Файл: Создание баз данных в Microsoft AccessМ. А. Ковалева.pdf

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
30
Практическая работа № 4
Использование форм в базе данных
Формы – это объекты базы данных, предназначенные для просмотра данных из таблиц и запросов, для ввода данных в базу, корректирования существующих данных и выполнения заданных действий. Форма может содержать графики, рисунки и другие внедренные объекты.
Можно вносить данные в таблицы и без помощи каких-либо форм. Но существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу:
1) при работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному в базе данных);
2) разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу;
3) вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы отображается, как правило, одна запись таблицы;
4) в большинстве случаев информация для баз данных берется из бумажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т. д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.
Создавать формы можно на основе нескольких таблиц или запросов с помощью
Мастера, используя средство автоформы, «вручную» в режиме Конструктора, сохраняя таблицу или запрос как форму. Созданную любым способом форму можно затем изменять в режиме Конструктора. Рассмотрим некоторые из перечисленных способов.
1.
Выполните команду: вкладка ленты Создание → панель инструментов Формы
→ Другие формы → Мастер форм.
2.
В диалоговом окне Создание форм выберите таблицы (запросы) и поля, которые будут помещены в форму. Щелкните по кнопке Далее.
3.
В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид формы, стиль, задайте имя формы. Щелкните по кнопке Готово.
4.
С помощью Мастера создайте формы Сотрудники, Клиенты, Заказы,
Менеджеры.
5.
Откройте форму Сотрудники в режиме Конструктора. Этот режим предназначен для создания и редактирования форм.
6.
Разместите элементы в удобном для вас порядке, измените размер и цвет текста.
7.
В заголовок формы добавьте текст Сотрудники фирмы.
8.
В примечание формы добавьте объект Кнопка (вкладка ленты Конструктор →
панель инструментов Элементы управления).
9.
После того как вы «нарисуете» кнопку указателем, на экране появится диалоговое окно Создание кнопок , в соответствии с рисунком 11.

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
31
Рисунок 11 – Создание кнопок на форме
10.
В категории Работа с формой выберите действие Закрытие формы и нажмите кнопку Далее.
11.
Выберите рисунок или текст, который будет размещаться на кнопке.
12.
В последнем диалоговом окне Мастера кнопок задайте имя кнопки и нажмите
Готово.
13.
Мастер кнопок написал для данной кнопки процедуру на языке Microsoft Visual
Basic. Просмотреть процедуру обработки события можно с помощью команды Обработка
событий контекстного меню кнопки.
14.
Самостоятельно создайте кнопки Выход из приложения, Поиск записи, Удаление
записи.
15.
Иногда на форме требуется разместить несколько страниц, содержащих данные из различных источников, справочную или вспомогательную информацию. Для этой цели можно использовать набор вкладок.
16.
Создайте пустую форму.
17.
Для добавления к форме набора вкладок щелкните по кнопке Вкладка на панели инструментов Элементы управления. Сначала добавятся только две вкладки с формальными именами Вкладка 1 и Вкладка 2.
18.
Добавьте еще одну вкладку.
19.
Переименуйте ярлычки вкладок так, чтобы на них отображались названия данных, которые будут в них располагаться: Сотрудники, Менеджеры, Помощь.
20.
Перейдите на вкладку Сотрудники и перетащите на нее мышкой из базы данных форму Сотрудники.
21.
Аналогичным образом поместите форму Менеджеры на вкладку Менеджеры.
22.
На вкладку Помощь поместите некоторые советы по работе с базой данных.
23.
Данную форму сохраните с именем Сотрудники фирмы.
24.
В Microsoft Access можно создавать кнопочные формы. Они содержат только кнопки и предназначены для выбора основных действий в базе данных. Для создания кнопочной формы необходимо на вкладке ленты Работа с базами данных выбрать команду
Диспетчер кнопочных форм.

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
32 25.
Если кнопочной формы в базе данных нет, то будет выведен запрос на подтверждение ее создания. Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения.
26.
Перед вами появится Диспетчер кнопочных форм, в котором щелкните по кнопке Создать.
27.
В диалоговом окне Создание, в соответствии с рисунком 12, введите имя новой кнопочной формы и нажмите ОК.
Рисунок 12 – Задание имени кнопочной формы
28. Имя новой кнопочной формы добавится в списокСтраницы кнопочной формы окна
Диспетчер кнопочных форм в соответствии с рисунком 13. Выделите имя новой кнопочной формы и щелкните по кнопке Изменить.
Рисунок 13 – Диспетчер кнопочных форм
29. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните по кнопке
Создать. Появится диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы, в соответствии с рисунком 14.
Рисунок 14 – Создание кнопок на форме
30.
В поле Текст введите текст подписи для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите команду из раскрывающегося списка в поле Команда.
В поле Форма выберите форму, для которой будет выполняться данная команда.
31.
Аналогичным образом добавьте кнопки Клиенты, Заказы, Выход.

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
33 32.
В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите имя вашей кнопочной формы и щелкните по кнопке По умолчанию.
Рядом с названием кнопочной формы появится надпись «(по умолчанию)».
33.
Чтобы закончить создание кнопочной формы, щелкните по кнопке Закрыть.
34.
В результате должна получиться форма, представленная на рисунке 15.
Рисунок 15 – Главная кнопочная форма
35.
Добавьте в форму какой-нибудь рисунок.
36.
Для того чтобы главная кнопочная форма появлялась на экране при запуске приложения, необходимо в главном меню нажать на кнопку Параметры Access, в соответствии с рисунком 16. Для текущей базы данных установите форму просмотра –
«кнопочная форма».
Рисунок 16 – Задание параметров Access
37.
Покажите работу преподавателю.

