Файл: Технология работы ночных аудиторов (на примере гостиницы hOLIDAY INN MOSCOW-SUSCHEVSKY ) ( Понятие и принципы организационных структур управления гостиницами ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Под гостиницей понимается многофункциональное предприятие сферы сервиса. Производство гостиничного продукта требует высоких финансовых затрат при значительно меньших переменных расходах. Службу приема и размещения зачастую называют сердцем отеля. Данная служба, с которой зачастую сталкивается клиент отеля и куда он чаще всего обращается за любой необходимой ему информацией и услугами за все время своего препровождения в гостинице. Ночной аудитор обязан проводить проверку верности составления бухгалтерской отчетности и составлять дневной доклад по данным коммерческой деятельности гостиницы. Как правило, такой доклад оформляется в конце каждого рабочего дня, во время ночной смены, в связи с чем проверку принято называть ночной аудиторской проверкой.

Актуальность исследования состоит в том, что для принятия верных управленческих решений и роста прибыли предприятия гостиничной индустрии следует располагать наиболее точной, объективной и своевременной информацией. В качестве самого объективного способа получения такой информации выступает ночной аудит. Именно от качеств проведения ежедневного ночного аудита зависит финансовое положение того или иного отеля.

Целью исследования выступает анализ технологии работы ночных аудиторов на примере гостиницы «Пазл».

Поставленная цель предопределила ряд задач:

- раскрыть понятие и принципы организационных структур управления гостиницами;

- рассмотреть виды организационных структур в гостинице;

- изучить должностные обязанности и функции ночного аудитора;

- проанализировать технологию работы ночных аудиторов на примере гостиницы «Пазл».

Объектом исследования выступает гостиница «Пазл».

Предмет исследования – технология работы ночных аудиторов в гостинице «Пазл».

Методами курсовой работы стали: анализ, синтез, наблюдение, сравнительный и статистический методы.

Информационной базой исследования послужили учебная литература, работы отечественных и зарубежных ученых-социологов, результаты практических исследований, статьи в специализированных изданиях, нормативные документы и профессиональные стандарты в области гостиничного бизнеса, справочная литература, а также другие актуальные источники информации.

ГЛАВА 1. ВИДЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР В ГОСТИНИЦЕ

1.1 Понятие и принципы организационных структур управления гостиницами

Под организационно-функциональной структурой управления следует понимать упорядоченную систему управленческих компонентов, которые расположены по иерархии, формирующих взаимосвязь между управляемой и управляющей подсистемами, развитие системы как единое целое. Компоненты управления формируют структуру управления с определенным расположением, взаимосвязью и соотношением между собой. Формирование организационной структуры управления определено необходимостью распределения обязанностей и прав между некоторыми подразделениями предприятия, она образуется в целях обеспечения его перспективной конкурентоспособности, эффективности, рациональной и экономической кооперации.

Управление предприятием гостиничной индустрии связано с рациональным распределением задач и целей между компонентами системы и каждым конкретным сотрудником компании. Организационная структура управления предприятием гостиничной индустрии формируется руководящим составом компании на начальной стадии его создания и устанавливается специализацией заведения, его категории, объемом номерного фонда, местоположением, категорией клиентом и рядом других факторов. В формировании организационной структуры управления основная роль отводится анализу формирования подразделений управления, четкого определения их функциональных обязанностей, связей в подразделении (отделе или службе) и между такими подразделениями в производственном процессе. На данной этапе должна быть утверждена структура управления гостиницей. [14, С. 26-28]

Главным документом любого предприятия гостиничной индустрии выступает устав, которым в качестве приложения документально оформляется положение о сфере предоставляемых услуг, должностные инструкции всех уровней управления.

Организационная структура управления предприятия гостиничной индустрии можно назвать оптимальной тогда, когда все структурные подразделения дополняют процесс формирования гостиничной услуги и обеспечивают его работу, одновременно с этим обеспечивают максимальную действенность функционирования в достижении конечного итога, которым признано считать предоставление конкурентоспособной услуги.

Всякая деятельность базируется на четко определенных признаках. К главным принципам организации системы управления предприятиями гостиничной индустрии относятся:

- ориентация на спрос клиентов;

- отражение стратегии и целей предприятия;

- внедрение организации производства посредством диверсификации и специализации;

- сочетание обязанностей и прав, контроля и ответственности управления;

- оперативная адаптация, способность приспособиться к меняющейся ситуации на международном рынке;

- разумное распределение и экономичность средств компании;

- простота управления, сформированная из несущественного числа уровней управления, укомплектованной квалифицированными кадрами, легкой для восприятия сотрудниками и приспособленной к конкретной форме управления;

- обеспечение рациональных связей, оптимальность в управлении;

- управляемость, способность руководителей своевременно доводить до исполнителей и принимать действенные решения, добиваться четкого из исполнения для достижения поставленных целей. [7, С. 437-438]

Организационная структура управления должна постоянно видоизменяться, в том числе и при динамичном изменении окружающей среды. В соответствии с изменениями в структуре управления, которые определяют изменения в численности персонала, крайне важно, чтобы такие изменения в существенной степени не смогли сказаться на качестве обслуживания. Сотрудники сферы гостиничного бизнеса всегда должны взаимодополняться, быть взаимозаменяемыми в конкретном структурном подразделении (отделе, службе).

