Файл: Создание баз данных в Microsoft AccessМ. А. Ковалева.pdf

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
1

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
2
УДК 004.65
ББК 32.973
К 56
Рецензент(ы): Болотаева И. И. – к.т.н., доцент кафедры «Информационные технологии и системы» ФГБОУ ВО «Северо-Кавказский горно-металлургический институт
(государственный технологический университет)».
Ковалева, Мария Александровна
К 56 Создание баз данных в Microsoft Access. Учебно-методическое пособие – М.: Мир науки, 2019. – Сетевое издание. Режим доступа: https://izd-mn.com/PDF/35MNNPU19.pdf
– Загл. с экрана.
ISBN 978-5-6043306-5-4
Учебное-методическое пособие предназначено для студентов всех форм обучения всех специальностей.
Цель данного пособия – оказать помощь в самостоятельной подготовке студентов направления подготовки 38.03.05 «Бизнес-информатика» изучающих основы проектирования баз данных, и способствовать формированию системного представления относительно основных теоретико-методологических вопросов.
Данное учебно-методическое пособие адресовано студентам младших курсов технических и экономических специальностей для изучения основных понятий теории баз данных, а также получения практических навыков по работе в СУБД MS Access. В практических работах подробно рассмотрены способы создания таблиц, запросов, форм и отчетов. Индивидуальные задания и контрольные вопросы помогут обобщить и систематизировать полученные знания.
Учебно-методическое пособие будет полезно преподавателям, научным сотрудникам, студентам, изучающих применение вычислительных технологий при изучении основ проектирования баз данных, для широкого круга читателей.
ISBN 978-5-6043306-5-4
© Ковалева Мария Александровна
© ООО Издательство «Мир науки», 2019

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
3
Оглавление
Введение ................................................................................................................... 4 1. Базы данных ......................................................................................................... 6 2. Работа с базой данных ...................................................................................... 16
Практическая работа № 1 ..................................................................................... 17
Практическая работа № 2 ..................................................................................... 20
Практическая работа № 3 ..................................................................................... 24
Практическая работа № 4 ..................................................................................... 30
Практическая работа № 5 ..................................................................................... 35
Задания для самостоятельного выполнения ....................................................... 38
Библиографический список .................................................................................. 43

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
4
Введение
В современном мире объемы информации, требующей хранения, увеличиваются ежесекундно. Поэтому использование баз данных является неотъемлемой частью профессиональной деятельности человека.
Простейшие базы данных можно создавать, не прибегая к специальным программным средствам: например, в электронных таблицах Excel. Но существует несколько отличий между ними. Во-первых, системы управления базами данных (СУБД) разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объемов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы. Во-вторых, СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно. И, в-третьих, СУБД минимизирует общий объем базы данных. Для этой же цели таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.
В настоящее время основными направлениями использования средств вычислительной техники и программных продуктов для информационного обеспечения товароведения и экспертизы товаров являются следующие:
 использование существующих автоматизированных информационных систем и их конфигурирования с учетом определенного типа предприятия и класса решаемых задач;
 разработка новых информационных систем для решения конкретных задач.
Информационной системой называется программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий выполнение следующих функций:
 надежное хранение информации в памяти компьютера
 выполнение специфических операций преобразования информации
 предоставление пользователю удобного интерфейса.
Эти задачи могут быть решены с помощью универсальной системы автоматизации деятельности предприятия 1С:Предприятие. Эта система может быть использована для автоматизации самых различных аспектов деятельности предприятия, таких, например, как оперативный учет товарных и материальных средств, учет складских и торговых операций, обслуживания отдела кадров, расчетов заработной платы и др.
Отличительной особенностью системы
1С:Предприятие является ее конфигурируемость.
Конфигурация представляет собой модель предметной области и создается штатными средствами системы. Средства конфигурирования позволяют описать структуры данных, характеризующие объекты предметной области, и алгоритмы их обработки с целью отражения особенностей учета.
Для описания алгоритмов решения прикладной задачи используется специальный предметно-ориентированный язык программирования, встроенный в систему
1С:Предприятие. Описание языка программирования 1С:Предприятие занимает примерно 900 страниц. Этот язык предназначен для специалистов, выполняющих кофигурирование системы для решения конкретной задачи автоматизации учета.
Одним из базовых объектов системы являются документы, которые предназначены для хранения основной информации о событиях, происходящих на складе, отделе, предприятии - объектах предметной области. Типовыми примерами документов являются такие, например, как "Приходная накладная", "Расходная накладная", "Накладная на внутреннее перемещение",
"Платежное поручение", "Счет", "Протокол испытаний", акты экспертиз и др.
Для ввода информации используются экранные формы. Каждый документ отражает определенный тип событий. Структура документа и свойства событий описываются в конфигурации.
Конфигурация может быть поставлена фирмой "1С". Система 1С:Предприятие вместе с конфигурацией является готовым программным продуктом, ориентированным на определенные классы решаемых задач для конкретной предметной области.

