Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учёт» ( Описание предметной области. Постановка задачи ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Основой любого успешного бизнеса является грамотное планирование всех аспектов ведения коммерческой деятельности, начиная от действий, которые необходимо выполнить для достижения той или иной цели предприятия, заканчивая рациональным планированием ресурсов, которые будут выделены для осуществления этих целей. Поскольку предприятие изначально создаётся с целью извлечения прибыли, а товар является инструментом для её получения, то появляется необходимость грамотно вести учёт материальных ценностей, разрабатывая для этого различного рода регламенты, которые описывают последовательность действий для осуществления данной цели.

В данный момент для разработки подобного рода регламентов используются специализированные программные средства, которые позволяют составлять и представлять их в графическом виде. Основным видом нотаций подобного рода диаграмм и схем является нотация BPMN.

Аббревиатура BPMN расшифровывается как Business Process Model and Notation, что переводится как «Нотация и модель бизнес-процессов».
Данная нотация используется для отображения бизнес-процессов в виде диаграмм. Для этого в нотации используется набор интуитивно понятных элементов, которые помогают визуализировать сложные конструкции бизнес-процессов. Основная цель BPMN — создание стандартного набора условных обозначений, понятных всем бизнес-пользователям.

Основной целью данной курсовой работы является разработка регламента для выполнения процесса «Складской учёт».

Для достижения данной цели определим задачи, которые будет необходимо решить. Главной задачей данной курсовой работы является построение схем управления процессом и схем подпроцессов складского учёта. Для этого необходимо будет рассмотреть предметную область и определить участников, которые будут действовать в ней и определить владельцами каких процессов они являются. Далее следует определить входные документы, которые запустят процесс складского учёта, а также отчёты, которые будут получены по итогу деятельности. После будет необходимо построить два набора схем: первый набор будет описывать первоначальную предметную область складского учёта, его главный процесс, включая последовательность подпроцессов внутри него, а второй – будет описывать область после внесения в неё изменений, которые необходимо будет определить после построения первого набора.

---

Глава 1. Регламент процесса «Складской учёт»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи.

Перед тем, чтобы заняться непосредственно процессом разработки регламента необходимо определить предметную область, а также поставить задачу, которая будет реализована, описать процессы, происходящие внутри, а также определить формы отчётов, которые можно получить по результатам выполненных процессов.

Предметной областью в данной курсовой работе является склад некой развивающейся фирмы, которая занимается продажей бытовой техники и электронных устройств. Данная область выбрана неслучайно, так как именно на складе наиболее ярко представлены все процессы, связанные с учётом, начиная с момента поступления товара на склад, заканчивая его отгрузкой покупателю.

Смысл реализуемой задачи заключается в разработке регламента основного процесса данного склада – процесса складского учёта товаров и материалов, поступивших от поставщика с последующим их хранением. Однако, учёт товаров нельзя рассматривать отдельно от других двух важных процессов, которые могут воздействовать на него – это процесс поступления (или же оприходования) товара и процесс списания (отпуска) его со склада. Они, так или иначе, являются частями оборота товаров в складской деятельности и влияют на количество товарных единиц, одновременно находящихся на хранении. Они неизбежно участвуют в документообороте склада на всём этапе сопровождения товара, начиная с момента прибытия от поставщика, заканчивая моментом отгрузки в торговые точки или выдачи его конечному покупателю, поэтому разработка регламента для складского учёта должна охватывать весь цикл, начиная от прихода товара на склад, заканчивая его отгрузкой. Также необходимо отразить документы и отчёты, которые участвуют в процессе или которые можно получить по итогу деятельности.

Для того чтобы приступить к разработке регламента нам необходимо узнать исходные данные, которые запустят главный процесс и его подпроцессы в данной предметной области, а также документы, которые будут получены после их окончания. Для этого последовательно рассмотрим все этапы движения товара внутри склада, начиная с момента его доставки, отмечая исходные данные, а также документы, которые можно получить после прохождения того или иного этапа в цикле нахождения товара на складе.

---

Исходными данными для данной предметной области являются документы, которые поступают вместе с грузчиком-экспедитором от поставщика, а именно:

• Товарно-транспортная накладная (ТТН) – данный документ оформляется по форме 1-Т, и служит для подтверждения факта приёмки передачи товарно-материальных ценностей, которые были доставлены транспортом. Первая часть состоит из товарного раздела, который служит для списания товаров у грузоотправителей и их оприходования у грузополучателей. Вторая часть, транспортная, служит для учёта проведённой транспортной работы и расчётов за услуги транспортировки товаров.
• Накладная от поставщика – данный документ является основанием для оприходования товара;
• Счёт-фактура - документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Счёт-фактура выставляется продавцом покупателю после окончательного приема покупателем товара или услуг. В зависимости от законодательства счёт-фактура может выполнять различные функции. В Российской Федерации документ применяется только для налогового учёта НДС.

В ходе рабочего процесса склада можно получить различные формы отчётов. В зависимости от того, какие результаты были получены при проверке товара на этапе его приёма на склад, можно получить несколько путей развития событий, которые будут отличаться как по производимым действиям, так и по отчётам, которые можно получить после окончания деятельности.

Рассмотрим возможные варианты движения товаров на складе и отметим документы, которые можно получить на каждом этапе его движения.

После получения документов, указанных выше, начинается проверка пришедших товаров. Проверяется соответствие названия товаров, указанных в сопроводительных документах, их качество, объёмы поставки, комплектность. В зависимости от результатов проверки можно получить два сценария дальнейших событий:

1. Если при проверке обнаружены расхождения в сопроводительных документах или в количестве, или качестве товара, то оформляются следующие документы:

• Акт о приёмке материалов М-7; На основании данного акта осуществляется составление претензий контрагенту.
• Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке ТМЦ ТОРГ-2.

