Файл: Создание баз данных в Microsoft AccessМ. А. Ковалева.pdf

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
13
Таблица 1 – Операторы доступа к данным
Оператор
Действие
Оператор выбора SELECT
SELECT
Оператор, формирующий в соответствии с
SQL-запросом результирующее отношение
Операторы определения данных
CREATE TABLE
Создает новую
DROP TABLE
Удаляет таблицу из базы данных
ALTER TABLE
Изменяет структуру существующей таблицы
CREATE VIEW
Создает виртуальную таблицу, соответствующую SQL- запросу
DROP VIEW
Удаляет ранее созданное представление
ALTER VIEW
Изменяет ранее созданное представление
CREATE INDEX
Создает индекс для обеспечения быстрого доступа
DROP INDEX
Удаляет ранее созданный индекс
DELETE
Удаляет в соответствии с условиями фильтрации строки из таблицы
INSERT
Вставляет строку в базовую таблицу
UPDATE
Обновляет в соответствии с условиями значения одного или нескольких столбцов
Операторы администрирования данных
ALTER PASSWORD
Изменить пароль для доступа к базе данных
CREATE DATEBASE
Создать новую базу данных
DROP DATEBASE
Удалить существующую базу данных
GRANT
Предоставить права доступа на ряд действий с объектом базы данных
REVOKE
Лишить прав доступа к некоторому объекту
Оператор выбора SELECT
Одним из основных инструментов обработки данных в СУБД является выборка данных с помощью запросов. Запрос строится на основе одной или нескольких таблиц. Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде таблицы. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, создать новую таблицу, используя данные из существующих объектов базы данных. Результатом запроса на выборку является таблица.
Ключевое слово SELECT сообщает СУБД, что эта команда - запрос.
Все запросы начинаются этим словом с последующим пробелом.
Синтаксис оператора (команды) выбора SELECT имеет вид:
SELECT[ALL / DISTINCT] (<список полей>/*)
FROM (<список таблиц>)
[WHERE <предикат - условие выборки или соединения>]

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
14
[GROUP BY< список полей группировки>]
[HEVING < предикат - условие для группы>]
[ORDER BY < список полей, определяющих порядок сортировки>]
Звездочка в операторе SELECT означает выбор всех столбцов из таблицы.
Ключевое слово ALL означает, что результат выборки включает все строки, возвращаемые запросом. Указание параметра ALL не является обязательным, так как он включается в конструкцию оператора выбора SELECT по умолчанию.
Ключевое слово DISTINCT позволяет исключить из результата выборки повторяющиеся строки и тем самым обеспечить уникальность каждой строки результата. Если параметр DISTINCT не указывается, то будет использоваться ALL
Раздел FROM должен быть представлен в каждом запросе. В этом разделе FROM указываются таблицы и представления, из которых будет производиться выборка данных.
Раздел WHERE предназначен для ограничения количества строк, включаемых в результат выборки в соответствии с логическим условием.
В выражении условий ключевого слова WHERE могут использоваться следующие основные предикаты:

Предикаты сравнения (=, < >, >, <, >=, <=), имеющие традиционный смысл.

Предикат Between A and B. Предикат принимает значение "истина", когда сравниваемое значение попадает в диапазон А-В, включая его границы.

Предикат Not Between A and B. Предикат истинен тогда, когда сравниваемое значение не попадает в диапазон А-В, включая его границы.

Предикат вхождения в множество IN (множество). Предикат принимает значение "истина", когда сравниваемое значение входит в множество, которое может быть задано простым перечислением. Существует также предикат NOT IN (множество), который принимает значение "истина", когда сравниваемое значение не входит в заданное множество.

Предикаты сравнения с образцом LIKE и NOT LIKE. Предикат сравнения LIKE принимает значение "истина", когда сравниваемое значение соответствует заданному шаблону, в противном случае этот предикат принимает значение "ложь".

