Файл: Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования.docx
Добавлен: 04.12.2023
Просмотров: 1019
Скачиваний: 42
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
системе документационного обеспечения управления.
Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года,
перепечатывается, рассматривается и утверждается
руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января
следующего календарного года. Ведомственный архив
госпредприятия осуществляет контроль за составлением и
использованием номенклатуры дел, за формированием и
оформлением дел, в учрежденном им предприятии.
При составлении заголовков дел следует учитывать, что:
- заголовок должен полностью соответствовать смысловому
содержанию документов, группируемых в данном деле;
- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
- заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы»,
«Справочные материалы» и т.д. не допускаются.
9
Состав заголовка дела образует следующие элементы:
- название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности
документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
- название предприятия или его структурного подразделения;
- адресат или корреспондент документа;
- краткое содержание документов дела;
- название территории (местности), с которой связано содержание
документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному
вопросу, не связанные последовательностью делопроизводствен-
ных операций, в качестве вида дела употребляется термин
«документы», а в конце заголовка в скобках указываются
основные разновидности документов, которые должны быть
сгруппированы в деле. Номенклатура дел предприятия должна
составляться в последнем квартале предшествующего года на
новый календарный год.
Нормативное регулирование электронного документооборота и
управления документацией.Функциональные требования к систем
ам электронного документооборота (СЭД), при правильном их
использовании, являются мощным рычагом государственного
управления в области информационно-коммуникационных
технологий. В России документа, регламентирующего СЭД, пока
нет.Управление информационными потоками или
документопотокамиорганизации основано на понятии документоо
борота. Следует отметить, что в этом определении упор делается
на словах движение документов, то есть их пути из одного
подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом
порядок движения документа предопределен принятым
10
управленческим процессом в данной организации. Если же в
организации четко проведено разделение функций между
структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть
документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь
будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в
учреждении порядка распределения обязанностей и
делегирования полномочий сотрудникам зависит движение
документа при согласовании и подписании.
Говоря о порядке движения документов, можно выделить
несколько этапов документооборота:
- прием и первичная (экспедиционная) обработка поступающих в
организацию документов;
- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
- регистрация документов;
- организация движения документов внутри организации
(информационно справочная работа, доведение документов до ис
полнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение
согласования и подписания проектов документов);
- обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых
документов.
Эффективность управленческой деятельности зависит от того, как
организована работа с документами: насколько быстро и
качественно обрабатываются и передаются документы, как
контролируется их исполнение, как обеспечивают сохранность
необходимых для последующей деятельности предприятия
документов и уничтожают документы, выполнившие свои
функции.
Организация работы с документами - организация
документооборота, хранения и использования документов в
текущей деятельности предприятия.На формирование технологий
11
работы с документами в конкретных организациях влияет
множество факторов, таких, как направление деятельности,
организационная структура, территориальное
размещение, объем документооборота и т.д.
Использование компьютерных технологий в офисной деятельности
привело к тому, что практически всегда документы создаются
вначале в электронном виде.Электронный документ - документ, в
котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
«Электронный документ - это форма преставления документа в
виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде
и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой
среде». Здесь под реализацией
электронного документа подразумевают отдельный элемент множе
ства, представляющего электронный документ, который
существует или может существовать в электронной или цифровой
среде.
Электронный документооборот - движение документов в
организации с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправления в электронно-цифровой форме. При
этом работа с документами возможна в двух вариантах. При
первом варианте проект документа создают в электронном виде,
затем его распечатывают на принтере, и дальнейший его
жизненный цикл проходит в бумажном виде. Второй вариант -
прохождение всего жизненного цикла исключительно в
электронном виде.
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный
рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров
позволили успешно использовать персональный компьютер в
делопроизводстве. Автоматизация документационного
обеспечения управления позволяет:
12
- в области подготовки и оформления документов - унифицировать
формы документов;
- повысить качество и оперативность подготовки документов;
- в области организации документооборота и исполнения
документов - исключить дублирование работы при вводе
информации о документе и тем самым упростить регистрацию;
- унифицировать маршруты движения документов, ускорить
прохождение документов;
- повысить оперативность и качество работы исполнителей с
документами;
- уменьшить вероятность потери документа при перемещении его в
организации;
- получать достоверную и актуальную информацию о создаваемых
и полученных на исполнение -документах структурными
подразделениями и отдельными работниками;
- в области организации контроля исполнения документов;
- оперативно получать информацию о состоянии исполнения и
местонахождении любого документа и проекта документа;
- контролировать исполнение документов отдельными
работниками, структурными подразделениями и организацией в це
лом;
- в области организации хранения документов и информационно-
справочной работы;
- создать централизованное хранилище документов в электронном
виде, организовать различный доступ сотрудников к
информационному массиву в соответствии с их трудовыми функци
ями;
- обеспечить оперативный поиск отдельных документов, а также
делать подборки документов по тематическому или иному
13
признаку.
2.5. Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие
признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по
номинальному признаку служит название их разновидности. Например:
приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании
документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут
их содержание. Для группировки переписки используется
корреспондентский признак. В дело должны помещаться документы,
которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
документы постоянного и временного сроков хранения необходимо
группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовые
планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные
расписания предприятия - от проектов; включать в дело по одному
экземпляру каждого документа. Каждый документ, помещенный в дело,
должен быть оформлен в соответствии с требованиями
государственных стандартов и других нормативных актов. В дело
группируются документы одного календарного года, кроме
переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при
окончании календарного года). Дело должно содержать не более 250
листов, при толщине не более 4-х сантиметров. Документы,
помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс,
заверительную надпись, отметку «В дело». Документы в деле должны
располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной
документ и относящиеся к нему приложения, а затем в
хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере
решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные
документы, разрозненные экземпляры документов, документы,
14
подлежащие возврату, дублирующие документы. Сложились
определенные правила группировки документов в дела по видам и
хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные
распорядительными документами, являются приложениями к ним и
группируются вместе с указанными документами. Утвержденные
предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки
группируются отдельно от их проектов. Переписка группируется за
календарный год и систематизируется в хронологической
последовательности: документ-ответ помещается за документом-
запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие
документы, отражающие основное содержание деятельности
предприятия, группируются в одном деле при условии, что они
касаются одного и того же вопроса.
3. МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
3.1. Проблема совершенствования документооборот
Объем документации, создаваемой в учреждениях, как всего мира,
так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более
ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом
увеличение объемов управленческой документации происходит
пропорционально изменению роста объемов производства продукции и
производительности труда. Это первая закономерность
документообразования.
15
Главными объективными причинами увеличения объемов
документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие
экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой
продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов,
усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых
документов увеличиваются с ростом количества документируемых
действий и количества адресатов, которым эти действия направлены.
Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов
значительным образом связано с процессами документирования.
К субъективным причинам относят:
- незнание или несоблюдение работниками управленческих структур
законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические
требования к оформлению документов. В результате возникает
недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых
документов;
- неквалифицированное документирование распорядительной
деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания,
нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранее
приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок
управляемых организаций (структурных подразделений)
разъяснительного характера;
- отсутствие прав у подведомственных или подчиненных
организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает
постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями
или разрешениями спорных вопросов;
- некомпетентность управленческого персонала в решении
производственных, экономических, управленческих задач приводит к
выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на
документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого