Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия.pdf

ВВЕДЕНИЕ

контроль поведенческий управление

Планы не всегда выполняются так, как было задумано руководителями организации. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удаётся должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Как же тогда руководству организации удается, в конце концов, определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организация должна начать процесс адаптации. Ответ прост. Всё это достигается с помощью контроля.

Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке^[1].

Актуальность проблемы видна невооружённым взглядом. Контроль был и будет всегда. И ему придаётся особое значение, как фундаментальной функции управления. Ни планирование, ни организационную структуру, ни мотивацию нельзя осуществлять как функции управления без системы эффективного контроля.

Целью данной работы является изучение эффективности системы контроля.

Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «Пресс - экспресс».

Предмет исследования – система внутреннего контроля в ООО «Пресс-экспресс».

Для достижения поставленной цели предполагается решить ряд задач, таких как:

1) Провести анализ научной литературы, посвящённой проблемам контроля,

2) Изучить опыт действующих предприятий в области системы контроля;

3) Проанализировать существующую систему контроля в ООО «Пресс-экспресс».

4) Разработать ряд предложений по совершенствованию системы контроля в ООО «Пресс-экспресс».

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОНТРОЛЯ КАК ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Понятие контроля в менеджменте

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов^[2].

---

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию.

Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Сущностью контроля является выработка и осуществление эффективного и своевременного управляющего воздействия для обеспечения заданной эффективности достижения цели деятельности^[3].

Конечным результатом, целью контроля является выработка и осуществление эффективного управляющего воздействия, которое должно свести к нулю, исключить отклонение от плана.

Общее содержание (задачи) контроля:

- проверка значений контролируемых параметров в определенных точках контроля;

- выработка управляющего воздействия в случае несоответствия параметров запланированным значениям;

- утверждение выработанного управляющего воздействия;

- осуществление управляющего воздействия.

Задачи контроля в организации:

- изучает положение дел в организации;

- отслеживает тенденции ее развития;

- выявляет нарушения и ошибки;

- является основой вознаграждения;

- ориентирует, на что нужно обращать внимание.

Особенности процесса контроля:

- система контроля и целевая группа контроля создаются заблаговременно при выработке решения планирования и организации;

- в процессе контроля входит и непосредственное воздействие с целью обеспечения эффективной деятельности.

Руководство организации, разрабатывая эффективную систему внутреннего контроля, учитывает самые различные обстоятельства, в том числе те обстоятельства, которые входят в задачу аудитора по оценке системы внутреннего контроля организации.

Управленческий учет требует различной информации о всех сторонах планирования.

Бухгалтерский учет, о котором аудитор представляет заключение руководству организации, ограничен правовыми рамками законов и положений, содержащих требования о целях, системе, методах, сроках и формах бухгалтерской отчетности организации.

При разработке эффективной системы внутреннего контроля руководство организации, как правило, преследует следующие цели^[4]:

---

1. обеспечение надежной информацией для успешного руководства организацией и принятием эффективных управленческих решений;

2. обеспечение сохранности активов, документов и регистров организации. Материальные активы организации должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьезной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях;

3. обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избежания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов;

4. обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники организации следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами организации;

5. обеспечение выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций.

Контроль – одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции. Управление – сознательное целенаправленное воздействие со стороны государства, экономических субъектов, на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия и получить желаемые результаты.

Необходимо рассмотреть взаимосвязь контроля с другими управленческими функциями.

Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в формулировании целей и контрольных показателей, которые фиксируются в соответствующих планах, а также в том, что временные периоды осуществления обеих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам осуществления контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.

Связь контроля с функцией организации прослеживается в решении проблемы централизации – децентрализации и установлении субъекта и объекта контроля. Чем выше нестабильность среды, тем актуальнее применение децентрализации по разным уровням иерархии. Субъекты и объекты контроля (подразделения, персонал) должны быть четко указаны в положениях о подразделениях и должностных инструкциях.

---

Результаты контроля, в соответствии с теорией Портера – Лоулера, являются необходимым условием для мотивации персонала, т.к. именно результат (степень достижения цели) ведет к удовлетворенности трудом, и человек будет стремиться повторить то производственное поведение, которое привело к возникновению этого чувства^[5]. Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть понятны исполнителям. В этом смысле эффективность системы мотивации определяется эффективностью системы контроля.

Таким образом, контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации

. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.

Контроль как функция управления, позволяет оценить и исправить результаты работы организации, найти эффективные способы функционирования.

В практике деятельности организаций сложились разнообразные виды контроля (рисунок 1)^[6].

Рисунок 1. Виды контроля в организациях

Прежде всего, это внутренний и внешний контроль. Внутренний контроль осуществляется за выполнением стратегических и плановых заданий, за соблюдением трудовой дисциплины, за организацией учебно-тренировочного процесса, финансовой дисциплины и др. У всех работников организации должны быть вписаны в должностных обязанностях контрольные функции за конкретным объектом или процессом в рамках должностных обязанностей и полномочий.

Внешний контроль - это контроль со стороны государственных, ведомственных (отраслевых), общественных и частных организаций за соблюдением организацией действующих законодательных и нормативных документов.

---

Государственный контроль за различными направлениями деятельности организации осуществляется налоговыми службами, финансовыми инспекциями, статистическим управлением, санитарно-эпидемиологическими лабораториями, противопожарными службами и др.

Ведомственный контроль (отраслевой) осуществляется вышестоящими органами и организациями.

Общественный контроль осуществляют различные общественные организации. Этот вид контроля актуален, поскольку в рамках формирования гражданского общества особое звучание приобретает значимость и действенность общественных, неправительственных организаций.

Частные организации могут привлекаться для осуществления различных проверок по инициативе самой организации (например, провести независимый аудит).

По степени охвата выделяют сплошной и выборочный контроль. Сплошной контроль охватывает все виды деятельности организации: производственную, финансовую, кадровую и т.д.

Выборочный контроль осуществляется по одному из направлений деятельности организации, например, правильность уплаты налогов.

По времени - осуществляются предварительный, текущий и заключительный (итоговый) виды контроля.

Предварительный контроль в организации осуществляется до начала производственных работ (оказания услуг). Контролю подвергаются:

а) наличие и правильность учредительных документов организации; правильность составления и регистрации различных договоров организации со сторонними учреждениями; внутренний регламент работы сотрудников; должностные инструкции работников и другие локальные нормативные документы организации;

б) оценка кадрового состава - правильность оформления на работу и заключение трудовых договоров работников с работодателем; наличие у сотрудников соответствующего занимаемой должности образования, стажа работы, подтверждение этих данных соответствующими документами и т.д.;

в) материально - техническое обеспечение основной деятельности организации - соответствие оборудования и инвентаря сертификатам качества, обеспечение техники безопасности при проведении деятельности.

Итоги предварительного контроля демонстрируют, в какой степени готова организация к выполнению своей основной производственной деятельности.

Текущий контроль в организации осуществляется непосредственно в ходе осуществления деятельности. Проведение контроля позволяет выявить отклонения в ведении текущей деятельности, дает возможность менеджеру пообщаться с покупателями и/или посетителями, выяснить их удовлетворенность продуктом, выслушать жалобы как посетителей, так и работников организации. Результаты текущего контроля позволяют руководству организации оперативно реагировать на выявленные отклонения и принимать соответствующие управленческие решения. Текущий контроль необходимо осуществлять с определенной частотой, которую определяет менеджмент организации (ежедневно, один раз в неделю и т.д.).

---