Файл: Теоретические основы экспертизы ценности документов.docx
Добавлен: 06.12.2023
Просмотров: 505
Скачиваний: 10
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:
- опись дел постоянного срока хранения;
- опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
- опись дел по личному составу;
- акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2020 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2021 г. Акт составляется на дела всей организации. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов и утверждается руководителем организации.
Заключение
По результатам проделанной работы можно сделать определенные выводы.
В первой главе дается понятие и назначение экспертизы ценности документов.
Определены информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Теория ценностных приоритетов - основа теории оценки и отбора документов на хранение, т.е. выбора приоритета более ценного перед менее ценным.
Показали, как ведется отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев. Подчеркнули, что базовые положения оценки и отбора документов заключаются в том, что их ценность определяется независимо от формы собственности, к которой принадлежит организация - фондообразователь, на общих принципах и критериях. Для осуществления экспертизы создается система экспертных органов. В каждом учреждении независимо от формы собственности или функций обязательно должна быть создана экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия - это коллектив работников делопроизводства, архивистов и специалистов данной отрасли (экспертов), которым доверено решение судьбы документов организации. Если учреждение имеет несколько самостоятельных отделений, лучше создать в каждом таком подразделении отдельную экспертную комиссию.
Далее были рассмотрены принципы и критерии экспертизы ценности документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности. При проведении традиционной экспертизы ценности документов негосударственных организаций комплекс критериев (значение содержащейся информации, ее повторение в других документах, вид документа и др.) трактуется в ключе работы с документами именно негосударственных структур и направлен на определение уникальности, единственности или типичности, повторяемости документов с точки зрения происхождения, содержания, внешних особенностей.
Во второй части выпускной квалификационной работы дана краткая характеристика организации ООО «Опторг» города Грозный, где было рассмотрено, как проводится экспертиза ценности документов на примере конкретной организации. Где было выявлено, что экспертиза ценности документов проводится на основе положения организации. Положение разрабатывается руководителем организации. Дана структура ООО «Опторг» . Рассмотрен определенный порядок проведения экспертизы, что доказывает, что решение основного вопроса оценки и отбора документов – «ценно или менее ценно», «хранить или не хранить» - возможно, только при общенаучном подходе, т.е. на универсальной для любой науки базе. При этом два других уровня методологического знания (конкретно-научный и уровень методики и техники исследования) также сохраняют свое значение.
Теория экспертизы ценности документов как любая научная теория, отражает закономерности развития общества. Для экспертизы особое значение имеют факторы, влияющие на оценку и отбор документов, в первую очередь, изменения в экономике и управлении; изменения в документировании (повышение качества документов и возникновение их новых видов, унификация цепочки документов по типовым управленческим функциям, составление массовых документов на базе автоматизированного банка текстовых заготовок, изменение документопотоков и норм концентрации информации в документе, разные полнота и качество документирования деятельности организаций и предприятий, развитие устных контактов в управлении); изменения в сфере использования документной информации (возникновение многоаспектности использования и его деидеологизация).
Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности.
Их взаимоотношения с архивными органами строятся на принципиально новых правовых основах. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации.
Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах.
Размещено на
Список использованных источников
1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».
2. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант». С изменениями и дополнениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г., 8 мая, 27 июля 2010 г., 11 февраля 2013 г., 4 октября 2014 г., 28 ноября 2015 г., 2 марта, 23 мая 2016 г.
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст). - [Электронный ресурс]. - Электрон.дан. - URL: http://online.docinfo.ru/doc_14902.htm (дата обращения: 21.03.2010).
4. ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».
5. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».
6. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».
7. Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело. - 1999. - №1. - С. 79-83.
8. Алексеева, Е.В. Менеджмент в архивах (нормы времени на работы) / Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2018. - № 1. - С. 93-96.
9. Алексеева, Е.В. Научные основы оценки и отбора документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. - 2018. - № 1. - С. 98-102.
10. Алексеева, Е.В. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов: перечни / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. - 2018. - № 2. - С. 85-92.
11. Алексеева, Е.В. Организация документов в архивах / Е.В. Алексеева // Делопроизводство. 2018. № 3. - С. 93-100.
12. Архипова, Т.Г. Проблема экспертизы ценности документов «Век нынешний и век минувший» / Т.Г. Архипова // Секретарское дело. - 2017. - № С. 75-82.
13. Афанасьева, Л.П. Проблема доступа к архивным документам, содержащим персональные данные / Л.П. Афанасьева // Делопроизводство. - 2018. - № 4. - С. 106-114.
