информации документы делятся на письменные (или рукописно-печатные), графические, акустические, фото-, кино- и видео документы, а также документы на магнитных и оптических носителях (магнитные и лазерные устройства хранения информации).Письменные (или рукописно-печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным способом, а также изготовленные на множительных аппаратах и типографским способом.К графическим документам относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при составлении диктограмм, а также протоколирования собраний, совещаний, заседаний и т.п.По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные

---

, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и др.

По наименованию различают следующие разновидности документов: уставы, положения, приказы, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы созданы для документирования стандартных ситуаций, например командирования. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования; содержание в них излагается в свободной форме. Трафаретные документы изготовляют типографским способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а места для переменной информации оставляют свободными (например, справка с места работы).

По степени сложности различают простые документы, затрагивающие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, т.к. их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.

По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решений своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая (поступившая в организацию) и исходящая (отправляемая из организации) корреспонденция учреждения, предприятия.

По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометками «Срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.

По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую - касающиеся интересов конкретного лица, т.е. именные (заявления, письма, жалобы и т.п.).

---

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования (ДСП). На секретных документах и ДСП проставляется гриф ограничения доступа к документу. Гриф означает, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц. За разглашение информации документов, имеющих гриф секретности, а также за их утрату виновные привлекаются к ответственности.По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствуют истине. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например истечение срока действия.По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы), черновики, копии, выписки.Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика-документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и заверенная соответствующим образом копия с него, равноценны.Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия», заверенная соответствующим образом. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, сделанная на множительном аппарате, сохранив при этом все подписи и печати, или изготовленная одновременно с подлинником под копирку и заверенная подписями и печатями.Выписка из документа - копия части документа, заверенная печатями и подписями, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник заверяются и имеют равную юридическую силу.По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, долговременного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.По роду деятельности документы классифицируют на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, расчетно-денежная, первичная учетная документация, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т.д.

---

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1
о премировании работника

г. Москва

10.05.2023

 В связи с тем, что в феврале 2019 года сотрудник отдела продаж менеджер Кондратьев Александр Сергеевич перевыполнил установленный в ООО «Альфа» план продаж на 30 процентов от установленной нормы, тем самым принеся компании доход в размере 250 000 (двести пятьдесят тысяч) руб., считаю целесообразным поощрить Кондратьева А.С. выплатой премии в размере 20 000 (двадцать тысяч) руб. Премию прошу выплатить одновременно с заработной платой за февраль 2019 года.

Начальник отдела продаж - - - - - - С.Я. Капитонов

10.05.2023

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. 
   Связь информации и документа. Свойства документированной информации: https://studopedia.ru/28_26906_svyaz-informatsii-i-dokumenta-svoystva-dokumentirovannoy-informatsii.html
   
2. 
   Соотношение понятий информация и документ: https://imccenter.ru/sootnosheniye-ponyatiy-informatsiya-i-dokument/#::text=Понятие%20«документ»%20теснейшим%20образом%20связано,признаков%20от%20клетке%20к%20клетке
   
3. 
   Управленческие решения [Электронный ресурс]: учебное пособие / Г. А. Демин ; Пермский государственный национальный исследовательский университет. – Электронные данные. – Пермь, 2020. – 2,54 Мб ; 92 с. – Режим доступа: http://www.psu.ru/files/docs/ science/books/uchebnie-posobiya/demin-upravlencheskie-resheniya.pdf. –
   
4. 
   Гончарова, Н. В. Документирование управленческой деятельности : учебное пособие / Н. В. Гончарова, Л. В. Дайнеко, Е. В. Зайцева ; Министерство науки и высшего образования Российской Федерации, Уральский федеральный университет. – Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2022. – 208 с. – Библиогр.: с. 178–180. – 30 экз. – ISBN 978-5-7996-3461-2. – Текст : непосредственный.
   

---

Смотрите также файлы

• Ю. С. Степанова 17 апреля 2023г.docx

• Потребительское кредитование как элемент денежнокредитной политики рф в современных условиях.docx

• Методы экономического и административного регулирования природопользования.docx

• Психологи указывают на четыре обязательных признака трудовой деятельности.docx

• Создадим проект и добавим на форму элемент MainMenu.docx