С целью облегчения выполнения проверок рекомендуется каждому проверяющему создавать в результирующем каталоге персональный файл замечаний, в котором указываются выявленные ошибки, а затем ставятся отметки об исправлении. В Приложении 3 приведён образец текстового файла замечаний, используемого в ГАНТСДСО при проверке ЭК архивных документов. В нём проставляются номера листов или имена файлов в тех пунктах, которым соответствуют найденные ошибки. Отметкой об исправлении служит знак «+».

3. 
   Запись обработанных оцифрованных документов на носители
   

Наиболее целесообразными и экономически выгодными носителями информации на сегодняшний день являются компакт-диски типа CD-R и DVD-R.

CD-R (Compact Disk Recordable) оптический компакт-диск однократной записи с объемом данных до 700 Мб. Записанная на диске информация не может быть стерта или заменена на новую.

DVD-R оптический диск однократной записи с возможностью хранения до 4,7 Гб данных.

Основными преимуществами компакт-дисков являются:

• 
  надежность и возможность долгосрочного хранения информации (порядка 10-30 лет);
  
• 
  достаточно высокая емкость;
  
• 
  относительно невысокая стоимость;
  
• 
  широкая распространенность устройств чтения CD-R и DVD-R дисков;
  
• 
  CD-R, DVD-R диски исключают возможность несанкционированного исправления пользователями записанной на них информации;
  
• 
  малые габариты и др.
  

Во избежание потери оцифрованных изображений, хранящихся на оптических дисках, вследствие возникновения форс-мажорных обстоятельств, а также порчи дисков в процессе использования и хранения, целесообразно осуществлять запись обработанных оцифрованных копий документов минимум на два диска одновременно. Первый диск предназначается для использования, а второй – только для восстановления первого в случае его утраты или порчи.

Технологические операции при проведении записи оцифрованных документов на оптические носители следующие:

1. 
   Вставить компакт-диск в дисковод соответствующего записывающего устройства. Диск не должен иметь царапин, загрязнений, трещин, изгибов, посторонних меток, этикеток, содержать какую-либо информацию.
   
2. 
   Запустить программу записи компакт-дисков.
   
3. 
   Определить необходимые файлы, предназначенные для записи.
   
4. 
   Установить необходимую скорость записи. Для осуществления наиболее качественной записи рекомендуется выбирать минимально возможную из имеющегося списка скорость. Следует также учитывать, что на максимальных оборотах существует вероятность разрушения компакт-диска и, как следствие, порча дисковода.
   
5. 
   Установить режим записи данных – «мультисессия», «без мультисессии».
   
6. 
   Установить необходимое количество копий.
   
7. 
   Установить режим верификации (проверки) данных после записи.
   
8. 
   Запустить процесс записи данных на компакт-диск.
   
9. 
   По окончании записи и верификации данных при необходимости сохранить образ записанного диска в памяти компьютера.
   
10. 
    Выйти из программы записи компакт-дисков.
    
11. 
    Путем открытия нескольких файлов проверить правильность и качество записи данных на диск.
    
12. 
    При необходимости запретить возможность дальнейшей записи информации на компакт-диск.
    
13. 
    Вынуть компакт-диск из дисковода и установленным образом произвести его маркировку.
    

---

В Приложениях 2.1-2.3 приведена система обозначений, а в Приложении 4 – технологический процесс записи компакт-дисков, используемые в ГАНТСДСО. По мере создания электронных копий документов ведётся необходимый внутренний учёт записанных компакт-дисков до момента передачи их на хранение.

3. 
   Передача электронных копий на хранение
   

Записанные на оптические диски электронные копии документов ФП передаются на хранение Заказчику на основании заполненного изготовителем «Отчёта о выполнении работ по Заказу на изготовление копий документов» (Приложение 5).

Отчёт составляется в 2 экземплярах. Один экземпляр передаётся Заказчику. Другой экземпляр остается в Филиале и регистрируется в Журнале учета заказов на копирование документов.

При приеме на хранение компакт-дисков с электронными копиями документов заказчиком проверяются техническое состояние дисков, соответствие их содержимого нанесённым маркировкам, а также качество изготовленных электронных копий путем просмотра на мониторе.

4. 
   Оборудование и программное обеспечение
   

При создании программно-аппаратного комплекса, предназначенного для изготовления ЭК, в качестве основного его элемента рассматривается сканер, функциональные возможности и технические характеристики которого во многом определяют конфигурацию системы в целом.

Как правило, производители поставляют со сканерами программные пакеты, позволяющие наилучшим образом использовать особенности конкретной модели. Однако, их использование не является обязательным. Поэтому при определении комплекта программ следует начинать с выбора программы сканирования, ориентируясь на максимальное соответствие технологическому процессу изготовления ЭК. В свою очередь, требования программного обеспечения к оборудованию предопределяют структуру аппаратной части комплекса.

Анализ тенденций и темпов развития вычислительной техники показывает, что через каждые 3 4 года в сфере информационных технологий происходит своеобразная смена поколений: переход на использование более совершенных компьютеров и программ.

Применительно к архивной отрасли следует отметить, что по мере морального устаревания компьютерного оборудования и программного обеспечения возникает проблема совместимости вновь появляющихся программно-аппаратных комплексов с ранее созданными электронными копиями и их носителями, хранящимися в архивных фондах. Чтобы в будущем иметь возможность воспользоваться ЭК, изготовленными на старом оборудовании, нужно позаботится об «обратной совместимости» обновляемых программных и аппаратных средств.

---

Обратная совместимость это способность систем новых поколений прочесть информацию, записанную на системах старых поколений. То есть, новые программы должны уметь работать с файлами старых форматов, новые компьютеры должны уметь читать старые носители электронных копий.

