Файл: Контрольная используемые для оценки усвоения знаний по дисциплине Документирование управленческой деятельности.docx

Контрольная используемые для оценки усвоения знаний по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»


Вариант 10

Содержание

1. Номенклатура дел. Экспертиза ценности документов

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований) всех дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав документального фонда организации.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков по каждой папке или делу с указанием сроков хранения. Поскольку любая организация в процессе своей работы накапливает большое количество различных бумаг, их требуется систематизировать. Чтобы был полный порядок, используется специальный документ, который и принято называть номенклатура дел[2].

Главное предназначение номенклатуры дел – систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел – это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2022 года мы приведем ниже. Основные задачи документа: классификация и учет; облегчение поиска необходимых бумаг; помощь при передаче дел и составлении описей; системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

В современном мире делопроизводство – это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

---

Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002): государственные и муниципальные; негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности; негосударственные, если ими заключен договор с госархивом. Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2022 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по ст. 5.27 КоАП РФ[1].

Номенклатура дел бывает трех видов: типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях); примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется); индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую). В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Закон Российской Федерации «Об архивном деле в РФ» определяет понятие «Экспертиза ценности документов», как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Проще говоря, экспертиза ценности документов – это отбор документов для хранения в соответствии со сроками их хранения.

Для того, чтобы организовать работу по экспертизе ценности документов в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (ЭК) из числа заинтересованных работников: архивист (секретарь комиссии), делопроизводитель, кадровик, бухгалтер и возглавить ее должен один из руководителей (председатель комиссии). Комиссия создается приказом руководителя и руководствуется в своей деятельности нормативно-методическими документами и Положением о ней, утвержденным в установленном порядке. Основной задачей ЭК является организация экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

---

Функциями экспертной комиссии являются:

- организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

- рассмотрение проектов номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу для передачи на архивное хранение;

- рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих передаче в архив и по истечении временного срока хранения.

Решения комиссии оформляются в протоколах, подписываются председателем и секретарем и обязательны для исполнения всеми сотрудниками учреждения[4, c.42].

Экспертиза ценности в учреждении должна быть организована правильно и проводиться ежегодно. Условно можно определить следующие этапы этой работы:

1 этап. Первоначально экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, когда дело еще не родилось, т.е. составляется прогноз ценности документов дела (как правило, 4-й квартал текущего года).

2 этап. При завершении дел в делопроизводстве (обычно 1-й квартал следующего года) документы, образовавшиеся в течение прошлого года, делятся на группы в соответствии со сроками их хранения.

3 этап.  На основном этапе экспертизы ценности проводится полистный просмотр документов перед формированием их в дело. Проводит эту работу делопроизводитель учреждения, и это очень важный момент, так как делопроизводитель – единственный специалист своей сферы, кто может правильно оценить значимость и ценность каждого документа. 

Порядок проведения экспертизы ценности документов

Итак, весь массив документов разделен на основные группы:

1) дела постоянного хранения;

2) дела по личному составу;

3) дела временного срока хранения (до 10 лет);

4) дела прошлых лет на уничтожение по истечении сроков хранения.

Целесообразно начинать экспертизу с документов 3-й группы для исключения ошибок формирования дела в течение года. Экспертиза проводится путем полистного просмотра документов, не допускается проводить экспертизу только по заголовку на обложке дела. Содержание документов дела должно соответствовать заголовку дела.

Документы 1-й и 2-й групп также просматриваются полистно, проводится научно-техническая обработка дела и оформление обложки в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, т.е. проводится подготовка дела к архивному хранению.

Документы 4-й группы отбираются для уничтожения в соответствии с номенклатурами дел прошлых лет. Отправной датой для решения об окончании срока хранения конкретного дела является 1 января текущего года.

---

На 1 января 2006 года подлежат уничтожению дела с документами:

-2004 года со сроком хранения 1 год и ДМН;

-2002 года со сроком хранения 3 года;

-2000 года со сроком хранения 5 лет;

-1995 года со сроком хранения 10 лет.

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

- в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;

- в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение[3, c.31].

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2022 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года. Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива[6, c.69].

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы. При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать: документы о создании организации (положение, устав); документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений; штатное расписание; номенклатуру дел предыдущих лет; регистрационную форму организации; типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Основные этапы ее утверждения заключаются в реализации процессов: разработки подразделением организации; подписанием начальником подразделения; утверждением приказом руководителя предприятия.

---

2. Составьте приказ по основной деятельности вашего предприятия

Все приказы подразделяются на три основные группы: по личному составу, по административным-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. В статье расскажем об особенностях составления, оформления и регистрации приказов по основной деятельности.

В законодательстве нет четких рекомендаций по поводу того, по каким критериям следует относить деловые бумаги к группе приказов по основной деятельности (ПОД). В связи с этим, у работников отдела кадров и службы ДОУ иногда возникают проблемы с классификацией документов. Чтобы разобраться с этим вопросом, рассмотри два метода, которые использует на практике сотрудники этих служб:

Метод исключения. Состоит в том, что при классификации сразу исключаются бумаги, явным образом помеченные как приказы по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам.

Метод разделения по смыслу приказа. Рассмотрим его на примере. Допустим, издается бумага о привлечении к работе в выходной день двух сотрудников – Кузнецова и Токарева. По смыслу приказа ясно, что она касается только двух сотрудников, а не всего коллектива[4, c.53].

Таким образом, это приказ по личному составу. Если же издается бумага об объявлении субботнего дня рабочим для всех сотрудников, т.е. она касается всего коллектива, то это ПОД.

Можно составить перечень самых распространенных ПОД, который значительно облегчит процесс классификации издаваемых документов. Итак, ПОД однозначно являются следующие приказы о: утверждении штатного расписания и внесения изменений в этой расписание; утверждении графика отпусков и внесении в него изменений; создании структурных подразделений, а также их ликвидации и реорганизации; инвентаризации имущества; организации проведения расследования несчастного случая; установлении режима рабочего дня; утверждении локальных нормативных актов компании.

Поэтому в перечень приказов по основной деятельности однозначно можно отнести распоряжения, которые определяют: полномочия и ответственность должностных лиц; производственно-хозяйственная деятельность; финансирование и кредитование; организационная структура и штатное расписание; регламенты и процедуры; режимы работы организации; вопросы охраны труда и техники безопасности. Принцип классификации приказов утверждается внутренней инструкцией для работников отдела ДОУ, позволяющая систематизировать процесс дифференциации деловых бумаг на группы[7,

---