Файл: 1. Теоретическая часть Принципы автоматизации документационного обеспечения 6.docx

Скачать файл
Заказать решение

ВУЗ: Не указан

Категория: Реферат

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 06.12.2023

Просмотров: 187

Скачиваний: 2

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

    1. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства
В нашей стране отсутствуют единые, стандартизированные требования к системам автоматизации, на которые можно было бы опереться при выборе системы и составлении технического задания.Программное обеспечение для автоматизации делопроизводства может представлять собой специализированный пакет, несколько интегрированных пакетов, заказную разработку или комбинацию вышеназванного4 во всех случаях должно быть дополнено организационными мероприятиями и политиками управления. Характер программы будет варьироваться от организации к организации. В стандарте не приводится исчерпывающего списка требований к характеру конкретной системы. Предполагается, что пользователи должны сами определить, каким образом следует реализовать функциональные требования, чтобы отвечать их потребностям.Стандарт может использоваться:- потенциальными пользователями: как основа для подготовки конкурсных требований.- пользователями: как основа для проведения аудита и проверки существующих автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ);- учебными заведениями: как справочный документ для подготовки учебных курсов по электронному делопроизводству и как учебный материал;- поставщиками и разработчикам АС ДОУ: как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик.В целом стандарт является важнейшим ориентиром для составления технического задания и выбора системы автоматизации делопроизводства. На сегодня, при наличии на рынке систем автоматизации ДОУ, существенно различающихся по функциональности, но схожих по описанию, затруднен выбор подходящей системы, что приводит к разочарованию в самой идее автоматизации в случае выбора неподходящего программного продукта. Использование MoReg позволяет работникам службы ДОУ и IT – службы составить свой список требований к системе автоматизации, представить, что система должна делать, каким отвечать критериям, и выбрать систему, оптимальным образом соответствующую потребностям организации. 2.Практическая часть.2.1 Постановка цели.Целью практической части является переход предприятия на систему электронного документооборота, для чего нужно выполнить следующие задачи.Во-первых, требуется модель организации. Структура фирмы и все необходимые для аналитической части данные будут максимально приближены к реальным показателям крупного предприятия города Алтай. Это необходимо для наглядности результатов автоматизации документооборота, так как малый и средний бизнес в нашем регионе недостаточно развит для перехода на СЭД.
Во-вторых, следует подробнее рассмотреть одну из систем, указанных в теоретической части работы. В качестве примера будет взята СЭД PayDox. По низкой стоимости лицензии на продукт, она зарекомендовала себя как система с хорошей функциональностью. Потребуется разобрать архитектуру данной СЭД и произвести требуемые настройки, а также выявить ее преимущества и недостатки при внедрении в организацию.В-третьих, рассчитать эффективность от перехода предприятия на автоматизированный документооборот.2.2 Моделирование организации.Базой для внедрения СЭД PayDox будет являться смоделированная коммерческая организация ТОО «Благо - дар», которая представляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 подразделения: бухгалтерия, секретариат, юридический и аудиторский отделы, которые в свою очередь взаимодействуют с рядом предприятий – клиентов, а также с головой компанией, которая находится в городе Усть-Каменогорске. В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии со своей компетенцией, а утверждает их генеральный директор. (рис. 6).Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной компании.Рисунок 6 – Структура организации2.3 Внедрение СЭД PayDox.Документ в PayDox состоит из карточки документа и возможных к нему источников внешних данных. Карточка документа содержит набор стандартных реквизитов и несколько дополнительных реквизитов. Источник внешних данных представляет собой одну или несколько таблиц дополнительных реквизитов. Типичный пример такого документа – счет фактура.Если документ имеет подчиненные документы, то для каждого подчиненного документа заводится отдельная карточка, соответствующая его типу. В каждой карточке подчиненного документа указывается индекс родительского документа. При просмотре карточки родительского документа система выдает список всех подчиненных документов с гиперссылками на карточки этих документов. (рис. 7).
Рисунок 7 – Модель электронного документа

    1. Анализ результатов.
Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота складывается из двух основных частей:( рис. 8).Рисунок 8 – График эффективности внедрения СЭДК первой группе эффектов относятся: Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировальную –множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождении места).Экономия рабочего времени сотрудников:На ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); На прохождение документов;На поиск нужных документов;На повторное использование документов.Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.);Оптимизация бизнес – процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления;Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступной более широкая область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что в свою очередь, приводит к улучшению работы организаций;Формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должен решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры: Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.
Заключение.За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного программного обеспечения.Таким образом, спрос на такие программы быстро увеличивается, и благодаря этому производители создают все более и более совершенные, многофункциональные системы, позволяющие решить любые промышленные вопросы. Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса.Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Целью данной дипломной работы являлось выявление эффективности внедрения СЭД на предприятии. Проведенные исследования и работы позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов.Изучение понятия «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».
Проведенный в работе анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.Безусловно, вопрос автоматизации документооборота решается для каждой фирмы индивидуально. Существует не мало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации и возможности дальнейших исследований данной тематики.Список использованной литературы.1. Аладдин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладдин // Банковские технологии. – 2008. - №7. – С.57-592. Белая, Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. – 2007. - №3. – С.40-473. Дело [Электронный ресурс]. – 2009. – Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/4. Журавлева, Н. Распознавание отсканированного документа как необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. – 2008. - №9. – С.92-955. Кузнецов, С. Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2006. - №3. – С.63-696. Поделена, О. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: работа с его шаблоном / О. Поделена // Секретарское дело. – 2008. - №10. – С.20-217. Поделена, О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. Поделена // Секретарское дело. – 2008. - №8. – С.87-918. Поделена, О. Согласование документов в системе электронного документооборота / О. Поделена // Секретарское дело. – 2008. - №12. – С.26-289. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. – 2008. - №1. – С30-4310. Якобсон, И. «Локальное» решение электронного документооборота / И. Якобсон // Банковские технологии. – 2008. - №4. – С52Приложение 1

Смотрите также файлы