Файл: Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования.docx
Добавлен: 04.12.2023
Просмотров: 2313
Скачиваний: 62
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
системе документационного обеспечения управления.Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года,перепечатывается, рассматривается и утверждаетсяруководителем предприятия, вводится в действие с 1 январяследующего календарного года. Ведомственный архивгоспредприятия осуществляет контроль за составлением ииспользованием номенклатуры дел, за формированием иоформлением дел, в учрежденном им предприятии.При составлении заголовков дел следует учитывать, что:- заголовок должен полностью соответствовать смысловомусодержанию документов, группируемых в данном деле;- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;- заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы»,«Справочные материалы» и т.д. не допускаются.9Состав заголовка дела образует следующие элементы:- название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидностидокументов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);- название предприятия или его структурного подразделения;- адресат или корреспондент документа;- краткое содержание документов дела;- название территории (местности), с которой связано содержаниедокументов дела;- даты (период), к которым относятся документы дела;- указание на копийность документов дела.В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одномувопросу, не связанные последовательностью делопроизводствен-ных операций, в качестве вида дела употребляется термин«документы», а в конце заголовка в скобках указываютсяосновные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле. Номенклатура дел предприятия должнасоставляться в последнем квартале предшествующего года нановый календарный год.Нормативное регулирование электронного документооборота иуправления документацией.Функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД), при правильном ихиспользовании, являются мощным рычагом государственногоуправления в области информационно-коммуникационныхтехнологий. В России документа, регламентирующего СЭД, поканет.Управление информационными потоками илидокументопотокамиорганизации основано на понятии документооборота. Следует отметить, что в этом определении упор делаетсяна словах движение документов, то есть их пути из одногоподразделения или от одного сотрудника к другому. При этом
порядок движения документа предопределен принятым10управленческим процессом в данной организации. Если же ворганизации четко проведено разделение функций междуструктурными подразделениями и сотрудниками, большая частьдокументов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путьбудет другой, значительно короче. Точно также от принятого вучреждении порядка распределения обязанностей иделегирования полномочий сотрудникам зависит движениедокумента при согласовании и подписании.Говоря о порядке движения документов, можно выделитьнесколько этапов документооборота:- прием и первичная (экспедиционная) обработка поступающих ворганизацию документов;- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;- регистрация документов;- организация движения документов внутри организации(информационно справочная работа, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождениесогласования и подписания проектов документов);- обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемыхдокументов.Эффективность управленческой деятельности зависит от того, какорганизована работа с документами: насколько быстро икачественно обрабатываются и передаются документы, какконтролируется их исполнение, как обеспечивают сохранностьнеобходимых для последующей деятельности предприятиядокументов и уничтожают документы, выполнившие своифункции.Организация работы с документами - организациядокументооборота, хранения и использования документов втекущей деятельности предприятия.На формирование технологий11работы с документами в конкретных организациях влияетмножество факторов, таких, как направление деятельности,организационная структура, территориальноеразмещение, объем документооборота и т.д.Использование компьютерных технологий в офисной деятельностипривело к тому, что практически всегда документы создаютсявначале в электронном виде.Электронный документ - документ, вкотором информация представлена в электронно-цифровой форме.«Электронный документ - это форма преставления документа ввиде множества взаимосвязанных реализаций в электронной средеи соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровойсреде». Здесь под реализацией
13признаку.2.5. Формирование делПри формировании документов в дела используются следующиепризнаки заведения дел. Основанием для группировки документов пономинальному признаку служит название их разновидности. Например:приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формированиидокументов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берутих содержание. Для группировки переписки используетсякорреспондентский признак. В дело должны помещаться документы,которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:документы постоянного и временного сроков хранения необходимогруппировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовыепланы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатныерасписания предприятия - от проектов; включать в дело по одномуэкземпляру каждого документа. Каждый документ, помещенный в дело,должен быть оформлен в соответствии с требованиямигосударственных стандартов и других нормативных актов. В делогруппируются документы одного календарного года, кромепереходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся приокончании календарного года). Дело должно содержать не более 250листов, при толщине не более 4-х сантиметров. Документы,помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс,заверительную надпись, отметку «В дело». Документы в деле должнырасполагаться в определенном порядке: сначала помещают основнойдокумент и относящиеся к нему приложения, а затем вхронологическом порядке идут документы, возникающие по меререшения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненныедокументы, разрозненные экземпляры документов, документы,14подлежащие возврату, дублирующие документы. Сложилисьопределенные правила группировки документов в дела по видам ихронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденныераспорядительными документами, являются приложениями к ним игруппируются вместе с указанными документами. Утвержденныепредприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные спискигруппируются отдельно от их проектов. Переписка группируется закалендарный год и систематизируется в хронологическойпоследовательности: документ-ответ помещается за документом-
запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другиедокументы, отражающие основное содержание деятельностипредприятия, группируются в одном деле при условии, что оникасаются одного и того же вопроса.3. МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА3.1. Проблема совершенствования документооборотОбъем документации, создаваемой в учреждениях, как всего мира,так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все болееускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессомувеличение объемов управленческой документации происходитпропорционально изменению роста объемов производства продукции ипроизводительности труда. Это первая закономерностьдокументообразования.15Главными объективными причинами увеличения объемовдокументов являются влияние научно-технического прогресса, развитиеэкономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемойпродукции, освоение новых районов, строительство новых объектов,усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемыхдокументов увеличиваются с ростом количества документируемыхдействий и количества адресатов, которым эти действия направлены.Таким образом, возрастание или сокращение объемов документовзначительным образом связано с процессами документирования.К субъективным причинам относят:- незнание или несоблюдение работниками управленческих структурзаконодательства, нормативных актов, устанавливающих юридическиетребования к оформлению документов. В результате возникаетнедоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новыхдокументов;- неквалифицированное документирование распорядительнойдеятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания,нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранееприказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записокуправляемых организаций (структурных подразделений)разъяснительного характера;- отсутствие прав у подведомственных или подчиненныхорганизаций в решении стоящих перед ними задач вынуждаетпостоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениямиили разрешениями спорных вопросов;- некомпетентность управленческого персонала в решениипроизводственных, экономических, управленческих задач приводит квыбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается надокументировании самих этих действий, а затем исправлении принятого
порядок движения документа предопределен принятым10управленческим процессом в данной организации. Если же ворганизации четко проведено разделение функций междуструктурными подразделениями и сотрудниками, большая частьдокументов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путьбудет другой, значительно короче. Точно также от принятого вучреждении порядка распределения обязанностей иделегирования полномочий сотрудникам зависит движениедокумента при согласовании и подписании.Говоря о порядке движения документов, можно выделитьнесколько этапов документооборота:- прием и первичная (экспедиционная) обработка поступающих ворганизацию документов;- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;- регистрация документов;- организация движения документов внутри организации(информационно справочная работа, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождениесогласования и подписания проектов документов);- обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемыхдокументов.Эффективность управленческой деятельности зависит от того, какорганизована работа с документами: насколько быстро икачественно обрабатываются и передаются документы, какконтролируется их исполнение, как обеспечивают сохранностьнеобходимых для последующей деятельности предприятиядокументов и уничтожают документы, выполнившие своифункции.Организация работы с документами - организациядокументооборота, хранения и использования документов втекущей деятельности предприятия.На формирование технологий11работы с документами в конкретных организациях влияетмножество факторов, таких, как направление деятельности,организационная структура, территориальноеразмещение, объем документооборота и т.д.Использование компьютерных технологий в офисной деятельностипривело к тому, что практически всегда документы создаютсявначале в электронном виде.Электронный документ - документ, вкотором информация представлена в электронно-цифровой форме.«Электронный документ - это форма преставления документа ввиде множества взаимосвязанных реализаций в электронной средеи соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровойсреде». Здесь под реализацией
электронного документа подразумевают отдельный элемент множе
ства, представляющего электронный документ, который
существует или может существовать в электронной или цифровой
среде.
Электронный документооборот - движение документов в
организации с момента их создания или получения до завершения
исполнения или отправления в электронно-цифровой форме. При
этом работа с документами возможна в двух вариантах. При
первом варианте проект документа создают в электронном виде,
затем его распечатывают на принтере, и дальнейший его
жизненный цикл проходит в бумажном виде. Второй вариант -
прохождение всего жизненного цикла исключительно в
электронном виде.
