Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия.pdf

Также каждый день, кроме выходных, инкассатор забирает выручку торговой точки для передачи её в соответствующий отдел бухгалтерии, в момент передачи продавец снимает себя ответственность за сохранность денежных средств. Описанный выше вид финансового контроля существует уже довольно долгое время и на данный момент требует усовершенствования. Он весьма громоздок из-за множества заполняемых документов, ведь лишь только для составления товарного отчёта необходимо сначала обсчитать все накладные от поставщиков и только затем записать их в отчёт. Вся эта работа лежит на плечах рядового продавца, который погрязает в бумагах, вместо того, чтобы заниматься прямыми своими обязанностями.

Кроме того, распределение средств на оплату заказываемого продавцами товаров у местных поставщиков плохо организованно. Порой счета не оплачиваются по несколько недель, из-за чего поставщики отказываются принимать заказ и полки с ходовым товаром пустеют, вследствие чего снижается выручка торговой точки, что в свою очередь на прямую влияет на доходы ООО « Пресс-экспресс».

Контроль над продаваемой продукцией - самая слабая сторона системы контроля ООО «Пресс-экспресс». В данной области большое количество несовершенств. Начнём с того, что торговые точки ООО «Пресс-экспресс» располагают широким ассортиментом реализуемых товаров, но его количество зачастую превышает норму, вмещаемую павильоном, что приводит к его загруженности. Это не только не привлекает покупателей, но и мешает свободно работать продавцам. Та же ситуация и на складе сопутствующего товара. Это ещё одна проблема системы контроля над продаваемой продукцией. Часто менеджерами заказывается и отправляется на реализацию торговым точкам товар заведомо непопулярный и неходовой, который также месяцами лежит на полках павильона, занимая место, которое могло бы быть занято действительно важными для прибыли товарами.

И наконец, технический контроль. Техническое обслуживание торговых точек ООО «Пресс-экспресс» оставляет желать лучшего, да их состояние в большинстве случаев тоже. Программа считывания штрих-кода, используемая в кассовых аппаратах, далеко не идеальна. Она, конечно же, во многом облегчает работу продавца-кассира, но зачастую может принести массу проблем, например: при отключении света. Данная программа считывает не все штрих-кода, потому что в офисе забивается не весь товар или не весь его ассортимент. Следовательно, управляющий персонал в офисе отслеживать всю полноту продаж не может, даже получая каждый вечер отчёт, отправляемый программой в главный компьютер. Это тоже является отрицательной чертой системы контроля в ООО «Пресс-экспресс».

---

Проведя анализ существующей системы контроля, можно утверждать, что в ООО «Пресс-экспресс» безусловно, существует контроль, но он требует серьёзных перемен, что может дать организации возможность более успешно функционировать в дальнейшем.

2.2. Предложения по повышению эффективности контроля деятельности

Прогресс не стоит на месте, а движется вперёд. Всё вокруг упрощается, становится легче в использовании и потреблении. Контроль тоже должен упрощаться и облегчать рабочую деятельность и управленческому персоналу, и рядовым служащим.

ООО «Пресс-экспресс» нуждается в переменах, особенно в области системы контроля. Даже просто слегка подкорректировав некоторые несовершенства контроля, организация могла бы подняться на более высокий уровень осуществления своей деятельности.

Самое главное, чему надо научиться управленческому персоналу ООО «Пресс-экспресс», это учитывать поведенческий аспект контроля, осуществляя любую свою деятельность. Ведь люди в данной организации – это всё, так как по специфике деятельности её автоматизация невозможна. Поэтому отсылая или раздавая приказы, необходимо тщательно убедиться, что они корректны, принимаются сотрудниками адекватно, в противном же случае попытаться донести перспективы, ожидаемые результаты от данного приказа либо пересмотреть приказ, распоряжение, возможно в нём действительно что-то не так. И, как крайняя мера, проявить жёсткость и заставить выполнять приказ, но только лишь в том случае, если его польза подтвердится в самое ближайшее время и всех противящихся переубедит.

Так же важно поднять у каждого сотрудника уровень ответственности за выполняемую им работу. Всё в организации взаимосвязано, один выполнил недобросовестно свою работу – пострадал другой и т.д. по цепочке.

