Файл: Лекция 5 Раздел Понятие субд раздел Интерфейс субд access. Конец работы с презентацией.pdf

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ
БАЗАМИ ДАННЫХ
Microsoft Access
Лекция 5

Раздел 1.
Понятие СУБД
Раздел 2.
Интерфейс СУБД Access.
Конец работы с презентацией
Выберите раздел для изучения:
стр.
стр.
Кол-во страниц
Раздел 4.
Таблицы. Конструктор.
стр.
Раздел 6.
Запросы. Формы. Отчеты.
стр.
Раздел 3.
Типы данных.
стр.
Раздел 5.
Связанные таблицы.
стр.

Раздел 1.
Понятие системы управления базами данных (СУБД).

И кто только это придумал? Зачем? Системы управления базами данных, кратко - СУБД…
Необходимость таких программ вытекала из задачи – работа с большими объемами структурированной информации (базой данных), в основном организацией быстрого поиска по базе и выборки данных.

Система управления базами данных (СУБД) — это прикладная программа, которая позволяет хранить и быстро находить информацию, отслеживая при этом все взаимные связи.
Позволяет работать с
большим объемом систематизированной и упорядоченной информации, сведенной в таблицы или группы таблиц – базой данных (БД). Позволяет делать выборку из БД по заданным критериям. Критерии выборки (т.н. запросы) вводит сам пользователь. Таким образом ускоряется работа по поиску необходимой информации.

База данных — это совокупность взаимосвязанных данных одной общей тематики, которые можно использовать в одном или нескольких приложениях.
Наиболее характерными признаками базы данных являются независимость организации и хранения данных от использующих их прикладных программ,
наличие средств для добавления новых или изменения существующих данных, а также для поиска требуемых данных в базе данных.
Виды БД по принципу размещения:
•локальные
•сетевые

Самая интересная с содержательной точки зрения классификация БД — по используемой модели данных, или по структуре организации данных.
Модель данных— это метод (принцип) логической организации данных, используемый СУБД.
Выделяют следующие виды баз данных по модели данных:
•иерархические,
•сетевые,
•реляционные
•объектно-ориентрованные.

Основная функция как Access, так и любой СУБД — это работа со структурированной в виде таблиц информацией. Программа позволяет обеспечить ввод данных в таблицы базы данных, их хранение и сопровождение, а также получать из совокупности этой информации нужные данные.

Информационный поиск — процесс отыскания в некотором множестве данных (поисковом массиве), таких, которые отвечают признакам,
указанным в информационном запросе, и, следовательно, содержат искомую информацию.
При работе с СУБД выделяют режимы:
1.
Описания структуры БД и внутренних связей
2.
Заполнения БД, в том числе работу с формами
3.
Создание отчетов

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ БАЗ ДАННЫХ:
• хранение данных;
• защита данных;
• редактирование данных;
• поиск и отбор данных по запросам пользователей;
• обработка данных и вывод результатов.

МОДЕЛИ БАЗ ДАННЫХ
Реляционная модель данных получила название от английского термина «relation» — отношение.
В реляционной модели базы данных взаимосвязи между элементами данных представляются в виде двумерных таблиц, называемых отношениями.
Почти все современные
СУБД
базируются на реляционной модели управления БД. Реляционная модель используется в основном в БД среднего размера.

В СУБД для персональных компьютеров (настольных СУБД) поддерживается преимущественно реляционная модель,
которую отличает простота и единообразие представления данных простейшими двумерными таблицами. Реляционная модель обеспечивает возможность использования в разных
СУБД операций обработки данных, имеющих единую основу
— алгебру отношений (реляционную алгебру), и универсального языка структурированных запросов — SQL
(Structured Query Language).

Основные понятия реляционных БД: нормализация, связи и ключи
1. Принципы нормализации:
В каждой таблице БД не должно быть повторяющихся полей;
В каждой таблице должен быть уникальный идентификатор
(первичный ключ);
Каждому значению первичного ключа должна соответствовать достаточная информация о типе сущности или об объекте таблицы (например, информация об успеваемости, о группе или студентах);
Изменение значений в полях таблицы не должно влиять на информацию в других полях (кроме изменений в полях ключа).

2. Виды логической связи.
Связь устанавливается между двумя общими полями
(столбцами) двух таблиц. Существуют связи с отношением
«один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим».
Отношения, которые могут существовать между записями двух таблиц:
один – к - одному
, каждой записи из одной таблицы соответствует одна запись в другой таблице;
один – ко - многим
, каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей другой таблице;
многие – к - одному
, множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в другой таблице;
многие – ко - многим
, множеству записей из одной таблицы соответствует несколько записей в другой таблице.

МОДЕЛИ БАЗ
ДАННЫХ
Иерархическая модель
• В иерархической модели используется вид связи между элементами данных «один ко многим».
• В
этой модели данные имеют древовидную
(иерархическую)
структуру.
Она удобна для использования,
если информация иерархически упорядочена, и редко используется при наличии сложных логических связей.
• В данной модели должно соблюдаться правило: каждый узел может иметь только одну входящую связь; в структуре может быть только один узел без входящей связи.

МОДЕЛИ БАЗ
ДАННЫХ
Сетевая модель
• В сетевой модели используется вид связи между элементами данных «многие ко многим».
• В сетевой модели отсутствует ограничение на число обратных связей.
Но должно соблюдаться одно правило: связь включает основную и зависимую записи.

МОДЕЛИ БАЗ ДАННЫХ
Реляционная модель

3. Ключи. Ключ – это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице. Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние.
Первичный ключ
– это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний (вторичный) ключ - это одно или несколько полей
(столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.
Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной таблицей.
СУБД позволяют сопоставить родственные записи из обеих таблиц и совместно вывести их в форме, отчете или запросе.
Существует три типа первичных ключей: ключевые поля счетчика (счетчик), простой ключ и составной ключ.
Поле счетчика (Тип данных «Счетчик»). Тип данных поля в базе данных, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное числовое значение.