В организационной структуре управления отеля принято выделять звенья и уровни управления:

1. Звено управления, под которым понимается обособленный орган, который наделен функциями управления, конкретной ответственностью за выполнение этих функций. Звеньями в гостиницах являются отделы, службы, предприятия, которые предоставляют дополнительные услуги гостям, отдельные лица.

2. Уровень управления, под которым понимается совокупность звеньев управления, которые занимают конкретные иерархический уровень в системе управления отелем. [8, С. 762]

По характеру выполнения производственных функций персонал гостиницы может быть поделен на служащих и обслуживающий персонал. Обслуживающий персонал предоставляет услуги гостям гостиницы и обеспечивает обслуживание ее помещений и прилегающей территории к гостинице. К обслуживающему персоналу, который обеспечивает обслуживание помещений, необходимо отнести младший обслуживающий персонал, а именно дворников, электриков, столяров, уборщиков и т.д. Служащие выполняют управление, исследование процесса производства, мониторинг рынка, улучшают технологию обслуживания клиентов, выполняют финансово-бухгалтерские, юридические и остальные функции.

Вывод по главе 1.1: Беря во внимание структуру управления, следует также выделить главное ответственное лицо в гостиничной индустрии, которым является генеральный директор – лицо, которое уполномочено осуществлять функции владельца гостиницы. Основная задача владельца гостиницы заключается в принятии определенных управленческих решений. Вместе с тем, генеральный директор осуществляет функции посредника между владельцем – с одной стороны, и клиентами гостиницы – с другой. Наряду с этим, он обосновывает общие направления политики предприятия гостиничной индустрии, финансовую политику, которая отражена в установлении лимитов затрат на содержание сотрудников компании, хозяйственные и административные нужды, является ответственным за принятие тех или иных решений по ориентированию заведения размещения на выбранный сегмент рынка.

1.2 Виды организационных структур

Беря во внимание организационную структуру, необходимо понимать строгую иерархичную систему соподчинения. Организационная структура управления состоит из состава, отношения, взаимосвязи и расположения некоторых подсистем предприятия.

В управленческой системе главными видами организационных структур принято считать:

- линейную;

- функциональную;

- линейно-функциональную. [9, С. 1511]

Каждую из структур следует рассмотреть более подробно.

При линейном управлении каждое из звеньев и каждый сотрудник подчиняются одному руководителю, посредством которого по одному каналу проходят все команды управления. Так как в линейной структуре управления решения подлежат передаче по цепочке «сверху вниз», а сам руководитель нижнего звена управления подчиняется руководителю более высокого уровня, образуется своего рода иерархия руководителей определенного предприятия. Здесь действует принцип единоначалия, который заключается в том, что подчиненные выполняют распоряжения лишь одного руководителя.

Как и у любой структуры управления, линейная организационная структура управления имеет свои недостатки и преимущества. Преимуществами линейной структуры управления являются:

- четкость и единство распоряжений;

- согласованность действий исполнителей;

- простота в управлении (один канал связи);

- четко выраженная ответственность;

- быстрота принятия управленческих решений;

- личная ответственность руководителя за конечный итог деятельности своего отдела (службы, подразделения).

К недостаткам данной структуры можно отнести:

- высокие требования к руководителю, который, в свою очередь, должен быть подготовлен всесторонне для того, чтобы обеспечить результативное руководство всеми функциями управления;

- отсутствие звеньев по подготовке и планированию решений;

- перегрузка информацией, множественные контакты с подчиненными, вышестоящими сменными структурами;

- концентрация власти в управляющей верхушке управления. [11, С. 35-37]

Далее рассмотрим функциональную структуру управления.

Функциональное управление имеет место быть наряду с линейным, что формирует двойное подчинение для исполнителей.

Наравне с линейной структурой, функциональная структура имеет свои недостатки и преимущества. К преимуществам относятся:

- высокая компетентность кадров, которые отвечают за выполнение определенных функций;

- освобождение линейных специалистов от решения некоторых специальных вопросов;

- формализация, программирование и стандартизация процессов и явлений;

- исключение параллелизма и дублирования в осуществлении функций управления;

- занижение потребностей в кадрах широкого профиля. [14, С. 26-28]

К недостаткам данной структуры следует отнести:

- чрезмерную заинтересованность в осуществлении задач и целей «собственных» подразделений (служб, отделов);

- сложностей в поддержании постоянных взаимосвязей между разными функциональными подразделениями;

- появление тенденций чрезмерной централизации;

- продолжительность процедуры принятия решений;

- сравнительно застывшая организационная форма, которая с трудом реагирует на изменения.

Ниже следует рассмотреть линейно-функциональную структуру управления, при которой всю полноту власти возлагает на себя линейный руководитель, который возглавляет определенный коллектив. Во время разработки определенных вопросов и подготовки соответствующих решений, планов и программ ему оказывают помощь специальный аппарат, который состоит из функциональных служб.

Здесь функциональные структуры служб состоят в подчинении основного линейного руководителя. Свои решения они приводят в жизнь или посредством главного руководителя, или в границах своих полномочий напрямую посредством соответствующих руководителей подразделений-исполнителей.

Линейно-функциональная структура имеет свои положительные стороны и минусы.