Файл: О системе directum.pdf

________________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
О СИСТЕМЕ DIRECTUM
DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях совместной деятельности.
DIRECTUM является полноценной ECM-системой (Enterprise Content
Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.
Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:
Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы
Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).
Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний
(согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями
Государственной системы документационного обеспечения управления
(ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.
Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

_______________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
2
Возможности системы существенно расширяются благодаря следующим компонентам:
• Предметно-ориентированный
инструмент
разработки IS-Builder.
Модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников, отчетов, блоков типовых маршрутов; встроенный язык программирования ISBL; интеграция с другими системами.
• Службы файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Управление хранением большого объема данных в единой системе; архивное хранение документов; работа с медиа-данными; настройка политик хранения, обеспечивающих автоматическое перемещение данных по хранилищам.
• Сервер веб-доступа. Работа с электронными документами, задачами и заданиями через веб-браузер.
• Расширения для SharePoint. Набор готовых веб-частей и интеграционных механизмов, обеспечивающих доступ к данным DIRECTUM из портала на базе Microsoft SharePoint.
• Сервер репликации. Создание территориально распределенных систем, обменивающихся данными в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.
• DIRECTUM OverDoc. Просмотр, редактирование и подписание документов
ЭЦП вне системы DIRECTUM для обмена между разными организациями; распространяется бесплатно.
• Технология
быстрой
идентификации
документа DIRECTUM RapID.
Маркировка документа штрих-кодом и быстрый поиск электронного документа по его бумажной копии.
• Службы ввода документов (DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т.д.).

_______________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
3
• Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services).
Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.
• Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.
УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Постоянное увеличение объема накапливаемых в организации документов
(приказов, писем, договоров, служебных записок, инструкций и т.д.) приводит к увеличению объема трудно решаемых задач: поиск документов, поддержание их в актуальном состоянии, обеспечение режима конфиденциальности и сохранности документов и т.д.
Для решения названных задач в системе DIRECTUM выделен модуль «Управление электронными документами», с помощью которого все сотрудники организации работают с документами преимущественно в электронном виде.
Модуль обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты, электронные таблицы, рисунки, аудио, видео и пр.). Одно из основных понятий, используемых в системе
DIRECTUM, – электронный документ. Каждый электронный документ состоит из
текста – содержимого электронного документа, и карточки – формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для организации хранения

_______________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
4
документов используются папки, в которые помещаются ссылки на электронные документы и другие папки. Каждый документ может иметь неограниченное количество версий, при этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например, DOC и PDF). Для каждого вида документа
(договоры, счета и пр.) определяется свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы с ним.
Модуль использует возможности файловых хранилищ для организации работы с документами большого объема, а также для создания долговременного архива электронных документов.
Ввод и преобразование документов
Внедрение системы электронного документооборота позволяет значительно сократить объем бумажных документов.
Для облегчения ввода информации с различных носителей в системе DIRECTUM предусмотрены службы ввода документов DIRECTUM Capture Services. Службы обеспечивают массовый ввод документов со сканеров, МФУ («сендеров»), папок файловых систем, факсов и т.д.
Службы включают в себя специальные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов:
• сервис ввода с потокового сканера;
• сервис ввода с факса;
• сервис ввода из файловой системы;
• сервис извлечения штрих-кода;
• сервис группировки изображений.
DIRECTUM Capture Services также реализуют первичную обработку документов: например, разделение потока страниц по разным признакам – наличию и типу штрих-кода, белому листу, количеству страниц и т.д.
Дальнейшая обработка занесенных в систему документов может осуществляться службами преобразования документов DIRECTUM Transformation Services, которые переводят документы в другие форматы (в частности, в формат PDF) и извлекают из них необходимую информацию.

_______________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
5
Организация хранения документов
Размещение всех документов в едином информационном пространстве системы
DIRECTUM избавляет каждого пользователя от проблемы поиска документов, созданных другими пользователями в локальных каталогах на своих компьютерах, и от проблемы доступа к таким документам.
При этом каждый пользователь системы DIRECTUM может организовать удобную лично ему иерархию папок, куда помещается не сам документ, а ссылка на него. В результате один документ может «лежать» в нескольких папках, а может «не лежать» ни в одной папке, находясь только в хранилище DIRECTUM.
Службы файловых хранилищ DIRECTUM Storage Services позволяют хранить документы как в базе данных SQL-сервера, отличающегося простотой администрирования и высокой производительностью, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ.