В области технического контроля организации следовало бы отнестись более серьёзно к условиям работы на торговых точках. Никто не станет долго терпеть тяжёлые условия труда (жуткий холод зимой, невыносимую жару летом, отсутствие воды или хотя бы её ближайшего источника и т.д.). Повышение текучки кадров приводит к отсутствию проверенных продавцов-кассиров и постоянному риску нанять недобросовестного человека.

Наверное, самое существенное изменение является в том, что следовало бы произвести замену либо усовершенствование программы считывания штрих - кода на реализационных товарах.

---

В первом случае замена может произвестись на подобную программу считывания штрих - кода, но с незаменимой функцией постановки товара на приход прямо с кассового аппарата. Стоит лишь вбить количество товара, полученного от поставщика, и она выдаст автоматически посчитанную накладную, которая сразу же ставится павильону или киоску на баланс. Данная программа существенно облегчила бы работу продавцам -кассирам, бухгалтерам, которым бы теперь не надо проверять каждую присылаемую накладную от киосков и павильонов. К тому же модернизированная функция считывания штрих - кода позволила бы управленческому персоналу, будучи на своём рабочем месте в офисе получать полную и достоверную информацию по всем продажам всех торговых точек.

Во втором случае усовершенствование уже существующей программы, вся работа ляжет на человека или группу людей, которые занимаются внесением всего товара в общую базу штрих - кодов. Им придётся осуществлять деятельность с двойной ответственностью, их объём работы увеличится, но всё это пойдёт на улучшение системы контроля, ведь усовершенствованная система даст более полную информацию управленческому персоналу, отмечаемому за продажи. Следует отметить, что первый способ во много раз эффективней и целесообразней.

После замены программы на кассовых аппаратах будет легче наладить ситуацию с переполненностью склада товаром. Так как получаемые данные будет легко проанализировать и составить списки ходовых и неходовых товаров. Конечно же, не обойтись без маркетинговых исследований, которые будут направлены на выяснение предпочтений покупателей и будут обходиться дешевле, чем купленный товар, бесполезно лежащий на полках склада. Также по полученным данным менеджеры могут присылать в павильоны и киоски накладные с рекомендуемыми заказами у поставщиков, основанных на официальных исследованиях, а не на интуиции менеджера.

Кроме того, следовало бы разработать более чёткую структуру, точно определяющую должностные обязанности и компетенцию каждого сотрудника, чтобы каждый сотрудник знал, к кому обращаться по тому или иному вопросу или проблеме. Так же сотрудник должен быть уверен, что его воспримут всерьёз и действительно помогут справиться с ситуацией, и что данное обращение не повлияет на его личную характеристику.

Выполнение данных рекомендаций даст возможность существенно повысить уровень системы контроля в ООО «Пресс-экспресс», что приведёт к более успешному её функционированию в дальнейшем.

---

Выводы по главе 2

Контроль – это процесс обнаружения несоответствия фактически достигнутых результатов плановым и коррекция несоответствия.

Контроль был, есть и будет всегда. Это неотъемлемая часть любой деятельности. Фундаментальная функция в системе управления, без которой невозможно осуществление остальных: планирования, организации и мотивации. Контроль необходим для предупреждения возникновения кризисных ситуаций и различных проблем путём оценки изменений внутренней и внешней среды организации; для преодоления фактора неопределённости и для поддержания успеха организации.

Для оптимального решения задач организации контроль должен соответствовать определенным требованиям, а именно, быть: действенным, гибким, систематическим, комплексным, экономичным, гласным, своевременным и понятным. Соответствие контроля этим характеристикам делает его действенным и эффективным.

При оценке роли и места функции контроля в управлении, следует помнить, что контроль занимает в управленческом цикле последнее место лишь логически, но отнюдь не по значению.

Нами была проанализирована система контроля на примере ООО «Пресс-экспресс».

Мы увидели, что актуальность контроля обусловлена несколькими причинами. Наиболее основополагающей причиной является необходимость наблюдать за тем, чем люди заняты, чтобы быть уверенными, что они знают, что и как им следует делать. Маленькие ошибки не кажутся значительными, но их совокупный эффект через некоторое время может воздействовать на снижение потенциала организации.