Обратная совместимость предоставляет возможность заменять действующие системы на более современные, не требуя при этом преобразований форматов ранее созданных файлов или миграций (перезаписи) электронных копий на другие носители.

С целью обеспечения «обратной совместимости», создавая новые комплексы, необходимо придерживаться принципов построения систем «с открытой архитектурой».

Системы с открытой архитектурой позволяют осуществлять модернизацию оборудования путём замены отдельных его компонентов с минимальным воздействием на первоначальное программное обеспечение, а также, наоборот, производить совершенствование или замену отдельных программ без коренного изменения структуры аппаратной части комплекса.

Подбирая оборудование или программы для комплекса, рекомендуется ориентироваться на беспатентные и безлицензионные системы, не нуждающиеся в постоянном обслуживании лицензированными специалистами.

Беспатентные и безлицензионные системы, не ограниченные авторскими правами, позволяют избегать проблемы, связанные с доступом к ЭК, хранящимся на электронных носителях длительное время.

Рекомендуемые ниже технические характеристики оборудования и перечень программ, входящих в состав программно-аппаратного комплекса, являются ориентировочными и могут быть заменены на другие, обеспечивающие выполнение технологических процессов изготовления электронных копий документов.

---

Оборудование

п/п	Наименование	Характеристики
1	Системный блок персонального компьютера	Процессор: Intel Pentium, Celeron, Athlon с тактовой частотой – не менее 2 ГГц; объём оперативной памяти – не менее 1 Гбайт; емкость жесткого диска – не менее 300 Гбайт; видеокарта – Geforce 8500 или выше, с оперативной памятью – не менее 256 Мбайт.
2	Монитор	ЭЛТ «дизайнерского» класса: размер экрана по диагонали –19…24 дюймов; разрешение – не менее 1280х1024 dpi; частота регенерации экрана – не менее 100 Гц при качестве цветопередачи – не менее 32 бит; полоса пропускания – не менее 200 МГц; размер пикселя (шаг маски) – не более 0,25 мм; линейность горизонтальной и вертикальной развёрток по всему экрану.
3	Устройства записи оптических дисков	Внутренние или внешние, обеспечивающие запись дисков разных форматов (CD, DVD, HD, Blue rey), как Recordable однократной записи, так и ReWritable – перезаписываемые.
4	Сканер	Размеры планшета (платформы) – А2…А0; разрешающая способность – не менее 600 dpi; цветопередача – не менее 24 бит; возможность поточного сканирования со скоростью не менее 1 страницы в секунду, (при разрешении 200 dpi).

1. 
   Программное обеспечение
   

п/п	Наименование	Версия	Назначение
1	Операционная система	Windows XP Professional SP2	Обеспечение работы компьютера.
2	Менеджер сканирования	PROView 6.74 или Batch Scan Wizard 4.0 и выше	Управление параметрами сканирования.
3	Графический редактор	Adobe Photoshop 8 и выше	Обработка графических изображений.
4	Менеджер файловых имён	ReNamer 5.40 или Rename US 2.1 и т.п.	Пакетное редактирование имён файлов.
5	Редактор PDF-файлов	Adobe Acrobat 8 Pro и выше	Создание многостраничных файлов. Преобразование форматов.
6	Офисный программный пакет	Microsoft Office 2003 Pro и выше	Обработка графических файлов. Ведение электронных каталогов, технологического учета.
7	Менеджер компакт-дисков	Nero 6 и выше	Запись информации на внешние носители (DVD и CD).
8	Контролёр системных запросов	Agnitum Outpost Firewall Pro 2009 с обновлениями	Защита компьютера от несанкционированного доступа.
9	Антивирусная программа	Антивирус Касперского 2009 с обновлениями	Защита компьютера от вредоносных программ.

---

5. Охрана труда

При изготовлении электронных копий документов следует соблюдать требования межотраслевых и ведомственных инструкций по охране труда и технике безопасности для работ на персональных электронно-вычислительных машинах (ПЭВМ), а также руководствоваться Санитарно-эпидемиологическими правилами и нормативами СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы».

Для предупреждения преждевременной утомляемости операторов ПЭВМ рекомендуется организовывать рабочую смену, применяя чередование работ с использованием ПЭВМ и без него.

При отсутствии возможности чередования работ в случаях, когда характер деятельности с ПЭВМ требует постоянного напряжения внимания и сосредоточенности (набор текстов, ввод данных и т.п.), необходимо организовывать перерывы на 10 15 мин. через каждые 45 60 мин. работы.

Во время регламентированных перерывов с целью снижения нервно-эмоционального напряжения, утомления органов зрения, устранения влияния гиподинамии и гипокинезии, предотвращения развития позотонического утомления, следует выполнять соответствующие комплексы упражнений.

Задание 2. (максимальное количество баллов – 3 балла).

Решите задачу: В архиве хранятся электронные документы. Согласно графику, в архиве начались работы по модификации оборудования и замене существующих устройств хранения информации на новые.

1. 
    Формированием электронных дел, точно так же, как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях, всем этим должны заниматься исполнители.
   

 При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

После переформатирования аутентичность электронных документов может быть поставлена под сомнение, особенно если переформатирование проводилось несколько раз. Для обеспечения необходимого уровня аутентичности в системах хранения и у хранителей информации должна быть реализована документированная политика контроля качества, предписывающая обязательную проверку точности всех переформатированных документов.

---

Смотрите также файлы

• Паводковый период.docx

• Ценности документов в организации После истечения установленного срока хранения.docx

• Психологические особенности развития ребенка в младенческом возрасте (2 часа).doc

• Вторая мировая война 19391945 гг. 1 вариант Выберите правильный ответ.docx

• Все примитивные типы и их размеры. Целочисленные byte.docx