Файл: Организация документооборота учреждения и основные направления его совершенствования.docx
Добавлен: 04.12.2023
Просмотров: 1020
Скачиваний: 42
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
решения и т.д.;
16
- отсутствие в управленческом аппарате регламентации
документообразования приводит к использованию значительного
количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных
для документирования идентичных функций и содержащих
аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления
информации или по составу показателей;
- широкое распространение копировальной техники и ее
бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию
огромного количества копий документов, которые используются в
незначительной мере;
Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на
увеличение документооборота, мы видим как связанные с отдельной
личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с
нарушениями требований законодательства, с организацией
документирования.
Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что
документооборот, или движение, происхождение документа между его
составителями и потребителями - неотъемлемая часть
документационного обеспечение любой системы управления от отрасли
до отдельного учреждения.
3.2. Анализ документооборота и методы его совершенствование
Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не
должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной
организации требуется тщательный анализ как документальной, так и
управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к
сокращению инстанций, через которые проходит документ при
согласовании и подписании, к прямоточности движения документов,
исключению повторных инстанций и возвратности.
Анализ документооборота предполагает тщательное изучение
организационной стороны управления: положения об организации,
17
регламента, штатного расписания, должностных инструкций
работников и руководителей. Это позволит определить тип
делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей
между руководителями, четко очертить их права и компетенцию,
изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.
Структурная организация предприятия определяет тип его
делопроизводства: централизованное или смешанное. Предприятия со
сложной структурой управления прибегают к смешанному типу
делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и
хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной
обработке.
Следующий этап исследования - изучение качественного состава
документопотока. При этом учитываются все виды документов,
существующие в организации. В качестве объекта исследования можно
рассматривать как отдельные виды документов, так и группы
документов. Но основополагающим объектом исследования и
совершенствования в процессе управления документацией считается
документопоток, управляющими параметрами которого являются:
содержание или функциональная принадлежность; структура потока;
направление потока и его объем.
Входящие документы чаще всего классифицируется по
корреспондентам - авторам полученных документов: от вышестоящих,
подведомственных и неподведомственных организаций или частных
лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации
документооборота входящих документов и существенно сократить
промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для
создания базы данных о постоянных корреспондентах.
На основании анализа делается вывод о рациональности движения
документов, степени загруженности должностных лиц и структурных
18
подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения
документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.
На данный момент среди способов, направленных на
совершенствование документооборота, выделяются две группы:
совершенствование технологии документооборота и сокращение
объема документооборота. К первой группе относят все
процедуры прохождения документов в учреждении: создание
моделей учрежденческого документооборота, составление
маршрутных карт технологического процесса, разработка
рациональных схем документооборота, составление оперограмм и
документограмм, схем движения документов и др.
К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать
технологию документооборота, относят оптимизацию процедур
подготовки и оформления документации, упорядочения
документационной нагрузки во времени с целью более
равномерного ее распределения.
Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например,
после унификации организационно-распорядительной
документации количество применяемых форм сократилось в 4
раза. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле
документов, который утверждается руководителем и имеет
нормативный характер. Таким образом, унификация позволяет
упорядочить образование документов и тем самым сократить
объем документооборота. Одним из методов сокращения
неоправданных документопотоков является повышение качества
самих принимаемых решений. Большой поток документов
возникает при издании некачественных документов, особенно
нормативных актов, вызывающих массу запросов и разъяснений.
Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется
организационным и ресурсным обеспечением, вновь порождается
19
переписка с просьбами о корректировке материально-
технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.
Текст документа, отражающий управленческое действие,
поручение, решение, должен содержать только необходимую
информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса,
определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой
целью при подготовке документов необходимо максимально
широко использовать унифицированные формы, текст которых
содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки.
Повышение качества подготовки и оформления документов.
Одним из путей совершенствования документооборота является
применение всеми государственными органами и организациями
единых требований, предъявляемых к подготовке и оформлению
документов и их составных информационных элементов -
реквизитов. С целью экономии времени на подготовку документов
и организацию работы с ними рекомендуется сокращать текст за
счет уменьшения традиционных различного рода вводных частей
и преамбул, исключения из служебной переписки
немотивированных персональных обращений и выражений
благодарности и т.п. Использование современных информацион-
ных технологий для подготовки, передачи и
обработки информации.
Одним из путей совершенствования документооборота является
применение системного электронного документооборота, в
первую очередь использование электронной почты. Переход на
электронную почту значительно улучшает возможности
взаимодействия различных государственных органов и
организаций, позволяет оперативно получать информацию,
принимать решения и организовывать их исполнение.
Использование электронных технологий обеспечивает замену
20
бумажного документа машинным носителем информации, что
позволяет формировать локальные базы и банки данных, сокращая
тем самым количество обращающейся бумажной документации.
Совершенствование технологии документооборота. Основным
методом совершенствования технологии документооборота
является метод моделирования. Этот метод позволяет на первом
этапе моделировать организационную деятельность учреждения,
дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни
принятия решений, органы и звенья управления, наделенные этим
правом. На втором этапе - функциональную деятельность
учреждения, что позволит выявить круг типовых вопросов,
решаемых в деятельности учреждения, и отсечь документопотоки,
не входящие в компетенцию данного органа или должностного
лица. На третьем этапе построение информационной модели
документооборота дает возможность определить потоки
документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и
контроля исполнения типовых решений, определить наиболее
рациональные маршруты их движения и установить оптимальные
сроки документооборота.
21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок
(документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных
производственных целей предприятия.Неважно на каком уровне ведется
делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным
обменом электронными документами - в любом случае документирование и
работа с документами осуществляется по установленным правилам.
Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах
учреждения. Владение всей совокупностью информационно-
документационных ресурсов - важнейшая задача службы делопроизводства.
И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в
регистрационные формы все данные о документах.Информационно-
справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в
традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в
автоматизированном режиме. Справочная картотека состоит из
регистрационных карточек. Отдельно ведется картотека на обращения
граждан (предложения, заявления, жалобы). Количество картотек не
ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную
карточку показателю.
В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления,
информационно-справочная работа по документам организации была слабым
участком работы делопроизводственных служб.Возможности
информационно-справочного обслуживания значительно расширены с
введением автоматизированной системы регистрации.Современные системы
управления базами данных позволяют наводить справки по любой
комбинации данных, включенных в регистрационную карточку
документа.При выдаче информации по конкретному документу на экран
выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма.
При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и
распечатываются в табличной форме.Существенно расширяют возможности
поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма
работы с электронными копиями документов в последнее время получает все
большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на
документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа
(входящий - полученный по электронной почте, факсу либо введенный путем
сканирования и последующего распознавания бумажного документа,
исходящий или внутренний - подготовленный с помощью текстового
редактора, электронной таблицы и т.п.).
Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по
реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию
22
документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные
слова или словосочетания.Компьютерные технологии позволили во много
раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и
самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых
управленческих решений и текст создаваемых документов.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практ.
пособие для вузов/ В.И. Андреева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:
КНОРУС, 2014. – 613с.;
2. Анодина, Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н. Анодина. – М.:
Омега-Л, 2016. – 172 с.;
3. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение
управления): учебник для ссузов / М.И. Басаков. – 10-е изд. – Ростов-на-
Дону : Феникс, 2012. – 301с.;
4. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина. – М.:
Питер, 2014. – 256 с.;
5. Вялова, Л.М. Организация движения документов / Л.М. Вялова //
Секретарское дело. – 2015. – No2. – 162с.;