Файл: Организация выставочно- ярморочной деятельности(Теоретические положения выставочно- ярморочной деятельности).pdf

По окончании выставки с учетом полученных визиток и «Журнала Контактов» рассылают факсы и письма с благодарностью важным клиентам, досылают информационные материалы, проекты контрактов, ведут с ними переговоры о следующих встречах.

Затем необходимо внимательно проработать каталог выставки и отправить коммерческие предложения и запросы тем фирмам, с которыми не удалось встретиться во время работы выставки.

2.3 Пути повышения эффективности выставочной деятельности УП АДАНИ

За последний год в УП АДАНИ в ходе выставок были решены следующие задачи:

1. Подготовка выставочного стенда «АДАНИ»;

2. Сделаны презентации продукции «АДАНИ» в сфере медицины для посетителей стенда предприятия;

3. Проведены переговоры с действующими и потенциальными дистрибьюторами продукции предприятия на рынке РФ и дальнего зарубежья;

4. Проведены встречи и беседы с представителями медицинских учреждений с целью сбора и анализа информации о последних тенденциях и потребностях на рынке медицины;

5. Изучена продуктовая линейка компаний-конкурентов, представленных на выставке.

Проанализировав выставочную деятельность УП АДАНИ, предлагаются рекомендации по повышению эффективности выставочной деятельности как инструмента маркетинга в системе продвижения продукции:

– необходимо, чтобы во время функционирования выставки на стенде присутствовал руководитель предприятия. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы, кто из руководителей будет на стенде. Обычно заранее становится известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения (об этом можно узнать в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя на стенде может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении. Во время работы выставки руководителю рекомендуем наблюдать и делать правильные выводы: сколько действительно необходимо выставочной площади для выставок такого типа, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки. Кроме того, руководитель предприятия может посетить другие выставочные стенды. Присутствие руководителя позволит более четко определить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию предприятия.

---

– кроме ведения журнала посетителей выставки, желательно проводить анкетирование ее посетителей. Основными критериями оценки посетителей в анкете включить: страну происхождения или для выставок, проводимых внутри страны, место, откуда прибыл посетитель; частоту посещения выставки; основные интересы посетителя; должность, занимаемая посетителем на предприятии; вид осуществленного контакта (например, получение информации, экономическое сотрудничество и т.д.) время пребывания на стенде (деловое общение).

Классификация посетителей на основании вышеприведенных критериев поможет предприятию оценить правильность выбора выставки и общую эффективность работы персонала в период подготовки и функционирования стенда.

– на подготовительно – организационном этапе важное значение придается рекламе участия, которая предусматривает информационные рассылки в адреса компаний, в контактах с которыми заинтересовано предприятие, с приглашением посетить стенд. Широкий резонанс дает рассылка индивидуальных или именных пригласительных билетов деловым партнерам и постоянным покупателям.

– предложение к оформлению стенда с помощью рекламных элементов (надписей – название предприятия, рекламный слоган и др.) смонтировать экраны с бегущей строкой или изображением, размещенным непосредственно над стендом или около него; мониторов для демонстрации рекламных роликов. Основная цель подобной рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности предприятия, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми экспонатами. Исследования свидетельствуют, что посетитель выставки, проходя мимо стенда, решает, подойти к нему или нет, в течение трех секунд. Поэтому оригинальность рекламных материалов обеспечивает стенду необходимую привлекательность экспозиции, а наличие небольшого количества точек концентрации внимания используется для того, чтобы не ослаблялось общее впечатление и не рассеивалось внимание посетителей.

– необходимо проводить маркетинговые исследования выставок, выявлять пути завоевания новых рынков, исследовать конкуренцию, изучать психологию рекламы и делового партнерства и осуществлять многое другое, позволяющее принципиально по-новому выводить продукцию на рынки с учетом реальных и всегда благоприятных условий. Однако в этом случае на более высоком уровне должно быть обеспечено выполнение одного из этапов маркетингового исследования – этапа сбора информации.

---

Анализ ресурсного обеспечения проекта показал, что в проекте необходимо определить те типы ресурсов, которые будут задействованы. Типы ресурсов, которые будут задействованы в проекте представлены в таблице 2 Таблица 2

Типы ресурсов, которые будут задействованы в проекте

Тип ресурса	Комментарии
Интеллектуальные	Наличие знаний об организации выставочной деятельности
Материальные	Требуется наличие ПК, оргтехники
Финансовые	Проект требует больших финансовых вложений, включающих в себя оплату за: аренду павильона, подготовку рекламных образцов продукта, организацию предвыставочной рекламной компании, з/п персонала.
Правовые	Перечень нормативно-правовых документов, необходимых для организации выставки (договор аренды, договоры о предвыставочном рекламном продвижении, служебные книжки, пресс-релизы, закон о рекламе РФ)
Организационные	Требуется организация выставочной команды
Управленческие	В качестве основного ресурса выступает начальник бюро выставочной деятельности гражданской продукции, способный правильно организовать работы проектной команды
Информационные	Информация о клиентской базе организации

Так же, необходимо рассмотреть штатно-должностное расписание, которое представлено в таблице 3

Таблица 3

Штатно-должностное расписание

ФИО	Должность	Ожидаемое вознаграждение, руб.
	Начальник бюро выставочной деятельности	Премия- 15000
	Специалист бюро выставочной деятельности	Премия- 10 000
	Секретарь бюро выставочной деятельности	Премия- 5 000
	Ведущий конструктор отдела по разработке гражданской продукции	Премия- 8 000
	Менеджер отдела продаж	Премия- 7 000

В результате, общая сумма вознаграждений выставочной команды составляет 45 000 руб. Эта стоимость является приемлемой, т.к. предприятие планирует выделить 45 000 руб. на вознаграждение выставочной команды. Как видно, за выполнение задач отвечают всего пять человек: начальник бюро выставочной деятельности, специалист бюро выставочной деятельности, секретарь бюро выставочной деятельности, ведущий конструктор отдела по разработке гражданской продукции, менеджер отдела продаж медицинской техники. Исходя из этого следует, что организационная структура команды смешенная, т.к. выставочную команду составляют не только работники бюро выставочной деятельности завода, но и представители других отделов: отдела продаж гражданской техники, а так же представитель центрального конструкторского бюро. Рассмотрим статьи затрат, которые представлены в смете проекта.

---

Таблица 4

Смета проекта

Статья затрат	Стоимость, руб.
Регистрационный взнос	9 000
(Аренда оборудованной площади 1 кв.м) Аренда оборудованной площади 10 кв.м	4940 49 400
Изготовление сувенирных и рекламно-информационных материалов: Изготовление сувенирных материалов Изготовление рекламно-информационных материалов Итого:	16 000 5 000 21 000
Затраты на размещение рекламной статьи в журнале	21 400
Курьерская рассылка пригласительных билетов и программы мероприятия VIP клиентам	2 000
Затраты на гостиницу в г.Клуж-Напока (Румыния): Стоимость одного двухместного номера в сутки Стоимость одного трехместного номера в сутки Итого (на 4 дня):	2 160 2 640 19 200
Стоимость одного билета на самолет Екатеринбург - Москва - Екатеринбург Стоимость одного билета на самолет Москва- Румыния- Москва Итого (на 5 человек):	6 100 7 600 68 500
Транспортировка оборудования	10 000
Оплата работы проектной команды - начальник бюро выставочной деятельности - специалист бюро выставочной деятельности - секретарь бюро выставочной деятельности - ведущий конструктор отдела по разработке гражданской продукции - менеджер отдела продаж медицинской техники Итого:	15 000 10 000 5 000 8 000 7 000 45 000
Расходные материалы	2 000
Общая сумма:	246 500

Из сметы проекта следует, что общая стоимость проекта составляет 246 500 руб. Эта стоимость является приемлемой, т.к. предприятие на создание проекта организации участия в выставке выделило 310 000 руб. В связи с этим резерв стоимости проекта (изменение стоимости проекта, превышающее сумму, которую предприятие выделило на организацию участия в выставке) представляет собой 25%, что составляет 63 500 тыс.руб. В результате разработки проекта мы получаем определенную технологию проведения выставочной деятельности на магазина «Магнит», которая может быть реализована не единожды, а может быть применима и при подготовке участия на других междугородних выставках. Чтобы рассчитать разницу между фактической и планируемой прибылью от продаж за год, воспользуемся данными, представленными в таблице 5 Таблица 5

Показатели фактической и планируемой прибыли от продаж медицинской техники за 1 год

---

	Фактическая прибыль от продаж за 1 год	Планируемая прибыль от продаж за 1 год при участии в проекте	Процент увеличения планируемой от фактической выручки
Сумма (руб.)	14 000 000	14 377 500	2,6

Исходя из расчетов, можно сделать вывод, что доход от реализации проекта составит 377 500 руб., что составляет увеличение выручки предприятия на 2,6%. Это является существенной прибылью для предприятия в реализации медицинской техники. Показатель рентабельности проекта, показывающий эффективность проекта, т.е. сколько рублей прибыли приносит каждый рубль вложенных средств, достаточно высок (113,2%). Так же стоит отметить, что проект окупится достаточно быстро (8 месяцев) и будет выгодным для компании, приносящим существенную прибыль. Вывод по 2 главе. УП АДАНИ, проведён анализ подготовки компании к участию в выставке, а также анализ её проведения с подведением итогов и путей совершенствования. Неудовлетворительная степень достижения целей выставочной деятельности, может быть, для предприятия равносильна неудаче, однако для него это должно быть не поводом для разочарования, а стартовой площадкой для углубленного изучения вызвавших ее причин и условий.

Успех выставки для ее участника не имеет ничего общего с количеством посетителей выставки: этот показатель характеризует скорее успех организаторов. Примерно 50% успеха зависит от правильной подготовки к выставке, а 25% – от грамотной послевыставочной проработки обозначившихся во время мероприятия возможностей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что участие в выставках и ярмарках предоставляет компаниям огромные возможности для дальнейшей коммерческой деятельности. Выставки помогают привлечь большой поток клиентов в компанию, так как изначально представляют собой места для встреч поставщиков и потребителей. Участвуя в выставочной деятельности, предприятие создает вой образ у потенциальных и уже имеющихся клиентов, конкурентов и поставщиков. Следовательно, данные мероприятия являются и имиджевыми, поднимая престиж компании. Выставки занимают особое место в +арсенале средств рекламного воздействия, так как представляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых товаров для установления прямых контактов с непосредственными покупателями и потребителями. Таким образом, целью выставки является предоставление ее участникам – экспонентам возможности выставить образцы своего производства, продемонстрировать новые достижения и технические усовершенствования с целью заключения торговых сделок. В то же время, цель выставки – показать научно – технические достижения одной страны или различных стран в одной или нескольких отраслях производства, науки и техники.

---