Файл: В процессе организации своей работы какиелибо документы, неизбежно сталкивается с необходимостью их обработки.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 04.12.2023
Просмотров: 56
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
На современном этапе развития компьютерных технологий большую популярность приобрело создание баз данных. Учет успеваемости обучаемых, продажа билетов, ведение библиотек, учет иностранных студентов и многие другие – это лишь малая часть отраслей, в которых применяются базы данных.
База данных – совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимосвязь. Информацию, хранящуюся в БД можно широко использовать в различных приложениях, причем способы использования данных можно легко и быстро изменять. Также обеспечивается возможность запрашивать, находить и изменять информацию в БД.
В качестве инструмента для создания информационной системы было выбрано приложение Microsoft Access, что позволило разработать рассматриваемую информационную систему как Windows-приложение с удобным интерфейсом пользователя.
СУБД позволяет задавать типы данных и способы их хранения. Можно также задать критерии (условия), которые СУБД будет в дальнейшем использовать для обеспечения правильности ввода данных.
Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, электронные таблицы). Можно задавать также форматы хранения предоставления этих данных при выводе на экран или печать [4].
База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access – это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией [2].
Использование Access для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации выполнения повторяющихся задач.
Разработка информационной системы с помощью Access простых и удобных форм ввода данных, обработки данных и генерации сложных отчетов.
В Access предусмотрены все возможности, обеспечивающие связь приложении с Internet/intranet.
Очевидный успех реляционных систем в течение двух последних десятилетий позволяет сторонникам традиционных подходов считать, что реляционную модель достаточно расширить дополнительными (объектно-ориентированными) возможностями.
Access – мощное приложение Windows, впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта – детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows 95/98/2000/NT/XP, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows.
Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере. С другой стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц Excel. Работая в среде Microsoft Office 2003, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые между собой Access и Word, Excel и PowerPoint. [15]
На основе построенных логической и физической моделях можно приступить к построению схемы реляционной базы данных. Её реализация будет происходит непосредственно в выбранной ранее системе управления базами данных MS Access. Для лучшего преобразования моделей в реляционную схему необходимо руководствоваться следующими условиям:
1. Каждая простая сущность превращается в таблицу (отношение). Имя сущности становится именем таблицы.
2. Каждый атрибут становится возможным столбцом с тем же именем. Столбцы, соответствующие необязательным атрибутам, могут содержать неопределенные значения; столбцы, соответствующие обязательным атрибутам, - не могут. Если атрибут является множественным, то для него строится отдельное отношение.
3. Компоненты уникального идентификатора сущности превращаются в первичный ключ. Если имеется несколько возможных уникальных идентификаторов, выбирается наиболее используемый. Если в состав уникального идентификатора входят связи, то к числу столбцов первичного ключа добавляется копия уникального идентификатора сущности, находящейся на дальнем конце связи.
Работа в Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные.
В результате чего наша информационная система будет состоять из таблиц. Структура таблицы «Предприятие»: код предприятия, название, адрес, дата регистрации. Сущность «Предприятие» отводится для хранения информации о предприятиях, которые предоставляют вакансии. Предприятия нумеруют, чтобы потом иметь возможность ссылаться на эти номера
, т.к. атрибут «Название предприятия» не может быть использован для однозначной идентификации предприятия. Поэтому вводится целочисленный атрибут «Код предприятия», который автоматически наращивается на единицу при вводе в базу данных нового предприятия. Для связи с предприятием необходим атрибут «Адрес» клиента. Для составления отчетов руководству и дальнейшего архивирования необходим атрибут «Дата регистрации» поступления заявки.
Структура таблицы «Клиент»: личный номер, ФИО, адрес проживания, дата рождения, образование, семейное положение, дата регистрации, дата устройства, примечание.
