Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учёт» (Разработка информационной модели данных).pdf

Подобным образом можно представить диаграмму потоков данных для операций комплектования и проверки комплектации ТМЦ при отгрузки клиенту. DFD диаграммы данных операция представлены в приложении А (схемы А4.1, А4.2 соответственно).

2.1.3 Моделирование потоков работ IDEF3

Нотация IDEF3 была разработана с целью более удобного описания рабочих процессов (workflow), для которых важно отразить логическую последовательность выполнения процедур [4, с.70].

Наличие в диаграммах DFD элементов для описания источников, приемников и хранилищ данных позволяет точно описать процесс документооборота. Однако для описания логики взаимодействия информационных потоков модель дополняют диаграммами еще одной методологии – IDEF3, также называемой workflow diagramming. Методология моделирования IDEF3 позволяет графически описать и задокументировать процессы, фокусируя внимание на течении этих процессов и на отношениях процессов и важных объектов, являющихся частями этих процессов [4, с.70-72].

IDEF3 предполагает построение двух типов моделей: модель может отражать некоторые процессы в их логической последовательности, позволяя увидеть, как функционирует организация, или же модель может показывать “сеть переходных состояний объекта”, предлагая вниманию аналитика последовательность состояний, в которых может оказаться объект при прохождении через определенный процесс [6, с.108-109].

Представление функционального блока «Проверить ТСД и ТМЦ», который, в свою очередь, является элементом декомпозиции блока «Приемка товара на склад», в виде диаграммы потоков работ показано на рисунке 4.

Рис.4 - Диаграмма IDEF3 «Проверить ТСД и ТМЦ»

На диаграмме представлена последовательность работ, выполняемых при проверка ТСД и ТМЦ. Данная последовательность работ формируется из следующих действий. Сотрудник склада анализирует поступающие на склад ТСД. В результате анализа определяется соответствие ТСД принимаемому товару. В случае выявления замечаний оформляется акт М-7. При отсутствии замечаний оформляется акт М-4.

Подобным образом можно представить функциональный блок «Инвентаризация» в виде диаграммы потока работ, показанной в приложении А (схема А3.2.1).

2.2 Разработка информационной модели данных

Построение информационной модели предметной области предполагает выделение сущностей, их атрибутов и первичных ключей, идентификацию связей между сущностями. Одним из методов построения информационной модели является использование нотации IDEF1X.

IDEF1X описывает собой совокупность/набор экземпляров похожих по свойствам, но однозначно отличаемых друг от друга по одному или нескольким признакам. Каждый экземпляр является реализацией сущности, таким образом, сущность в IDEF1X описывает конкретный набор экземпляров реального мира.

Общепринятым видом графического изображения реляционной модели данных является ER-диаграмма, на которой сущности изображаются прямоугольниками, соединенные между собой связями. Такое графическое представление облегчает восприятие структуры базы данных по сравнению с текстовым описанием.

Основные преимущества ER-моделей:

наглядность;
модели позволяют проектировать базы данных с большим количеством объектов и атрибутов.

ER-модели реализованы во многих системах автоматизированного проектирования баз данных (например, ERwin Data Modeler).

Основные элементы ER-моделей:

объекты (сущности);
атрибуты объектов;
связи между объектами.

Сущность - это множество экземпляров реальных или абстрактных объектов (человек, место, вещь, событие, состояние, концепция, идея, предмет и т.п.), обладающих общими атрибутами или характеристиками, и о которых необходимо хранить информацию.

Связь - это функциональная зависимость между сущностями. Каждая сущность обладает атрибутами. Атрибут сущности - это именованная характеристика, являющаяся некоторым свойством сущности ^[4].

Графически связь изображается в виде линии, связывающей две сущности или ведущей от сущности к ней же самой. При этом в месте "стыковки" связи с сущностью используются трехточечный вход в прямоугольник сущности, если для этой сущности в связи могут использоваться много экземпляров сущности, и одноточечный вход, если в связи может участвовать только один экземпляр сущности. Обязательный конец связи изображается сплошной линией, а необязательный - прерывистой линией.

Связь типа один-к-одному означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с одним экземпляром второй сущности (правой)^[5].

Связь типа один-ко-многим означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с несколькими экземплярами второй сущности (правой).

Связь типа много-ко-многим означает, что каждый экземпляр первой сущности может быть связан с несколькими экземплярами второй сущности, и каждый экземпляр второй сущности может быть связан с несколькими экземплярами первой сущности^[6].

В ERwin существуют два уровня представления и моделирования - логический и физический. Логический уровень означает прямое отображение фактов из реальной жизни. Например, люди, столы, отделы, компьютеры являются реальными объектами. Они именуются на естественном языке, с любыми разделителями слов (пробелы, запятые и т.д.). На логическом уровне не рассматривается использование конкретной СУБД, не определяются типы данных (например, целое или вещественное число) и не определяются индексы для таблиц [4, с.102].

При анализе предметной области и составлении её функциональной схемы были определены основные сущности и их связи. Основными сущностями являются:

должность;
заказ;
клиент;
комплектация товара;
накладная;
поставщик;
приход товара;
причина списания;
склад;
сотрудник;
списание товара;
тип товара;
товар;
ТСД отгрузки;
хранение товара.

Диаграмма уровня сущностей и атрибутов, в нотации IDEF1X логического уровня модели ERwin представлена на рисунке 5.

