Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учёт» ( Описание предметной области. Постановка задачи ).pdf

Данный подпроцесс самый малочисленный на производимые в нём действия, так как на данном этапе в основном происходит хранение товара до отгрузки.

Итак, данный этап начинается при наличии у кладовщика заполненных карточек учёта товаров, которые были оформлены на предыдущем этапе и благодаря которым кладовщик определяет место, где следует разместить товар. После размещения товара возможно два варианта развития событий:

1. Если товар только прибыл на склад, то он размещается в отведённой для него секции хранения, которая указывается в карточке учёта на данный товар;
2. Если данный товар необходимо переместить в другую секцию на складе, то кладовщик перемещает товар в новое место и обновляет информацию о месте хранения.

Рисунок 6. Подпроцесс хранения товара на складе

Заключительным подпроцессом в процессе складского учёта является выбытие товара. Как и на этапе приёма товара в данном подпроцессе исполнителями являются кладовщик и заведующий складом. Входным документом, запускающим данный подпроцесс, является накладная по форме М-15.

На рисунке 7 кладовщик, получая накладную М-15, начинает собирать заказ для отгрузки согласно позициям накладной, в зоне участка комплектования. После того, как заказ был скомплектован, товар со склада выдаётся кладовщиком покупателю в зоне выдачи по оформленной бухгалтерией и подписанной получателем накладной ТОРГ-12. В ней кладовщик проверяет наличие печати организации и подписи получателя или наличие оригинала доверенности на получение товара. Если накладная ТОРГ-12 оформлена надлежащим образом, то кладовщик выдаёт товар, оставляя у себя экземпляр этой накладной.

Далее, кладовщик передаёт экземпляр накладной ТОРГ-12 заведующему складом, который вносит изменения в журнал движения товара на складе, после чего завершается подпроцесс выбытие товара.

Рисунок 7. Подпроцесс выбытия товаров

Глава 2. Определение возможностей для улучшения в предметной области и построение UML диаграмм с учётом внесённых изменений.

---

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению.

Для того, чтобы маленькой компании начать развиваться на рынке, ей необходимо увеличить поток отпускаемых товаров покупателю. Как следствие этого увеличивается количество закупаемого товара и объём поступающих на склад сопроводительных документов, на обработку которых вручную придётся потратить много времени, если вообще получится её обработать. В таком случае на помощь приходят системы складского учёта – специальные коммерческие программы или сложные продукты, которые помогают в электронном виде учитывать движение товара, а также отслеживать его количество на складе в автоматическом режиме, составлять на него складскую документацию и выгружать отчёты для всех авторизованных пользователей.

Данные системы очень выгодны для крупного предпринимателя с большим товаро- и документооборотом, а также для работников, которые работают с большим количеством документации. Во-первых, все документы, которые необходимы для приёма или внесения изменений в количество товара на складе в момент отгрузки находятся в системе складского учёта и составляются по заранее созданным шаблонам. Пользователю необходимо лишь выбрать необходимый шаблон и заполнить данные в нём. Это позволяет сократить количество ошибок при оформлении документов, а также сократить место, необходимое для хранения бумажной документации.

В данных системах можно создавать карточки и журналы учёта товаров. При изменении количества товара в момент поступления или выбытия, система автоматически внесёт изменения в сопряжённые журналы и карточки. Это позволяет более точно отслеживать количество товара, который находится на складе и предупреждать заведующего складом о том, что необходимо пополнить запасы того или иного товара.

Автоматизированные системы складского учёта позволяют следить за номенклатурой товаров на складе, которые не пользуется спросом у покупателей и своевременно пополнять запасы активно продаваемых товаров.

Система складского учёта позволяет делать сводные отчёты авторизованным пользователям для выгрузки необходимых им отчётов по индивидуальным настройкам фильтров. Всё это происходит удалённо, с помощью интернет-подключения в режиме реального времени.

В общем представлении, внедрение информационной системы складского учёта помогает ускорить обмен информации между различными подразделениями и отделами компании, улучшить логистику и контроль над материальными ценностями внутри организации.

---

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

В соответствии с предложенными изменениями построим диаграммы с вводом системы складского учёта.

После внедрения системы складского учёта, структурная схема процесса складского учёта (рис.1), на которой отображены владелец бизнес-процесса, входы, выходы и ресурсы данного процесса, а также развёрнутая схема управления процессом складского учёта (рис.2), на которой отображены важные подпроцессы, их входы и выходы и задействованные ресурсы предприятия - претерпели незначительные изменения.

На переработанной структурной схеме процесса складского учёта (рис.8) изменения коснулись только ресурсов, которые будут задействованы в осуществлении складского учёта. Помимо персонала склада, а именно кладовщиков, в списке появилась система складского учёта, которая будет использоваться для составления складской документации и автоматического отслеживания динамики движения товаров внутри склада, с ведением и автоматическим изменением данных в электронных вариантах карточек учёта товаров и журналов учёта товаров.

