Информационная поддержка управленческой деятельности включает в себя технологии подготовки и обработки различных видов документов, в которых значительное место занимает информация в числовой форме (финансовая, бухгалтерская, планово-аналитическая и т.п.), оформляемая в виде разного рода таблиц, бланков ведомостей, форм, списков.

Для создания и редактирования табличных документов в отделе кадров используется такое программное средство как Microsoft Excel.

Трафаретный текст обычно применяется для подготовки справок, актов, протоколов, а также некоторых видов писем.
Задание 2. Дать характеристику основных видов работы службы документационного обеспечения управления предприятия (организации)

Служба документационного обеспечения — это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.

Основная задача службы документационного обеспечения является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

---

Задачи и функции службы документационного обеспечения управления

На предприятиях документационное обеспечение управления осуществляет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется непосредственному руководителю предприятия. Основная цель службы ДОУ – организовывать, руководить, координировать, контролировать и реализовывать работы по документационному обеспечению управленческих процессов.

Службой ДОУ решаются следующие задачи:

• 
  совершенствовать формы и методы работы с документами;
  
• 
  обеспечивать единый порядок документирования, организовывать работу с документацией, информационно-поисковыми системами, контролировать исполнение и подготавливать документы к передаче в ведомственные архивы в соответствии с требованиями Единой государственной системы документационного обеспечения, ГОСТов и прочих нормативов;
  
• 
  сокращать документооборот, количество форм документов и самих документов;
  
• 
  разрабатывать и внедрять нормативные и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения внутри организации и подведомственной системе, прогрессивное технологии документационного обеспечения управления на основании использования вычислительной и организационной техники, направленных на процессы реализации деятельности предприятия.
  

На основании изложенных выше задач, службой ДОУ осуществляются следующие функции:

• 
  разрабатывать, внедрять и вести табель и альбом унифицированных форм документов организации, вносить в них изменения;
  
• 
  осуществлять экспедиционную обработку, регистрировать документы и проводить учетно-справочную работу по документам;
  
• 
  организовывать своевременное рассмотрение и подготавливать к докладу руководству поступающие документы, осуществлять контроль за правильным оформлением документов, представленных на подпись руководителю;
  
• 
  регулировать ход исполнения документов, контролировать прохождение, оформление и исполнение документов в установленные сроки;
  
• 
  обобщать сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информировать руководство по этим вопросам;
  
• 
  организовывать машинописное изготовление, копировать и оперативно размножать документы;
  
• 
  разрабатывать и проектировать бланки документов;
  
• 
  разрабатывать номенклатуру дел организации, обеспечивать хранение дел и оперативное использование документной информации;
  
• 
  организовывать работу по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
  
• 
  организовывать контроль за работой с документацией внутри структурных подразделений;
  
• 
  разрабатывать мероприятия, направленные на совершенствование форм и методов работы с документами, а также на повышение исполнительской дисциплины;
  
• 
  осуществлять контроль за правильным оформлением и формированием структурными подразделениями организации дел, которые должны быть сданы в архив;
  
• 
  организовывать работу архива;
  
• 
  повышать квалификацию работников службы ДОУ и архивов, проводить совещания и консультировать по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ;
  
• 
  организовывать рабочие места, условия труда сотрудников службы ДОУ.
  

---

Структура ДОУ

Наименование и структуру службы ДОУ устанавливают, учитывая принадлежность их к определенной группе организаций, предприятия и учреждений. Например, в министерствах и ведомствах федерального уровня создают управления делами.

Обычно в состав управления делами включают:

• 
  секретариат;
  
• 
  инспекцию при министре;
  
• 
  канцелярию;
  
• 
  отдел писем и жалоб;
  
• 
  отдел по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;
  
• 
  центральный архив.
  

На государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектных, конструкторских и прочих организациях, в учебных заведениях, работают отделы ДОУ, административные отделы или канцелярии. Обычно в их состав входит несколько подразделений: по учету и регистрации, контролю и совершенствованию работы с документацией и внедрением технических средств, рассмотрению писем и жалоб, секретариат и экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архивы и пр.

