Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Теоретические аспекты коммуникационных процессов в организации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы данной работы заключается в том, конкуренция в условиях интенсивного развития рынка требует повышения коммуникативной компетентности работников и менеджеров организаций. Коммуникативная компетентность проявляется в построении маркетинговых коммуникаций (технологий выхода на клиентов и удержания их; формирования бренда организации, ее товаров и услуг; формирования имиджа организации) и в межличностном взаимодействии организации и клиента (формировании желаемого потребительского поведения клиента через активные продажи, эффективные переговоры, любые формы непосредственного взаимодействия).

Коммуникативная компетентность положена в основу конструирования методов, ориентированных на клиента. Именно такое название получили методы, которые распознают потребности клиентов для их максимального удовлетворения.

Эта проблема в настоящий момент актуальна, поскольку эффективность организации зависит от хорошо налаженных коммуникаций. Если в компании будут эффективны управления коммуникациями, то она будет эффективна и в остальных видах деятельности. Коммуникации должны обеспечивать руководство компании объективной информацией в нужное время и в нужной форме. Это необходимо для своевременного принятия решений. Значит, управление коммуникациями является важнейшим, применительно к менеджменту организации.

Целью курсовой работы является усовершенствование процессов управления коммуникациями внутри организации на примере ООО «ПермЭнергоТранс».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• изучить теоретические основы управления коммуникациями в организации;
• проанализировать эффективность управление коммуникациями в ООО «ПермЭнергоТранс»;
• выявить направления совершенствования управления коммуникациями в организации;
• рассчитать эффективность выявленных направлений совершенствования управления коммуникациями в ООО ООО «ПермЭнергоТранс».

Объектом исследования в курсовой работе является ООО «ПермЭнергоТранс». Предметом исследования является управленческие отношения, складывающиеся в процессах коммуникации, происходящих в ООО «ПермЭнергоТранс»

Степень разработанности проблемы. Общие вопросы управления коммуникациями в организации рассмотрены в работах таких авторов как Н.Л. Аширбагиной, З.Ф. Байгильдиной, А.С. Галстян, Ю.В. Карпченко, Н.В. Сметаниной.

Актуальные проблемы и пути их разрешения в части управления информационными потоками как основного элемента коммуникационного процесса в организации рассматриваются в работах С.В. Гринь, Е.В. Прокофьевой, А.И. Тухватуллина, И.Ю. Харламовой

Актуальные пути совершенствования коммуникационных процессов в организациях определяются в работах Е.И. Даниловой, В.В. Журавлева, С.М. Ильиченко, Д.Д. Шартдиновой, Е.В. Тюнюковой.

Курсовая работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованной литературы.

При выполнении работы использовались учебные и методические пособия, материалы периодических изданий по указанной тематике.

Практическая значимость курсовой работы заключается в возможности применения предложенных в работе направлений по совершенствованию управлений коммуникациями в исследуемой организации.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Роль и значение информации и коммуникаций в современных условиях

Современные теории управления рассматривают коммуникации как важнейшее условие возникновения и существования организаций.

Именно от качества управления внутренними и внешними процессами информационно-коммуникационного обмена зависят эффективность принятых управленческих решений и результаты деятельности организации.

Информация и коммуникация (как средство передачи этой информации) нужна всем: руководителям, менеджменту организации, коллективам предприятий, конкретному работнику, общественным и государственным структурам, и т. д. [3, с. 46].

Сегодня практически невозможно только опираться на интуицию, на свой жизненный и практический опыт при управлении современной организацией или при участии во внешней среде, без информации и коммуникации.

Современным менеджерам необходимо получать и анализировать огромный объем информации, а также использовать коммуникации, для того чтобы более верно и быстро решать все необходимы вопросы.

В современных условиях высокой динамичности, сложности, многозадачности и изменчивости внешней и внутренней среды организаций возрастает необходимость постоянного отслеживания, контроля и управления информационными и коммуникационными потоками внутри и вне организации, создания комплексных корпоративных информационных систем управления [6, с. 53].

По мнению С.В. Гринь, информация — как научная категория, характеризируется рядом признаков (свойств), к числу которых относятся: самостоятельность данных; возможность их многократного использования, сохранение у передающего или получающего субъекта, пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной информации, системность, коммуникативность [7, с. 35].

Информацию разделяют на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, степени доступности, а также на основе ее со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем).

В рамках управленческой системы она рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения.

Как отмечают А.И. Тухватуллин и Э.Ш. Викторова информация из вспомогательного инструмента превращается в один из важнейших ресурсов для эффективного функционирования деятельности человека.

Информационные потоки в компаниях – это односторонние и возвратные (маятниковые) направленные движения (или их веерная совокупность) качественной и количественной информации между источниками и потребителями в рамках внутренних подразделений, а также между структурами организации и объектами внешней среды, носящие формальный и неформальный характер [16, с. 265].

Перспективным направлением повышения эффективности коммуникационных процессов в организациях является внедрение и совершенствование автоматизированных систем управления, направленных на совершенствование технологии документооборота, позволяющих решать проблемы координации, обеспечения информацией, своевременного реагирования и контроля.

Поскольку процессы сбора, обработки и передачи информации называются коммуникационными процессами или коммуникациями, то зачастую коммуникативные потребности отождествляются с информационными потребностями организации.

