Файл: Инструкция по делопроизводству в образовательных организациях Журнал Управление образовательной организацией.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 09.12.2023
Просмотров: 109
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Документы регистрируются на традиционных регистрационных карточках или в электронном виде. Образец регистрационно-контрольной карточки (РКК) и правила ее заполнения представлены соответственно в приложениях N 1 и N 2 к настоящей инструкции.
7.9. В системах электронного документооборота (СЭД) регистрация документов происходит автоматически с использованием установленного набора обязательных реквизитов и единой структуры регистрационного номера. Данные о электронной регистрации документа можно продублировать машинограммой карточки ("твердая копия"), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и при передаче документа в другие структурные подразделения.
При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется его использование при учете, поиске, контроле сроков исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива и исполнительской дисциплины и т.д. Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации документов осуществляется с помощью следующих баз данных: приказов по основной деятельности, распоряжений, приказов по кадрам, входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции и других в зависимости от особенностей ведения делопроизводства в организации.
Автоматизированный банк данных обеспечивает информацией о всех документах и месте их нахождения. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.
7.10. В структурном подразделении организации при традиционной карточной регистрации поисковая система строится на основе регистрационно-контрольной карточки, поступающей из отдела (отделения) документационного обеспечения. Указанная карточка располагается в контрольной картотеке по срокам исполнения. По окончании исполнения документа закрытая карточка перемещается из контрольной в учетно-справочную картотеку и располагается по порядку номеров.
VIII. Подсчет объема документооборота
8.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных организацией за определенный период времени (год, месяц). Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
8.2. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машбюро и копировально-множительном участке (ксерокс и т.п.). По ним определяются расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.
Поступающие документы и создающиеся в организации подсчитываются отдельно.
8.3. Подсчет объема документооборота проводится по группам документов: распорядительные, переписка, обращения граждан и др.
Подсчет документооборота осуществляется в целом по организации с обязательным учетом документов, зарегистрированных в структурных подразделениях. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение N 3).
IX. Контроль исполнения документов
9.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения.
9.2. Контроль осуществляют руководители, отдел документационного обеспечения (при его наличии), ответственные исполнители и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях.
9.3. После рассмотрения документов руководством организации на документах, подлежащих контролю, проставляется штамп "Контроль". Отметка о постановке на контроль проставляется также в регистрационной карточке документа.
9.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или в соответствии с перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Исполнитель обращается к руководителю с мотивированной просьбой об изменении срока не позднее, чем за 3 дня до его истечения. В противном случае документ считается не исполненным в срок. Изменение документируется – проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы – регистрационно-контрольную карточку или банк регистрационных данных.
9.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Документ с контроля снимается только тем должностным лицом, которым дано указание, задание, поручение по исполнению документа. На документе и в регистрационных формах проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
9.6. Контроль исполнения строится на базе картотек РКК или автоматизированного банка регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов (приказы, решения коллегии и др.).
9.7. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет – не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; задания, поручения текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.
Отдел документационного обеспечения учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе, результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются руководителям отделов.
9.8. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей, отдела документационного обеспечения о состоянии исполнения всех видов документов, поручений, заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины. Контрольные действия осуществляются лицом, которому поручено ведение контроля, и в местах регистрации документов с использованием СЭД. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея (при отсутствии в отделах соответствующих технических средств им рассылается машинограмма). После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в архив.
X. Работа исполнителей с документами
10.1. Руководители организации обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
10.2. При рассмотрении документов руководитель отдела выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя отдела. Срочные документы передаются немедленно.
10.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование.
10.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
10.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
XI. Составление номенклатур дел
11.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.2. Номенклатура дел организации составляется службой (отделом, отделением, группой) документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений.
11.3. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положением об организации, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.
11.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела.
11.5. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются наименования структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
11.6. После утверждения номенклатур дел структурные подразделения организации получают выписки из соответствующих их разделов для использования в работе.
XII. Формирование дел
12.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
12.2. При формировании дел соблюдаются следующие правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях (в соответствии с номенклатурой дел). В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.