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
34
Контрольные вопросы:
1.
Для чего предназначены формы?
2.
Почему форма является незаменимым средством в БД?
3.
С помощью чего можно создавать формы?
4.
На основе чего можно создавать формы?
5.
Как создать кнопку на форме?
6.
Как можно разместить несколько таблиц и запросов на одной форме?
7.
Как создать главную кнопочную форму?

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
35
Практическая работа № 5
Создание отчетов
Отчеты предназначены для вывода информации на печать. Часто данные в них располагаются в табличной форме. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы.
Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:
1)с помощью Мастера отчетов;
2)на основе таблиц или запросов;
3)в режиме Конструктора.
1.
В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание→ панель инструментов Отчеты → Мастер отчетов.
2.
Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).
3.
В появившемся диалоговом окне Создание отчетов, в соответствии с рисунком
17, переместите все доступные поля в область «выбранные поля».
Рисунок 17 – Мастер отчетов
4.
С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения. В качестве источника данных используйте таблицу Сотрудники.
5.
Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните команду: вкладка ленты
Создание → панель инструментов Отчеты → Наклейки.
6.
В появившемся диалоговом окне, в соответствии с рисунком 18, укажите размер наклейки, систему единиц, тип наклейки и нажмите кнопку Далее.

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
36
Рисунок 18 – Диалоговое окно Создание наклеек
7.
На следующем шаге создания отчета установите шрифт, размер, цвет текста и начертание. Нажмите кнопку Далее.
8.
Выберите поля, которые будут размещаться на наклейке. Например, Название
компании, Адрес, Телефон и Факс. Если на каждой наклейке требуется вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки.
9.
При необходимости измените название отчета с наклейками и нажмите кнопку
Готово.
10.
Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее, минимальное или максимальное значения, а также проценты. Для этого запустите Мастер
отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма заказа.
11.
В диалоговом окне Мастера, в котором задается порядок сортировки записей, нажмите кнопку Итоги , в соответствии с рисунком 19.
Рисунок 19 – Вычисление итоговых значений в отчетах

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
37 12.В диалоговом окне Итоги (рисунок 20 для полей Сумма и Налог установите флажки в столбце sum, чтобы посчитать итоговую сумму.
Рисунок 20 – Вычисление итоговых значаний суммы
13.
Далее выполните все шаги Мастера и нажмите кнопку Готово.
14.
Создайте отчет Дни рождения, используя в качестве источника данных запрос
Дни рождения.
15.
Составьте отчет Выполненные заказы, в котором будут данные о компании и сумме заказа. Вычислите итоговую сумму, среднее значение (Avg) и максимальную сумму для каждой фирмы.
16.
Покажите работу преподавателю.
Контрольные вопросы :
1.
Для чего предназначены отчеты?
2.
Какие способы создания отчетов вы знаете?
3.
Как в отчетах можно посчитать итоговые значения?
4.
Какие итоговые значения можно посчитать в отчетах?
5.
Как в Access напечатать почтовые наклейки?

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
38
Задания для самостоятельного выполнения
Вариант 1
1.
Разработайте базу данных «Электронная библиотека», состоящую из трех таблиц со следующей структурой:
Книги – шифр книги (ключевое поле), автор, название, год издания, количество экземпляров.
Читатели – читательский билет (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, адрес.
Выданные книги – шифр книги, читательский билет, дата выдачи, дата возвращения, дата фактического возвращения.
2.
Установите связи между таблицами.
3.
С помощью запроса отберите все книги, выпущенные с 1990 по 2007 годы.
4.
Создайте запрос с параметром для отбора книг определенного автора.
5.
Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.
Вариант 2
1.
Разработайте базу данных «Продуктовый магазин», которая состоит из четырех таблиц со следующей структурой:
Товары – код товара (ключевое поле), наименование товара, количество товара.
Поступление товаров – код товара, дата поступления, цена приобретения товара за единицу, код поставщика.
Продажа товаров – код товара, месяц продажи, проданное количество за месяц, цена продажи товара.
Поставщики – код поставщика (ключевое поле), название поставщика, адрес поставщика, телефон поставщика.
2.
Установите связи между таблицами.
3.
С помощью запроса отберите товары, цены которых от 100 до
450 руб.
4.
Создайте запрос с параметром для отбора товаров, проданных в определенном месяце.
5.
Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.
Вариант 3
1.
Разработайте базу данных «Сессия», состоящую из четырех таблиц со следующей структурой:
Студенты – шифр студента (ключевое поле), фамилия, имя, отчество, курс, группа.
Экзамены – шифр студента, дата, шифр дисциплины, оценка.
Зачеты – шифр студента, дата, шифр дисциплины, зачет.
Дисциплины – шифр дисциплины (ключевое поле), название дисциплины, количество часов.
2.
Установите связи между таблицами.
3.
С помощью запроса отберите студентов, сдавших экзамен на 4 или 5.
4.
Создайте запрос с параметром для отбора студентов, получивших или не получивших зачет.
5.
Создайте формы для ввода данных, отчеты и главную кнопочную форму.