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный
рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров
позволили успешно использовать персональный компьютер в
делопроизводстве. Автоматизация документационного
обеспечения управления позволяет:
12
- в области подготовки и оформления документов - унифицировать
формы документов;
- повысить качество и оперативность подготовки документов;
- в области организации документооборота и исполнения
документов - исключить дублирование работы при вводе
информации о документе и тем самым упростить регистрацию;
- унифицировать маршруты движения документов, ускорить
прохождение документов;
- повысить оперативность и качество работы исполнителей с
документами;
- уменьшить вероятность потери документа при перемещении его в
организации;
- получать достоверную и актуальную информацию о создаваемых
и полученных на исполнение -документах структурными
подразделениями и отдельными работниками;
- в области организации контроля исполнения документов;
- оперативно получать информацию о состоянии исполнения и
местонахождении любого документа и проекта документа;
- контролировать исполнение документов отдельными
работниками, структурными подразделениями и организацией в це
лом;
- в области организации хранения документов и информационно-
справочной работы;
- создать централизованное хранилище документов в электронном
виде, организовать различный доступ сотрудников к
информационному массиву в соответствии с их трудовыми функци
ями;
- обеспечить оперативный поиск отдельных документов, а также
делать подборки документов по тематическому или иному
13признаку.2.5. Формирование делПри формировании документов в дела используются следующиепризнаки заведения дел. Основанием для группировки документов пономинальному признаку служит название их разновидности. Например:приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формированиидокументов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берутих содержание. Для группировки переписки используетсякорреспондентский признак. В дело должны помещаться документы,которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:документы постоянного и временного сроков хранения необходимогруппировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий; годовыепланы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатныерасписания предприятия - от проектов; включать в дело по одномуэкземпляру каждого документа. Каждый документ, помещенный в дело,должен быть оформлен в соответствии с требованиямигосударственных стандартов и других нормативных актов. В делогруппируются документы одного календарного года, кромепереходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся приокончании календарного года). Дело должно содержать не более 250листов, при толщине не более 4-х сантиметров. Документы,помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс,заверительную надпись, отметку «В дело». Документы в деле должнырасполагаться в определенном порядке: сначала помещают основнойдокумент и относящиеся к нему приложения, а затем вхронологическом порядке идут документы, возникающие по меререшения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненныедокументы, разрозненные экземпляры документов, документы,14подлежащие возврату, дублирующие документы. Сложилисьопределенные правила группировки документов в дела по видам ихронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденныераспорядительными документами, являются приложениями к ним игруппируются вместе с указанными документами. Утвержденныепредприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные спискигруппируются отдельно от их проектов. Переписка группируется закалендарный год и систематизируется в хронологическойпоследовательности: документ-ответ помещается за документом-
запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другиедокументы, отражающие основное содержание деятельностипредприятия, группируются в одном деле при условии, что оникасаются одного и того же вопроса.3. МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА3.1. Проблема совершенствования документооборотОбъем документации, создаваемой в учреждениях, как всего мира,так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все болееускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессомувеличение объемов управленческой документации происходитпропорционально изменению роста объемов производства продукции ипроизводительности труда. Это первая закономерностьдокументообразования.15Главными объективными причинами увеличения объемовдокументов являются влияние научно-технического прогресса, развитиеэкономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемойпродукции, освоение новых районов, строительство новых объектов,усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемыхдокументов увеличиваются с ростом количества документируемыхдействий и количества адресатов, которым эти действия направлены.Таким образом, возрастание или сокращение объемов документовзначительным образом связано с процессами документирования.К субъективным причинам относят:- незнание или несоблюдение работниками управленческих структурзаконодательства, нормативных актов, устанавливающих юридическиетребования к оформлению документов. В результате возникаетнедоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новыхдокументов;- неквалифицированное документирование распорядительнойдеятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания,нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранееприказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записокуправляемых организаций (структурных подразделений)разъяснительного характера;- отсутствие прав у подведомственных или подчиненныхорганизаций в решении стоящих перед ними задач вынуждаетпостоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениямиили разрешениями спорных вопросов;- некомпетентность управленческого персонала в решениипроизводственных, экономических, управленческих задач приводит квыбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается надокументировании самих этих действий, а затем исправлении принятого