Заголовки оцифрованных документов (т.е. имена графических файлов, образующихся в результате сканирования бумажных документов) приводятся к определенной последовательности и содержат необходимые поисковые данные.

Листы каждого дела в структуре каталога располагаются в порядке возрастания номеров листов документа, что упрощает полистный просмотр дела пользователями.

Например, «01_Р272_3_964_·8об.jpg»; где: 01 код архива, Р272 номер фонда, 3 – номер описи, 964 номер дела, 8 – номер листа, об – оборот листа, знак «_» разделитель. То есть файл с таким именем содержит изображение оборотной страницы 8-го листа из дела 964, которое внесено в опись № 3 из фонда Р272. Подлинник этого дела хранится в Государственном архиве Новосибирской области.

В Приложении 2.1 приведена система обозначений файлов, используемая в ГАНТСДСО.

При работе со сканером, операция присвоения имени файлу производится непосредственно в процессе сканирования специальной программой или вручную оператором после сканирования.

Таким образом, при оцифровании бумажных документов при помощи сканера, необходимо выполнить следующие операции:

1. 
   Создать отдельный каталог в компьютере на жестком диске, в который будут заноситься отсканированные изображения.
   
2. 
   Запустить программу сканирования изображений.
   
3. 
   Включить функцию потоковых операций (если требуется).
   
4. 
   Указать созданный ранее каталог, как место сохранения отсканированных изображений.
   
5. 
   Установить префикс выбранного названия или обозначения, которое будет присваиваться графическим файлам сканируемых изображений.
   
6. 
   Установить необходимые параметры яркости, контрастности, гаммы, режим цветности, разрешение и область сканирования.
   
7. 
   Установить формат получаемых при сканировании электронных копий документов.
   
8. 
   Выбрать источник сканирования (с лотка автоматической подачи листов или с планшета).
   
9. 
   При использовании поточного сканирования с лотка автоматической подачи пакета документов необходимо предварительно:
   

• 
  расшить документы;
  
• 
  отделить листы друг от друга;
  
• 
  убрать остатки ниток, скрепок, застывшего клея и др.;
  
• 
  уложить листы на лоток и выровнять их по переднему краю в направлении подачи.
  

Не допускается сканирование с лотка автоматической подачи документов:

---

• 
  на тонких или ветхих носителях;
  
• 
  имеющих рваные края, сильно мятую поверхность, высокую степень мягкости или твердости;
  
• 
  документов, ранее подвергавшихся бумажной реставрации.
  

1. 
   При использовании планшетного или книжного сканера – ровно положить сканируемый документ на планшет или платформу сканера.
   
2. 
   Начать процесс сканирования и сохранения отсканированных документов на жестком диске.
   
3. 
   В процессе полистного сканирования следует постоянно контролировать:
   

• 
  соответствие номера сканируемой страницы номеру получаемого файла;
  
• 
  полностью ли раскрыт переплет;
  
• 
  расправлены ли складки и кромки листа;
  
• 
  равномерный прижим листа к стеклу сканера;
  
• 
  своевременное изменение, по необходимости, параметров сканирования;
  

• 
  соответствие полученных изображений установленным критериям качества;
  

• 
  если лист документа просвечивает, то под него должна быть подложена белая матовая непросвечивающая подкладка;
  
• 
  при наличии литерных листов необходимо вручную переименовывать их файлы.
  

2. 
   Обработка оцифрованных документов для последующего хранения
   

Обработка оцифрованных документов необходима в силу следующих причин, мешающих зрительному восприятию изображения документа:

• 
  В процессе сканирования на получаемом изображении оказывается не только сам документ, но и области за пределами границ документа. Это также приводит к избыточному увеличению объёма файла ЭК.
  
• 
  Документ при сканировании, как правило, расположен под некоторым углом, а не строго вертикально или горизонтально, что тоже увеличивает объём файла ЭК.
  
• 
  Оригиналы документов могут содержать затухающие тексты, которые трудно читаемы на отсканированных изображениях.
  
• 
  Неровности поверхности носителя оригинала могут исказить фон электронного изображения, создавая области затемнения.
  
• 
  Тексты и графические объекты на некоторых оцифрованных документах получаются перевернутыми на 90 – 180 градусов. Это связано с особым расположением этих текстов и объектов на документе или невозможностью поместить сам документ в зоне сканирования с нужной ориентацией из-за технических особенностей устройств оцифровки.
  

