Файл: Отчет о прохождении учебной производственной практики (нужное подчеркнуть) Профессиональный модуль пм. 03 Выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих.docx
Добавлен: 05.12.2023
Просмотров: 258
Скачиваний: 18
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
- документы федеральных органов государственной власти, а также документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, организаций федерального и республиканского подчинения - через 15 лет;
- документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, городов, районов, государственных организаций краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - через 10 лет;
- записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, похозяйственные книги - через 75 лет;
- документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеет преобладание доля государственной собственности - через 10 лет;
- научную, технологическую и патентную документацию - через 10 лет;
- конструкторскую документацию - через 15 лет;
- проектную документацию по капитальному строительству - через 25 лет;
- телеметрическую документацию - через 5 лет;
- аудиовизуальные документы - не позднее, чем через 3 года со времени изготовления;
- машиночитаемые (электронные) документы - через 5 лет.
Документы из муниципального архива принимаются в государственный архив на основании соглашения между соответствующим органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации и органом местного самоуправления. В соглашении оговариваются сроки временного хранения архивных документов в муниципальном архиве, порядок и условия их передачи на постоянное хранение в государственный архив.
Передача документов из одного архива в другой осуществляется на основании решения Федеральной архивной службы России и/или органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в связи с уточнением профиля архива, а также по результатам экспертизы ценности документов по личному составу.
При передаче документов из одного архива в другой в связи с уточнением профиля архива составляется акт приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах (для архива-сдатчика и архива-преемника).
При передаче всего фонда одновременно передаются три экземпляра описей и дело фонда.
Передача документов в собственность государства осуществляется, как правило, безвозмездно. Временное, в том числе депозитарное хранение осуществляется архивом, как правило, за плату.
Архив может принять решение: о приеме определенных архивных документов только от части негосударственных организаций; приеме только части архивных документов от отдельных организаций. Данные особенности приема оговариваются в соглашении (договоре), и в предисловии к соответствующей описи документов.
Прием документов на временное, в том числе депозитарное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение; прием документов при условии их описания за счет собственника может проводиться по сдаточной описи поединично с составлением листов проверки наличия.
Документы от физических лиц, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, поступают в архив:
- по договору дарения;
- по завещанию;
- по договору купли-продажи;
- по решению суда об изъятии незаконно присвоенных документов, о признании документов бесхозными или бесхозяйственно содержащимися.
На месте хранения документов личного происхождения производится их предварительный просмотр, в результате которого экспертом составляется заключение о ценности документов.
Работник архива или владелец документов составляет сдаточную опись. При заключении договора купли-продажи или изъятия документов по решению суда составляется проект оценочной описи с указанием денежной оценки документов. Прием документов личного происхождения в архив осуществляется на основании решения ЭПК по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.
При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается владельцу.
При ликвидации организации - источника комплектования архива, не имеющей правопреемника, ее документы подлежат приему в архив. Документы государственной организации принимаются архивом в соответствии с требованиями настоящих Правил. Документы негосударственной организации принимаются в соответствии с условиями ее соглашения (договора) с архивом, заключенного ранее, или договора архива и ликвидационной комиссии.
При ликвидации негосударственной организации, с которой не был заключен договор, документы принимаются в установленном порядке в архив после проведения экспертизы их ценности.
Архив может за плату принять на временное хранение от ликвидируемой без правопреемника организации, отнесенной или не отнесенной к числу источников комплектования архива, документы с неистекшими сроками временного хранения и выделять их к уничтожению по достижении этих сроков.
От государственной организации прием документов с неистекшими сроками временного хранения производится в случае отказа от их временного хранения вышестоящей (по отношению к ликвидируемой) организации и только при наличии свободных помещений.
