Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия.pdf

Заключительный (итоговый) контроль проводится в организации по окончанию производственных работ. Его результаты сравнивают с запланированными показателями (полученная финансовая прибыль, фактическое количество посетителей и т.д.). Эти данные позволяют установить правильность и экономическую обоснованность плановых заданий; оценить вклад каждого функционального подразделения в общий результат; вскрыть упущения и недостатки, имевшие место в работе для устранения их в будущем; выявить положительные факты, тенденции в работе персонала и др.

Периодичность итогового контроля устанавливается как самой организацией, так и с учетом представления необходимой информации в контролирующие органы (налоговые инспекции, статистические службы и т.д.). Итоговые данные за тот или иной промежуток времени дает возможность менеджменту организации определить положительные или отрицательные тенденции выполнения плановых заданий в рамках суток, недели, месяца, различных сезонных колебаний и т.д.

Американские исследователи организаций Стивин Робинс и Мэри Колтер разработали типологию управленческого контроля, в соответствии с которой выделяются следующие виды контроля^[7]:

простой – осуществляемый на личностном уровне, где главную роль выполняют межличностные отношения;

структурный – осуществляемый на уровне системных ролевых отношений, основой которого являются формальные институционализованные связи, основанные на интернализованных нормах, характерных для данной организации и данной корпоративной культуры;

технический – осуществляемый в ходе выполнения определенного вида деятельности в соответствии с определенными управленческими, информационными или социотехническими технологиями;

бюрократический – основанный на безличных формальных отношениях, т.е. на правилах, инструкциях и распоряжениях, определяемых существующей иерархией данной организации.

Таким образом, в ходе функционирования каждой организации возникает культурно одобряемая система управленческого и социального контроля, сочетающая все основные вида контроля.

Для осуществления эффективного контроля в условиях организации используется несколько способов, с помощью которых руководители могут успешно направлять усилия персонала и регулировать распределение и движение ресурсов.

---

1.2. Система контроля деятельности предприятия

Контролю отводится основная роль в обеспечении эффективного функционирования предприятий в современных условиях. Он является той основой, которая пронизывает все уровни управления и выступает гарантом успешной деятельности предприятий.

Последовательный и четкий внутренний контроль является важной составляющей эффективной хозяйственной и производственной деятельности предприятия. Он будет способствовать своевременному информированию руководства об отклонениях, которые происходят в процессе деятельности предприятий и способствует принятию эффективных управленческих решений и обеспечивает их выполнение.

Бывает и так, что принятые управленческие решения являются ошибочными. Поэтому и управленческие решения подлежат проверке внутренним контроллером с целью определения их законности и правомерности.

Систематизация объектов внутреннего контроля определена на рисунке 2.

Рисунок 2. Систематизация объектов внутреннего контроля

Значительную роль при формировании объектов внутреннего контроля выполняют его субъекты. Здесь мы согласны с мнением Е. В. Шевелевой о том, что, преданность субъектов от объектов будет источником нарушения равновесия информационных потоков, и ослабит действие функции контроля^[8].

Совокупность субъекта, объекта и средств контроля, тесное их взаимодействие в осуществлении контрольных функций и принятии управленческих решений образуют систему внутреннего контроля.

Она включает несколько элементов: объект контроля, технические средства контроля, технологию контроля и его функциональные органы. Объектами контроля являются: внутрихозяйственные подразделения, выполняющие соответствующие функции и вносят свой вклад в решение общих хозяйственных проблем. Руководство высшего уровня осуществляет контроль за работой низшего уровня, контролирует работу всего предприятия. Отсюда следует перейти к формированию системы внутреннего контроля.
Систему внутреннего контроля Н. А. Казакова представляет следующими элементами (рисунок 3)^[9]:

Рисунок 3. Система внутреннего контроля предприятия

Система внутреннего контроля должна обеспечивать достижение следующих целей:

а) все без исключения хозяйственные операции выполняются с разрешения соответствующих руководителей, в обязанности которых входит контроль этого направления;

---

б) все операции фиксируются в бухгалтерском учете на надлежащих счетах бухгалтерского учета в соответствующем периоде, с учетом принятой учетной политики, что обеспечивает возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;

в) доступ к активам только с разрешения руководителей соответствующих уровней, что согласно должностной инструкции, контролируют их движение;

г) соответствие отраженных в бухгалтерском учете активов и пассивов, которые есть фактически в наличии, подтверждаются за счет инвентаризации, периодичность которой определяется руководством предприятия. В случае расхождения руководство совершает соответствующие действия, управляющих действующим законодательством;

д) непосредственный доступ к активам предусматривается внутренними документами только определенному кругу работников предприятия^[10].

Процесс создания системы внутреннего контроля можно построить следующим образом:

− проанализировать и сопоставить намеченные ранее программные цели функционирования предприятия с фактическими результатами;

− разработать и документально закрепить новую, соответствующую условиям хозяйствования, изменились, программу развития предприятия, а также комплекс плановых мероприятий, способных обеспечить ее выполнение;

− осуществить анализ эффективности существующей структуры управления предприятием и определить направления ее корректировки, установить правила взаимоотношений управленческих структур, их права и ответственность, предусмотреть распределение между ними штатных единиц и финансовых ресурсов, функций управления и т. д;

− разработать методики контроля конкретных хозяйственных операций с активами и обязательствами предприятия, что позволит регламентировать взаимоотношения администрации со специалистами структурных подразделений по поводу осуществления мер контроля;

− определить и отразить в программных документах возможные пути совершенствования системы внутреннего контроля с учетом дальнейшего развития предприятия;

− разработать и утвердить Положение об организации системы внутреннего контроля или другого специализированного подразделения контроля^[11].

Без названных компонентов невозможно обеспечить четкое функционирование всех звеньев системы внутреннего контроля предприятия. Создание эффективной системы внутреннего контроля на предприятии позволит:

---

− обеспечить эффективное функционирование, устойчивость и максимальное (согласно установленным целям) развитие предприятия в условиях многоплановой конкуренции;

− сохранить и эффективно использовать ресурсы и потенциал предприятия;

− своевременно выявить и минимизировать коммерческие, финансовые и иные риски в управлении предприятием;

− сформировать адекватную современным, постоянно меняющимся условиям хозяйствования систему информационного обеспечения всех уровней управления, позволяющую своевременно адаптировать функционирование предприятия к изменениям во внутренней и внешней среде.

В процессе контроля выделяют три основных этапа:

- выработка стандартов и критериев;

- сопоставление с ними реальных результатов;

- принятие необходимых корректирующих действий.

На каждом этапе выполняется комплекс специализированных работ^[12].

Первый этап процедуры контроля показывает, насколько тесно взаимосвязаны функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей, установленных в процессе планирования.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, с помощью которого можно оценить результат выполненной работы.

Конкретный критерий и определенный период времени (например, один год) называются показателями результативности. Показатели результативности точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, т.e. для таких, которые поддаются количественному измерению.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе руководство определяет, насколько достигнутые результаты соответствуют планируемым. В случае обнаружения отклонений от стандартов принимается решение о том, насколько они допустимы. Поэтому хороший стандарт системы контроля предполагает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги.

Определение масштаба допустимых отклонений – вопрос кардинально важный. Если взять слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но если взять слишком маленький масштаб, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени.

---

Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным.

Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом.

После оценки полученных результатов процесс контроля переходит на третий этап. Третий этап, на котором менеджер должен принять какое-либо решение: устранить отклонение, пересмотреть стандарт или ничего не предпринимать.

Нe все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего и иногда они могут оказаться нереальными. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Кроме того, иногда оказывается, что планы трудновыполнимы. Поэтому стандарты необходимо пересмотреть в сторону понижения. Стандарты, требования которых выполнить очень трудно, фактически делают тщетными стремления работников и менеджеров достичь сформулированных целей и сводят на нет всю мотивацию.

И, наконец, возможен случай, когда сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются и, тем самым, можно продолжать измерять результаты, не изменяя стандарты и повторяя цикл контроля.

Таким образом, система внутреннего контроля, которая создается руководством предприятия или его владельцем, эффективна, если она способна решать поставленные задачи:

- обеспечивать защиту предприятия от возможных рисков;

- полная сохранность имущества собственников и его приумножение;

- объективное распределение прибыли и социальная защита работающих.

Эффективность функционирования системы во многом зависит от качества информационного обеспечения субъектов контроля, получения качественной и своевременной информации о состоянии деятельности, которая зависит от надежности компьютерных программ, обеспечивающих сбор, измерение и регистрацию, обработку, хранение и передачу различных видов информации.

Наряду с этим организации устанавливают правила осуществления контрольной деятельности в соответствии с принципами эффективного контроля.

1.3. Принципы эффективного контроля

Принципы контроля формируют идеологическую и методологическую базу осуществления контрольной деятельности. Они составляют фундамент для разработки системы контроля для любой организации. В их состав входят следующие принципы^[13].

---