14. Банасюкевич, В.Д. Вопросы экспертизы ценности документов негосударственных структур / В.Д. Банасюкевич //Отечественные архивы. - 2018. - №6. - С. 21-25.
15. Банасюкевич, В.Д. Экспертиза ценности документов / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. - 2018. - №3. - С. 19-23.
16. Березина, Н.М. Номенклатура дел организации / Н.М. Березина // Секретарь-референт. - 2018. - № 2. - С. 32-36.
17. Бурова, Е.М. Как сегодня определить сроки хранения документов? (Современная система пособий по экспертизе ценности документов) / Е.М. Бурова // Делопроизводство. - 2018. -№ 1. - С. 10-19.
18. Бурова, Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера / Е.М. Бурова // Делопроизводство. - 2018. - № 1. - С. 82-89.
19. Быкова, Т.А. Порядок разработки номенклатуры дел / Т.А. Быкова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2019. - № 12. - С. 8-21.
20. Делопроизводство: учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2018. - 214 с.
21. Еремченко, В.А. Ведомственное хранение документов в современных условиях / В.А. Еремченко // Отечественные архивы. - 2018. - № 5. - С. 8-15.
22. Ермолаева, А.В. О некоторых аспектах правового регулирования документационного обеспечения управления и архивного дела в субъекте Российской Федерации / А.В. Ермолаева // Делопроизводство. - 2018. - № 2. - С. 3-9.
23. Жукова, М.П. К разработке нового перечня типовых управленческих документов / М.П. Жукова // Отечественные архивы. - 2018. - №4. - С. 15-21.
24. Жукова, М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, организаций, предприятий / М.П. Жукова // Отечественные архивы. - 2018. - № 5. - С. 10-13.
25. Зиновьева, Н.Б. Документоведение / Н.Б. Зиновьева. - М.: Профиздат, 2018. - 208 с.
26. Каменева Е.М. Номенклатура дел / Е.М. Каменева // Секретарь-референт. 2018. № 12. С. 28-42.
27. Кирсанова, М.В. Делопроизводство на малом предприятии / М.В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов, В. Н. Колесников. - М.: Омега-Л, 2019. - 248 с.
28. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2019. - 165 с.
29. Кирюхин, Ю.Г. Методика анализа документооборота коммерческой фирмы / Ю.Г. Кирюхин // Делопроизводство. - 2018. - № 4. - С. 17-20.
- опись дел постоянного срока хранения;
- опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
- опись дел по личному составу;
- акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2020 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2021 г. Акт составляется на дела всей организации. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов и утверждается руководителем организации.
Заключение
По результатам проделанной работы можно сделать определенные выводы.
В первой главе дается понятие и назначение экспертизы ценности документов.
Определены информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Теория ценностных приоритетов - основа теории оценки и отбора документов на хранение, т.е. выбора приоритета более ценного перед менее ценным.
Показали, как ведется отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев. Подчеркнули, что базовые положения оценки и отбора документов заключаются в том, что их ценность определяется независимо от формы собственности, к которой принадлежит организация - фондообразователь, на общих принципах и критериях. Для осуществления экспертизы создается система экспертных органов. В каждом учреждении независимо от формы собственности или функций обязательно должна быть создана экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия - это коллектив работников делопроизводства, архивистов и специалистов данной отрасли (экспертов), которым доверено решение судьбы документов организации. Если учреждение имеет несколько самостоятельных отделений, лучше создать в каждом таком подразделении отдельную экспертную комиссию.
Далее были рассмотрены принципы и критерии экспертизы ценности документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности. При проведении традиционной экспертизы ценности документов негосударственных организаций комплекс критериев (значение содержащейся информации, ее повторение в других документах, вид документа и др.) трактуется в ключе работы с документами именно негосударственных структур и направлен на определение уникальности, единственности или типичности, повторяемости документов с точки зрения происхождения, содержания, внешних особенностей.
Во второй части выпускной квалификационной работы дана краткая характеристика организации ООО «Опторг» города Грозный, где было рассмотрено, как проводится экспертиза ценности документов на примере конкретной организации. Где было выявлено, что экспертиза ценности документов проводится на основе положения организации. Положение разрабатывается руководителем организации. Дана структура ООО «Опторг» . Рассмотрен определенный порядок проведения экспертизы, что доказывает, что решение основного вопроса оценки и отбора документов – «ценно или менее ценно», «хранить или не хранить» - возможно, только при общенаучном подходе, т.е. на универсальной для любой науки базе. При этом два других уровня методологического знания (конкретно-научный и уровень методики и техники исследования) также сохраняют свое значение.