Использование графических редакторов позволяет устранить указанные недостатки, а также, в случае необходимости, провести коррекцию отсканированных изображений документов.

---

Получаемые оцифрованные документы представляют собой файлы больших размеров. В целях уменьшения объемов файлов изображений допустимо производить их сжатие при помощи компрессии. Это позволяет экономить площади, выделяемые для хранения носителей с электронными копиями документов.

Компрессия (сжатие) информации является частью технологии оцифрования документов, а также подготовки ЭК к хранению. Компрессия осуществляется посредством математического кодирования. Алгоритм компрессии заключается в преобразовании цифровой растровой структуры изображения в особый более компактный код, обеспечивающий уменьшение размера файла.

Метод компрессии может предусматривать сжатие без ухудшения или с ухудшением качества изображения.

Точность воспроизведения изображения оригинала имеет большое значение, особенно для архивных документов. В связи с этим рекомендуется использование технологии максимальной компрессии изображения без заметной потери качества.

Одним из широко распространенных графических стандартов, удовлетворяющих данным условиям, является стандарт JPEG (Joint Photographic Experts Group Standart стандарт объединенной группы фотоэкспертов).

JPEG (JPG) современный формат файлов изображений, создававшийся для хранения фотографий. Его метод компрессии предоставляет возможность устанавливать любую необходимую степень сжатия, позволяя достигать оптимального баланса между минимальным размером файла и приемлемым качеством изображения. Степень сжатия может достигать 10-ти и более раз.

Формат JPEG является эффективным средством хранения изображений с многочисленными едва уловимыми оттенками цвета.

Несмотря на то, что в JPEG используется алгоритм сжатия с частичной потерей цифровой растровой структуры и распакованное JPEG-изображение не абсолютно точно соответствует оригиналу, очень часто эти различия столь незначительны, что их едва можно обнаружить. Следует отметить, что речь идет не о потере смысловой информации документа, а всего лишь о небольшом, незаметном для человеческого глаза изменении его визуальных характеристик.

Одним из недостатков JPEG-компрессии является наличие кумулятивного эффекта. В процессе JPEG-сжатия происходит удаление некоторых кодовых данных. Когда же файл открывается в графическом редакторе и сохраняется вновь как JPEG-файл, то ещё раз теряется немного целостности изображения.

---

Поэтому важно не заменять исходный JPEG-файл новой версией после редактирования, а сохранять обработанный файл под другим именем или в другом каталоге. Если же JPEG-файл записан на компакт-диск, то он не будет меняться или ухудшаться, сколько бы раз его не открывали.

Из выше сказанного следует, что JPEG является форматом, полностью соответствующим технологическим требованиям по созданию и хранению электронных копий документов.

Другой широко известный, предложенный компанией Aldus, формат TIFF (Tag Image File Format) наиболее распространенный формат хранения фотографий в издательском деле. Это достаточно гибкий формат, позволяющий сохранять фотографии в режимах цветности 256 color, RGB, CMYK, Grayscale, B&W. Имеется возможность сжатия файлов методом компрессии без потери качества изображения.

Формат растровых графических файлов TIFF создан для хранения графических изображений высокого разрешения, полученных с помощью сканера. Основное преимущество формата TIFF заключается в том, что он поддерживает большие изображения, файлы, содержащие несколько слоев изображений, и разнообразные методы сжатия. Но в отличие от JPEG-формата TIFF-файлы более объемны.

Формат TIFF тоже может быть использован в процессе создания ЭК документов.

Технология обработки оцифрованных документов не исключает появления различного рода ошибок. В связи с этим, необходимо сохранять отредактированные файлы в отдельном каталоге, а не заменять ими исходные файлы. Это позволит исправить выявленные ошибки, вновь проведя обработку соответствующих исходных файлов.

В зависимости от применяемого сканера, способа сканирования, на полученных изображениях могут присутствовать по отдельности лицевые и оборотные страницы листов или же развороты, где одновременно находятся оборотная сторона предыдущего листа и лицевая сторона последующего листа.

Выбор необходимого варианта комплектования электронных изображений определяется требованиями заказчика.

В Приложении 2.3. приведена система обозначений рабочих каталогов, используемая в ГАНТСДСО при создании ЭК архивных документов.

Таким образом, при обработке оцифрованных документов применяются следующие технологические операции:

1. 
   Создать каталог для сохранения обработанных цифровых документов. Скопировать в него файлы отсканированных изображений. Произвести необходимые переименования этих файлов, если нужно.
   
