Файл: Лекция 5 Раздел Понятие субд раздел Интерфейс субд access. Конец работы с презентацией.pdf

Дата/Время. Поля такого типа могут хранить время, дату или комбинацию того и другого, в зависимости от выбранного формата. Используйте это поле для хранения информации о знаменательных датах и событиях своей жизни.
Денежное. В этом поле можно хранить информацию о деньгах, ценах, суммах счетов и т.п. В базе данных Access деньги оседают именно здесь, будь то рубли, лиры, марки или иены. Для
других количественных данных чаще всего используется числовой тип поля.
Счетчик. Функции этого поля полностью соответствуют его названию: оно автоматически генерирует порядковый номер для каждой новой записи. Наличие такого поля трудно переоценить. Только представьте — вы добавляете информацию о новом клиенте в таблицу, и
Access автоматически генерирует его порядковый номер! Подобные операции можно выполнять и в программе Microsoft SQL Server, а вот беднягам-пользователям Oracle для задания порядкового номера записи придется здорово попотеть.
Логическое. В зависимости от выбранного формата это поле поддерживает выражения типа
Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл. Если вам необходимо в определенном поле таблицы указать значение Да или Нет, используйте именно такой тип поля.
Объект OLE. OLE — аббревиатура от Object Linking and Embedding (связывание и внедрение
объектов) — представляет собой очень мощную технологию, предназначенную для создания составных документов (документ Word, электронная таблица Excel, растровая картинка и даже музыка в формате MIDI). При внедрении в таблицу объекта OLE база данных автоматически будет "знать", как отредактировать документ Word, электронную таблицу Excel или воспроизвести звуковой файл формата MIDI.

Гиперссылка. Благодаря существованию этого типа поля (и возможностям Microsoft Internet
Explorer) Access теперь распознает и может хранить ссылки на сетевые ресурсы. Если вы пользуетесь Access в локальной сети или часто работаете в Internet, вам пригодится этот тип.
Более подробно об этом новом типе поля и других приемах работы в Internet рассказывается в главе 21.
Мастер подстановок. Это одно из наиболее мощных средств программы.
Мастер подстановок позволяет быстрее ввести данные (причем с меньшим количеством ошибок), используя заданный список. Использование этой замечательной функции позволит не переживать из-за ошибок при вводе информации. В некоторых системах управления базами данных это очень непростая процедура. К счастью, в Access мастер подстановок делает этот процесс совершенно необременительным. За более подробной информацией о мастере подстановок обратитесь к справочной системе или к помощнику.

При создании поля спросите себя: "Буду ли я выполнять какие-нибудь математи-
ческие операции с этими числами?" Если ответ положителен, то делайте поле чи- словым, если нет — пусть оно останется текстовым.

Конец раздела

Раздел 4.
Таблицы. Конструктор.

Таблица - это некоторая регулярная структура, состоящая из конечного набора однотипных записей.

Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы — запись. Структура записи определяется составом входящих в нее полей.
запись поле

Скорее всего, столбец № будет являться ключевым.
При этом каждая запись будет иметь свой уникальный номер. Но! При удалении записи остальная нумерация не сдвигается, то есть целостность базы сохраняется.
Это необходимо, так как записи в базе могут быть связаны с другими.
Перемещение связей замедлило бы работу с базой,

Таблица может иметь только один первичный ключ. Индексов может быть много, но ключ — только один.
Access автоматически индексирует поле первичного ключа (это одна из при- чин, по которым использование первичного ключа позволяет базе данных ра- ботать быстрее). Для того чтобы больше узнать об индексах, прочитайте раз- дел "Индексы — указатели на пути к славе, удаче и существенному ускорению выполнения запросов" данной главы.
Если вы создадите новую таблицу без первичного ключа, Access автоматиче- ски напомнит вам об этом и спросит, не хотите ли вы его создать. При утвер- дительном ответе программа создаст поле Счетчик (AutoNumber) в начале таблицы и определит его в качестве первичного ключа. Если тип Счетчик уже задан для первого поля таблицы, Access использует его в качестве первичного ключа, ничего больше не добавляя в таблицу.