Предикат NOT LIKE имеет противоположный смысл.
Тестовые задания:
1.1. Что означает SQL?
A.
Стандартный язык запросов для работы с реляционными базами данных.
B.
Программа.
C.
Алгоритмический язык для работы с базой данных.
1.2. Что такое QBE?
A.
Диалоговое окно базы данных.
B.
Язык программирования.
C.
Графическая версия языка SQL, бланк запроса по образцу.
1.3. Что является результатом выполнения запроса
SELECT КодКлинта, КодЗаказа
FROM Клиенты;
A.
Набор данных
B.
Таблица с двумя столбцами.

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
15
1.4. Что является результатом выполнения запроса
SELECT *
FROM Заказы
WHERE Город = ”Владикавказ”
A.
Таблица, в которой выбраны все столбцы исходной таблицы Заказы итестроки в которых поле Город имеет значение Владикавказ.
B.
Таблица из одного столбца
C.
Таблица, в которой имеются только те строки, поле Город в которых имеет значение Владикавказ.
1.5 Что является результатом выполнения запроса
SELECT КодКлинта, КодЗаказа
FROM Заказы
WHERE Город = ”Владикавказ”
AND Стоимость >= 1000
A.
Таблица, в которой выбраны два столбца исходной таблицы Заказы итестроки в которых поле Город имеет значение Владикавказ.
B.
Таблица из 2-х столбцов КодКлинта и КодЗаказа, в которой отражены заказы стоимостью не менее 1000, рамещенные клиентами из Москвы.
C.
Таблица, в которой имеются только те строки, поле Город в которых имеет значение Владикавказ.
Контрольные вопросы для самопроверки:
1.
Что такое запрос?
2.
Назовите элементы окна конструктора запросов?
3.
Что такое бланк запроса?
4.
Где записываются критерии условия выбора для запроса? Как удалить таблицу из запроса?
5.
Как удалить поле из запроса?
6.
Перечислите основные операторы, используемые в запросе.

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
16
2. Работа с базой данных
Несмотря на то, что в мире существует множество систем управления базами данных, все они имеют некоторые сходства. Поэтому для изучения мы выбрали СУБД Microsoft Access
2007, входящую в пакет Microsoft Office. Основное назначение Access – дать пользователю простое и доступное средство для создания таких баз данных, которые ему нужны. Несмотря на простоту этой СУБД, она позволяет создавать приложения довольно сложной структуры.
При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами, используя язык программирования Visual Basic.
Еще одним достоинством Access является ее интегрированность с Word, Excel и другими программами пакета Microsoft Office. Данные легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.
Методические указания включают в себя теоретический материал, пять практических работ, индивидуальные задания и перечень контрольных вопросов. Индивидуальные задания выполняются студентами самостоятельно и оформляются в виде отчета о практических работах.
Содержание отчета:
1.
Титульный лист.
2.
Оглавление.
3.
Постановка задачи (формулировка индивидуального задания).
4.
Ход разработки базы данных (подробное описание действий, выполненных при разработке базы данных).
5.
Заключение (основные итоги и выводы, предложения и рекомендации по использованию полученных результатов в практической деятельности).
6.
Библиографический список.
7.
Приложения (таблицы, схема данных, формы, запросы и отчеты, созданные при разработке базы данных).

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
17
Практическая работа № 1
Знакомство с Access. Создание таблиц
База данных (БД) – упорядоченная совокупность данных, предназначенных для хранения, накопления и обработки с помощью ЭВМ. Для создания и ведения баз данных (их обновления, обеспечения доступа по запросам и выдачи данных по ним пользователю) используется набор языковых и программных средств, называемых системой управления
базами данных (СУБД).
Таблица 2 – Типы данных
Тип
Описание
Текстовый
Используется для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. В свойстве Размер поля задается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле. По умолчанию размер устанавливается в 50 знаков. Максимальное количество символов, которые могут содержаться в текстовом поле, – 255
Числовой
Предназначен для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. На вкладках Общие и Подстановка можно установить свойства числового поля, среди которых Размер поля, Формат
поля, Число десятичных знаков
Дата/Время
Используется для представления даты и времени. Выбор конкретного формата даты или времени устанавливается в свойстве
Формат даты
Денежный
Предназначен для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков
Счетчик
Предназначен для автоматической вставки уникальных последовательных
(увеличивающихся на 1) или случайных чисел в качестве номера новой записи. Номер, присвоенный записи, не может быть удален или изменен.
Поля с этим типом данных используются в качестве ключевых полей таблицы
Логический
Предназначен для хранения одного из двух значений, интерпретируемых как «Да / Нет», «Истина / Ложь», «Вкл. / Выкл.»
Поле объекта
OLE
Содержит данные, созданные в других программах, которые используют протокол OLE. Это могут быть, например, документы Word, электронные таблицы Excel, рисунки, звуковые и видеозаписи и др. Объекты OLE связываются с базой данных Access или внедряются в нее. Сортировать, группировать и индексировать поля объектов OLE нельзя
Гиперссылка
Специальный тип, предназначенный для хранения гиперссылок
Мастер подстановок
Предназначен для автоматического определения поля. С его помощью будет создано поле со списком, из которого можно выбирать данные, содержащиеся в другой таблице или в наборе постоянных значений