Сущность «Клиент» отводится для хранения информации о людях, которые являются клиентами бюро трудоустройства. Клиентов целесообразно нумеровать, для того, чтобы иметь возможность ссылаться на эти номера, так как атрибут «ФИО» не может быть использован для однозначной идентификации клиентов. Поэтому вводится целочисленный атрибут «Личный номер», который будет автоматически наращиваться на единицу при вводе в базу данных нового клиента. Такие атрибуты, как «Адрес» клиента необходимы для связи с клиентом. Атрибут «Дата регистрации» поступления заявки также необходим и для составления отчетов руководству и дальнейшего архивирования. Атрибут «Примечание» создается дополнительно к полю «Дата трудоустройства», где хранится информация о том, ищет ли клиент работу или трудоустроен для вывода информации в отчеты.
Структура таблицы «Рабочие места»: код профессии, код предприятия, количество мест, условия найма.
Сущность «Рабочие места» предназначена для хранения информации о вакансиях на предприятиях. Чтобы клиент мог ознакомиться с основными условиями будущей работы необходим атрибут «Условия найма». Атрибут «Код профессии» – хранит информацию о коде профессии, на которую нужен работник. Атрибут «Код предприятия» – хранит информацию о коде предприятия, на которую нужен работник. Вакансии нумеруют, чтобы иметь возможность ссылаться на эти номера. Поэтому вводится целочисленный атрибут «Номер», который автоматически наращивается на единицу при вводе в базу данных очередной поступившей вакансии.
Структура таблицы «Профессии»: код профессии, наименование профессии.
Сущность «Рабочие профессии» отводится для хранения информации о профессиях, по которым может работать клиент и профессии, по которым предприятие ищет себе работников. Профессии нумеруют, чтобы иметь возможность ссылаться на эти номера, т.к. атрибут «Наименование профессии» не может быть использован для однозначной идентификации профессии. Для этого вводится целочисленный атрибут «Код профессии», который будет автоматически наращиваться на единицу при вводе в базу данных новой профессии.
Структура таблицы «Трудоустройство клиента»: личный номер, код предприятия, код профессии.
Основным элементом структуры БД в Access2003 является таблица, с помощью которой моделируются объекты и связи между ними. Следовательно, БД в Access представляет собой совокупность взаимосвязанных двумерных таблиц.
Таблица 1. Сведения об клиентах
| № | Имя поля | Тип данных |
| 1 | Личный номер | Счетчик |
| 2 | ФИО | Текстовый |
| 3 | Адрес проживания | Текстовый |
| 4 | Дата рождения | Дата/время |
| 5 | Образование | Текстовый |
| 6 | Семейное положение | Текстовый |
| 7 | Дата регистрации | Дата/время |
| 8 | Дата устройства | Дата/время |
| 9 | Примечание | Текстовый |
Таблица 2. Сведения об предприятии
| № | Имя поля | Тип данных |
| 1 | Код предприятия | Счетчик |
| 2 | Название | Текстовы |
| 3 | Адрес | Текстовый |
| 4 | Дата регистрации | Дата/время |
Таблица 3. Сведения об рабочих местах
| № | Имя поля | Тип данных |
| 1 | Код профессии | Числовой |
| 2 | Код предприятия | Числовой |
| 3 | Количество мест | Числовой |
| 4 | Условия найма | Текстовый |
Таблица 4. Сведения об профессиях
| № | Имя поля | Тип данных |
| 1 | Код профессии | Счетчик |
| 2 | Наименование профессии | Текстовый |
Таблица 5. Сведения об трудоустройстве клиентов
| № | Имя поля | Тип данных |
| 1 | Личный номер | Числовой |
| 2 | Код предприятия | Числовой |
| 3 | Код профессии | Числовой |
2.3 Разработка экранных форм ввода-вывода и отчета
После создания таблиц, для ввода данных необходимо создать формы.
Формы - одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления.
Форму можно создать тремя различными способами:
При помощи авто-формы на основе таблицы или запроса. С помощью авто-форм можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.
При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.
Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.
Грамотно связанные таблицы в схеме данных позволяют беспрепятственно связать формы между собой посредством кнопок. Это делает программу наиболее цельной и обеспечивает удобный интерфейс. Для перехода на другую форму необходимо выбрать соответствующую кнопку.
Приступим к созданию ГЛАВНОЙ ФОРМЫ, которая будет, появляется при открытии нашей базы данных «Бюро по трудоустройству».