В большинстве случаев первичным ключом будет одно поле, но иногда,
в очень редких случаях, его функции могут выполнять сразу несколько полей.
В такой ситуации используется специальный ключ, который называется мно-
гополевой, или составной, ключ.
В качестве первичного ключа не могут использоваться поля типа гиперссылки,
OLE и Мемо.
В качестве первичного ключа можно использовать поле типа Логическое
(yes/no), но тогда в таблице могут фигурировать только две записи (Да и Нет).
Записи в таблице автоматически сортируются по первичному ключу. Благода- ря этому данные в таблице всегда упорядочены.
Для Access не имеет значения, где именно в таблице находится поле первично- го ключа. Оно может быть первым, последним или прятаться где-то в середи- не. Вы сами определяете его местоположение.
Однако, для того чтобы избе- жать путаницы, рекомендую делать ключевое поле первым в таблице.
Все первичные ключи должны иметь имена, как и любое другое поле. Может быть, вам это не понравится, но Access автоматически присваивает всем пер- вичным ключам имя Primary Key (Первичный ключ).

Конец раздела

Раздел 5.
Связанные таблицы.

При создании связей между таблицами необходимо принимать во внимание следующее.
Обычно связующим полем является первичный ключ одной таблицы, тогда как в другой таблице это поле является совершенно обычным. Например, информация о клиентах обычно упорядочивается по номерам клиентов, а кредитная история — по номерам платежных документов.
Таблицы не связываются между собой по волшебству, только потому, что они содержатся в одном файле базы данных.
Проинформируйте Access об этих связях, и она сама справится с деталями. Более подробные инструкции на этот счет вы найдете в следующем подразделе.
Связующие поля должны содержать данные одного типа.
Запомните, связываются только однотипные поля.

Связанные записи - записи базы данных, которые поставлены в соответствие друг другу.

Конец раздела

Раздел 6
Запросы. Формы. Отчеты.

Как правило, используются для работы с индивидуальными записями из одной или нескольких таблиц базы данных. С помощью форм можно вводить информацию в таблицы, редактировать и удалять ее, а также ограничить доступ к данным и отображать их только в режиме просмотра.
Формы

Мощный инструмент управления данными, позволяющий извлекать из таблиц базы данных сведения, которые соответствуют определенному критерию. С помощью запросов можно автоматизировать процесс обновления или удаления записей из одной или нескольких таблиц, а также выполнять вычисления, основываясь на значениях, хранимых в таблице.
Запросы

Это окно содержит следующие основные элементы.
•В верхней части окна располагается строка заголовка, в которой, выведено имя, присвоенное запросу.
•Верхнюю половину окна занимают таблицы, которые участвуют в создании этого запроса. Если для выполнения запроса используется больше одной таблицы, здесь также указывается, как они связаны или объединены между собой.
•В нижней части окна указывается критерий запроса, т.е. инструкция, согласно которой будет выполняться запрос.

Пусть нам требуется получить список учителей, дополненный предметами, которые они преподают. Для этого из соединения таблиц “Учитель”, “Учитель—Предмет” и
“Предмет” надо выбрать строки, в которых номер учителя из таблицы “Учитель” совпадает с номером учителя из таблицы
“Учитель—Предмет” и номер предмета из таблицы “Учитель—Предмет” совпадает с номером предмета из таблицы “Предмет”.
При выполнении этого запроса сначала будет выполнена операция соединения и получена большая таблица.

Затем посредством операции выбора из нее будут выбраны требуемые строки. И на последнем этапе с помощью операции проектирования будут оставлены лишь интересующие нас поля:

Отчеты
Прочно ассоциированы со словом "печать", поскольку основное их назначение —
преобразование данных из виртуальной электронной формы во вполне осязаемую, бумажную, неизменный конечный продукт любой системы автоматизированного документооборота.
Средства генерации отчетов Access позволяют вывести отформатированные данные и результаты итоговых расчетов на печать в наиболее презентабельном виде, в том числе в виде графиков и диаграмм.

Конец раздела

Литература:
 Симонович «Общая информатика».

КОНЕЦ РАЗДЕЛА