В формировании коммуникационных процессов в организации и за её пределами, как правило, участвуют:

• источники информации – это субъекты и объекты внутренней и внешней среды: начальники и подчинённые, оборудование и технологические процессы, сырьё и энергия, поставщики и покупатели, различные участники рынков, органы государственного и муниципального управления, общественность, средства массовой информации и другие, способные изменяться и изменять своё окружение, что, собственно, и порождает информацию;
• кодировщики информации – это специалисты и специальные подразделения организации, которые переводят собираемую информацию в форму, удобную для передачи (письменную, электронную, речевую, визуальную);
• передаваемая информация характеризуется содержанием, объёмами, формами, в которых она собирается и кодируется;
• декодировщики информации – это специалисты и специальные подразделения организации, которые переводят переданную информацию в форму, удобную для восприятия отдельными категориями получателей (письменную, электронную, речевую, визуальную);
• форма кодирования определяется особенностями источников информации, средств передачи, получателей и самой информации;
• средства передачи – это разнообразные, как правило, технические средства, обеспечивающие движение информации от источников к получателям;
• потребители информации – это субъекты и объекты управления, обеспечивающие функционирование организации целиком и её отдельных элементов [13, с. 47].

Резюмируя данный параграф отметим, что информация и коммуникация являются связующими процессами в управлении и необходимы для принятия эффективных решений руководством организации, доведения принятых решений до исполнителей. Значение коммуникации определяется ее влиянием на эффективность и результативность деятельности.

Формальные и неформальные коммуникации

Коммуникация в организациях – довольно сложный, требующий профессиональной подготовки процесс. Причем, она может рассматриваться и как процесс, и как деятельность, как контакт, и как непосредственно процедуру [5, с. 181].

Коммуникация как процесс проявляется как взаимодействие между различными субъектами коммуникации, при которых осуществляется обмен информацией между двумя или более людьми.

Особенности коммуникации как деятельности можно выявить в ходе совместного общения, взаимодействия, когда среди участников коммуникации вырабатывается понимание смысла обращения, вырабатывается некий общий взгляд на вещи, события, поступки.

Коммуникация — это сложное и многогранное явление, необходимое для существования общества. Знание и применение техник взаимодействия, умение строить доверительные отношения с людьми, находить подход к ним, правильно принимать и передавать информацию, оказывать воздействие — является составляющим компонентом профессиональной деятельности любого менеджера [10, с. 24].

Цели коммуникации с точки зрения организации:

• установить общие взгляды на окружающую среду;
• побудить новых членов к выполнению каких-либо ролей и соблюдению норм и обычаев;
• предоставить развлечение для членов общества, отключить их внимание от неудовлетворенности жизнью;
• добиться общественного единодушия, завоевать сторонников и последователей, установить контроль над поведением работников.

Цели коммуникации с точки зрения индивида:

• проверить и расширить картину реальности, узнать о возможностях и опасностях окружающей среды;
• приобрести навыки, необходимые для устроенной жизни в обществе;
• получить удовольствие от работы, избежать реальных проблем в жизни;
• предпринять соответствующие действия на основе полученной информации и наметить предпочтительную линию поведения [15, с. 51].

В деловой коммуникации происходит обмен деятельностью и ее результатами, формируются взгляды на различные проблемы и вопросы, развивается понимание и уважение между партнёрами.

В профессиональной деятельности необходимо:

• взаимодействовать с людьми разных культур и национальностей, нужно учится принимать и понимать друг друга, независимо от своих личных неприязней;
• использовать различные коммуникативные технологии для достижения эффективного взаимодействия и сформировать коммуникативную компетентность [17, с. 51].

Коммуникационный процесс – важное средство в координации работы подразделений компании, так как он дает возможность получать и предоставлять нужные данные на всех ступенях управления в разных направлениях [2, с. 41].

В любой организации присутствуют формальные и неформальные отношения. Формальные отношения регламентируются определёнными документами и служат для передачи каких-либо сообщений.

Эти сообщения чаще всего фиксируются письменно и передаются по вертикальным каналам связи. Не менее важны также неформальные отношения, возникающие спонтанно на основе общих интересов, не регулирующихся руководством.

Формальные и неформальные каналы коммуникации дополняют друг друга: чем строже контролируются формальные каналы и чем больше они обязательны, тем сильнее развиваются неформальные каналы и увеличиваются потоки циркулирующей в них информации. Около 90% неформальных коммуникаций на работе возникают на основе организационных вопросов. Поэтому чем лучше руководитель понимает и использует неформальные каналы информации, тем выше будет эффективность управления организацией.

В виде формальной коммуникации организация доводит до сведения сотрудников все то, что связано со сферой деятельности предприятия, планы развития, результаты работы и так далее.

Это могут быть приказы начальства, информационные сообщения, отчеты о результатах работы, различная документация, политики и процедуры.

Это также могут быть общие собрания, информационные встречи по отделам или направлениям деятельности, на которых обсуждаются различные проблемы, связанные с деятельностью предприятия. Каналы передачи формальной коммуникации могут быть разными, но в основном формальная коммуникация происходит в письменной форме. Три основные характеристики формальной коммуникации: она каскадируется сверху вниз она строго регламентирована она носит официальный характер [6, с. 53].

Неформальная коммуникация в организации – это общение между сотрудниками на личностном уровне. Такое общение может быть как во время рабочего дня, так и вне рабочего времени, когда, например, сотрудники компании идут в паб или кафе после работы, чтобы пообщаться друг с другом и обсудить новости.