Файл: 1. Теоретическая часть Принципы автоматизации документационного обеспечения 6.docx
Добавлен: 06.12.2023
Просмотров: 42
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Содержание:
Введение 4
1. Теоретическая часть
1.1. Принципы автоматизации документационного обеспечения 6
1.2. Этап работы в системе электронного документооборота (СЭД) 12
1.3. Согласование документов в СЭД 16
1.4. Международные требования 19
2. Практическая часть
2.1. Постановка цели…………………………………………………………...20
2.2. Моделирования организации 21
2.3. Внедрения СЭД PayDox 22
2.4. Анализ результатов 23
Заключение 25
Список использованной литературы…………………………………………..27
Приложение 1…………………………………………………………………...28
Приложение 2…………………………………………………………………...29
Приложение 3…………………………………………………………………...30
Приложение 4…………………………………………………………………...31
Приложение 5 …………………………………………………………………..32
Приложение 6 …………………………………………………………………..33
Приложение 7 …………………………………………………………………..34
Приложение 8 …………………………………………………………………..35
Введение
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Успешное функционирование любой организации или предприятия (как в благоприятных условиях, так и в нестабильной или даже кризисной ситуации) во многом зависит от того, насколько эффективно организована система управления, частью которой является информационное обеспечение и работа с документами.
Процессы информационной глобализации, идеи формирования «информационного общества», «электронного правительства», «цифровой организации» являются мировой тенденцией. Вместе с тем современные информационные технологии – это не только новые возможности, но и в определенной мере вызов, проверки готовности конкретной организации или предприятия продуманно и эффективно применять эти технологии на практике.
В последние годы в этой сфере произошла немало перемен. В сфере управленческой деятельности в нашей стране уже реально произошло изменение технологического уклада с осуществлением перехода от применения бумажных документов к преимущественно электронному документообороту. Однако еще встречаются организации, остающиеся своеобразными «заповедниками» бумажного документооборота в процессах своей внутренней деятельности.
Благодаря государственной политике и последовательным мерам по расширению применения электронного документооборота и межведомственного электронного взаимодействия, оказания государственных и муниципальных услуг в электронной форме ситуация меняется кардинальным образом и последовательно устраняются правовым барьеры.
Вместе с тем еще остаются теоретические и практические вопросы перехода от бумажного к электронному документообороту, которые нуждаются в дальнейшей проработке, а в последствии в нормативном регулировании и учете в реальной управленческой деятельности. Отсюда возникает потребность оценить достигнутый уровень применения электронного документооборота в сфере управления, проанализировать проблемы смешанного электронного – бумажного документооборота. Исходя из системного характера электронного документооборота, нам представляется важным комплексное рассмотрение вопросов его внедрения и применения. Ведь конечный эффект, преодоление тех или иных барьеров в применении электронных форм взаимодействия.
Целью данной курсовой работы является определение эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на смоделированной фирме. Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
- исследование понятия информационных технологий, видов, специфики и способов их внедрения с целью совершенствования ДОУ;
- рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;
- классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;
- разработка основных критериев эффективной автоматизированной системы управления документацией;
- внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота в рамках смоделированного предприятия;
- анализ полученных результатов.
-
Теоретическая часть
-
Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления.
Времена меняются, и на смену классическому «бумажному» делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем – систем электронного документооборота.
Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно – документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно- документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно – документационными ресурсами, в нашей - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:
- наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;
- созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;
- расширение функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающий обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно – ориентированных информационных систем различного назначения;
- включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.
Как правило, документы различаются по типам носителей информации (рис. 1).
Рисунок 1 – Типы взаимодействие документов
Электронные носители информации также могут быть подразделены (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски). Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению электронного документа. Электронные документы зависят от технологий, формата и стандарта его создания.
Для восприятия электронного документа нужны специальные технические средства – это экран монитора, принтер, сканер.
Электронный документ состоит из двух частей: Общая – содержание документа и информация об адресате, и ЭЦП – электронная цифровая подпись. ЭЦП – реквизит электронного документа, защищенной от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи. ЭЦП бывает нескольких видов:
- файловая система – ЭЦП будут хранится на вашем компьютере в виде файлов;
- Kaztoken – будут хранится на внешнем защищённом носителе ключевой информации, защищённых при помощи пин – кода;
- E- Teken – при выборе данного ключа и регистрационные свидетельства будут храниться на внешнем защищённом носители ключевой информации, защищённые при помощи пин– кода. Преимуществом данного места хранения заключается невозможность копировать закрытых ключей;
- AKEY – также будут храниться на внешнем защищённом носители;
- ЭЦП на simкарте, на удостоверения личности.