Ключ базы данных
— элемент данных, значение которого используется для поиска отдельных совокупностей данных в базе данных.
Ключ поиска
— часть записанной информации, служащая признаком, по которому эта информация может разыскиваться программами поиска.
Ключевые слова
— слова, наиболее характерные для данного текста или интересующей пользователя тематики.
Реорганизация базы данных
— преобразование физической структуры базы данных без изменения их логической структуры с целью повышения производительности информационной системы.
Реструктуризация базы данных
— изменение логической структуры данных, вызванное новыми требованиями их использования. Обычно сопровождается преобразованием физической структуры базы данных для приведения ее в соответствие с новым описанием логической структуры.
Тип данных
— совокупность свойств, характерных для некоторого набора данных и определяющих множество значений, которые могут принимать эти данные. Типы данных: символьные, числовые.
Локальная сеть
— это сеть, связывающая компьютеры, находящиеся в пределах одного здания или помещения. Сеть может связывать два и более компьютеров. Для управления разветвленной сетью можно использовать серверы. Использование локальной сети позволяет облегчить и ускорить передачу данных от одного пользователя к другому и объединить внешние устройства для их совместного использования компьютерами, подключенными к сети.

Информационный поиск
— процесс отыскания в некотором множестве данных (поисковом массиве), таких, которые отвечают признакам, указанным в информационном запросе, и,
следовательно, содержат искомую информацию.
Первичный ключ
- это атрибут (или группа атрибутов), которые единственным образом идентифицируют каждую строку в таблице.
Запись данных
- это совокупность значений связанных элементов данных.

Конец раздела

Раздел 2.
Интерфейс СУБД Access.

Начало работы с СУБД

Вы вошли в пакет и видите… Ничего особенного вы не видите)
Рабочая область пуста. Это законно. Чтобы начать работу надо создать файл базы данных или открыть с диска.
Так решается главный принцип работы с БД – сохранность данных.

Чтобы создать базу данных, нажмите кнопку Создать документ на панели инструментов
Стандартная. Или подать команды меню Файл – Создать… В этом случае появляется окно, в котором предлагается сразу ввести новое имя файла базы данных с расширением
(*.mdb)
Еще раз напомним - причина этого «поведения» программы – один из принципов создания и работы с базами данных, который гласит гласит:
База данных должна обеспечивать надежность и максимально возможную сохранность данных.
С того момента, как вы даете базе имя каждое действие с базой будет записываться на жесткий диск ПК.

Свершилось! Любуемся интерфейсом…
Он не впечатляет? Это потому, что не знаете терминов…
Восполняем… Начать работу надо с режима описания БД – режим Таблицы.
Далее немного теории…

Фундамент базы данных и любого приложения, разрабатываемого в Microsoft Access. Все остальные объекты БД так или иначе связаны с таблицами и зависимы от них, поскольку оперируют данными, которые хранятся в таблицах. Табличные данные отображаются в привычном формате строк (записей в терминологии СУБД Access) и столбцов (полей)
Таблицы
Правильно спроектированная база данных Access чаще всего включает несколько таблиц, объединенных между собой посредством так называемых связей. Благодаря связям информация из одной таблицы становится доступной для другой, что позволяет обеспечивать целостность данных в и упрощает поддержку всей БД.

Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных об одной сущности — одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей
(столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику информационного объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре информационного объекта.

СУБД Access работает со следующими типами объектов: таблицы, запросы,
формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули. Все они сгруппированы по категориям и отображаются в окне базы данных.

Конец раздела

Раздел 3.
Типы данных Access.

Тип данных характеризует вид хранящихся данных.
Понятие типа данных в информационной модели БД полностью соответствует понятию типа данных в языках программирования.
В MS Access допускается хранение символьных,
числовых данных, битовых строк, специализированных числовых данных (например, суммы в денежных единицах), данных специального формата (дата, время, временной интервал и пр.)
Memo – текстовое данное длиной более ___ символов

Типовыми функциями СУБД по манипулированию данными являются выборка, добавление, удаление, изменение данных.
Выборка данных — выборка записей из взаимосвязанных таблиц в соответствии е заданными условиями.

Текстовое.
В этом поле хранится текстовая информация (до 255 символов) —
буквы, цифры и любые их комбинации.
Числа, хранящиеся в текстовых полях, не являются числами, а представляют собой набор цифр, помещенных в поле. При проектировании таблиц базы дан- ных следует учитывать этот факт.
Текстовые поля имеют еще одну характеристику, о которой вам необходимо знать: речь идет о размере. При создании текстового поля необходимо указать количество содержащихся в нем символов, т.е. определить его размер. Напри- мер, если вы создали поле Имя длиной 6 символов, то имя "Сергей" здесь поместится, но для имени "Александр" места окажется недостаточно. Это может вызвать проблемы, поэтому длину поля рекомендуется указывать не- много больше предполагаемых максимальных потребностей. Можно указать больший размер поля, а вот задавать меньший — намного опаснее.
Мемо.
В этом поле может храниться до 64000 символов, т.е. почти 18 страниц машинописного текста. Это огромное текстовое поле, в котором удобно хра- нить общие замечания, пространные комментарии или детальные описания,
занимающие много места.
Числовое.
В этом поле хранятся только числа, с которыми можно выполнять арифметические и другие операции. При работе с денежными единицами
(долларами или центами, рублями и копейками) используйте тип поля под на- званием денежное.