После оформления данных документов, оформляется претензия к поставщику или владельцу и товар возвращается в место, откуда был доставлен.

1. Если товары пришли с сопроводительными документами, в нужном количестве и качестве, то оформляются следующие документы:

---

• Акт о приёмке товаров ТОРГ-1. Данный документ оформляется для учёта товарно-материальных ценностей при приёмке и после проверки доставленных товаров. Заполнение данного акта является подтверждением того, что принятый товар проверен и принят на склад.
• Приходная накладная. Оформляется на основании накладной от поставщика и необходима для учёта поступающей на склад продукции.
• Приходный складской ордер М-4. Данный документ оформляется для учёта материалов и товаров, которые поступили на склад в определённый день.

После оформления данных документов, товарные и налоговые накладные вносятся в специальный журнал регистрации, после чего товар попадает на склад и начинается этап хранения и перемещения.

На этом этапе учитывается движение и местонахождение товара внутри склада. Это очень важный этап для любого предприятия, так как это помогает отслеживать количество необходимого товара и, с помощью логистики, вовремя пополнять запасы, которые пользуются спросом у покупателей.
Основные мероприятия, в результате которых могут быть получены какие-либо отчёты, могут быть представлены следующими процессами:

1. Хранение товаров. Суть данного процесса заключается в маркировке товаров, принятых на прошлом этапе и их дальнейшем размещении на складе предприятия. В ходе данного процесса оформляются следующие документы:
   1. Карточка учёта материалов М-17. Данный документ оформляется для учёта движения материалов, и учёта их местонахождения. На каждый вид, размер, модель товаров заполняется своя карточка на основании приходных документов, например, ордера М-4, в день совершения операции.
   2. Товарный ярлык ТОРГ-11. Данный ярлык применяется для учёта товаров в местах их хранения. Он содержит: наименование товара, артикул, модель, количество на складе. Информация с ярлыка нужна для заполнения инвентаризационной описи.
2. Перемещение товаров внутри организации. Основным смыслом этого процесса является перемещение товаров внутри организации, например, между головным отделением и его филиалами, или между предприятием и его дочерней фирмой, с оформлением соответствующих документов, таких как:
   1. Требование-накладная М-11. Оформляется при перемещении товаров внутри подразделений предприятия или между материально-ответственными лицами (МОЛ). Один экземпляр остаётся на сдающем товар складе, а второй отдаётся лицу, принимающему данный товар. Также этим документом оформляется сдача на склад неизрасходованных материалов, которые были ранее получены по требованию.
   2. Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары ТОРГ-13. Оформляется при внутреннем перемещении между филиалами своим транспортом. Применяется для учёта внутри организации материально-производственных запасов и составляется в двух экземплярах для сдающей товары структурной единицы и для принимающего подразделения для оприходования ценностей.

---

После выполнения всех необходимых организации операций с товаром, включая хранение (которое может достигать долгие месяцы) и оформлением всех необходимых документов, товар готов к реализации потребителю и начинается этап отпуска товаров со склада.
Заключительным этапом цикла документооборота, а также движения товара на складе является его отпуск конечному потребителю, либо стороннему предприятию. На данном этапе товар подготавливается к отправке к покупателю или к выдаче непосредственно с самого склада, а также оформляются следующие документы:

• Накладная на отпуск материалов на сторону М-15. Оформляется при передаче материальных ценностей из одной организации в другую, а также при выбытии материалов после их продажи. Один из экземпляров документа необходим для отпуска материалов со склада, а второй передаётся получателю товаров. В накладной указывается цена отгружаемых со склада материалов.
• Товарная накладная ТОРГ-12. Оформляется для непосредственного отпуска товаров со склада при их продаже сторонним предприятиям и для осуществления учёта соответствующей операции. Один экземпляр накладной остаётся у продавца и подтверждает факт списания товаров, а второй экземпляр, а также счёт-фактура и ТТН отдаётся грузополучателю как основание для оприходования товарно-материальных ценностей.

После чего товар отправляется на склад другого предприятия-получателя, либо передаётся в руки покупателю.

В случае, если на складе происходит порча товаров по каким-либо причинам, то оформляется документ о списании товаров, а именно:

• Акт о списании товаров ТОРГ-16. Оформляется при возникновении порчи товаров. На основании данного акта материалы и товары переводят из используемых в незадействованные и затем списываются.

Таким образом, все этапы, которые проходит товар на складе, вместе с документами, которые отражают выполненные в ходе этих этапов процессы, можно представить в виде таблицы:

Таблица 1 – Этапы движения товара и документы, полученные на данных этапах

Наименование этапа	Наименование документов, участвующих в данном этапе (с примечаниями)
Приём товаров	1. Товарно-транспортная накладная (исход. данные); 2. Накладная от поставщика (исход. данные); 3. Счёт-фактура (исход. данные); 4. Акт о приёмке материалов М-7 (при нарушениях); 5. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке ТМЦ ТОРГ-2 (при нарушениях); 6. Акт о приёмке товаров ТОРГ-1; 7. Приходная накладная; 8. Приходный складской ордер М-4
Хранение и перемещение товаров	1. Приходный складской ордер М-4 (вход.данные); 2. Карточка учёта материалов М-17 (хранение); 3. Товарный ярлык (хранение); 4. Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары ТОРГ-13 (перемещение); 5. Требование-накладная М-11 (перемещение);
Отпуск/выбытие товаров	1. Накладная на отпуск материалов на сторону М-15 (продажа); 2. Товарная накладная ТОРГ-12 (продажа); 3. Счёт-фактура (продажа); 4. Товарно-транспортная накладная (продажа); 5. Акт о списании товаров (при порче товара);

---