2. 
   Если требуется разделение лицевых и оборотных страниц, создать второй каталог для сохранения обработанных оборотов листов. Скопировать в него файлы отсканированных изображений, содержащие оборотные страницы. Произвести необходимые переименования этих файлов с тем, чтобы они соответствовали обозначениям оборотов листов.
   
3. 
   Запустить программу обработки изображений.
   
4. 
   Открыть цифровой документ, подлежащий обработке.
   
5. 
   В случае если текст и изображение в данном документе находятся в перевернутом виде, либо повернуты на 90 и более градусов, следует осуществить поворот документа на необходимую величину, таким образом, чтобы текст был читаем и расположен в горизонтальном направлении.
   

---

Если все или большинство файлов при сканировании были сохранены с одинаково перевернутым или повернутым текстом, то возможно произвести автоматический поворот изображений данных файлов на необходимую величину (при наличии данной функции в графическом редакторе).

6. 
   Осуществить точное выравнивание текста и изображения.
   
   1. 
      Средствами программы и визуально определить степень неровности текста и изображения по вертикальным и горизонтальным кромкам листа документа. Задать необходимый уровень точного поворота изображения.
      
   2. 
      Произвести точный поворот.
      
   3. 
      Проконтролировать ориентацию текста и изображения документа после поворота.
      
   4. 
      В случае, если текст и изображение на документе расположены недостаточно ровно, повторить п.п. 3.2.6.1 3.2.6.3.
      

Примечание: В некоторых документах на одной и той же странице отдельные части текстов могут быть расположены разнонаправлено. В такой ситуации следует ориентироваться на основную часть текста, либо создать несколько файлов с одинаковыми, но по-разному повёрнутыми изображениями одной и той же страницы.

7. 
   Осуществить обрезку лишних краев электронных образов документа.
   
   1. 
      Визуально определить части документа, подлежащие обрезке.
      
   2. 
      Средствами программы наметить границы обрезки документа.
      
   3. 
      Средствами программы обрезать лишние части документа.
      

Примечание: На обрезанном изображении должны быть видны все кромки листа документа и переплёт дела (если документ подшит). Как правило, оставляемые поля должны быть минимальными. Однако, если текст или хоть какие-нибудь символы, сделанные печатным или рукописным способом, а также оттиски печатей, штампов и т. п. расположены очень близко к кромке листа, то для лучшей читаемости документа следует увеличить оставляемое поле с нужной стороны.

8. 
   Осуществить регулировку яркости и контрастности обрабатываемого документа.
   
   1. 
      Визуально определить степень яркости и контрастности, параметры цветовой гаммы документа.
      
   2. 
      При необходимости средствами программы осуществить изменения яркости и контрастности, регулировку цветовых оттенков до необходимого уровня.
      
9. 
   Сохранить файл с тем же именем в исходный каталог, созданный по п. 3.2.1. или п. 3.2.2. При этом формат, режим цветности, параметры разрешения и сжатия должны остаться такими же, как в исходном файле.
   
10. 
    Перейти к обработке следующего графического файла.
    
11. 
    Посредством циклического повторения п.п. 3.2.4 3.2.10, обработать указанным образом все файлы, содержащиеся в каталогах, созданных по п.п. 3.2.1, 3.2.2.
    
12. 
    Если было создано два каталога, отдельно для лицевых и оборотных страниц, то необходимо создать третий – результирующий каталог и скопировать в него все обработанные файлы из первых двух. Выполнить сортировку файлов по именам.
    
13. 
    Произвести проверку полученных файлов изображений. Проверке подвергаются файлы, размещённые в результирующем каталоге.
    
    1. 
       Выполнить первую проверку. Первая проверка проводится оператором, который сам исправляет допущенные ошибки.
       
    2. 
       Выполнить вторую проверку. Вторая проверка проводится другим уполномоченным лицом. Ошибки устраняет оператор.
       
    3. 
       Выполнить контрольную проверку. Контрольная проверка результирующего каталога производится ответственным лицом и выполняется до тех пор, пока все ошибки не будут устранены.
       

---

Смотрите также файлы

• Паводковый период.docx

• Ценности документов в организации После истечения установленного срока хранения.docx

• Психологические особенности развития ребенка в младенческом возрасте (2 часа).doc

• Вторая мировая война 19391945 гг. 1 вариант Выберите правильный ответ.docx

• Все примитивные типы и их размеры. Целочисленные byte.docx