Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учёт» ( Описание предметной области. Постановка задачи ).pdf
Добавлен: 28.03.2023
Просмотров: 407
Скачиваний: 2
После того, как мы определили исходные данные и результаты, необходимо сделать акцент на персонале склада, определить материально-ответственных лиц и их должностные обязанности. Персонал любого склада включает в себя:
- Заведующий складом.
Сотрудник с данной должностью отвечает за организацию рабочего процесса среди подчинённых, несёт материальную ответственность за товарно-материальные ценности, обеспечивает контроль ведения учёта складских операций, а также составление отчётности. Также следит за соблюдением техники безопасности, соблюдения санитарных норм, норм охраны труда и противопожарной безопасности, а также, в случае необходимости, проводить мероприятия, направленные на повышение квалификации складских работников;
- Кладовщик.
В должностные обязанности кладовщика входит приём на склад, хранение и выдача со склада материальных ценностей, проверка сопроводительных документов, руководство работами по погрузке, выгрузке и размещению товаров внутри склада, составление актов на списание, недостачу и порчу товаров, соблюдение правил оформления и сдачи приходно-расходных ведомостей и т.д.;
- Грузчики.
В обязанности грузчиков входят непосредственная погрузка и выгрузка материалов, а также обслуживание погрузочно-разгрузочных приспособлений и средств транспортировки;
- Младший рабочий персонал.
В должностные инструкции данных сотрудников входит поддержание чистоты территории склада и поддержка соответствия гигиены гигиеническим нормам.
Поскольку тематика курсовой работы направлена на разработку регламента по учёту движения товаров на складе, а так этот функционал входит в должностные обязанности заведующего складом и кладовщика, то только данные роли будут участвовать в разработке регламента для решения данной задачи.
1.2 Выбор средства моделирования бизнес-процессов.
После того, как мы определили исходные данные, обозначили и рассмотрели этапы и процессы внутри предметной области, нам необходимо рассмотреть виды схем, которые требуется построить, а также сами средства моделирования и их инструментарий.
В требованиях к курсовой работе было заявлено несколько видов схем складского учёта, которые необходимо спроектировать с помощью средств моделирования, а именно:
- Схемы управления процессом.
Данные схемы – это наглядное графическое отражение в целом всего бизнес-процесса складского учёта, с отображением его владельца, ресурсов для его исполнения, входящих и выходящих из него продуктов, а также их поставщиков и потребителей.
- Схемы подпроцессов.
Схемы подпроцессов используются для разделения на части главного процесса и повышения читаемости и наглядности схем. Также они могут использоваться для описания повторяющихся действий внутри различных процессов, в то время как схема процесса отражает верхние уровни организации и помогают понять логику бизнес-процесса, без знания деталей. В общем случае данная схема представляет собой процесс с последовательностью подпроцессов, которые необходимо выполнить для получение конечного результата.
Для составления вышеперечисленных схем будут использованы нотации BPMN и IDEF0. Для их дальнейшего построения необходимо выбрать программный продукт, который будет соответствовать следующим требованиям:
- Иметь инструментарий, достаточный для построения схем и диаграмм в нотациях BPMN и IDEF0.
- Обладать интуитивно понятным интерфейсом. Это позволит легче ориентироваться в программе и быстрее обучать пользователей, которые будут с ней работать.
Из множества программ, которые используются для построения данных диаграмм, я выбрал Microsoft Visio, потому что в данном программном продукте имеется возможность построение диаграмм в строгом соответствии нотациями BPMN и IDEF0, имеется множество различных шаблонов, которые помогают в проектировании не только диаграмм в данных нотациях, но и при моделировании рабочего процесса организации, планировании различного рода помещений или рабочих мест сотрудников и многое другое.
Также у данной программы удобный и понятный интерфейс, который лёгок в освоении и использовании, так как он ничем не отличается от того, который реализован в других офисных программах Microsoft, таких как Word и Excel.
-
- Моделирование предметной области.
Для моделирования процесса взят склад некой развивающейся фирмы, которая занимается продажей бытовой техники и электронных устройств.
Складской и бухгалтерский учёт в данной компании ведётся в журнально-ордерной форме.
Для наглядности составлены следующие диаграммы, которые помогают визуально представить то, как осуществляется процесс складского учёта в данной компании:
- Схемы управления процессом.
Первая диаграмма (рис.1) наглядно демонстрирует, кто является владельцем данного процесса, какие у этого процесса есть входы и выходы, ресурсы, а также их поставщики и потребители продукции. Для начала стоит дать определения того, кто такой владелец процесса и что из себя представляют входы и выходы процесса, а также разъяснить что является ресурсом бизнес-процесса.
Владелец процесса – это должностное лицо или орган управления, имеющий в своём распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, и несущий ответственность за результат процесса.
Ресурс бизнес-процесса – материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса, но не являющийся его входом.
Вход бизнес-процесса – продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход.
Выход, или же продукт бизнес-процесса – это материальный или информационный объект, или услуга, являющийся результатом выполнения процесса и потребляемый внешними клиентами.
В данной предметной области подобным владельцем является заведующий склада, так как на складе он является высшим должностным лицом, который несёт полную ответственность за действия на складе, а также может распоряжаться складскими ресурсами, такими как персонал и складское оборудование. Он может подчиняться только генеральному директору, поскольку только генеральный директор может назначить заведующего на данную должность.
Ресурсами процесса является персонал склада, в основном это кладовщики. Данный персонал имеет необходимые навыки и квалификацию, которые используются в ходе всего процесса складского учёта, начиная от приёмки, заканчивая отгрузкой товара.
