Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учёт» (Разработка информационной модели данных).pdf

Введение

В современных экономических условиях развитие любого бизнеса как никогда связано с современными информационными технологиями. В реалиях капиталистического рынка все более остро встает вопрос конкуренции, и как следствие, решение проблем по повышению уровня качества товара или оказания услуг для экономически выгодного функционирования предприятий. Для решения этих проблем крупные предприятия уже давно начали процессы автоматизации и оптимизации своих ресурсов, как финансовых, трудовых, так и производственных. Малые, а тем более средние фирмы так же начали осознавать такую необходимость. К основным преимуществам, которые даёт автоматизация бизнес-процессов предприятия, можно отнести:

• оптимизация всех бизнес-процессов и снижение основных затрат;
• повышение эффективности использования программного обеспечения и оборудования;
• повышение качества производимого товара или услуги путем контроля производства;
• оптимизация процесса взаимодействия с потребителями и поставщиками;
• возможность быстро реагировать на изменения рынка потребителя и адаптация к новым условиям.

Оптимизация структуры фирмы, процесса её функционирования и увеличение степени автоматизации, приводит к упрощению работы как внутри предприятия, так и работы с клиентами, поставщиками и другими фирмами. И как следствие увеличение доходной статьи организации.

Для осуществления автоматизации бизнес-процессов необходима разработка информационной системы (ИС), соответствующей задачам и условиям конкретной организации. С развитием программного обеспечения ЭВМ появились управляющие систем, которые позволяют накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например при автоматизации складского учёта на предприятии. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД). Система управления базами данных предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией.

Для реализации ИС необходимо разработать регламент бизнес-процесса, который необходимо автоматизировать. Разработка регламента ведения складского учёта при использовании информационной системы складского учёта, позволит строго регламентировать последовательность действий, необходимых для осуществления всех функций склада, определить ответственность сотрудников склада и уменьшить необходимое время для оформления различного рода сопроводительных товар документов.

Целью курсовой работы является анализ деятельности складского учёта, описание внедрения информационных технологий в процесс работы склада. Результатом выполнения работы является разработанный регламент выполнения бизнес-процесса «Складского учёта».

Анализ предметной области и постановка задачи

Анализ предметной области начинается с определения предметной области. Предметная область информационной системы - это материальная система или система, характеризующая элементы материального мира, информация о которой хранится и обрабатывается. Предметная область рассматривается как некоторая совокупность реальных объектов и связей между ними[^[1]].

К основным задачам складского учёта относятся:

• организация складской картотеки;
• учёт движения ТМЦ на складе;
• складские отчёты;
• комплектация;
• организация приемки продукции;
• контроль наличия свободных складских площадей;
• подготовка отчетов об объемах товаров [8, с.5-8].

Так же склад должен предоставить условия для сохранности продукции, находящейся на хранении, организовать рациональное хранения, внутреннюю транспортировку, упаковку и подготовку к отправке, высокий уровень механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применять нормативные условия организации и охрану труда.

Организация складской картотеки включает в себя учёт товаров, находящихся на хранении, составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учёту прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учёт выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции, составление отчетов о загрузке складских площадей.

К основным сотрудникам склада относятся: заведующий складом (завсклад), кладовщик и грузчики. Так же в больших складских комплексах могут работать узкоспециализированные сотрудники – логисты, комплектовщики.

Заведующий складом является материально ответственным и отвечает за все ТМЦ на складе. Лично несет полную ответственность за всё, что происходит в помещениях склада, за всю документацию, относящуюся к работе склада. В функции завсклада входит [8, с.56]:

• поддержания работоспособности складского хозяйства;
• проверка соответствия принимаемых ценностей сопроводительным документам;
• формирование актов о приемке материалов;
• формирование приходных ордеров;
• проверка ведения записей в карточках учёта материалов;
• передача первичной документации в бухгалтерию.

К основным обязанностям кладовщика относятся [8, с.58]:

• приёмка, проверка и оформление товарно-сопроводительных документов (ТСД);
• осуществление приема на склад, взвешивание, хранение и выдачу со склада различных материальных ценностей;
• ведение сопроводительной документации.

В функции грузчиков входит разгрузка, погрузка и комплектование ТМЦ.

Большое количество операций с бумажными носителями, сопутствующих обязанностей и отсутствие компьютеризированных рабочих мест, нередко приводит к ошибкам в заполнении документов склада. Для получения более качественных данных о работе склада, выявления недостатков существующей системы складского учёта и в понимании процессов, которые необходимо автоматизировать, стоит рассмотреть бизнес-процесс складского учёта, характерный для типичного склада. Рассмотрим основные направления – приёмка товарно-материальных ценностей (ТМЦ), отгрузка ТМЦ, инвентаризация.

Процедура приёмки ТМЦ на склад [8, с.11]:

• ТМЦ приходят на склад в сопровождении товарной накладной;

• кладовщик на складе, проверяет товарную накладную, и регистрирует ее в «Журнале складских документов» и в книге учёта;

• осуществляет осмотр ТМЦ, и, если нет количественного и качественного расхождения, принимает их на склад;

• грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и кладовщик делает запись в книге учёта о том, где хранится вновь поступившая продукция.

Для сверки данных в книге учёта с реальным наличием ТМЦ на складе проводиться инвентаризация, которая включает в себя следующие стадии [8, с.48]:

• завсклад (или сотрудник ответственный за инвентаризацию) с книгой переучёта отправляется на склад и вручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве;

• после этого данные сверяются с данными из книги учёта товаров;

• составляется соответствующий отчет, по данным переучёта продукции.

Отгрузка товаров со склада проходит следующие стадии [8, с.22]:

• кладовщик выписывает накладную и регистрирует ее в «Журнале складских документов»;
• кладовщик даёт указание на поиск и отгрузку товара;
• грузчики комплектуют товар и доставляют к месту отгрузки;
• получатель товара проводит внешний осмотр и подсчет ТМЦ;
• кладовщик регистрирует в книге учёта факт отгрузки товара, выдает получателю груза ТСД;

Для нормального функционирования склада, необходима точная, качественная система ведения документации. К основным формам документов на складе относятся следующие документы [8, с.73]:

• Форма документа «Журнал складские документы», где регистрируются документы, проходящие на складе;
• ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров». Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. N 132. Акт о приемке товаров применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора;
• ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей». Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. N 132. Данный документ применяется для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику;
• ТОРГ-3 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров». Постановление Госкомстата РФ от 25.12.98 г. N 132. Данная форма применяется предприятиями, которые ведут внешнеэкономическую деятельность;
• ТОРГ-12 «Товарная накладная». Постановление Госкомстата РФ от 25.12.98 г. N 132. Товарная накладная применяется для непосредственного отпуска товаров со склада при продаже товаров сторонним организациям;
• ТОРГ-13 «Накладная перемещения». Постановление Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132. Специальный вид документов, предназначений для оформления внутренних перемещений товаров на предприятии с одного склада на другой;
• ТОРГ-14 «Расходная накладная». Постановление Госкомстата России от 25.12.98 г. № 132. Форма документа применяется для учёта расхода/продажи материальных ценностей внутри организации. Она хранится на складе и используется для складского учёта. Ее удобно оформлять при расходе/продаже со склада большого количества материальных ценностей;
• ТОРГ-16 «Акт о списании товаров». Постановление Госкомстата РФ от 25.12.98 г. N 132. Данная форма применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации;
• 1-T «Товарно-транспортная накладная» (ТТН). Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 г. N 78. ТТН предназначена для сопровождения ТМЦ и расчета за их перевозки, приема товара на склад;
• «Транспортная накладная». Постановление Правительства от 15.04.11 N 272. Документ является подтверждением заключения договора перевозки груза;
• M-2 «Доверенность». Постановление Госкомстата РФ от 30.10.97 г. N 71а. - применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению;
• М-4 «Приходный ордер». Постановление Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а - применяется для учёта материалов, поступающих от поставщиков или из переработки;
• М-7 «Акт о приемке материалов». Постановление Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а - применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, также составляется при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю;
• «Счет фактура». Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Форма документа «Счет фактура» это документ бухгалтерской отчетности, на основании которого организация-получатель оплачивает стоимость приобретаемого товара в банке. Счет фактура принимается к оплате банком в течение срока, указанного в документе (как правило в течение 5 банковских дней);
• ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей». Постановление Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88. Данная форма применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственных запасов, готовой продукции, товаров, прочих запасов и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации.

Рассмотрев основные виды деятельности на складе, можно отметить основные недостатки при ведении складского учёта:

• наличие больших объемов бумажных документов;
• ручное оформление;
• нерациональное использование складских площадей;
• достаточно трудоёмкий процесс учёта наличия ТМЦ;
• трудно отслеживать движение документа на всех этапах его жизненного цикла;
• трудоёмкость получения сводных отчетов;
• длительность сроков подготовки и согласования документов;
• в бумажном архиве нет возможности быстрого поиска нужных документов.

Анализ и выявление недостатков сложившейся ситуации на складе, позволяет спроектировать такую систему, которая бы автоматизировала следующие операции на складе:

• регистрация документов осуществляется с помощью ЭВМ;
• поиск товаров для отгрузки, который будет проводиться путем поиска соответствующего товара в БД и просмотра информации о месте его хранении;
• формирование документов отчетности, будет производиться системой автоматически.

В результате вся работа с бумагами будет проводиться с использованием ЭВМ, не нужно будет тратить много времени на заполнение документов, хранить и обрабатывать большие объемы бумажных документов.

При помощи ЭВМ на складе будет автоматизирован учёт поступления и отгрузки товаров, учёт входящих и исходящих документов, количественный учёт. Автоматизация позволит сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учёта. В информационной системе будут храниться все необходимые данные, которые можно будет выдать сотрудникам в нужной форме или сформировать отчеты с детальной информацией о количестве поступления и отгрузки конкретного товара.

Главное назначение автоматизированной системы – повышение эффективности выполнения основных функций и, как следствие, повышение производительности труда сотрудников склада.

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, уменьшение затрат на многократные операции обновления, проверки избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, книг, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время на поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта[^[2]].