4. 
   Условные обозначения:
   

   Действие

   Условие принятия решения

   Документ

   Организационная единица

   Разветвление/объединение операций процесса

   Связь

5. 
   Применяемые сокращения
   

СМК – система менеджмента качества.

ИМ СМК – инженер-методист СМК.

ПРК – представитель руководства по качеству.

ГД – Генеральный директор.

6 Описание процесса

6.1 Основные положения

Документы СМК разрабатываются в соответствии с утвержденным Планом мероприятий фирмы, составленного по результатам анализа СМК со стороны руководства либо по инициативе генерального директора.

К внутренним документам системы качества относят:

• 
  положения о подразделениях и должностные инструкции персонала
  
• 
  приказы и распоряжения
  
• 
  планы
  
• 
  протоколы
  
• 
  служебные записки
  
• 
  альбом форм документов смк
  
• 
  договоры (контракты)
  
• 
  письма
  
• 
  исходящая документация
  

Все организационно-распорядительные документы фирмы, за исключением писем и договоров, оформляются на листах с колонтитулами – Форма титульного и последующих листов внутренних нормативных документов.

Перед утверждением внутренние нормативные документы анализируются будущими пользователями на возможность исполнения и Представителем руководства по качеству на адекватность требованиям МС ИСО 9001:2008. При необходимости документ корректируется разработчиком.

Оригиналом внутреннего нормативного документа является утвержденный Генеральным директором документ, заверенный печатью.

Регистрацию внутренних НД (Стандартов организации, Руководства по качеству и т.п.) осуществляет ИМ СМК на основе ведения Перечня внутренних документов СМК.

---

При необходимости изготовлением копий с нормативных документов занимается владелец оригинала. Каждая копия имеет свой номер. На обратной стороне оригинала владельцы учтенных копий делают отметку в получении (указывают фамилию, дату получения, номер учтенной копии и ставят подпись).

6.2 Основные характеристики процесса

Регламентируемые параметры процесса представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Параметры процесса

Параметр процесса	Значение параметра
Вышестоящий процесс	Процесс «Управление документацией СМК»
Взаимосвязанные процессы	Процесс «Управление внешней документации »; Процесс «Управление записями».
Входы процесса	Информация о результативности процессов СМК; предложения по улучшению СМК.
Выходы процесса	Отчеты по СМК; документы СМК
Запуск процесса	Ежегодно
Организационные ресурсы процесса	ПРК; ИМ СМК; сотрудник фирмы
Документы, регламентирующие процесс	Руководство по качеству

3. 
   Схема процесса
   

С
Начало
хема процесса «Управление внутренней документацией» представлена на рисунке 2.1.




Получение задания на разработку внутреннего документа



Проект внутреннего документа




Разработать проекта внутреннего документа










Анализировать проект внутреннего документа

---

Нет

Да

Есть замечания?







Корректировать внутренний документ

Регистрация документа

Утвердить внутренний документ



Перечень внутренних документов СМК





Передать в подразделения






Выполнять положения внутреннего документа






Проверить актуальность документа



Нет

Да

Требуется актуализация







Аннулировать устаревшие копии документа





Архивировать документ






Конец

Рисунок 2.1 – Схема процесса «Управление внутренней документацией»
7 Хранение, внесение изменений, рассылка

Оригиналы Руководства по качеству, организационной структуры, Устава, правил внутреннего распорядка существуют в единственном экземпляре и хранятся в кабинете ГД. Электронные версии документов СМК находятся в локальной компьютерной сети по адресу: \Expert_9\документы\СМК. Все документы на диске защищены от несанкционированной записи. Доступ к внесению изменений в документы имеет только ПРК и ИМ СМК.

Изменение документов СМК на бумажном носителе проводится следующими способами:

• 
  внесением изменений в текст рукописным способом синими чернилами;
  
• 
  заменой, исключением или добавлением листов документа.
  

Рукописный способ внесения изменений применяется при незначительном изменении, например: изменение названия должностного лица или аббревиатуры подразделения без изменения их функций и обязанностей, исключение пункта, исключение или добавление слова и т.п.), при условии, что обеспечивается взаимосвязь с действующей редакцией. Все изменения регистрируются записью в Листе регистрации изменений внутренней НД.

---

Замена, добавление или исключение листов документа осуществляется при изменении содержания отдельных разделов (подразделов, пунктов, подпунктов), приложений, при необходимости введения дополнительных или исключения имеющихся разделов, приложений, при условии, что обеспечивается взаимосвязь с действующей редакцией.

При пересмотре документа разрабатывается новый документ взамен действующего со следующим уровнем версии. Одновременно ИМ СМК делает запись о внесении изменения в документ в Перечень внутренних документов СМК.

За внесение изменений в электронную версию документа ответственен ИМ СМК.

На титульном листе бумажного документа (в левом нижнем углу) делается надпись «Актуализация» и указывается дата актуализации.

Отмена документа СМК осуществляется приказом Генерального директора:

• 
  в случае прекращения проведения работ, выполняемых по данному документу;
  
• 
  при разработке взамен данного документа СМК другого документа;
  
• 
  если документ морально устарел и его замена новым документом не требуется.
  

Отв. за подготовку приказа – ПРК.

ИМ СМК аннулирует оригиналы отмененных документов (ставит на титульном листе отметку «В АРХИВ» с личной подписью и датой) и передает их в архив фирмы. Информация об отмене документа заносится ИМ СМК в Перечень внутренних документов. СМК (см. Альбом форм).

Архивные документы по истечении 5-ти лет могут быть уничтожены или оставлены для определенных целей (юридических, справочных, для накопления опыта и т.п.). Оставленные после 5-ти лет хранения документы должны храниться в архиве отдельно от других. При этом на их титульном листе ИМ СМК делает соответствующую отметку (например: «Для юридических целей»), ставит подпись и дату.

Основаниями для корректировки и пересмотра документов являются:

• 
  результаты внутренних проверок,
  
• 
  предложения сотрудников,
  
• 
  требования потребителей и других заинтересованных сторон,
  
• 
  результаты сертификационных, надзорных и внутренних аудитов,
  
• 
  изменение нормативной и методической документации,
  
• 
  изменения в направлениях деятельности фирмы,
  
• 
  несоответствия, выявленные в процессе актуализации.
  

Управление документацией СМК считается результативным, если выполняются следующие основные требования:

---

• 
  документы прошли согласование и утверждение до их выпуска;
  
• 
  документы подвергаются актуализации с соответствующей идентификацией;
  
• 
  действующие версии документов имеются в наличии, доступны персоналу;
  
• 
  документы находятся в удовлетворительном состоянии (читаемы, имеются в наличии все листы);
  
• 
  устаревшие документы в работе не используются;
  
• 
  устаревшие документы, оставленные для определенных целей, хранятся отдельно и идентифицированы соответствующим образом.
  

2.5 Выводы: в ходе проделанной работы изучили правила разработки проекта документированной процедуры в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2001; детализировали процедуру «Управление внутренней документацией СМК» фирмы «Донэкспертиза» ТПП РО г.Ростов-на-Дону и составили схему процесса.
9>

---

Смотрите также файлы

• Умения и навыки.docx

• Методические рекомендации по суммативному оцениванию История Казахстана 5 класс.docx

• Географические особенности сша.docx

• Основные задачи на дроби и округление десятичных дробей.docx

• Как справиться с тревожностью. Как быстро успокоить нервы.docx