Файл: Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования.docx
Добавлен: 04.12.2023
Просмотров: 1016
Скачиваний: 42
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
| Частное профессиональное образовательное учреждение «ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» |
Курсовая работа
| по | Документационное обеспечение управления |
| | дисциплине/междисциплинарному курсу |
| Тема: | Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования. |
| | тема работы |
| Выполнил(а) студент(ка) | | курса, группы | |
| | | ||
| | Место для ввода текста. | ||
| | фамилия имя отчество | ||
| | | ||
| Руководитель работы | | ||
| | ученая степень, звание, фамилия и инициалы руководителя курсовой работы от Колледжа | ||
| Рецензия | | ||
| | | ||
| | | ||
| | | ||
| | | ||
| | | ||
| | | ||
| | | ||
| | актуальность, цели, достоинства и недостатки курсовой работы, оценка в баллах | | |
| | | ||
| | | ||
| Проверил | | ||
| | | ||
| | Оценка. Подпись руководителя работы | | |
| | «____» ____________ 20 ___ г. | ||
Пермь 2023
СОДЕРЖАНИЕ
1. Введение.............................................................................................. 3
2. Организация документооборота…………………………………....... 5
2.1. Понятие документооборота………………………………………5
2.2. Регистрация документооборота..……………………................... 7
3. Методы совершенствования документооборота…………………….21
3.1 Проблема совершенствования документооборот………………21
3.2 Анализ документооборота и методы его совершенствование…25
4. Заключение........................................................................................ 22
5. Список используемой литературы....................................................23
ВВЕДЕНИЕ
Управление предприятием неизбежно требует создания многих
видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на
материальном носителе информация, имеет юридическую силу. Тема
организации работы с документами в современных условиях имеет
сейчас большую актуальность, так как
от правильного выбора технологии работы зависит успех предприятия
. Организация работы с документами предполагает организацию
документооборота учреждения, хранение документов и их
использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот
учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур,
обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их
создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.
В целях рациональной организации документооборота все документы
распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и
нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние
документы; документы, направляемые в и поступающие из
вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или
поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под
документопотоком понимается совокупность документов,
выполняющих определенное целевое
назначение в процессе документооборота.
В современных условиях для повышения эффективности управления
необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое
управленческое решение всегда базируется на информации, на
служебном документе. Организация работы с документами влияет на
качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда
управленческих работников. От того, насколько профессионально
ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в
целом.
4
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
2.1. Понятие документооборота
Документооборот - это движение документов с момента их
получения или создания до завершения исполнения, отправки или
сдачи в дело. Организация документооборота — это правила, в
соответствии с которыми происходит движение документов в
учреждении. В делопроизводстве документооборот
рассматривается как функция коммуникации, реализация которой
должна соотноситься, субординироваться с общими целями
делопроизводства - информационным обеспечением деятельности
аппарата управления, его документирования, хранения и
использования ранее созданной информации.
Документы, поступающие на предприятие проходят:
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение;
- регистрацию;
- рассмотрение руководством.
После этого входящие документы передаются конкретным
исполнителям.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ),
которая может быть представлена на предприятии как
самостоятельным структурным подразделением (канцелярия,
общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником
(секретарь - референт) должна принимать к обработке только
правильно оформленные документы, имеющие юридическую
силу и присланные в полном комплекте (при наличии
приложений).
Конверты от поступающих документов уничтожаются за
исключением тех случаев, когда только по конверту можно
5
определить адрес отправителя, время отправки и дату получения
документов. Не вскрываются и передаются по назначению
документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организа
ций.
Обработка и передача документов исполнителям должна
осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если
документ должен исполняться несколькими подразделениями или
должностными лицами, его размножают в нужном количестве экз
емпляров. Документы, подлежащие отправке в другую
организацию,сортируют, упаковывают, оформляют их как почтов
ое отправление и сдают в отделение связи.
Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность
оформления документов, наличие всех приложений, соответствие
количества экземпляров количеству адресатов и т.д.
Неправильно оформленные документы подлежат возврату
исполнителю на доработку.Исходящие документы должны
обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям
под расписку в регистрационной форме.
2.2. Регистрация документов
Регистрация документов - фиксация факта создания или
поступления документа путем проставления на нем индекса с
последующей записью необходимых сведений о документе в
регистрационных формах.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и дальнейшего использования в справочных целях,
(организационно- распорядительные, плановые, отчетные,
учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.).
Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
6
Однако не все документы предприятия регистрирует служба
ДОУ. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата
поступления. Поступающие документы регистрируются в день
поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или
утверждения.
При передаче зарегистрированного документа из одного
подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов
регистрируемых массивов документов, используют
регистрационные журналы или регистрационно-контрольные
карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом
количестве регистрируемых документов, так как поиск
информации по журналу довольно продолжителен по времени.
Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за
исполнением документов, необходимо вторично регистрировать
поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для
регистрации документов:
- автор (корреспондент);
- название документа;
- дата документа;
- индекс документа;
- дата поступления документа (для входящих документов);
- индекс поступления документа (для входящих документов);
- заголовок документа или его краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения;
- отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по
существу, дата фактического исполнения и индекс документа -
ответа);
7
- номер дела.
Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах
определяется самим предприятием.
2.3. Контроль исполнения документов
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных
документов. Контроль исполнения включает:
- постановку документа на контроль;
- проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов,
информирование руководителя.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания
(утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами
высших органов государственной власти и управления, а также
центральных функциональных и отраслевых органов управления.
Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в
резолюции руководителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после
исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов
заинтересованным организациям и лицам или другого
документированного подтверждения исполнения. Результаты
исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе.
Службой контроля осуществляются следующие операции:
формирование картотеки контролируемых документов; направление ка
рточки контролируе-мого документа (пункта задания) в подразделение
- исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии,
имени, отчества и телефона исполнителя. Напоминание подразделению
- исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и
8
результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в
карточке контролируемого документа; регулярное информирование
руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о
ходе и результатах исполнения документов на
оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.
2.4. Систематизация документов
Для обеспечения правильного формирования и учета дел на
предприятии должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень
заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все
документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме
технической документации и печатных изданий. При составлении
номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать
требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной