Файл: Интегрированные коммуникации: барьеры и проблемы (На примере конкретной организации).pdf

1.4. Организационные барьеры

Организационные барьеры. В дополнение к межличностным контактам, нужно иметь представление о преградах в организационных коммуникациях.

Искажение сообщений.

Искажение сообщений – одна из преград в организационных коммуникациях. При движении информации внутри организации смысл сообщений может несколько искажаться в силу некоторых причин [5, с. 126]:

• несознательное искажение происходит из-за межличностных барьеров;
• сознательное искажение может происходить, когда кто-то, несогласный с сообщением, модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах;
• фильтрация происходит по мере движения сообщений вверх, вниз или с уровня на уровень организации или отдела. Фильтрация необходима для того, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются. Для этого их приходится суммировать и упрощать, акцентировать одни и отсеивать другие перед отправкой. Такой отбор и может стать причиной искажения содержания или непопадания важной информации в нужный сектор организации;
• сообщения, направляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Кроме того, причиной ухудшения информации может быть повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от подчиненных.

Информационные перегрузки.

Данный организационный барьер может возникать тогда, когда руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. Могут возникнуть проблемы из-за различия в понимании важности сообщений.

Неудовлетворительная структура организации.

Неудовлетворительная структура организации. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Могут вызвать проблемы неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Несомненно, при обмене информацией мешают конфликты между различными людьми, группами или отделами.

Выводы по главе 1:

Таким образом, барьеры в общении не являются результатом сознательной, произвольной и направленной защиты от воздействия информации.

Они могут возникать в самых различных ситуациях.

Да, конечно, некоторые барьеры являются своего рода охраной от перегрузок, от обвала информации, но они также и отрицательно сказываются на процессе коммуникации.

Поэтому необходимо уметь различать коммуникационные барьеры и пытаться уменьшать их отрицательное влияние на коммуникационный процесс.

В результате проделанной работы в первой главе

1) Дали определение такому понятию как «коммуникация»;

2) Рассмотрели основные элементы коммуникации;

3) Рассмотрели этапы коммуникационного процесса;

4) Рассмотрели различные виды коммуникационных барьеров.

ГЛАВА 2. ПРОБЛЕМА КОММУНИКАЦИОННЫХ БАРЬЕРОВ В ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ОТДЕЛЕНИЯ ПО Г. ЩЕЛКОВО И ЩЕЛКОВСКОМУ РАЙОНУ УПРАВЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

2. 1. Факт-лист: описание Федерального Казначейства

Казначейство прошло длинный и сложный путь развития. Его история неотделима от истории развития Российского государства в целом.

Зарождение казначейской службы произошло еще во времена Древней Руси, когда появилась должность казначея – должностного лица княжеской или боярской администрации, хранителя княжеских ценностей, которые назывались казной. С течением времени финансовая система расширялась и изменялась.

Усиление роли казначейства происходит в начале XX века в связи с ростом доходов и расходов государства, усложнением финансовой системы. С 1918 года казначейство было расформировано, и его функции получили новые финансовые органы. Финансирование всего народного хозяйства страны и всего советского аппарата, счетно–бюджетная работа, руководство денежным обращением были переданы организованной казначейской финансовой комиссии, а впоследствии - Наркомату финансов и Народному банку РСФСР, а затем – Министерству финансов СССР и союзных республик, Государственному банку СССР и его территориальным органам.

Указом Президента Российской Федерации от 8 декабря 1992 года № 1556 (в принципиальном плане) и постановлением Правительства России от 27августа 1993 года № 864 (в организационном плане) был решен вопрос о создании федерального казначейства в составе Министерства финансов Российской Федерации. С этого момента началось возрождение казначейства в России.

В течение 2000-2002 годов было завершено создание вертикальной структуры органов федерального казначейства, включающей 89 управлений федерального казначейства и 2254 отделения федерального казначейства.

В 2002 году практически был завершен процесс перевода всех федеральных учреждений, за исключением отдельных учреждений Министерства обороны Российской Федерации, на обслуживание через органы федерального казначейства.

На современном этапе перед органами Федерального казначейства стоят следующие основные задачи:

• проведение кассовых операций, осуществляемых в ходе исполнения федерального бюджета;
• осуществление предварительного и текущего контроля за соблюдением бюджетного законодательства участниками бюджетного процесса;
• распределение (по законодательно установленным нормативам) доходов, поступивших в бюджетную систему, между бюджетами разных уровней;
• осуществление кассового обслуживания исполнения бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов;
• своевременное и качественное составление отчетности об исполнении федерального бюджета.

2. 2. Определение и исследование возникшей проблемы

В ходе интервью с руководителем Отделения по г.Щелково и Щелковскому району УФК (Поветкина Е.А.), были выявлены следующие проблемы в работе Отделения:

- нарекания к работе прикладного программного обеспечения,

- вопросы по новым нормативным актам, документам из Центрального аппарата Федерального Казначейства,

- рассогласование работы с УФК.

В процессе написания курсовой работы решила узнать, что же является причиной данных проблем. Для исследования данных проблем были выбраны методы анализа документов и глубинного интервью.

Проанализировав стенограмму совещаний Федерального Казначейства с руководителем Управления Федерального Казначейства по субъектам Российской Федерации от 28 января 2019 года, стенограмму совещаний Федерального Казначейства с руководителем Управления Федерального Казначейства по субъектам Российской Федерации от 11 марта 2018 года, тезисы к выступлению Руководителя Управления Федерального Казначейства по Московской области Каличенко О.М. на расширенном заседании Коллегии Управления 12 марта 2019 года на тему: Об итогах работы УФК по Московской области в 2018 году и задачах на 2019 года, - и проведя второе интервью с руководителем Отделения Федерального Казначейства по г.Щелково и Щелковскому району по вопросам, касающимся проанализированных документов, автор курсовой работы выяснила, что из-за внедрения новых нормативных актов, нового программного обеспечения Управлением Федерального Казначейства по Московской области в работе Отделений (в том числе и Щелковского) возникли сбои и проблемы, связанные с коммуникацией и взаимодействием отделений с их клиентами.

УФК делает акцент на работу внутри отделений и согласование работы отделений между собой, новые коды УБП (участников бюджетного процесса) и т.п., в то время как из-за нововведений в сфере электронного документа оборота, т.е. в работе с клиентами, возникают серьезные проблемы. Управление ставит одни задачи, называя их главными, но Отделения не могут их выполнять в указанные сроки в необходимых объемах в ущерб работе с клиентами.

Возникает непонимание, и взаимные претензии что со стороны руководства УФК и Отделений, что со стороны клиентов.

Почему же так происходит?

В конце 2018 – начале 2019 года ФК было внесено много нововведений – нормативные акты, новое программное обеспечение, введение качественно нового электронного документооборота. Все преобразования в организации и работе ФК должны были проводиться одновременно.

На Отделения Федерального Казначейства свалилось слишком много работы – подготовка помещений и оборудования для СЭД (система Электронного Документооборота), установка и отладка программ непосредственно в Отделениях, информирование своих клиентов о новой системы СЭД и курирование установки этой же системы у них, изучение новых нормативных актов и т.д. и т.п. На все это давалось крайне мало времени и мало профессиональных сотрудников отдела Информационных Технологий.

Оказалось, что в офисах клиентов нет необходимого оборудования для установки СЭД и система электронного документооборота действует не по схеме клиент-отделение-управление, а по схеме отделение-управление. СЭД не была отработана и не отработана до сих пор, клиенты без сотрудников отдела Информационных Технологий ничего сделать не могут, а работать надо, прекращать движение документов нельзя.

На вопрос - Как же осуществляете свою работу, - ответ следующий: «Клиенты вынуждены представлять документы на бумажных носителях (это дополнительные денежные затраты). Наши сотрудники эти документы в электронной форме проводят через СЭД. Клиентов у нас много, а документов и того больше…линии перегружены постоянно, часть документов приходится пересылать по несколько раз».

Управление главной целью работы Отделений на данный момент ставит установку и отладку СЭД у клиентов, это верно, но ведь обычную работу у Отделений никто не забирает и времени на перевод в электронный вид и отсылку документов клиентов уходит не мало, поэтому выполнить эти указания Отделения так быстро не могут.

Приходится отсеивать часть информации, идущей из Управления, чтобы продолжать нормальную работу с клиентами.

Проанализировав сложившуюся ситуацию, выдвинула предположение, что причиной данных проблем являются такие коммуникационные барьеры, как:

1) информационные перегрузки (в Отделении и Управлении),

2) плохая обратная связь или ее отсутствие (между Отделениями и Управлением),

3) непонимание (со стороны УФК),

4) неумение слушать (УФК).

Для исследования данной проблемы автором был выбран метод анкетирования. Выбор метода анкетирования был обусловлен необходимостью, с точки зрения автора курсовой работы, получения точных статистических данных, анализ которых поможет разобраться в сложившейся ситуации в Отделения по г.Щелково и Щелковскому району УФК по Московской области.

Гипотеза: Руководитель и все сотрудницы ОФК по г.Щелково и Щелковскому району, знающие о существующих проблемах в системе электронного документооборота (в работе с клиентами) (2а, 3г,д, 4 – 1а), не зависимо от их возраста и должности (1, 8а-з), считают, что причинами данных проблем являются множественные нововведения и реформы Федерального Казначейства, проводимые в одно и то же время (4 – 2а,г); что проблемы, связанные с установкой оборудования для системы электронного документооборота и отладкой программы, не могут быть решены в поставленные Управлением Федерального Казначейства сроки (5г,д), потому что у Отделений есть другие, более значимые и необходимые задачи, которые они также обязаны выполнять (4 – 2а,г), но проблема бы решалась гораздо быстрее и эффективнее, если бы Управление Федерального Казначейства своевременно реагировало на поступающую из Отделений информацию и выдвигаемые ими предложения (6а, 7а,б).

Анкетирование

Уважаемый респондент! Мы проводим опрос с целью выявления возможных путей улучшения коммуникаций в вашей организации. Пожалуйста, ответьте на предложенные в анкете вопросы. Исследование анонимно.

1. Укажите Вашу должность:

_______________________________________________________________

2. Имеете ли вы отношение к системе электронного документооборота?

а) да, имею,

б) нет, не имею.

3. По вашему мнению, система электронного документооборота работает без сбоев по схеме клиент – отделение – управление?

а) да

б) скорее да, чем нет

в) затрудняюсь с ответом

г) скорее нет, чем да

д) нет

4. Если нет, то 1) на каком этапе происходя сбои; и 2) каковы причины сбоев (можно выделить несколько вариантов ответа)?