Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Теоретические аспекты коммуникационных процессов в организации).pdf

В подобном формате возникают и неформальные коммуникации между организациями, когда например сотрудники разных компаний из одной отрасли встречаются по интересам в неформальной обстановке и обсуждают, что происходит на рынке или в индустрии. Формами неформальной коммуникации являются встречи без галстуков, клубные дискуссии, инсайдерские разговоры, общения в социальных сетях, общение между сотрудниками ну и, конечно же, слухи.

Люди вступают в неформальные контакты по разным причинам. Основная причина – стремление удовлетворить потребность в причастности. Исследования показывают, что люди, чувствующие себя причастными к какой-либо группе трудового коллектива, получают удовлетворение от работы, и наоборот. Также человеку, например, новому работнику, может потребоваться помощь, которую он попросит у своего опытного коллеги, что тоже является причиной возникновения неформальных отношений.

Кроме этого, основой для вступления в неформальные контакты могут служить потребность в защите, общении, наличие общих интересов и симпатия [18, с. 279].

Основные характеристики неформальной коммуникации: её источником может быть кто угодно её распространение носит хаотичный и, как правило, волнообразный характер распространение информации при такой коммуникации происходит намного быстрее, чем по формальным каналам. часто этой коммуникации доверяют больше, чем формальной коммуникации [12, с. 51].

Основная функция неформальной коммуникации заключается: в заполнении информационных лакун, оставшихся в ходе официального распространения информации в предоставлении возможности отрефлексировать свои переживания и страхи, связанные с происходящим в организации.

Также к доминированию в сфере неформальной коммуникации зачастую прибегают люди, стремящиеся утвердиться в позиции неформального лидера.

У неформального общения в организации есть свои положительные и отрицательные стороны.

Неформальные отношения на работе, как правило, вырастают из дружеских отношений, которые не определены формальными рамками и правилами.

При любой должности важно иметь друга, который помог бы советом в той или иной ситуации, поддержал бы при решении сложной задачи. Иногда человеку необходимо высказать негативную или конфиденциальную информацию без риска утечки.

Также друзья обычно не боятся говорить правду, в том числе и горькую. Это позволит увидеть себя и положение дел, например, в отделе, в коллективе со стороны, что поможет наладить позитивные контакты с другими сотрудниками и принять правильные решения. Бывают и такие ситуации, когда в организации слишком жестко устанавливается дисциплина, навязываются жесткие рамки и правила, что, безусловно, накаляет обстановку в коллективе. В таком случае именно неформальное общение становится неким «лекарством», помогающим сохранить самообладание и эффективно работать [14, с. 47].

Противоречия, возникающие при неформальном общении в организации:

1. общественное мнение: хорошие отношения с коллегой могут вызвать ревностные чувства у других, что может стать причиной конфликтов;
2. дружба с руководителем неизбежно вызывает слухи и домыслы, иногда даже зависть. В таком случае любой поступок человека, состоящего в хороших отношениях с руководителем, судится гораздо строже, чем действие человека, не замеченного в этом;
3. дружеские манипуляции: нередко дружба на работе может стать оправданием для коллеги, который опаздывает, просит его прикрыть, не выполняет свои профессиональные функции;
4. эмоциональная зависимость: любые неформальные отношения требуют эмоциональной отдачи. Однако если коллега проявляет в отношении своего приятеля некое хладнокровие, то это может стать причиной нестабильности и мешать работе;
5. вопросы этики: иногда конфиденциальная информация может иметь негативные последствия. Например, новость об организационном кризисе, финансовые проблемы заставят человека сделать выбор. В этой ситуации придется скрывать неприятную информацию от коллег [14, с. 47].

Таким образом, наряду с формальными контактами в любой организации присутствует неформальное общение, которое способствует сплочению коллектива, улучшению отношений внутри него.

Благодаря наличию дружеских контактов в организации улучшается общая рабочая атмосфера, организационный климат. Все это помогает добиться большей работоспособности сотрудников, быстрого и четкого выполнения поставленных задач и интенсивной работы в течение всего рабочего дня.

Методы и формы эффективного управления коммуникациями в организации

На сегодняшний день специалистами в области коммуникаций весьма ограниченно рассматривается вопрос формирования совокупности форм управления коммуникациями, в связи с этим считаем целесообразным уточнить понятие и предложить теоретически обоснованную классификацию форм управления коммуникациями на предприятии.

Под формами управления коммуникациями следует понимать практическое выражение коммуникационной деятельности предприятия в конкретных действиях, совершаемых руководителем в пределах его компетенции и вызывающих различные последствия.

Формы управления коммуникациями выражают, по существу, их содержание. Они дают представление о том, как практически выполняется управление, решаются коммуникационные задачи.

Фактически речь идет о том, как осуществляется сама коммуникационная деятельность компании.

Формы управления коммуникациями считаем целесообразным классифицировать по следующим признакам (таблица 1).