Другая причина необходимости управленческого контроля непрекращающиеся изменения, с которыми организации и их менеджеры сталкиваются. Динамичность внутреннего и внешнего окружений предприятия усиливает важность связи между планированием и контролем.

Возрастающая сложность организаций, занимающихся бизнесом, является еще одной важной причиной необходимости контроля. Чем крупнее и сложнее организация, тем в большей степени она требует формализации системы контроля в управлении.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Контроль является фундаментальным элементом процесса управления и взаимосвязан с планированием, созданием организационных структур и мотивацией.

Контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают ее выживание в будущем.

---

Для повышения эффективности контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути.

Необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации, как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводится до сведения ответственных лиц за участок. Необходимо обеспечить эффективную связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

Суть контроля состоит в том, чтобы оценить качество работы и результаты деятельности организации.

Правильно построенная система контроля способствует оптимизации прибыли, сохранению рабочих мест, обеспечивает существование предприятия в самых сложных условиях. Наращивание прибыли, в свою очередь, позволяет найти средства для инноваций, активизировать творческую работу персонала, стимулирует повышение производительности труда, развитие системного мышления сотрудников, ведет к высокой продуктивности трудовой деятельности.

При написании курсовой работы была проанализирована система контроля на примере конкретного предприятия ООО «Пресс-экспресс».

Были изложены общие сведенья об ООО «Пресс-экспресс» и рассмотрена уже существующая система контроля. Данный анализ вывел на то, что контроль в данной организации весьма несовершенен и требует серьёзных доработок. Поэтому были предложены некоторые рекомендации по совершенствованию системы контроля, которые должны помочь компании.

В самом начале работы над данной курсовой работой была поставлена цель: изучение эффективности системы контроля в ООО «Пресс-экспресс». Путём поэтапного достижения всех поставленных в начале работы задач, цель достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Вачугов, Д.Д., Березкина, Т.Е., Кислякова, Н.А. Менеджмент: учебник для вузов.: Высш.школа, 2016. – 399 с.
2. Гапоненко А. Л. Теория управления : учебник и практикум для академического бакалавриата / А. Л. Гапоненко, М. В. Савельева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2015. — 336 с.
3. Герчикова И. Н. Менеджмент : учебник / И. Н. Герчикова. — 4-е изд., перераб. и доп. — М. : Юнити-Дана, 2015. — 510 с.
4. Друкер К., Питер Ф. Менеджмент: задачи, обязанности, практика, М.: ООО "И.Д. Вильямс", 2014.
5. Казакова Н. А., Концепция внутреннего контроля эффективности организации: Монография/Н. А. Казакова, Е. И. Ефремова — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. — 234 с.
6. Кравцова Е. В. Внутренний контроль в организации: сущность и необходимость// Учет и внутренний контроль. — 2016. — № 2. — С. 140–143
7. Кукушкина В. В. Введение в специальность. Менеджмент : учебник / В. В. Кукушкина — М. : ИНФРА-М, 2014. — 252 с.
8. Максимова Г. В. Контроль: ревизия и аудит: учеб. пособие / Г. В. Максимова, Г. В. Юсупова; БГУ. — Иркутск: Изд-во БГУ, 2017. — 279 с.
9. Маленко Ю.А. Современный менеджмент: Учебник / Ю.А. Маленков; СПбГУ, экон. факультет. - М.: ЗАО "Издательство "Экономика", 2018.
10. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Учебное пособие. М.: Издательство «Дело» 2016. 493 с.
11. Мишин, В.М. Исследование систем управления: Профессиональный учебник. – 2-е изд.: 2005. – 506 с.
12. Стивин Робинс, Мэри Колтер. Менеджмент, 6-е издание.: Пер. с англ.- М.: Издательский дом «Вильямс», 2012.
13. Тебекин А. В. Менеджмент : учебник / А. В. Тебекин — М. : ИНФРА-М, 2014. — 384 с.
14. Шевелева Е. В., Шевелева Е. А. Организация внутреннего контроля хозяйствующего субъекта в условиях бухгалтерского аутсорсинга // Вестник ЮУрГУ. Серия: Экономика и менеджмент. 2017. № 4. — С. 75–81.

---