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
18
Объекты базы данных Access
К объектам базы данных Access относятся:
1.
Таблицы – предназначены для упорядоченного хранения данных.
2.
Запросы – предназначены для поиска, извлечения данных и выполнения вычислений.
3.
Формы – предназначены для удобного просмотра, изменения и добавления данных в таблицах.
4.
Отчеты – используются для анализа и печати данных.
5.
Страницы доступа к данным – предназначены для просмотра, ввода, обновления и анализа данных через сеть или из любого места компьютера.
6.
Макросы – используются для выполнения часто встречающегося набора макрокоманд, осуществляющих обработку данных.
7.
Модули – предназначены для описания инструкций и процедур на языке VBA.
Основным объектом базы данных является таблица, которая состоит из записей (строк) и полей (столбцов). На пересечении записи и поля образуется ячейка, в которой содержатся данные.
Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. В каждом поле содержатся данные одного типа, в соответствии с таблицей
2.
Начало работы:
Создание базы данных
1.
Запустите Microsoft Access 2007.
2.
Нажмите на кнопку
3.
Задайте имя новой базы данных – «Записная книжка.accdb».
4.
На вкладке ленты Создание в панели инструментов Таблицы нажмите на кнопку
Конструктор таблиц.
5.
Введите имена полей и укажите типы данных, к которым они относятся.
Имя поля
Тип данных
№ п/п
Счетчик
Фамилия
Текстовый
Имя
Текстовый
Адрес
Текстовый
Индекс
Числовой
Телефон
Текстовый
Хобби
Текстовый
Эл. почта
Гиперссылка
6.
Выйдите из режима Конструктора, предварительно сохранив таблицу под именем «Друзья»; ключевые поля не задавайте.
7.
Откройте таблицу «Друзья» двойным щелчком мыши и заполните в ней 10 строк.

