Циклы деловой деятельности: кто из сотрудников или деловых подразделений организации будет принимать решения о том, когда нужно проводить конверсию или миграцию?

Организации, сохраняющие электронные документы в течение сроков, делающих необходимым регулярное проведение конверсии или миграции, должны разработать программу конверсии и миграции прежде, чем начнут крупные проекты в этой области.

Разработка такой программы подразумевает появление требования о проведении конверсии или миграции электронных компонентов, образующих документы организации, и создание управляющей структуры, наделенной собственной или делегированной исполнительной властью. Корпоративные политики организации должны санкционировать введение программы конверсии и миграции.

Управляющая структура программы конверсии и миграции определяет, когда и каким образом осуществляются конверсии и миграции и кто их выполняет. Обычно за авторизацию конверсии и миграции отвечают специалисты по управлению документами, которым помогают ИТ-специалисты, владельцы деловых процессов и юристы. Управляющая структура программы конверсии и миграции также определяет, как будет осуществляться аудит и кто отвечает за его проведение.

Такая авторизация управляющей структуры и определение ответственного делового подразделения имеют ключевое значение для того, чтобы конверсия и миграция стали в организации одним из видов обычной, регулярно выполняемой деловой деятельности. В крупных организациях с целью минимизации риска программа конверсии и миграции должна определить

- ограниченный перечень событий-триггеров, инициирующих проведение конверсии или миграции;

- типы выполняемых конверсий и миграций и их периодичность;

- методы документирования (и при необходимости свидетельствования) того, что процессы выполняются в соответствии с требованиями.

---

Смотрите также файлы

• Паводковый период.docx

• Ценности документов в организации После истечения установленного срока хранения.docx

• Психологические особенности развития ребенка в младенческом возрасте (2 часа).doc

• Вторая мировая война 19391945 гг. 1 вариант Выберите правильный ответ.docx

• Все примитивные типы и их размеры. Целочисленные byte.docx