Файл: Отчет о прохождении учебной производственной практики (нужное подчеркнуть) Профессиональный модуль пм. 03 Выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих.docx
Добавлен: 05.12.2023
Просмотров: 255
Скачиваний: 18
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
«НАЦИОНАЛЬНЫЙ СОЦИАЛЬНО-ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»
ОТЧЕТ
О ПРОХОЖДЕНИИ УЧЕБНОЙ / ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКИ
(нужное подчеркнуть)
Профессиональный модуль
ПМ.03 «Выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих»
_______________________________________________________________________
(указать название ПМ)
Специальность
46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
(указать код, наименование специальности)
Студент __________
(подпись) (фамилия, имя, отчество)
Группы 09ДОУА-20/4132
Период прохождения практики: с
(наименование организации – базы практики)
Руководитель практики от организации
Начальник
(должность, Ф.И.О.)
________________________ _________________________ _____________________
(оценка) (дата) (подпись)
М.П.
Руководитель практики от колледжа
_____________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
2023год
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………………………...3
Тема 1. Общая характеристика документооборота предприятия (организации)……………………………………………………………………...4
Тема 2. Организация документационного обеспечения управления и функционирования предприятия (организации)……………………………….10
Тема 3. Организация архивной и справочно-информационной работы на предприятии (организации)……………………………………………………..26
Заключение……………………………………………………………………….41
ВВЕДЕНИЕ
Производственная практика «Выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих» является составной частью системы непрерывной подготовки студентов к профессиональной деятельности. Как специалисту в документационного обеспечения управления, студенту необходимо иметь навыки организации работы архива предприятия, подготовки дел для передачи на архивное хранение, а также необходимо уметь проводить экспертизу ценности документов и знать режимы хранения документов.
Производственная практика — это необходимый этап для профессиональной подготовки будущего специалиста. Имея определенный теоретический багаж знаний, полученный при изучении общих дисциплин и непосредственно профессиональных модулей на практике предоставляется возможность обобщить и систематизировать свои знания.
Практику я проходила Центр культуры и досуга "Кировец" г. Санкт-Петербург.
Основные задачи практики:
Развитие умений по организации документооборота учреждения;
Развитие умений по подготовке дел к передаче на архивное хранение;
Развитие умений по организации хранения, учета и использования архивных документов.
А также во время производственной практики получен практический опыт:
Подготовка дел к передаче на архивное хранение;
организация процесса систематизации документов
изучение процесса экспертизы ценности документов;
охарактеризовать научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива;
Тема 1. Общая характеристика документооборота предприятия (организации)
Задание 1. Дать общую характеристику предприятия (организации)
Центр культуры и досуга "Кировец" г. Санкт-Петербург — это современное культурно-досуговое учреждение, соответствующее всем тенденциям нового времени.
Уютный зал на 300 мест с качественным световым и звуковым оборудованием, музыкальные и репетиционные классы, залы для дискотек — все это располагается в стенах уникального исторического здания — памятника архитектуры XVIII века, созданного по проекту Ф.Б. Растрелли. Вот уже 50 лет центр радует жителей Кировского района Санкт-Петербурга праздничными мероприятиями, уличными гуляньями, яркими концертами и фестивалями.
На базе центра существует боле 50 коллективов самодеятельного творчества и огромное количество кружков. «Кировец» проводит регулярные концерты, развлекательные программы, вечера отдыха для людей самых разных возрастов и круга общения.
Задание 2. Изучить организационные и нормативные документы предприятия (организации)
Документы, применяемые в Центр культуры и досуга "Кировец"
-
Устав Центр культуры и досуга "Кировец" -
Положение об Общем собрании акционеров -
Положение о Совете директоров -
Положение о единоличном исполнительном органе -
Положение о Ревизионной комиссии -
Положение о корпоративном секретаре
Задание 3. Построить схему документооборота предприятия (организации)Задание 4. Изучить и описать систему электронного документооборота, применяемого на предприятии (организации)
Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».
Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства.
Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.
Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:
-
однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе; -
параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения; -
непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса; -
единая база документов, исключающая возможность их дублирования; -
результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации; -
эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.
Функции и эффективность ЭДО
Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:
-
создание электронной версии документа; -
создание атрибутной карточки документа; -
формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа; -
поиск карточек документов; -
формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации; -
сохранение документов в различных форматах; -
создание маршрутов документа и управление его движением; -
ведение журналов, классификаторов и справочников; -
регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе; -
рассылка напоминаний и уведомлений; -
согласование документов; -
формирование отчетов о движении и исполнении документов.
Требования к системам электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость.
Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:
-
СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы. -
СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам. -
СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах. -
СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов. -
СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.
Основные виды электронного документооборота – внутренний и внешний.
Внутренний ЭДО обслуживает все процессы внутри компании. Он практически не регламентируется на законодательном уровне: у каждого предприятия могут быть собственные правила, нормы, регламенты взаимодействия и обмена внутренними документами – корпоративными приказами, служебными и объяснительными записками, протоколами собраний или совещаний, заявлениями.
Внешний ЭДО обслуживает коммуникации предприятия с контрагентами – с партнерами, инвесторами, поставщиками, заказчиками посредством актов сдачи-приемки, счетов-фактур, договоров, накладных и т. п. Еще одна разновидность внешнего ЭДО – обмен документами с госорганами (например, с пенсионным фондом, налоговой службой или Фондом социального страхования), причем в некоторых случаях именно электронная форма является обязательным условием (например, сдача бухгалтерской отчетности за год или декларации НДС, работа с товарами, которые требуют маркировки, участие в закупках или торгах).
Еще одним критерием для классификации ЭДО может быть назначение документов. По этому параметру выделяют:
-
Бухгалтерский ЭДО. Существенно упрощает и ускоряет работу с огромными массивами документов – с первичной документацией, отчетностью, всевозможными справками, счетами-фактурами. Поиск нужного файла занимает считанные секунды, документы согласовываются и подписываются значительно быстрее, отчеты сдаются вовремя и не содержат ошибок. -
Управленческий ЭДО. Уставы, положения, регламенты, приказы и распоряжения необходимы, чтобы упорядочить работу внутри компании. Система управленческого ЭДО автоматизирует и упрощает создание, обработку, согласование, подписание, обмен документами, позволяет держать под контролем быстроту и качество исполнения, вести архив, где хранится история всех бизнес-процессов предприятия. -
Кадровый ЭДО. До 99 % всей документации, связанной с трудовыми отношениями, сегодня можно перевести в цифровой формат. Это избавляет от необходимости хранить огромный бумажный архив. Правда, есть ряд документов, которые должны быть оформлены по старинке – на бумаге (например, журнал инструктажа по охране труда или приказ об увольнении). -
Складской ЭДО. В складском учете отражается все, что происходит с товаром при поступлении на склад: приемка, перемещение, списание и т. д. Если каждую процедуру сопровождать отдельной бумагой, потребуется вместительная кладовая для документов. Складской ЭДО избавляет от такой необходимости и заметно ускоряет процесс. -
Архивный ЭДО. Работа с любыми документами предполагает не только их обработку и передачу далее по этапу, но и хранение. В отличие от бумажного цифровой архив занимает гораздо меньше места, не требует оплачивать работу специально обученного архивариуса, а для поиска нужного документа потребуется знание реквизитов и совсем немного времени.
Помимо перечисленных видов ЭДО могут быть и другие, например: международный (когда контрагенты находятся в разных странах), производственный, технический, технологический, конфиденциальный (или секретный). Виды электронного документооборота будут зависеть от той сферы деятельности, которую они обслуживают.
Тема 2. Организация документационного обеспечения управления и функционирования предприятия (организации)
Задание 1. Изучить особенности оформления отдельных видов управленческих документов, использование унифицированных форм, трафаретных текстов и т.д. на предприятии (организации)