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
19 8.
Добавьте поля «Отчество» и «Дата рождения», для этого:
1) установите курсор на поле, перед которым нужно вставить новый столбец;
2) выполните команду: вкладка ленты Режим таблицы→ панель инструментов
Поля и столбцы → Вставить;
3) щелкнув два раза на Поле1, переименуйте его в «Отчество», а Поле2 – «Дата
рождения».
9.
Перейдите в режим Конструктора командой: вкладка ленты Главная→ Режимы
→ Конструктор.
10.
Для поля «Дата рождения» установите тип данных Дата / время; в свойствах поля выберите Краткий формат даты.
11.
Отформатируйте таблицу следующим образом:
1) цвет сетки – темно-красный;
2) цвет фона – голубой;
3) цвет текста – темно-красный, размер – 12 пт, начертание – курсив.
12.
Переименуйте поле «Хобби» в «Увлечения».
13.
Удалите запись под номером 8.
14.
Измените размер ячеек так, чтобы были видны все данные. Для этого достаточно два раза щелкнуть левой кнопкой мыши на границе полей.
15.
Расположите поля в следующем порядке: «№», «Фамилия», «Имя»,
«Отчество», «Телефон», «Дата рождения», «Увлечения», «Адрес», «Индекс», «Фото»,
«Эл_почта».
16.
Заполните пустые ячейки таблицы.
17.
В режиме Конструктора добавьте поле «Семейное положение», в котором будет содержаться фиксированный набор значений – замужем, не замужем, женат, не женат. Для создания раскрывающегося списка будем использовать Мастер подстановок:
1) установите тип данных Мастер подстановок;
2) в появившемся диалоговом окне выберите строку «Будет введен фиксированный
набор значений» и нажмите кнопку Далее;
3) число столбцов – 1;
4) введите данные списка – замужем, не замужем, женат, не женат; 11)нажмите кнопку Готово.
18.
С помощью раскрывающегося списка заполните новый столбец. Поскольку таблица получилась широкая, то при заполнении данного столбца возникают некоторые неудобства: не видно фамилии человека, для которого заполняется поле «Семейное
положение». Чтобы фамилия была постоянно видна при заполнении таблицы, необходимо воспользоваться командой Закрепить столбцы из контекстного меню поля «Фамилия».
19.
Покажите работу преподавателю.
Контрольные вопросы :
1.
Что называется базой данных (БД)?
2.
Что такое система управления базами данных (СУБД)?
3.
Чемотличается Microsoft Excel от Microsoft Access?
4.
Какие объекты базы данных Microsoft Access вы знаете?
5.
Какой объект в базе данных является основным?
6.
Что называется полями и записями в БД?
7.
Какие типы данных вы знаете?
8.
Как можно переименовать поле?
9.
Как можно создать поле с раскрывающимся списком?
10.
С каким расширением сохраняется файл БД Access?

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
20
Практическая работа № 2
Создание связей между таблицами
1.
Запустите Microsoft Access 2007.
2.
Создадим базу данных «Фирма». Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы.
Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и клиенте заново, в результате чего можно допустить множество ошибок. Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между ними. Это будет более рационально, чем прежде.
Таким образом, необходимо создать 3 таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы.
Сотрудники
Имя поля
Тип данных
Код сотрудника
Счетчик
Фамилия
Текстовый
Имя
Текстовый
Отчество
Текстовый
Должность
Текстовый
Телефон
Текстовый
Адрес
Текстовый
Дата рождения
Дата/Время
Заработная плата
Денежный
Фото
Объект OLE
Эл_почта
Гиперссылка
Клиенты
Имя поля
Тип данных
Код клиента
Счетчик
Название компании
Текстовый
Адрес
Текстовый
Номер телефона
Текстовый
Факс
Числовой
Адрес электронной почты
Гиперссылка
Заметки
Поле МЕМО

Создание баз данных в Microsoft Access
М. А. Ковалева
http://izd-mn.com/
21
Заказы
Имя поля
Тип данных
Код заказа
Счетчик
Код клиента
Числовой
Код сотрудника
Числовой
Дата размещения
Дата/Время
Дата исполнения
Дата/Время
Сумма
Денежный
Отметка о выполнении
Логический
3.
Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме, необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать
ключевые поля. Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Наиболее подходящим в качестве ключевого поля является «Счетчик», так как значения в данном поле являются уникальными (т. е. исключают повторы).
4.
Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора.
5.
Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле. Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl.
6.
Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента, а для таблицы
Заказы – Код заказа.
7.
Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента. При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помощью Мастера подстановок.
8.
Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора.
9.
Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок.
10.
В появившемся окне выберите команду «Объект «столбец подстановки» будет
использовать значения из таблицы или запроса» и щелкните на кнопке Далее.
11.
В списке таблиц выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке Далее.
12.
В списке Доступные поля выберите поле Код сотрудника и щелкните на кнопке со стрелкой, чтобы ввести поле в список Выбранные поля. Таким же образом добавьте поля
Фамилия и Имя и щелкните на кнопке Далее.
13.
Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия.
14.
В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка.
15.
Установите флажок Скрыть ключевой столбе» и нажмите кнопку Далее.
16.
На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово.
17.
Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля Код клиента.
18.
После создания ключевых полей можно приступить к созданию связей.
Существует несколько типов отношений между таблицами: