Файл: О системе directum.pdf

_______________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
17
Ожидание – приостанавливает ход процесса на заданное время. Дальнейшее выполнение схемы продолжится после истечения заданного времени ожидания.
Мониторинг – выполняет с заданной периодичностью проверку на наступление некоторого события, например, появления или изменения объекта в системе
(электронный документ, папка и т.д.) или за ее пределами (файл, электронное письмо). Дальнейшее выполнение схемы продолжится после истечения заданного интервала времени ожидания или при наступлении события.
Подзадача – стартует подзадачу с указанным типовым маршрутом или без него. В зависимости от заданных параметров блок может приостанавливать ход процесса до завершения подзадачи.
Каждый блок имеет ряд специфичных параметров, настраиваемых особым образом, которые пользователь может задать при формировании схемы маршрута.
Например, в качестве исполнителя задания могут быть указаны не только конкретный пользователь или группа пользователей, но и роль, которая в процессе выполнения маршрута преобразуется в конкретного исполнителя или группу исполнителей. Роль может быть статической или динамической, вычисляемой на основе различных факторов (график дежурств, подчиненность сотрудника, трудоемкость и т.д.).
Срок исполнения указывается в одном из двух вариантов – абсолютный
(конкретная дата и время) или относительный (трудоемкость). При указании относительного срока исполнитель увидит абсолютный срок, вычисленный по
календарю рабочего времени.
При настройке для задачи могут быть указаны: тема, вложения, параметры, запрашиваемые у пользователя, произвольное количество вариантов

_______________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
18
результата выполнения задания (например, согласен /не согласен /требуется дополнительная информация) и т.д.
Прикладные блоки
С помощью инструмента разработки IS-Builder могут быть разработаны необходимые прикладные блоки типовых маршрутов. Так, разработаны блоки для управления жизненным циклом электронных документов, работы с файловой системой и электронной почтой, публикации документов на порталах, экспорта электронных документов, мониторинга, интеграции с Microsoft
Office SharePoint и другими системами, а также блок извлечении штрих-кода из образа документа и блок преобразования документа в PDF-формат.
Состав прикладных блоков постоянно расширяется как компанией DIRECTUM, так и ее партнерами. Сегодня существует несколько десятков готовых библиотек блоков.
Дополнительные возможности
Удобный графический редактор и отладчик типовых маршрутов позволяют не только оперативно создать маршрут, но и пошагово проверить его, мгновенно скорректировать при необходимости.
Таким образом, настройка типовых маршрутов становится мощным инструментом бизнес-аналитика, который описывает процессы с помощью широкого набора готовых блоков, используя обычные пользовательские понятия. При необходимости задания специфической логики бизнес-аналитик обращается к программисту, который легко разрабатывает новые блоки. При этом итоговая схема процесса не загромождается программной логикой и остается бизнес- ориентированной.
Анализ данных о выполнении заданий
Неотъемлемыми составляющими управления организацией являются накопление и анализ данных о выполнении заданий.
Построение различных отчетов помогает анализировать загрузку персонала, контролировать исполнительскую дисциплину и пр.

_______________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
19
Накопление знаний и опыта (например, сохранение переписки по согласованию или разработке документа) позволяет избежать повторения ошибок и обосновывать решения на основе предыдущего опыта.
Система предоставляет широкие возможности поиска задач и заданий по различным атрибутам (в том числе по содержанию текста задачи).
Существует возможность быстро найти все задачи, связанные с тем или иным электронным документом или записью справочника, чтобы посмотреть, к примеру, маршрут согласования и переписку сотрудников по задаче. Также в системе предусмотрены специализированные папки поиска для задач, аналогичные папкам поиска документов. Администраторами могут быть настроены дополнительные поиски по необходимым критериям.
КАНЦЕЛЯРИЯ
Модуль «Канцелярия» предназначен для секретарей и делопроизводителей и облегчает выполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ:
• единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно- контрольных карточек;
• регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;
• осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
• быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;
• получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.
Кроме того, модуль «Канцелярия» позволяет организовать обмен между сторонними организациями. При таком обмене возможно использование ЭЦП, а специальные механизмы системы DIRECTUM позволяют осуществлять контроль доставки документов. Принципы обмена основываются на отраслевом стандарте обмена электронными документами «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления», утвержденном
Гильдией
Управляющих Документацией.
Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации
Одно из важных требований ГСДОУ и архивного хранения – ведение номенклатуры дел. Утвержденный состав номенклатуры дел организации заносится в специальный справочник системы.

_______________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
20
При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно распечатать обложку дела, а также опись документов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.
Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе электронного журнала регистрации. Для каждого журнала задается произвольный способ автоматической нумерации документов внутри журнала.
Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит.
Регистрация документов
Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.

_______________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
21
В системе реализована возможность регистрации документов как от организаций, так и от граждан.
Для организаций, использующих децентрализованную регистрацию документов, в системе используются места регистрации – рабочие места секретарей и сотрудников канцелярии. Каждое место регистрации может обслуживать одно или несколько подразделений. По местам регистрации возможно разграничение прав доступа к данным.
При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка
РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями.
Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой: «В ответ на», «Во исполнение» и т.д.
Процедура регистрации проста и заключается в заполнении необходимых полей
РКК, при этом регистрационный номер присваивается автоматически.
При регистрации непосредственно из
РКК возможно занесение отсканированного
(электронного) документа в модуль
«Управление электронными документами» с автоматическим присоединением его к РКК. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода DIRECTUM Capture Services, обеспечивающие поточное занесение документов в систему. В дальнейшем РКК, как и занесенный электронный документ, легко может быть найдена по штрих-коду на бумажном аналоге документа, благодаря технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID.
По данным РКК распечатываются журналы входящих и исходящих документов.
Более того, для исходящих документов можно автоматически сформировать и распечатать наклейку на конверт.

_______________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
22

_______________________________________________________________________________
© Компания DIRECTUM
23
Для исполнителей, которые работают с модулем «Управление деловыми процессами», секретарь или сам руководитель может быстро создать задачу прямо из РКК. Работа с задачами позволяет максимально полно использовать возможности системы по контролю исполнения поручений:
• фиксация полной переписки по исполнению поручений;
• возможность отправки на доработку;
• гибкая настройка маршрутизации и т.д.
При работе с электронными документами все перемещения документов осуществляются через задачи, при этом на специальной закладке РКК фиксируется местонахождение бумажного документа в любой момент времени.
Это позволяет оперативно находить бумажный оригинал документа через РКК.
По тем же принципам строится и работа с исходящими и внутренними документами.
Обмен электронными документами между организациями
Решения DIRECTUM обеспечивают обмен официальными, юридически значимыми электронными документами между организациями.
Обмен документами основывается на использовании отраслевого стандарта обмена электронными документами «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления», утвержденного
Гильдией
Управляющих
Документацией.
Обмен документами может производиться как между структурными подразделениями одной компании (холдинга), так и между независимыми организациями–партнерами. При этом одна из сторон может использовать другую систему электронного документооборота или вообще не работать с
ECM-системой.
При обмене между сторонними организациями, электронный документ экспортируется из системы DIRECTUM в файл ESD-формата. Вторая сторона может импортировать ESD-документ в используемую у себя ECM-систему (при условии, что этот формат поддерживается данной ECM-системой; формат ESD является открытым), либо использовать для работы с ESD-документом свободно распространяемую программу DIRECTUM OverDoc. DIRECTUM OverDoc позволяет просматривать документ, его атрибуты и все ЭЦП, которыми документ был подписан, включая маркер достоверности.