От негосударственной организации прием документов с неистекшими сроками временного хранения может быть осуществлен по договору архива с собственником, ликвидационной комиссией или с учредителями (участниками) ликвидируемой организации. Архив принимает на временное хранение от негосударственной организации документы с неистекшими сроками временного хранения по решению соответствующего органа исполнительной власти, на рассмотрение которого ликвидационной комиссией или архивом выносится вопрос об оплате хранения данных документов в случае отказа от их приема или отказа в оплате хранения учредителей (участников) ликвидируемой организации или иных организаций, ведающих вопросами движимого имущества организаций.
Документы по личному составу от действующей организации независимо от формы собственности могут быть приняты на временное хранение по договору за плату при наличии свободных площадей в архиве.
Документы по личному составу ликвидированной организации независимо от формы собственности при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации поступают на хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при их отсутствии - в общий архив.
Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), внесенные в опись, вместе с заключением специалиста об их ценности рассматриваются экспертно - методической (экспертной) комиссией архива, ЭПК органа управления архивным делом. Прием документов оформляется актом, который подписывается работниками архива, сдающими и принимающими документы и утверждается руководством архива. Документы на бумажной основе передаются на хранение вместе с сопроводительной документацией (анкетами, вопросниками, планами); аудиовизуальные документы - в необходимом комплекте и с соответствующей текстовой сопроводительной документацией.
Архив принимает на постоянное хранение аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы.
Машиночитаемые (электронные) документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих воспроизвести информацию.
Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для видеодокументов - акт о техническом состоянии.
Прием секретных документов от источников комплектования архива осуществляется в соответствии с действующими правилами по акту и отдельным описям, имеющим соответствующие грифы ("С", "СС", "ОВ").
Задание 3. Ознакомиться с порядком размещения дел в архиве, составить схему размещения, изучить и описать, какие учетные документы ведутся при приеме документов в архив предприятия (организации).
Задание 4. Дать характеристику учетным документам и научно-справочного аппарата архива предприятия (организации), проанализировать их в сравнении с установленными правилами
В каждом архиве имеется целый ряд единообразных учетных документов архивов. К обязательным учетным документам относятся: книга поступлений документов, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные надписи в делах, книга поступлений микрофотокопий документов, паспорт архива, дело фонда. К вспомогательным формам учета в архиве относятся: реестры описей, книги учета фондов, передаваемых в другие архивы, книги учета ежедневных изменений в составе и объеме фондов, и другие.
Книга поступлений документов- это учетный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив документов. Здесь указывается порядковый номер поступления, когда, от кого, на основании какого документа поступили материалы, их наименование, годы, объем, состояние этих материалов, какие номера фондов им присвоены или к каким уже имеющимся в архиве фондам они присоединены. Все поступления документов в архив записываются в хронологическом порядке.
Список фондов- учетный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов дает представление о фондовом составе архива. Каждый фонд имеет свой порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду даже в случае передачи или утраты фонда. В списке фондов указывается номер фонда, дата его первого поступления, полное официальное название фондообразователя и сокращенное название (если менялось - указывают все варианты в хронологической последовательности), если фонд выбыл в другое учреждение, указывают куда и на основании какого документа.
Лист фонда- это учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда. Он составляется при первом поступлении документов после записи в книгу поступлений и в список фондов. Это важнейшая форма учета архивных документов, так как дает суммированные сведения о составе фонда и о происходящих с ним изменениях.
Для поиска фондов по их названиям создан подсобный справочный аппарат - карточный указатель к листам фондов. В него включаются сведения о названии фонда (если название фондообразователя менялось, то указывают все названия), его номере, объеме, крайних годах документов. Фонды или группы фондов в указатели располагаются чаще всего по алфавиту.
Опись дел фонда- это учетный документ, но также и часть научно-справочного аппарата архива. В описи перечислены заголовки и другие необходимые сведения о составе и содержании единиц хранения архивного фонда.
На основании описи определяется архивный шифр единицы хранения - это поисковый адрес каждой единицы хранения, на который ссылаются при использовании архивных документов. В описях имеются сведения и об изменениях поисковых данных, если они происходили.