Рисунок 8. Изменённая структурная схема процесса складского учёта

В схеме управления бизнес процессом складского учёта изменения затрагивают ресурсы, которые будут использованы в ходе исполнения данного процесса, так как система складского учёта будет участвовать во всех подпроцессах в данной предметной области. Данная система будет влиять и на получаемые отчёты, так как создание и ведение складской документации полностью отдано ей. Наглядно увидеть изменения в схеме управления бизнес-процессом можно на рисунке 9, они выделены красным цветом.

Рисунок 9. Изменённая схема управления бизнес-процессом "Складской учёт"

Также изменения не коснулись схемы бизнес-процесса складского учёта, которая была представлена ранее на рисунке 3 и данная диаграмма актуальна и после введения системы складского учёта. Таким образом рисунок 3 и рисунок 10 идентичны.

Рисунок 10. Схема процесса "Складской учёт" с подпроцессами после введения системы складского учёта

---

Существенные изменения претерпели все подпроцессы данной диаграммы:

1. Подпроцесс приёма товаров (рис.11): оформление складских документов кладовщиком и заполнение журнала учёта товаров заведующим складом теперь осуществляется системой складского учёта.

Рисунок 11. Изменённый подпроцесс приёма товаров

1. Подпроцесс выбытия товара (рис.12): внесение изменений в журнал учёта товаров происходит автоматически после внесения данных из оформленной товарной накладной ТОРГ-12 после отгрузки товара со склада, не привлекая к этому процессу заведующего складом.

Рисунок 12. Изменённый подпроцесс выбытия товаров

1. Подпроцесс хранения товара (рис.13): изменение места положения перемещённого товара заносится вручную в карточку учёта товара через систему складского учёта.

Рисунок 13. Изменённый подпроцесс хранения товара

1. Подпроцесс оформления складской документации (рис. 14): оформление складских документов и карточек учёта товаров теперь осуществляется автоматически через шаблоны. Кладовщику необходимо только ввести данные из сопроводительных документов.

Рисунок 14. Изменённый подпроцесс оформления складской документации

Подводя итог данным изменениям, можно сказать, что использование системы складского учёта упрощает ведение учёта приходящих и уходящих товаров, помогает составлять и выгружать необходимые отчёты для авторизованных пользователей и в целом структурирует, и оптимизирует складскую деятельность, при этом практически или вовсе не внося дополнительную сложность в организацию работы и распределения ресурсных потоков склада.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Организация работы сотрудников склада, а также информационное обеспечение на данном предприятии было перестроено и оптимизированно согласно современным тенденциям внедрения на складах предприятий систем складского учёта, которая представляет собой специализированную программу, размещённую на рабочих терминалах внутри склада. Взаимодействия действующих лиц, а именно кладовщиков и заведующего складом с системой позволило облегчить и ускорить оформление необходимых складских документов. Для этих целей в системе были предусмотрены шаблоны, по которым создаётся вся учётная документация в унифицированном для данного предприятия виде.

---

В ходе достижения поставленной во введении цели были решены следующие задачи:

1. Проанализирована предметная область, а именно склад предприятия, и был разработан регламент, в котором с помощью диаграмм были определены и отражены владелец процесса, исполнители внутри подпроцессов, формы отчётов на данном складе, а также были построенные первичные диаграммы, отражающие общую схему рабочего процесса, разбитую на подпроцессы, отражено как происходит работа внутри данных подпроцессов, а также как выглядит организационная структура и распределяются ресурсные потоки предприятия;
2. Были предложены изменения по внедрению на склад системы складского учёта и документирования складских учётных данных. В связи с этим были смоделированы новые диаграммы, отражающие нововведения в устройстве и рабочем процессе склада.

Таким образом, внедрение автоматизированной системы учёта позволяет оптимизировать работу склада, а именно:

• Обеспечить доступ ко всей информации о состоянии склада авторизованным пользователям в режиме реального времени, облегчая процесс принятия бизнес-решений;
• Ускорить оборачиваемость товаров;
• Сократить длину «холостого» пути грузчиков и срок поиска нужного товара, а также уменьшить время на составление складских документов;
• Снизить объемы возвратов, причиной которых являются ошибки персонала склада. 

Подводя итог, увеличение эффективности деятельности склада, связанное с введением системы складского учёта и обновление первичного регламента бизнес-процесса складского учёта в целом, благотворно влияет на рентабельность предприятия, при этом не внося существенных изменений в организационную структуру и распределение рабочих ресурсов склада, а также облегчает некоторые рабочие процессы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Складской учет на компьютере. Лучшие программы, включая 1С 8.2  /  А. А. Гладкий —  «Автор»,  2013. – 410 с. ;
2. Склад. Стандарты управления: Практическое пособие  /  В. В. Волгин —  «Автор»,  2013. – 430 с. ;
3. Цуканова О. А. Методология и инструментарий моделирования бизнес-процессов: учебное пособие – СПб.: Университет ИТМО, 2015. – 100 с. ;
4. Моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN. Пособие для начинающих. Часть I  /  В. Репин —  «Издательские решения», 2019. – 90 с. ;
5. Современный склад. Организация, технологии, управление и логистика: учеб.-практическое пособие. – М. : ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 176 с. ;
6. Документы складского учета: полное руководство [Электронный ресурс] – режим доступа: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/dokumenty-skladskogo-ucheta-polnoe-rukovodstvo – 23.09.2019.

---