Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия.pdf

Принцип связи контроля с функциями управления. Этот принцип утверждает контроль как неотъемлемую часть управленческой деятельности и тем самым отвергает попытки преуменьшить или преувеличить его роль. То есть контроль не является вопросом доверия или недоверия к сотрудникам, это обязательный компонент процесса управления. Роль контроля возрастает при недостатке ответственного отношения к работе, при слабой мотивации и квалификации сотрудников. В такой ситуации контроль помогает оперативно обнаруживать ошибки и их устранять. Если же подчиненные качественно выполняют работу, то прямой жесткий контроль, как правило, приводит к снижению трудовой мотивации.

Принцип объективности. Контроль выполняет функции повышения эффективности тогда, когда оценки и решения, принятые на его основе, воспринимаются работниками как объективные и обоснованные. Этот принцип не допускает «использования личных симпатий и антипатий руководителя в отношении кого-либо из подчиненных и, более того, использования контроля как «карательного» средства в работе с персоналом, в особенности, когда у руководителя имеется предубеждение против того или иного сотрудника». Для этого необходимо строить контроль на базе использования объективных показателей, понятных, информативных и принятых членами коллектива как отражающих действительность.

Принцип учета специфики деятельности. Здесь подчеркивается необходимость соответствия системы контроля характеристикам деятельности конкретной организации, направленности ее стратегии и сложности окружения (среды контроля).

Принцип гибкости контроля. Система контроля должна приспосабливаться к происходящим изменениям, что должно находить отражение в самих стандартах, с которыми сопоставляют фактические результаты, и критериях принятия решений.

Принцип ориентации на стандарты предполагает, что критерии результативности и эффективности работы должны быть выражены количественно, а качественные показатели должны быть четкими и однозначными при интерпретации.

Принцип активности контроля означает, что контрольная деятельность осуществляться на постоянной основе и своевременно. В этом случае усиливается возможность устранять отклонения прежде, чем они примут значительные масштабы.

Принцип экономичности означает, что преимущества от использования системы контроля должны превышать затраты на ее функционирование. Ориентируясь на реперные точки, а не отслеживая все до мелочей, руководитель тем самым минимизирует временные и материальные затраты на осуществление контроля и при этом держит «руку на пульсе» ситуации.

---

Принцип учета человеческого фактора. Данный принцип не противоречит принципу объективности, скорее, он его дополняет, обращая внимание на то, что учет личностных характеристик как самого руководителя, так и подчиненных при его осуществлении и при разработке решения делает систему контроля более релевантной и ситуативной и тем самым более эффективной.

Выводы по главе 1

По мере того, как организация движется к намеченным целям, она должна постоянно отслеживать промежуточные результаты, а также изменения во внутренней и внешней среде. В ходе контроля осуществляется систематическое наблюдение за деятельностью отдельных работников и коллективов, целенаправленное воздействие на исполнителей, сравнение фактических результатов деятельности с заданными параметрами для выработки корректирующих воздействий на управляемые факторы.

Базу эффективного управленческого контроля составляет планирование, в ходе которого определяются миссия, цели, задачи, направления и параметры деятельности. Планирование без контроля бессмысленно, а контроль без планирования невозможен, поскольку в процессе контроля менеджеры определяют отклонения от намеченных планов и вносят регулирующие изменения в соответствии с имеющимися ресурсами, технологиями и положениями предприятия на рынке. Таким образом, функция контроля начинает действовать с момента, когда организация приступает к формированию своих целей, то есть с первых шагов своего существования.

Контроль – это постоянный процесс, обеспечивающий достижение целей организации путём своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем и изменений внешней среды.

Главный смысл системы контроля состоит в создании гарантий выполнения планов организации и в повышении эффективности управленческого процесса.

Чтобы контроль был эффективным, он должен удовлетворять следующим требованиям:

1) Быть экономичным. Чем меньше усилий требуется приложить для осуществления контроля, тем лучше разработана система управления. Чем меньше механизмов контроля может понадобиться, тем более эффективными они, вернее всего, будут.

2) Быть значимым, т.е. должен иметь смысл. Попытки контролировать бесчисленное количество событий, не играющих особой роли при повышении эффективности работы и достижения поставленных целей, могут привести к полной утрате контроля.

3) Быть уместным. Контроль должен отвечать характеру и сути оцениваемых явлений. Поскольку механизмы контроля оказывают столь значимое воздействие, подбор правильных механизмов более чем важен. Для того, чтобы они предоставляли верное видение и стали предпосылкой для эффективных действий, измерение также должно быть подходящим, оно должно представлять оцениваемые события правильно с точки зрения структуры и формы.

---

4) Быть сочетаемым. Выдающийся логик и философ Альфред Норт Уйатхед предупреждал об ошибке подмены конкретности. Мера не становится более точной, если цифра будет представлена с точностью до шести десятых, хотя явление лучше всего было представить, скажем, в промежутке между 50 и 70%.

5) Быть своевременным. Частые измерения и быстрое предоставление информации вовсе не является предпосылкой более продуктивного контроля, больше того, они могут даже мешать эффективному контролю. Временная составляющая должна соответствовать продолжительности оцениваемого события.

6) Быть простым. Сложные механизмы контроля просто не работают. Они способны лишь ещё больше запутать. Они отводят от того, что действительно необходимо контролировать, и вынуждают сосредоточиться на механике и методологии контроля.

7) Быть функциональным. Он должен сосредотачиваться на действии. Его целью является действие, а не информация. Иногда это может быть только изучение и анализ. Прежде всего они должны оказаться в руках менеджера и профессионала, который может предпринять дальнейшие шаги в силу своего положения, выполняя свои непосредственные обязанности и принимая важные решения^[14].

Также, при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей, т.к. контроль сильно действует на психологическое состояние работников. Часто имеет смысл сделать процесс контроля нарочно видимым, наглядным, т.к. цель контроля состоит не в том, чтобы зафиксировать ошибки или мошенничество, а в том, чтобы предупредить их и, в конечном счете, достичь поставленных целей.

Но наглядность контроля может вызвать отрицательный результат. Если сотрудники знают установленные стандарты и всю процедуру контроля, то они, как правило, стремятся зафиксировать измерения результатов работы на уровне, который гарантирует наивысшее вознаграждение и в тех только областях, где проводятся измерения. Необходимо тщательно спроектировать систему контроля с учетом побочных эффектов, иначе она будет ориентировать сотрудников на то, чтобы хорошо выглядеть при проведении контрольных измерений, а вовсе не на то, чтобы достичь целей организации.

Каждое из этих требований имеет большое значение в системе контроля. Только благодаря их правильному осуществлению контроль может оказать положительный эффект на функционирование организации.

---

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ НА ПРИМЕРЕ ООО «ПРЕСС-ЭКСПРЕСС»

2.1. Система контроля, применяемая в организации

Рассмотрим вышеперечисленные теоретические аспекты эффективного контроля деятельности предприятия на примере Общества с ограниченной ответственностью «Пресс-экспресс» (далее ООО «Пресс-экспресс»).

ООО «Пресс-экспресс» является предприятием, занимающимся розничной продажей газетно-журнальной продукцией, как основным товаром.

ООО «Пресс-экспресс» имеет 7 павильонов и 61 киоск. В ближайшем будущем планируется открытие ещё нескольких точек. Предприятие расширяется, всё время открывая новые торговые точки.

Основной товар, продаваемый на торговых точках, это газетно-журнальная продукция. Кроме того, осуществляется продажа довольно широкого ассортимента других товаров: галантерея, канцелярские товары, безалкогольные напитки, пивная продукция, некоторые виды продуктов питания (шоколадные батончики, чипсы, вафли, конфеты и т.д.), карточки экспресс оплаты, лотерейные билеты, сим-карты МТС, табачная продукция, детские игрушки, книги, открытки.

Помимо всего прочего, ООО «Пресс-экспресс» имеет во владении собственную типографию, где печатаются пресса.

В ООО «Пресс-экспресс» весь аппарат управления, как и в любом другом предприятии, поделён на отделы: коммерческий отдел, отдел по розничным продажам, отдел кадров, бухгалтерия, отдел технического обслуживания, отдел по разработке коллекций.

Высшее звено управления состоит из следующих должностей: генеральный директор холдинга, генеральный директор ООО «Пресс-экспресс» и директора каждого отдела. Среднее звено состоит из начальников отделов, которым подчиняются менеджеры. Низшие ступени должностной лестницы занимают рядовые служащие: менчендайзеры, распространяющие продукцию по супермаркетам и торговым центрам, экспедитор по сопутствующему товару, инкассатор, водитель развозящий почту, бухгалтера, технический и обслуживающий персонал, и конечно же продавцы.

В каждом павильоне или киоске так же есть своя небольшая служебная лестница: старший продавец, продавец – кассир. Каждый продавец имеет право на получение категории, а затем на её повышение. Категорий всего три, при получении категории к заработной плате прибавляется соответствующая сумма денег. Также доплачивают и старшему продавцу за дополнительную ответственность. К низшему звену также относится сотрудники охраны офисных помещений ООО «Пресс-экспресс», взаимодействующих с отделом вневедомственной охраны. От продавца-кассира до линейного менеджера перспектива роста возможна без какого-либо специального образования, затем же для дальнейшего роста требуется специальные знания и навыки.

---

Как и в любой организации, в ООО «Пресс-экспресс» существует система контроля, иначе организация не смогла бы функционировать. Вопрос лишь состоит в том, насколько она хороша. После проведения анализа были установлены особенности, недостатки и преимущества системы контроля в организации ООО «Пресс-экспресс».

Начнём с того, что деятельность ООО «Пресс-экспресс» подчиняются всероссийским законам и правовым актам.

Внутри же данной организации контроль имеет так называемый лестничный характер, что означает: каждая последующая ступень управления контролирует предыдущую (продавцов контролируют менеджеры, менеджеров начальники отделов и т.д.). Это касается контроля деятельности сотрудников организации, выполнения ими их служебных обязанностей и соблюдения производственных процедур и процессов.

Управленческий персонал контролируется посредством письменных и устных отчётов, которые они должны регулярно предоставлять вышестоящему руководителю и где они подводят итоги своей деятельности и деятельности сотрудников, находящихся под их управлением, выявляют отклонения и предлагают пути их устранения.

Продавцы торговых точек контролируются иным способом. Из офиса ООО «Пресс-экспресс» по четвергам и субботам приходит папка с накладными и иными документами, среди которых при необходимости посылаются прямые указания, приказы или распоряжения по разным вопросам, связанным, например, с выкладкой продукции, с замечаниями по внешнему виду киоска или павильона, или информация о новом поставщике и т.п. Данные инструкции и указания довольно часто остаются непонятыми рядовыми работниками из-за неграмотного составления или остаются не принятыми ими, потому что менеджеры не считают нужным разъяснять их значимость и ожидаемый от них результат. Тут управленческий персонал делает грубейшую ошибку, связанную с поведенческим аспектом системы контроля. Устанавливают неосмысленные стандарты, которые сотрудники отказываются принимать без объяснений или принимают и выполняют недобросовестно.

Также в любой момент может быть проведена специальная проверка, которая осуществляется комиссией, состоящей из менеджеров от разных отделов или директоров. Данный вид контроля весьма успешен, так как имеет эффект неожиданности, и проверяемые служащие или торговые точки предстают в реально существующем виде со всеми недостатками и достоинствами.

Финансовый контроль в организации ООО «Пресс-экспресс» осуществляется через бухгалтерию. Она же, в свою очередь, контролируется посредством финансовых отчетов, предоставляемых руководству организации, а также посредством сводных отчётов за месяц, квартал, год. Финансы торговых точек контролируются через еженедельные товарные отчёты, в которых содержится информация по приходам нового товара и сделанного возврата за данную неделю, снимающегося с баланса торговой точки; через ежемесячные сводные отчёты, которые составляются по товарным отчётам и выявляют остатки товара на конец месяца; и наконец, через ежемесячные ревизии, которые выявляют недостачи либо излишки, сопоставляя фактическое количество товара, посчитанного в ходе ревизии, с количеством, указанным в сводном отчёте на конец месяца.

---