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
5
Очевидно, недостатком системы 1С:Предприятие является ее некоторая консервативность, обусловленная тем, что модули системы и алгоритмы должны настраиваться в процессе ее конфигурации специалистами фирмы "1С". Следует также иметь ввиду, что изменение форм отчетности и условий функционирования предприятия каждый раз вызывает необходимость реконфигурирования системы 1С:Предприятие.
Другим более эффективным способом решения задач, которые сформулированы в определении информационной системы, являются базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД).
База данных - это именованная совокупность структурированных данных, отражающая состояние объектов и их отношений в конкретной предметной области.
В узком смысле база данных представляет собой набор данных о конкретном объекте, организованных определенным образом.
В широком смысле база данных представляет собой совокупность сведений о конкретных объектах.
Целью базы данных является необходимость упорядочить фактические данные по различным признакам, так чтобы иметь возможность быстро извлекать требуемую информацию.
Как правило, с одной базой данных может работать несколько пользователей.
Программы, с помощью которых пользователи работают с базой данных, называются приложениями.
Для работы с одной базой данных может использоваться несколько приложений.
Например, если база данных моделирует предприятие, то одно приложение может обслуживать отдел складского учета товаров, другое приложение может учитывать движение материальных ценностей, третье приложение может обслуживать планирование технологических операций.
Создание базы данных, ее поддержка, управление, доступ пользователя к самим данным осуществляется с помощью СУБД.
СУБД представляет собой программные средства для создания, ведения и совместного использования базы данных многими пользователями.
СУБД обеспечивает корректную работу нескольких приложений с единой базой данных, так чтобы каждое приложение учитывало все изменения, вносимые в базу данных другими приложениями.
Среди наиболее доступных и широко известных СУБД следует отметить СУБД
Microsoft Access, которая объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных.
Создаваемые с помощью Microsoft Access формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, выводить на печать структурированные данные в удобном для пользователя формате утвержденных форм и документов (различных накладных, платежных поручений и др.), печатать отчеты и диаграммы.

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
6
1. Базы данных
Классификация баз данных
В зависимости от принципов обработки данных базы данных делятся на следующие:
 централизованные базы данных (ЦБД)
 распределенные базы данных (РБД).

В централизованной БД база данных размещается на одном компьютере, который может иметь или не иметь поддержки сети.

Если компьютер не имеет поддержки сети, то в этом случае может быть реализован только локальный доступ.

Если же компьютер включен в локальную сеть, то в этом случае может быть реализован централизованный доступ.
В настоящее время наиболее широко применяются централизованные базы данных с централизованным доступом. При такой технологии возможны два способа обработки данных:

Файл-сервер

Клиент-сервер
Для реализации технологии файл-сервер необходимо, чтобы один из компьютеров сети функционировал в качестве сервера, на котором хранятся файлы централизованной базы данных.
В соответствии с запросами пользователей файлы с файл-сервера передаются на рабочие станции пользователей, где и осуществляется обработка данных. По завершении работы с базой данных пользователи копируют файлы с обработанными данными обратно на сервер.
Возможности пользователей вычислительной сети определятся их правами доступа.
При регистрации пользователя на рабочей станции возможны два уровня доступа к данным: администратор и рядовой пользователь.
Администратор получает возможность работать не только со всеми командами, доступными рядовому пользователю, но и с командами, которые определяют его привилегированное положение в сети и доступны только ему.
Рядовой пользователь получает только те права доступа, которые определяет администратор при создании пользователя или группы пользователей.
Для того чтобы войти в сеть и работать с сетевыми ресурсами. пользователь должен знать свой логин (сетевое имя) и пароль. Логин и пароль для пользователя устанавливает администратор. Пароль пользователя должен быть уникальным.
Основными недостатками технологии файл-сервер являются следующие:

Между рабочими станциями пользователей и сервером по сети передаются большие объемы информации.