Поставщиком в данный процесс является грузчик-экспедитор от поставщика. Он доставляет необходимые ресурсы, которые будут являться входом в данном процессе, а именно товар и сопроводительные документы.
Потребителями же в данном процессе являются покупатель и бухгалтерия. Покупатель получает товар и оформленные на него сопроводительные документы, а бухгалтерия – отчётность по движению товаров на складе. Данные объекты будут также являться выходами в данном процессе.
Рисунок 1. Структурная схема процесса складского учёта
Следующая диаграмма (рис.2) более подробно представляет общую диаграмму управления, отражая основные этапы, которые проходит каждый товар внутри склада. На ней изображены подпроцессы, а именно "Приём товаров», «Хранение товаров», «Комплектация товаров», «Отгрузка товаров», а также «Списание товаров по результатам инвентаризации».
Данная диаграмма выполнена в нотации IDEF0 и наиболее чётко отражает потоки ресурсов, которые были задействованы внутри процесса складского учёта.
Рассмотрим эту диаграмму подробней. Всё начинается с входных ресурсов, а именно товара и его сопроводительных документов от поставщика, которые попадают на этап приёма товаров.
На данном этапе кладовщик, следуя своим должностным инструкциям, принимает товар, составляет акт приёма товаров и принимает его на склад, после чего заполняет складские документы на него и размещает в складском помещении.
Этот принятый товар переходит на этап хранения, где хранится на территории склада и значится в карточках учёта на каждый товар, а также в общем журнале учёта.
Далее, в случае получения заказа на товар или получения накладной на перемещение товара, данные о товаре попадают на этап комплектации товаров, где кладовщик находит весь указанный в накладной товар и собирает его вместе.
Скомплектованный товар попадает на этап отгрузки, где отгружается конечному покупателю.
Изменение количества товаров, как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения, может происходить на основании результатов проведённой инвентаризации. Основаниями для проведения инвентаризации являются: смена материально-ответственного лица, обязательная годовая инвентаризация или обнаружение недостачи, или излишков. В данном процессе со стороны склада участвует заведующий данным складом.
Также следует отметить то, что каждый этап регламентируется должностными инструкциями сотрудника, который выполняет тот или иной процесс на всём этапе движения товара на складе.
Рисунок 2. Развёрнутая схема управления процессом складской учёт
- Схемы процесса и подпроцессов.
На иллюстрации ниже (рис.3) изображена схема процесса складского учёта, представленная в виде последовательности трёх главных подпроцессов, которые влияют на данный учёт – «Приём товара», «Хранение товара» и «Выбытие товара».
Представленные подпроцессы на указанной диаграмме являются свёрнутыми, т.е. детали данных подпроцессов сознательно скрыты, чтобы облегчить визуализацию и сделать схему более понятной для читателя.
Рисунок 3. Схема процесса складского учёта с подпроцессами
Далее следует сделать акцент на самих подпроцессах и отразить действия, которые происходят внутри них. Это позволит детальнее изучить процессы, которые происходят внутри предметной области и даст понимание о том, когда, какие и в какой последовательности исполняются действия персоналом во время реализации этих подпроцессов.
На данных диаграммах будут отражены документы, которые запускают процессы, а также документы, которые будут получены по завершению действий внутри процессов.
Первым подпроцессом, который предлагается рассмотреть, является подпроцесс приёма товаров (рис.5). На данном этапе исполнителями являются кладовщик и заведующий складом. Этап начинается с прибытия грузчика-экспедитора, который доставляет товар и сопроводительные документы к нему. Кладовщик, согласно своим должностным обязанностям, проверяет весь пакет сопроводительных документов, который необходим при приёмке товара (полный список можно найти в таблице 1) и в случае, если был доставлен не полный пакет документов, то кладовщик вправе отказать в приёме товара. В случае, если сопроводительные документы в порядке, кладовщик проверяет количество товара, а также его качество. В случаях, если товар прибыл в ненадлежащем качестве кладовщик отказывает в приёме товара и составляет претензию поставщику. Если товар пришёл в нужном качестве и количестве, или если наблюдаются небольшое расхождение по количеству принимаемого товара, кладовщик вправе принять товар на склад, но во втором случае он также оформляет претензию поставщику по расхождению в количестве товара.
Далее следует подпроцесс оформления складских документов (рис.4). В данном подпроцессе кладовщик оформляет складские документы на приём товара (список документов указан в таблице 1), после чего проверяет наличие на данный товар карточки учёта. Если подобный товар прибыл на склад впервые, то кладовщик оформляет новую карточку, после чего заполняет данные о товаре из сопроводительных документов. В случае, если товар раньше уже поступал на склад, кладовщик отражает динамику движения данного товара в ранее созданной карточке учёта.
Рисунок 4. Подпроцесс оформления складских документов
После оформления необходимых документов, кладовщик сообщает заведующему складом о завершении оформления складских документов и передаёт ему сопроводительные и складские документы для того, чтобы заведующий зафиксировал динамику движения товара на складе и отразил её в общем журнале складского учёта.
После отражения поступления товара на склад заканчивается подпроцесс принятия товаров, по итогу которого можно получить карточки складского учёта на каждый прибывший товар.
Рисунок 5. Схема подпроцесса приёма товаров
Далее следует подпроцесс хранения товара на складе (рис.6), входным документом для которого являются карточки учёта товара, полученные в прошлом подпроцессе. Исполнителем же является только кладовщик, так как он физически участвует в перемещении товара внутри складского помещения.