В ассоциациях, концернах и акционерных обществах состав и структуру службы ДОУ определяет руководство организации. В аппарате управления органов муниципального самоуправления создают общий отдел, в состав которого включают секретариат, канцелярию, группу контроля, протокольную группу, группу совершенствования работы с документацией, группу писем и жалоб, копировально-множительное бюро, архивы.

В небольших по объему документационной работы предприятиях, а также фирмах, в которых нет ДОУ, в структурных подразделениях работа с документацией возложена на секретаря руководителя, либо иное специально назначенное лицо.

Требуется, чтобы штат службы ДОУ соответствовал объему работы и обеспечивал высокое качество делопроизводства внутри предприятия. Служба ДОУ должна быть укомплектована специалистами, имеющими соответствующее высшее и среднее специальное образование.

Чтобы определить количество работников службы ДОУ используют ряд отраслевых нормативов численности, разработанных на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственного предприятия, а также укрупненных нормативов времени – на работу по делопроизводственному обслуживанию.

Работники службы ДОУ реализуют свои функции основываясь на своей должностной инструкции, которую отвердил руководитель организации. Должностная инструкция работника службы ДОУ включает несколько важных разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения, ответственность работников и оценка работы.

---

Функции структурных частей службы документационного обеспечения:

• 
  Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.
  
• 
  Функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.
  
• 
  Функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения.
  
• 
  Функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.
  
• 
  Функция архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильным формированием, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.
  
• 
  Функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства.
  

Задание 3. Описать процесс обработки и систематизации документов, предприятия (организации)

Систематизация документов – это приведение их к последовательному порядку для обеспечения качественного управления внутри компании. Такая процедура предполагает в будущем оперативное нахождение и обработку необходимой информации в архивах, которые могут находиться как на бумажном, так и на электронном носителях.

Распределяются акты, протоколы, важные бумаги и другие типы документов по определенной системе, что означает:

---

типологическое разделение номенклатуры дел;

выявление методологии систематизации;

расшифровку библиографического описания;

оценку документации до ее архивации.

Если систематизация документов организации выполнена правильно, в результате достигается высокий показатель качества в делопроизводстве, а также происходит экономия ресурсов предприятия и оптимизация его персонала.

В классификацию систематизации документов включают:

методики накопления и поиска;

сортировку запросов;

номенклатуру;

способы доступа;

индексирование;

варианты предоставления.

Распределение сведений происходит:

Структурированно (последовательное представление данных в виде стандартного формата, сведения переносятся на компьютер в текстовый редактор или на бумагу).

В свободной манере.

Поля – это разделы с информацией в стандарте, а записи – заполненные форматы. Собранные записи, размещенные таким образом, чтобы необходимый элемент был доступен при быстром поиске, формируют базу данных.

Типовое распределение

Архивная классификация может быть:

предметной (распределение делается в рамках одной выбранной темы);

номинальной (сортировка по номиналу подходит для распорядительно-организационной документации: приказов, протоколов, актов, соглашений, счетов);

тематической (выбирается однотипная тематика пакетов документации);

хронологической (каталогизация проводится по времени создания документов и сроком их хранения);

авторской (сортировка по имени творческой группы или автора: диссертации, публикации, сообщения, доклады).

Для проведения систематизации документов рекомендуется предварительно заняться сортировкой схожей по определенным признакам документации, после чего можно начать распределение по выше перечисленным пунктам. Такой подход к хранению и обработке информации дает возможность оперативно находить доступ к необходимым данным и ограждает сведения от несанкционированной утечки.

Целью приведения документооборота к упорядочиванию является и слежение пути документа от начальной даты его определения в производство до передачи в архив либо до уничтожения. Без правильно организованного процесса деятельность работников организации будет затруднена. Такое утверждение относится и к государственным, и к коммерческим структурам, только таким образом можно сохранить документы, несущие социальную, политическую, научную, историческую, экономическую ценность для страны.

---

Смотрите также файлы

• Stelus n t c n s раздел 1 Деньги и денежный оборот.doc

• ЭссеНеліктен мен фельдшер болым келеді.docx

• растырушы м.. д., профессор Курманова Г. М. 2017 17 01 Стационардаы ревматология.docx

• Инвалиду, у которого отсутствует трудовой стаж, .docx

• Блім азастан жне лы Жібек жолы Сйлеу рекетіні трлері.docx