При одновременном обращении к одним и тем же данным пользователи вынуждены дожидаться освобождения этих данных.
Технология клиент-сервер реализуется следующим образом.
Центральный сервер обеспечивает не только хранение файлов базы данных, но и выполняет основную часть обработки данных. Пользователи обращаются к центральному серверу с запросами, которые формулируют с помощью специального языка структурированных запросов - SQL. Запрос описывает действия и список задач, которые должен выполнить сервер. Запросы принимаются сервером и инициируют процессы обработки данных. В соответствии с полученными инструкциями сервер выполняет необходимые действия. В ответ пользователь получает по сети только обработанный набор данных.
При такой технологии между пользователем и сервером передается не весь объем данных, а только данные, необходимые пользователю.

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
7
Архитектура централизованной базы данных с централизованным доступом по технологии клиент-сервер имеет ряд преимуществ по сравнению с технологией файл-сервер, а именно:
По сети передается не весь объем информации, а только данные, необходимые пользователю.
Позволяет избежать конфликтов изменений одних и тех же данных множеством пользователей.
Организует согласованное изменение данных множеством пользователей, поддерживая автоматически целостность данных.
Недостатком этой технологии являются высокие требования к характеристикам центрального сервера.
Распределенная база данных может состоять из нескольких частей. хранимых в различных ЭВМ вычислительной сети. Для работы с такими базами данных используют системы управления распределенными базами данных (СУРБД).
В зависимости от характера информационных ресурсов, содержащихся в базе данных, базы данных делятся на документальные и фактографические.
Документальные базы данных представляют собой информационно-поисковые системы документов, отсортированных по какому-либо признаку.
Фактографические базы данных предназначены для решения задач обработки данных - задач, связанных с вводом, хранением, сортировкой, отбором по заданным критериям и группировкой записей данных однородной структуры. Характерной особенностью фактографических баз данных является то, что они содержат фактические сведения, представленные в виде совокупностей форматированных записей данных.
Структура MS Access
Первая версия MS Access была разработана в 1993 г. фирмой Microsoft. MS Access - это функционально полная реляционная СУБД, работающая в среде Windows. Access позволяет создавать сложные базы данных, задавая структуру таблиц и определяя связи между ними. MS
Access содержит возможности для создания запросов, отчетов и форм любой сложности. В
Access можно использовать все возможности Windows обмена данными между приложениями
(DDE и OLE), что позволяет включить в базу данных графическую и звуковую информацию.
База данных Access состоит из объектов, связанных с хранимыми данными (таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы, модули). Все объекты Access хранятся в одном файле с расширением .mdb. В таблицах хранятся данные, которые можно добавлять, редактировать, просматривать. Запросы позволяют -- 8 быстро выбирать необходимую информацию из таблиц. Используя формы, можно вводить данные в таблицы, выводить на экран в удобном виде, просматривать и изменять их.
С помощью отчетов можно создавать различные виды документов для вывода на печать.
Опубликованная средствами Access веб-страница, имеющая подключение к базе данных, позволяет просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать данные, хранящиеся в базе данных, из обозревателя. Макросы и модули используются для автоматизации работы с базой данных.
Реляционная модель данных
Центральным понятием в области баз данных является модель данных.
Модель представляет собой такое структурированное представление конкретных данных о свойствах объекта, которое позволяет разработчикам баз данных трактовать их как сведения, содержащие не только данные, но и взаимосвязь между ними.
В настоящее время среди различных моделей данных наиболее перспективной является реляционная модель данных, которая фактически является монополистом на рынке баз данных.