Таблица 1 - Классификация форм управления коммуникациями [5, с. 182]

Проведение организационных мероприятий с сотрудниками включает в себя еженедельные, ежеквартальные и годовые собрания, инициируемые руководством и сопровождающиеся постановкой приоритетных задач по взаимодействию с высшим руководством, начальниками отделов и сотрудниками других подразделений. Руководство может проводить непродолжительные короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения текущих задач, новых целей, распределения управленческих и производственных заданий.

Рассылка информационных материалов, обзоров, писем включает в себя коммуникационное послание, выраженное в форме письменного обращения, массового или индивидуального, и имеющее целью проинформировать и донести идею бизнеса компании до потребителя. Кроме того, формой управления коммуникациями внутри предприятия можно считать, например, издание справочных и рекламных материалов, информационных бюллетеней и др. [1, с. 429]

Многие крупные предприятия, как правило, издают ежемесячные информационные бюллетени, которые содержат необходимые сведения для всех работников. Такие документы могут содержать результаты обзора предложений по поводу повышения эффективности менеджмента компании, улучшения условий труда и охраны здоровья персонала, различного рода рацпредложений, мнение руководства по данным вопросам и т.п.

Следует отметить, что формы управления коммуникациями на предприятии могут иметь также жестовое, знаковое выражение, по которому можно сделать заключение о намерении того или иного участника коммуникационного процесса.

Традиционно это может быть кивок головы собеседника, рукопожатие либо согласие, выраженное глазами. Данная форма может применяться только в устном общении, на совещаниях, выставках, круглых столах.

По регламентации в нормативной документации нами выделяются две формы управления коммуникациями: регламентированная и нерегламентированная. Любое предприятие в праве издавать регламент своей деятельности. В нем фиксируются основные положения по взаимодействию подразделений и сотрудников компании, как с партнерами, клиентами, так и между собой. Регламент является общедоступным документом. Второй формой управления коммуникациями по признаку регламентации в нормативной документации является нерегламентированная форма, предусматривающая введение на предприятии негласной системы правил и норм неформального общения, которая не имеет документального выражения, но сложилась с течением времени в процессе развития бизнеса. [2, с. 44]

Представленная классификация форм управления коммуникациями позволяет разграничить конкретные действия в процессе коммуникационной деятельности предприятия, уточнить формы управления ими, что позволяет эффективно использовать их в практической деятельности компаний в целом, повышая при этом и эффективность управления коммуникациями в частности. Однако следует учитывать, что выбор форм управления коммуникациями напрямую зависит от методов управления, которые применяются руководством компании в процессе ее стратегического и оперативного управления.

По результатам изучения теоретических основ, управление коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности организаций. Если в организации нет четко выстроенной системы коммуникаций, то большая часть информации учитывается и обрабатывается фрагментарно.

Коммуникационную систему организации можно назвать «кровеносной системой» компании. Эффективно работающие руководители это те, кто эффективен в управлении коммуникациями. Важнейшим средством информационного обеспечения является эффективное управление коммуникационным процессом, внедрение технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий.

2. АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ООО «ПЕРМЭНЕРГОТРАНС»

2.1. Характеристика организации

Полное наименование объекта исследования – Общество с ограниченной ответственностью «ПермЭнергоТранс».

ООО «ПермЭнергоТранс» зарегистрировано 26 ноября 2013 г. регистратором Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы № 17 по Пермскому краю.

Юридический адрес ООО «ПермЭнергоТранс» - 614030, Пермский край, город Пермь, Янаульская улица, дом 34, помещение 3.

Основным видом деятельности является «Деятельность вспомогательная, связанная с автомобильным транспортом» (52.21.2), зарегистрировано 9 дополнительных видов деятельности, в том числе:

• деятельность вспомогательная прочая, связанная с перевозками (ОКВЭД 52.29);
• торговля оптовая лесоматериалами, строительными материалами и санитарно-техническим оборудованием (ОКВЭД 46.73);
• торговля оптовая прочими строительными материалами и изделиями (ОКВЭД 46.73.6);
• торговля оптовая производственным электротехническим оборудованием, машинами, аппаратурой и материалами (ОКВЭД 46.69.5);
• торговля розничная строительными материалами, не включенными в другие группировки, в специализированных магазинах (ОКВЭД 47.52.7);
• деятельность прочего сухопутного пассажирского транспорта (ОКВЭД 49.3);
• деятельность автомобильного грузового транспорта (ОКВЭД 49.41);
• аренда и лизинг прочих сухопутных транспортных средств и оборудования (ОКВЭД 77.39.1);
• аренда и лизинг прочего автомобильного транспорта и оборудования (ОКВЭД 77.39.11).

Организации присвоены ИНН 5906124565, ОГРН 1135906008215, ОКПО 26607875.

Фактически анализируемая организация осуществляет деятельность по оптовой торговле лесоматериалами и строительными материалами.

ООО «ПермЭнергоТранс» относится к предприятиям малого бизнеса (микропредприятие).

Схема управления ООО «ПермЭнергоТранс» представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Организационная структура ООО «ПермЭнергоТранс»

Малое предприятие оптовой торговли ООО «ПермЭнергоТранс» находится на упрощенной системе налогообложения и является плательщиком налога на прибыль, использует метод начисления. Численность работников составляет 33 человека.