Рис. 5 - ER – диаграмма в нотации IDEF1X логический уровень

Физический уровень модели ERwin формируется для конкретной целевой СУБД. Так как разработка регламента не предполагает реализацию информационной модели в рамках конкретной СУБД, физический уровень информационной модели в данной работе не рассматривается.

3. Регламент

На основе проведенного анализа предметной области, разработки функциональной схемы процесса складского учёта, а так же информационной схемы БД был сформирован регламент складского учёта, который представляет собой совокупность регламентов выполнения основных функций склада.

3.1 Приём товара на склад

Цель: обеспечение приёмки товара на складе по количеству и качеству в нормативные сроки.

Перечень подразделений и должностей, участвующих в процессе:

1. ТСХ – завcкладом

2. ТСХ – кладовщик

3. ТСХ – грузчик

4. ТСХ – маркировщик

5. ОЗК – менеджер

Перечень регламентирующих типовых документов:

Инструкция П-6 – Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству. Постановление Госарбитража СССР от 15.06.1965 г. N П-6 (с изменениями от 29.12.73 г. и от 14.11.1974 г.);
Инструкция П-7. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству. Постановление Госарбитража СССР от 25.04.1966 г. N П-7 (с изменениями, внесенными постановлениями Госарбитража СССР от 29.12.1973 г. N 81 и от 14.11.1974 г. N 98);
ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»;
ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей»;
ТОРГ-12 «Товарная накладная»;
ТОРГ-16 «Акт о списании товаров»;
1-T «Товарно-транспортная накладная»;
4-П «Путевой лист грузового автомобиля»;
ТОРГ-12 «Транспортная накладная»;
M-2 «Доверенность».

Последовательность действий при приемки товара на склад:

1. За день до поставки ТМЦ сотрудник ОЗК создает в ПСУ ЭД «Поступление товаров».

2. По всем поступившим ЭД «Поступление товаров», завскладом вносит изменения в ЭД «План работы склада» на день, который доводит до всех сотрудников склада, распределяя объём работы между ними.

3. После поступления ТМЦ на склад, экспедитор предоставляет товаросопроводительные документы (ТСД) завскладу.

4. Завсклада проверяет правильность оформления ТСД, наличие поставки, сверяет список пришедшего товара с товарной накладной и с ЭД «Поступление товаров». Создаёт ЭД «Учётная карточка» на основании ЭД «Приход Товара» и выдаёт задание кладовщику на приёмку товара и распечатку ЭД «Поступление товаров».

5. Кладовщики склада просчитывают пришедший товар, сверяют количество фактически пришедшего товара с количеством указанных в документах, которые пришли вместе с товаром, и заносят фактическое количество в ЭД «Учётная карточка». Если есть отклонения в ТСД или ТМЦ не пришли, завсклад сообщает об этом сотрудникам ОЗК и получает указания по электронной почте. Сотрудник ОЗК вносит необходимые пометки в ЭД «Поступление товаров».

6. После просчета ТМЦ и перенесения фактического количества в ЭД, кладовщик делает на ТСД отметку о приеме груза.

7. Кладовщик склада сканирует «Учётную карточку» и загружает её в ПСУ, после чего выгружает Акт «Приёмки Продукции» и отправляет его сотрудникам ФД, Завскладу и сотруднику ОЗК на электронную почту. Так же выгружает и распечатывает маркировочные этикетки и наклеивает их на упаковку товара. После маркировки всего пришедшего товара кладовщик подтверждает в ЭД «Учётная карточка» выполнение задания. Маркировочная этикетка несёт в себе информацию о наименовании товара, его количестве в упаковке и внутри складской штрих код ТЕ – транспортной единицы упаковки, отражает в какое место хранения надо положить данный товар.

3.2 Регламент комплектации заказов на складе

Цель: обеспечение комплектации заказов на складе в нормативные сроки в с необходимым качеством.

Перечень подразделений и должностей, участвующих в процессе:

1. ТСХ – завcкладом

2. ТСХ – кладовщик

3. ТСХ – комплектовщик

4. ТСХ – грузчик

5. ПО – менеджер

Перечень регламентирующих типовых документов:

Типовых регламентирующих документов нет.

Последовательность действий при комплектации заказов на складе:

1. При поступлении оплаты товара и готовности клиента принять ТМЦ, менеджер дирекции по продажам создает ЭД «Заказ покупателя»;

2. Комплектация товара на складе начинается на следующий день, с дня поступления на склад ЭД «Заказ покупателя». Завскладом вносит изменения в ЭД «План Работы Склада» на день, который доводит до всех сотрудников склада, распределяя объём работы между ними, ставит задачу кладовщикам и координирует их работу, а так же создаёт ЭД «Приказ На Отбор», в котором отображается информация по количеству товара, месту расположения на складе и другими характеристиками, и отправляет его комплектовщикам для выполнения работ по подбору товара в заказ;

3. Комплектовщики распечатывают «Приказ на отбор» и комплектуют заказ;

4. Собранный товар и «Приказ на отбор» с пометками о выполнении комплектовщики передают кладовщику;

5. Кладовщик сканирует маркировочные этикетки, вносит данные в ЭД «Приказ На Отбор» и ставит пометку «Выполнено», после полного комплектования заказа;

6. Завскладом проверяет данные в ЭД «Учётных карточках» и ставит пометку «Комплектация выполнена» в ЭД «Заказ покупателя».