Теория экспертизы ценности документов как любая научная теория, отражает закономерности развития общества. Для экспертизы особое значение имеют факторы, влияющие на оценку и отбор документов, в первую очередь, изменения в экономике и управлении; изменения в документировании (повышение качества документов и возникновение их новых видов, унификация цепочки документов по типовым управленческим функциям, составление массовых документов на базе автоматизированного банка текстовых заготовок, изменение документопотоков и норм концентрации информации в документе, разные полнота и качество документирования деятельности организаций и предприятий, развитие устных контактов в управлении); изменения в сфере использования документной информации (возникновение многоаспектности использования и его деидеологизация).
Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности.
Их взаимоотношения с архивными органами строятся на принципиально новых правовых основах. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации.
Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах.
Размещено на
Список использованных источников
1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».
2. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант». С изменениями и дополнениями от 4 декабря 2006 г., 1 декабря 2007 г., 13 мая 2008 г., 8 мая, 27 июля 2010 г., 11 февраля 2013 г., 4 октября 2014 г., 28 ноября 2015 г., 2 марта, 23 мая 2016 г.
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст). - [Электронный ресурс]. - Электрон.дан. - URL: http://online.docinfo.ru/doc_14902.htm (дата обращения: 21.03.2010).
4. ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».
5. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».
6. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».
7. Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело. - 1999. - №1. - С. 79-83.
8. Алексеева, Е.В. Менеджмент в архивах (нормы времени на работы) / Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2018. - № 1. - С. 93-96.
9. Алексеева, Е.В. Научные основы оценки и отбора документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. - 2018. - № 1. - С. 98-102.
10. Алексеева, Е.В. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов: перечни / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. - 2018. - № 2. - С. 85-92.
11. Алексеева, Е.В. Организация документов в архивах / Е.В. Алексеева // Делопроизводство. 2018. № 3. - С. 93-100.
12. Архипова, Т.Г. Проблема экспертизы ценности документов «Век нынешний и век минувший» / Т.Г. Архипова // Секретарское дело. - 2017. - № С. 75-82.
13. Афанасьева, Л.П. Проблема доступа к архивным документам, содержащим персональные данные / Л.П. Афанасьева // Делопроизводство. - 2018. - № 4. - С. 106-114.
14. Банасюкевич, В.Д. Вопросы экспертизы ценности документов негосударственных структур / В.Д. Банасюкевич //Отечественные архивы. - 2018. - №6. - С. 21-25.
15. Банасюкевич, В.Д. Экспертиза ценности документов / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. - 2018. - №3. - С. 19-23.
16. Березина, Н.М. Номенклатура дел организации / Н.М. Березина // Секретарь-референт. - 2018. - № 2. - С. 32-36.
17. Бурова, Е.М. Как сегодня определить сроки хранения документов? (Современная система пособий по экспертизе ценности документов) / Е.М. Бурова // Делопроизводство. - 2018. -№ 1. - С. 10-19.
18. Бурова, Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера / Е.М. Бурова // Делопроизводство. - 2018. - № 1. - С. 82-89.
19. Быкова, Т.А. Порядок разработки номенклатуры дел / Т.А. Быкова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2019. - № 12. - С. 8-21.
20. Делопроизводство: учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2018. - 214 с.
21. Еремченко, В.А. Ведомственное хранение документов в современных условиях / В.А. Еремченко // Отечественные архивы. - 2018. - № 5. - С. 8-15.
22. Ермолаева, А.В. О некоторых аспектах правового регулирования документационного обеспечения управления и архивного дела в субъекте Российской Федерации / А.В. Ермолаева // Делопроизводство. - 2018. - № 2. - С. 3-9.
23. Жукова, М.П. К разработке нового перечня типовых управленческих документов / М.П. Жукова // Отечественные архивы. - 2018. - №4. - С. 15-21.
24. Жукова, М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, организаций, предприятий / М.П. Жукова // Отечественные архивы. - 2018. - № 5. - С. 10-13.
25. Зиновьева, Н.Б. Документоведение / Н.Б. Зиновьева. - М.: Профиздат, 2018. - 208 с.
26. Каменева Е.М. Номенклатура дел / Е.М. Каменева // Секретарь-референт. 2018. № 12. С. 28-42.
27. Кирсанова, М.В. Делопроизводство на малом предприятии / М.В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов, В. Н. Колесников. - М.: Омега-Л, 2019. - 248 с.
28. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2019. - 165 с.
29. Кирюхин, Ю.Г. Методика анализа документооборота коммерческой фирмы / Ю.Г. Кирюхин // Делопроизводство. - 2018. - № 4. - С. 17-20.