Файл: Теоретические основы экспертизы ценности документов.docx
Добавлен: 06.12.2023
Просмотров: 504
Скачиваний: 10
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел ООО «Опторг», описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.
Оформление дел.
Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись.
На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное наименование вышестоящей организации, наименование образовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела.
По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения: в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория, другие данные.
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.
Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись.
В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Заверительная надпись подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.
Внутренняя опись составляется к делам постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированным по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).
По окончании делопроизводственного года в ООО «Опторг» производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (в соответствии с номенклатурой образовательного учреждения).
Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в муниципальный архив, подлежит утверждению директором муниципального архива, согласованию с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) утверждению руководителем не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.
На дела с истекшим сроком хранения составляется акт об уничтожении.
2.2 Организация проведения экспертизы ценности документов
В учреждениях и предприятиях уделяется, большое внимание вопросам создания различных документов, организации их приема, движения, учета, исполнения, хранения, и оправки.
Как и в любой организации в ООО «Опторг» существуют свои документы исходящие, входящие документы, так как эта организация имеет образовательный характер некоторые документы отправляются на хранение в архив. Так, все исходящие документы имеют свой бланк, для писем используется бланк с боковым штампом, с левой стороны, в него входит: герб, название организации, адрес, телефоны организации, дата и номер исходящего письма. Номенклатура дел - это систематический перечень конкретных заголовок дел, заводимых в структурной части учреждения на соответствующий год.
Номенклатура дел оформляется следующим образом, в правой верхней части документа находится название организации ниже почтовый индекс, адрес организации, телефоны, дата и номер исходящего документа. С левого края документа находится Утверждение Генерального директора этой организации его печать и подпись и ниже число, затем идет название документа, после идет таблица, в которой указаны документы, передающиеся на хранение в архив, после его передачи составляется протокол о принятии и передачи документа.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности ООО «Опторг» создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива.
Назначение экспертных комиссий в ООО «Опторг» заключается:
- в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
- организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
- в организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Экспертная комиссия создается по приказу руководителя ООО «Опторг». В нее включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.
Таким образом, экспертная комиссия наделена большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение. Экспертная комиссия имеет право запрашивать у работников делопроизводственных служб письменные объяснения о причинах утраты документов и дел, подлежащих передаче на государственное хранение, требовать розыска недостающих дел. Она принимает участие в организации проведения проверок состояния делопроизводства и архива.
Порядок проведения и оформления экспертизы ценности документов
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) [10. С.20]
Также экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.
Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.
Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.
Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации. [26. С.28]
Ведомственные экспертные службы осуществляют довольно широкие функции. Рассмотрим основные из них.
ЭК организует и проводит совместно с делопроизводственной сферой и архивом отбор документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению. Они рассматривают и выносят решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:
- графиков по подготовке и передаче документов на государственное хранение;
- сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения;
- перечней, проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного хранения;
- актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве учреждения документов, сроки хранения которых истекли.
ЭК рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и выносят решения на утверждение соответствующего архивного учреждения.
ЭК структурных подразделений, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников сфер делопроизводства и архива.
Одной из важнейших функций ЭК является разработка методических вопросов экспертизы ценности и организации документов в делопроизводстве. Она разрабатывает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты инструкций по делопроизводству, классификаторов, ведомственных перечней документов и других нормативно-методических пособий. ЭК, как правило, принимает участие в их подготовке и рассмотрении [17. С.25].
(ЭК) наделена и большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение. (ЭК) имеет право запрашивать у работников делопроизводственных служб письменные объяснения о причинах утраты документов и дел, подлежащих передаче на государственное хранение, требовать розыска недостающих дел. Она принимает участие в организации проведения проверок состояния делопроизводства и архива. Экспертные органы систематически информируют руководство организации по вопросам, относящимся к их компетенции.
(ЭК) проводит заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Ее решения принимаются большинством голосов. Заседания комиссии протоколируются. Ведение делопроизводства (ЭК) и хранение ее документов возлагаются на секретаря комиссии.
Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации. В процессе экспертизы производится:
- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
- отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.
Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:
-
документы, подлежащие постоянному хранению в гос. архивах; -
документы, подлежащие временному хранению в архиве организации; -
документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях; -
документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.