Файл: Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования.docx
Добавлен: 04.12.2023
Просмотров: 2309
Скачиваний: 62
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
| Частное профессиональное образовательное учреждение «ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» |
| по | Документационное обеспечение управления |
| | дисциплине/междисциплинарному курсу |
| Тема: | Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования. |
| | тема работы |
| Выполнил(а) студент(ка) | | курса, группы | |
| | | ||
| | Место для ввода текста. | ||
| | фамилия имя отчество | ||
| | | ||
| Руководитель работы | | ||
| | ученая степень, звание, фамилия и инициалы руководителя курсовой работы от Колледжа | ||
| Рецензия | | ||
| | | ||
| | | ||
| | | ||
| | | ||
| | | ||
| | | ||
| | | ||
| | актуальность, цели, достоинства и недостатки курсовой работы, оценка в баллах | | |
| | | ||
| | | ||
| Проверил | | ||
| | | ||
| | Оценка. Подпись руководителя работы | | |
| | «____» ____________ 20 ___ г. | ||
Пермь 2023СОДЕРЖАНИЕ1. Введение.............................................................................................. 32. Организация документооборота…………………………………....... 52.1. Понятие документооборота………………………………………5 2.2. Регистрация документооборота..……………………................... 73. Методы совершенствования документооборота…………………….21 3.1 Проблема совершенствования документооборот………………21 3.2 Анализ документооборота и методы его совершенствование…254. Заключение........................................................................................ 225. Список используемой литературы....................................................23 ВВЕДЕНИЕУправление предприятием неизбежно требует создания многихвидов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная наматериальном носителе информация, имеет юридическую силу. Темаорганизации работы с документами в современных условиях имеетсейчас большую актуальность, так какот правильного выбора технологии работы зависит успех предприятия. Организация работы с документами предполагает организациюдокументооборота учреждения, хранение документов и ихиспользование влекущей деятельности учреждения. Документооборотучреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур,обеспечивающих движение документов в учреждении с момента ихсоздания или поступления и до завершения исполнения или отправки.В целях рациональной организации документооборота все документыраспределяются по документопотокам, например, регистрируемые инерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренниедокументы; документы, направляемые в и поступающие извышестоящих организаций, или документы, направляемые в илипоступающие из подведомственных организаций, и т.д. Поддокументопотоком понимается совокупность документов,выполняющих определенное целевоеназначение в процессе документооборота.В современных условиях для повышения эффективности управлениянеобходимо совершенствование работы с документами, так как всякоеуправленческое решение всегда базируется на информации, наслужебном документе. Организация работы с документами влияет накачество работы аппарата управления, организацию и культуру трудауправленческих работников. От того, насколько профессиональноведется документация, зависит успех управленческой деятельности вцелом.41. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
2.1. Понятие документооборотаДокументооборот - это движение документов с момента ихполучения или создания до завершения исполнения, отправки илисдачи в дело. Организация документооборота — это правила, всоответствии с которыми происходит движение документов вучреждении. В делопроизводстве документооборотрассматривается как функция коммуникации, реализация которойдолжна соотноситься, субординироваться с общими целямиделопроизводства - информационным обеспечением деятельностиаппарата управления, его документирования, хранения ииспользования ранее созданной информации.Документы, поступающие на предприятие проходят:- первичную обработку;- предварительное рассмотрение;- регистрацию;- рассмотрение руководством.После этого входящие документы передаются конкретнымисполнителям.Служба документационного обеспечения управления (ДОУ),которая может быть представлена на предприятии каксамостоятельным структурным подразделением (канцелярия,общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником(секретарь - референт) должна принимать к обработке толькоправильно оформленные документы, имеющие юридическуюсилу и присланные в полном комплекте (при наличииприложений).Конверты от поступающих документов уничтожаются заисключением тех случаев, когда только по конверту можно5определить адрес отправителя, время отправки и дату получениядокументов. Не вскрываются и передаются по назначениюдокументы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.Обработка и передача документов исполнителям должнаосуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Еслидокумент должен исполняться несколькими подразделениями илидолжностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Документы, подлежащие отправке в другуюорганизацию,сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи.Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильностьоформления документов, наличие всех приложений, соответствиеколичества экземпляров количеству адресатов и т.д.Неправильно оформленные документы подлежат возвратуисполнителю на доработку.Исходящие документы должны
обрабатываться и отправляться в день регистрации.Внутренние документы предприятия передаются исполнителямпод расписку в регистрационной форме.2.2. Регистрация документовРегистрация документов - фиксация факта создания илипоступления документа путем проставления на нем индекса споследующей записью необходимых сведений о документе врегистрационных формах.Регистрации подлежат все документы, требующие учета,исполнения и дальнейшего использования в справочных целях,(организационно- распорядительные, плановые, отчетные,учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.).Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.6Однако не все документы предприятия регистрирует службаДОУ. В службе ДОУ на этих документах ставится только датапоступления. Поступающие документы регистрируются в деньпоступления, отправляемые и внутренние - в день подписания илиутверждения.При передаче зарегистрированного документа из одногоподразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемоврегистрируемых массивов документов, используютрегистрационные журналы или регистрационно-контрольныекарточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшомколичестве регистрируемых документов, так как поискинформации по журналу довольно продолжителен по времени.Кроме того, по журналу невозможно вести контроль заисполнением документов, необходимо вторично регистрироватьпоставленные на контроль документы на контрольных карточках.Установлен следующий обязательный состав реквизитов длярегистрации документов:- автор (корреспондент);- название документа;- дата документа;- индекс документа;- дата поступления документа (для входящих документов);- индекс поступления документа (для входящих документов);- заголовок документа или его краткое содержание;- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);- срок исполнения;- отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса посуществу, дата фактического исполнения и индекс документа -ответа);7- номер дела.Порядок расположения реквизитов на регистрационных формахопределяется самим предприятием.2.3. Контроль исполнения документовКонтролю подлежит исполнение всех зарегистрированныхдокументов. Контроль исполнения включает:
- постановку документа на контроль;- проверку своевременного доведения документа до исполнителя;- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов,информирование руководителя.Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания(утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актамивысших органов государственной власти и управления, а такжецентральных функциональных и отраслевых органов управления.Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или врезолюции руководителя.Документ считается исполненным и снимается с контроля послеисполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатовзаинтересованным организациям и лицам или другогодокументированного подтверждения исполнения. Результатыисполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе.Службой контроля осуществляются следующие операции:формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируе-мого документа (пункта задания) в подразделение- исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии,имени, отчества и телефона исполнителя. Напоминание подразделению- исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и8результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения вкарточке контролируемого документа; регулярное информированиеруководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение оходе и результатах исполнения документов наоперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.2.4. Систематизация документовДля обеспечения правильного формирования и учета дел напредприятии должна составляться номенклатура дел.Номенклатура дел - это систематизированный переченьзаголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный вустановленном порядке. В номенклатуру дел включаются вседокументы, образующиеся в деятельности предприятия, крометехнической документации и печатных изданий. При составленииноменклатуры дел предприятиям необходимо учитыватьтребования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной