Файл: Организация выставочно- ярморочной деятельности(Теоретические положения выставочно- ярморочной деятельности).pdf

Таблица 1

Финансово-экономические показатели за 2018–2020 гг.

Показатели финансово-экономической деятельности	2018	2019	2020	Темп роста, %
				2019 к 2018	2020 к 2019
Выручка от реализации с НДС (0%), млн. руб. (стр. 010 Пр2)	87 257	129 595	194 056	32,67	33,22
Себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг (стр. 020 Пр2)	68 921	91 323	94 843	24,53	3,71
Валовая прибыль 030 (010 – 020)	18 336	38 272	99 213	52,09	61,42
Управленческие расходы 040	12 605	14 115	30 077	10,70	53,07
Расходы на реализацию 050	570	630	2 037	9,52	69,07
Прибыль (убыток) от реализации продукции, товаров, работ, услуг стр060, (030 – 040 – 050)	5 161	23 527	67 099	78,06	64,94
Налог на прибыль, млн. руб. 160	-	-83	-
Чистая прибыль, всего, млн. руб.	5 161	23 444	67 099	77,99	65,06
Среднесписочная численность за последний месяц отчетного периода, чел.	287	328	415	12,5	20,96
Средняя заработная плата за последний месяц отчетного периода, тыс. руб.	7925	8 675	10 340	8,65	16,10
Рентабельность продаж, %, стр. 060/стр010 * 100	5,9	18,1	34,5	67,40	47,54
Прибыль на 1 раб., млн. руб./чел	17,98	71,47	161,68	74,84	55,80
Запасы готовой продукции на конец периода, млн. руб. стр. Б214	6 189	11 738	16 919	47,27	30,62
Запасы, млн. руб.	23 657	57 175	90 239	58,62	36,64
Основные средства предприятия на начало периода, всего, млн. руб.	59 845	65 789	86 850	9,03	24,25

На рисунке 1 изображена организационная структура компании УП АДАНИ

Генеральный директор

Финансовый директор

Главный бухгалтер

Менеджер по маркетингу и рекламе

Административный директор

---

Менеджер направления

Менеджер секции

Менеджер секции

Администратор

Администратор

Рисунок 1– Организационная структура УП АДАНИ

Структура является линейно-функциональной, (отдел) является функциональным подразделением и имеет своего руководителя, администратора, менеджеров.

2.2 Анализ организации выставочно- ярморочной деятельности УП АДАНИ

Предварительная подготовка включает выбор выставки и организационные мероприятия, связанные с участием в ней.

Выбор выставки. Руководители компании УП АДАНИ концентрируют внимание на самых крупных биржах. Это вполне оправдано, если фирма уже имеет по всем направлениям партнеров и успешно с ними сотрудничает. Но компания не стоит на месте – участие в выставках они принимают более 20 лет. Поэтому данное направление рекламы не является новым для данной компании.

Подготовка к выставке. Руководители компании УП АДАНИ приняли решении о необходимости проведения выставки за год, т.к. прием заявок закончился за 3 месяца до начала.

У большинства выставок минимальная площадь стендов составляет 30–35 м². При этом фирма занимается организацией подготовки работы сама, без помощи фирм-консолидаторов. Накануне открытия выставки участники стенда доставляют оборудование и материалы, доводят стенды до кондиции, получают каталоги, затрачивая при этом время и усилия на подготовительную работу.

Получив предварительный список участников, фирма приступает к привлечению партнеров и клиентов. Направляются факсы и письма компаниям, в контактах с которыми заинтересована фирма, с приглашением посетить стенд.

Существует множество других способов, позволяющих привлечь на свой стенд посетителей и потенциальных партнеров. Например, наклейки и штампы на конвертах и письмах. Задолго до начала выставки УП АДАНИ наклейками, приглашающими посетить стенд, отмечали каждое письмо, почтовое отправление, предназначенное адресатам. Проводилась рассылка индивидуальных приглашений и именных пригласительных приглашений партнерам и заинтересованным покупателям. Для приглашения можно пойти на какую-нибудь уловку, например, отослать фотографию с изображением стенда, а хорошему партнеру – снимок, сделанный во время его визита на предыдущую выставку. Приглашения были получены адресатами примерно за три недели до открытия выставки.

---

Использовались и традиционные способы привлечения посетителей – через рекламу в специализированной прессе, каталоге, была размещена реклама на сайте компании и т.д.

При подготовке к выставке фирма провела следующую работу:

– внимательно изучились выставочные каталоги предыдущих показов на предмет контроля участия конкурентов;

– в предварительном списке участников выставки отметили конкурентов, сравнили с данными прошлых выставок;

– подготовили контрольный список по каждой категории продукции, ознакомились с каждым участником выставки, вписанным в каталог, и с каждой категорией продукта конкурентов, используя их данные для улучшения и расширения выставочного предложения;

– сообщили организаторам точное название фирмы и другие необходимые данные;

– сформировали твердые цены по комплексным пакетам туров и по отдельным услугам для предложения на выставке;

– подготовили технические листовки, прайс-листы по товарам, проекты стендов;

– решили, как выставить свой товар, как более привлекательно расположить стенды;

– подготовили письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для работников стенда;

– подготовили два вида рекламных буклетов для раздачи: один – обзорный (о возможностях фирмы), другой – более подробный (для интересующихся предложением клиентов);

– сформировали квалифицированную стендовую команду, в которой двое говорят на иностранном языке, провели предварительный инструктаж команды;

– подготовили достаточное количество визитных карточек с названием и телефонами фирмы;

– подготовили бумагу и специальные бланки для облегчения общения с посетителями стенда. Такие бланки называются «Лист посетителя», «Переговорный лист», «Журнал Контактов» и др. Они должны показывать:

1. имя и должность посетителя, сведения о фирме, область интереса фирмы, имеющиеся контакты и возможности;

2. подробности о фирме, такие как адрес, размер, владелец, оборот, специфические области деятельности;

3. особенности взаимного интереса;

4. итоги переговоров с посетителем (возможности сотрудничества, критерии интереса).

Работа на выставочном стенде начинается с организации самого стенда. Для начала определяется место стенда на выставке. Главными факторами при определении места для стенда становятся цели и бюджетные возможности фирмы. Наилучшими считаются места в центре выставочной площади, на поворотах, при входе не выставку. Однако эти места могут стоить дороже. Предпочтительны угловые стенды, а также стенды в проходах.

---

Руководители УП АДАНИ приняли решении об использовании стендов с выставочными образцами, а также решили устроить раздачу листовок и буклетов сотрудниками у входа.

При ежегодном участии в нескольких выставках стоит подумать о том, чтобы используемый экспозиционный материал мог выдержать многократную транспортировку. Целесообразно приобретение многоразовых модулей, используемых на разных выставках. Это значительно сократит расходы.

При организации участия фирмы в выставке следует:

1. Уточнить у администрации выставки, кто отвечает за установку и демонтаж стендов – работники выставки по контракту, или ваш собственный персонал. Это может быть важным фактором при определении расходов и выборе типа стенда.

2. Решить, какой продукт и как будет представлен в экспозиции (определяются участки показа, необходимость особой графики или специальных эффектов, средства хранения экспозиционных материалов).

3. Знать, как лучше продемонстрировать продвигаемые услуги (видеопросмотры, макеты, и пр.).

4. Знать, какие бытовые услуги (электричество, сток воды, подвоз, хранение) должны быть обеспечены на стенды и каким образом.

5. Определить, какой вид транспорта требуется. Форма, размер и вес экспонатов определяют выбор вида транспорта (автофургон, грузовик, автобус и др.). Точное знание транспортных нужд заранее поможет выбрать наиболее экономичный из имеющихся способов транспортировки. Обычно на выставке имеется официальный субподрядчик для перевозки грузов и погрузочно-разгрузочных работ, который обладает высокой компетенцией в вопросах, связанных с оборудованием выставок и обращением с выставочными системами.

6. Знать внутренние правила, распорядок и ограничения на выставке. На каждой выставке существуют свои правила и ограничения. Вся необходимая информация содержится в руководстве для участника выставки. Содержание такого руководства может варьироваться от выставки к выставке, но общая тенденция сводится к тому, чтобы в максимальной степени облегчить решение всех организационных вопросов для экспонента. В руководстве для участника должна быть следующая информация: правила и расписания работы выставки, общий план, бланки заявок на разные виды бытового обслуживания, информация регистрационная, а также по транспортировке, доставке рекламы. При планировании экспозиции фирма учла, что предстоит демонстрировать продукцию.

Необходимо запланировать заранее вспомогательные зоны – офис, переговорную комнату, кухню, гардероб, столовую, комнату отдыха персонала, место для хранения рекламных материалов.

---

Необходимо так же творчески подойти к оформлению стенда. Чем интереснее, необычнее оформление стенда, тем больше привлечет он к себе посетителей. Оформление стенда должно соответствовать стилю предприятия, виду деятельности и ожиданиям посетителей. Это обеспечивает доверие посетителей представляемой на стенде фирме.

Средства оформления стендов и методы показа экспозиции довольно разнообразны. Выбор их зависит от многих параметров – направление фирмы, ее целей, возможностей, вида продукции, а также конкретной выставки, на которой она экспонируется.

Из всех методов показа экспозиции компания УП АДАНИ выбрала демонстрацию в действии.

При этом следует помнить, что выставка – это грандиозное массовое мероприятие, где участвуют много предприятий и каждое из них принимает свои меры для привлечения посетителей к своему стенду, используя:

– движущиеся объекты;

– оригинальную подсветку и освещение;

– шары, транспаранты, табло над стендом;

– музыкальный ансамбль, звуковые эффекты (музыка, смех, необычные звуки);

– оптические и лазерные эффекты;

– компьютерные, видеоролики интересного содержания на больших экранах;

– оригинальные указатели в зале (следы, стрелки и т.д.).

Особое внимание руководители фирмы уделили логотипу. Его разработали легкочитаемым, и поместили на видное место.

Чтобы определить, насколько удачно оформлен ваш стенд, можно использовать блиц-тест. Проверьте, успеет ли посетитель, подходя к стенду в течение трех секунд:

– заметить стенд. Он должен достаточно выделяться, чтобы привлечь к себе внимание;

– выделить фирму с помощью броского логотипа или ее названия;

– определить, в какой степени ваш продукт ему интересен.

Используйте для этого такие визуальные средства, как панели, плакаты, заголовки, которые можно легко заметить, прочитать и понять. Если посетитель не сможет в течение трех секунд разглядеть ваш стенд, он пройдет мимо, туда, где информация будет более доступна.

По команде, работающей на выставке, судят о фирме в целом. Поэтому особого внимания заслуживает подбор персонала стенда. Наряду с хорошей профессиональной подготовкой и знанием иностранных языков на первое место здесь выходит умение общаться с посетителями. Особенно ценно, если выставочная команда заранее обучалась ведению переговоров.

Печатная рекламная продукция должна быть выложена на стенде и распределяться не только по дням работы, но и по часам.

Участие в выставке – это только начало интересных деловых контактов. Последующая работа строиться по-разному для разных целевых групп (клиентов, потенциальных партнеров, журналистов).

---