_______________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
6
Возможности поиска документов
В системе DIRECTUM предусмотрены различные возможности для оперативного поиска документов. Поиск может осуществляться по заданным реквизитам карточки, а также по содержимому документа с учетом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа (полнотекстовый поиск).
В системе имеется возможность осуществлять специализированный поиск электронных документов, используя:
• предопределенные поиски (например, «Мои последние измененные документы»);
• настроенные администраторами специальные поиски по часто используемым критериям;
• технологию связанных документов.
Каждый пользователь может создать и папки поиска, которые определяют критерии поиска, и содержимое которых динамически обновляется при каждом их открытии.
Для поиска документов по бумажному аналогу используется технология быстрой идентификации документа DIRECTUM Rapid Document Identification

_______________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
7
(RapID). Используя маркировку бумажных аналогов документов уникальным штрих-кодом и применяя в дальнейшем сканер штрих-кодов, пользователи могут найти электронный документ в системе оперативно и безошибочно.
Штрих-код позволяет однозначно идентифицировать документы и исключить ошибки, вызванные несовпадением электронного и бумажного документов. При сканировании штрих-кода документ открывается в специальном, удобном пользовательском интерфейсе, облегчающем работу руководителей и делопроизводителей.
Работа с содержанием документа
Система DIRECTUM позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel,
Microsoft Project, Microsoft Visio, AutoCAD, CorelDraw и др.)
Для оперативного создания однотипных электронных документов используются шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, шаблоны
«Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т.п.
При этом в текст документа могут автоматически подставляться поля, заполненные в карточке документа.
Функция импорта документов позволяет легко занести документ в систему из любого файла операционной системы, а также непосредственно со сканера.
Документ также может быть занесен в систему из электронного письма, благодаря интеграции DIRECTUM с Microsoft Outlook.
Интеграция с Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, а также с бесплатно распространяемым пакетом офисных приложений OpenOffice.org позволяет отправлять документ на согласование непосредственно из приложения, смотреть историю работы с документом и связанные документы, вставлять штрих-код и сравнивать версии документов.

_______________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
8
Жизненный цикл и версии документа
Каждый документ в системе DIRECTUM может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа
(например, в процессе согласования) и избегать работы с устаревшей информацией. При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах, что облегчает поиск, хранение и доступ к документу и значительно повышает удобство работы пользователей.
Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Для визуального представления состояния версии используется особое начертание шрифта.
Для каждого вида документа
(договоры, счета и пр.) предусматривается свой жизненный цикл с определенными стадиями и правилами перехода между ними.
Переход между стадиями может осуществляться автоматически.
Например, жизненный цикл вида документа «Входящий счет на оплату» включает стадии «Инициализация», «Внутреннее согласование», «Отказано в оплате», «Оплата», «Оплачен». В процессе работы с документом в модуле
«Управление деловыми процессами» стадии будут автоматически меняться, соответственно изменяя состояние документа и его визуальное представление в системе.
Управление жизненным циклом документа осуществляется при помощи удобного графического редактора схем.

_______________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
9
Обеспечение конфиденциальности документов
Одной из важнейших функциональных задач системы DIRECTUM является защита информации от несанкционированного доступа.

_______________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
10
Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается следующими возможностями:
• контроль и настройка прав доступа на любой объект системы (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа), обеспечивающие защиту от несанкционированного доступа;
• шифрование, позволяющее дополнительно защитить текст электронного документа, в том числе от пользователей со статусом «администратор»; шифрование может осуществляться как на основе сертификата закрытого ключа пользователя (хранимого в том числе на переносном носителе, так и установкой обычного пароля;
• протоколирование всех действий пользователей, позволяющее быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, экспорт копии документа и пр.
Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему
DIRECTUM, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.
Электронная цифровая подпись
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания. С помощью ЭЦП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.
Система DIRECTUM поддерживает два вида ЭЦП: визирующую и утверждающую.
Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший документ ознакомился с ним (завизировал его). Утверждающая подпись может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений.
Надежность работы с ЭЦП в системе DIRECTUM обеспечивает использование переносных ключей (USB-ключи, смарт-карты), позволяющих хранить персональный ключ пользователя не на общедоступном компьютере, а на индивидуальном носителе.
Также для повышения надежности работы с ЭЦП система DIRECTUM может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации (в том числе с системами, сертифицированными ФСБ (ФАПСИ)). Интеграция возможна благодаря реализации ЭЦП с использованием Microsoft CryptoAPI.