Ключ электронной подписи позволяет установить отсутствие утраты, подделки информации в электронном документе, а также подделки подписи.
Техническую основу современных технологий составляют средства компьютерной техники. Это персональные компьютеры, электронные пишущие машинки, копировальные машины, телефонная техника, средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информаций.
Программные средства современных информационных технологий подразделяются на системные и прикладные. Системные – программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем: тестовые и диагностические программы, операционные системы, антивирусные программы, командные – файловые процессоры. Прикладные – программные средства классифицируются по системам подготовки текстовых, табличных и других документов; подготовки презентаций, обработки информации, личных информационных систем, систем управления проектами и прочими системами.
По характеру использования в сети компьютеры разделяются на серверные и рабочие станции.
Сервер – специально выделенный компьютер, который предназначен для разделения файлов, удаленного запуска приложений, обработки запросов на получение информации из базы данных и обеспечение связи с общими внешними устройствами.
Рабочая станция – персональный компьютер, пользующийся услугами, предоставляемыми серверами. Существуют два подхода к взаимодействию компьютеров в сети с централизованной обработкой информации и с распределенной обработкой. При централизованной обработки информации основная часть вычислений и обработки информации производится на сервере, клиент отвечает только за небольшую часть работы. При распределенной обработке информации основная часть обработки информации производится на рабочих станциях, а сервер выступает в роли хранилища информации. (рис 2).
Рисунок 2 - варианты построения сетей
Локальная сеть – это соединенные между собой компьютеры, расположенные на небольших расстояниях друг от друга в пределах одного здания, в офисе на расстоянии до 100 м. В таком случаи, работники имеют доступ к одним и тем же внутренним источникам информации для подготовки отчетов, составления расписания и планирования общей деятельности. В состав локальной сети могут входить принтеры и другие внешние устройства общего пользования. Виды территориальных компьютерных сетей указаны на (рис. 3.)
Рисунок 3 – виды компьютерных сетей
На дисках серверов располагают совместно используемые программы, базы данных. Остальные компьютеры сети называют рабочими станциями, на некоторых из них могут даже не устанавливать жесткие диски. Аппаратное обеспечение серверов значительно превосходит аппаратное обеспечение рабочих станций, т.е. они являются весьма мощными компьютерами с большим количеством оперативной и дисковой памяти, обладают исключительной надежностью, высокой производительностью, дублированием устройств и хранимых данных, средствами контроля над состоянием сервера, средствами обеспечения бесперебойной работы при отказе некоторых устройств.
Если компьютеры расположены на удаленном расстоянии друг от друга, то для передачи данных используются каналы связи: телефонные линии, спутниковая связь, оптоволоконные линии.
Глобальную сеть объединяет компьютеры в разных странах и континентах, например, широко известная сеть Internet. Объединение глобальных, региональных и локальных вычислительных сетей позволяет создать многосетевые иерархии, позволяющие не только обрабатывать информационные массивы, но и обеспечивать доступ к ним (рис. 4.).
Рисунок 4 – Иерархия компьютерных сетей
Для корпоративных сетей характерно сочетание централизованной обработки информации с использованием удаленного соединения компьютеров. Информация может изменяться работниками, имеющими доступ к ней. Для связи компьютеров в корпоративных сетях разработана технология Intranet. Intranet использует опыт работы в распределенной среде и построена на технологии «клиент- сервер» с централизованной обработкой информации, она использует протоколы и технологию Internet.
Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами (ЭУД). Организация работы с документами - это составная часть процессов управления и принятия решений, существенно влияющая на оперативность и качество управления. Документы поступают в организацию, создаются сотрудниками, передаются для согласования или исполнения из подразделения в подразделение, поступают к руководству для принятия решения или утверждения и отправляются из организации.
Число организаций, где внедряется система электронного документооборота, увеличивается, растет количество автоматизированных рабочих мест. Если ранее сферой применения систем электронного документооборота были в основном государственные учреждения, крупный и средний бизнес, то теперь дело дошло до все предприятий и организаций.