Файл: Применение проектных технологий в качестве инструмента в развитии бизнеса (Теоретические аспекты применения проектных организационных структур).pdf

 мониторинг стоимостных показателей реализации проекта с целью обнаружения отклонений от бюджета;

 управление изменениями в бюджете с целью обеспечения выполнения бюджета;  предотвращение ранее запланированных ошибочных решений;

 информирование всех заинтересованных лиц о ходе выполнения проекта с точки зрения соблюдения бюджета

Мониторинг проекта — контроль, слежение, учет, анализ и составление отчетов о фактическом выполнении проекта в сравнении с планом.

Первый шаг в процессе контроля заключается в сборе и обработке данных по фактическому состоянию работ. Руководство обязано непрерывно следить за ходом выполнения проекта, определять степень завершенности работ и исходя из текущего состояния делать оценки параметров выполнения будущих работ. Для этого необходимо иметь эффективные обратные связи, дающие информацию о достигнутых результатах и затратах.

Методы контроля фактического выполнения подразделяются на:

 метод простого контроля, который также называют методом «0— 100», поскольку он отслеживает только моменты завершения детальных работ (существуют только две степени завершенности работы: 0% и 100%). Другими словами, считается, что работа выполнена только тогда, когда достигнут ее конечный результат;

 метод детального контроля, который предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения работы (например, завершенность детальной работы на 50% означает, что, по оценкам исполнителей и руководства, цели работы достигнуты наполовину). Данный метод более сложный, поскольку требует от менеджера оценивать процент завершенности для работ, находящихся в процессе выполнения. Для этого организации, реализующие проекты разрабатывают свои внутрикорпоративные шкалы для оценки степени выполнения работ. Как правило, эта информация является закрытой, так как содержит данные о применяемых в организации технологиях выполнения работ и специфичной для каждого конкретного проекта и выполняющей его организации.

Управление изменениями проекта представляет собой процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрации всех потенциальных изменений (в содержании проекта, спецификации, стоимости, плане, сетевом графике и т. д.) для детального изучения, оценки последствий, одобрения или отклонения, а также организации мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте.

Общий контроль изменений осуществляется: для оценки влияния факторов, приводящих к положительным или негативным изменениям в проекте; для определения уже совершившихся изменений в проекте; для управления изменениями в проекте по мере их появления.

Общий контроль изменений включает:

 поддержание и обновление базового (целевого, директивного, опорного и т. д.) плана (графика) проекта, применяемого для сравнения с планами, формируемыми в процессе выполнения проекта; корректировка базового плана связана исключительно с изменениями содержания проекта, но не с какими-либо другими изменениями, которые должны учитываться в текущем плане проекта в процессе его реализации;

 обязательное изменение содержания проекта при изменении содержания его результата (продукта, товара, услуги и т. д.);

 координацию и согласование изменений во взаимосвязанных видах информации, функциях, процессах и процедурах управления проектом.

Качество — это целостная совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности.

Принято различать четыре ключевых аспекта качества:

 Качество, обусловленное соответствием рыночным потребностям и ожиданиям. Этот аспект качества достигается благодаря эффективному определению и актуализации потребностей и ожиданий потребителя в целях их удовлетворения требований потребителя и точному анализу возможностей рынка.

 Качество разработки и планирования проекта. Это качество, достигаемое благодаря тщательной разработке самого проекта и его продукции;

 Качество выполнения работ по проекту в соответствии с плановой документацией. Это качество, обеспечиваемое благодаря поддержанию соответствия реализации проекта его плану и обеспечению разработанных характеристик продукции проекта и самого проекта и произведенных ценностей для потребителей и других заинтересованных лиц.  Качество материально-технического обеспечения проекта на протяжении всего его жизненного цикла.

Степень, в которой объект соответствует своему назначению и ожиданиям потребителей, определяется четырьмя источниками:

 проект;

 соответствие проекту (исполнение);

 удобство использования;

 послепродажное обслуживание.

Поскольку качество – это соответствие ожиданиям потребителя, то при проектировании товара или услуги очень важно учесть его позицию. Для целей производства важно соотнести пожелания потребителя с материалами, параметрами обработки, свойствами изделия. Для этого используют развёртывание функции качества, основанное на использовании комплекса матриц. Главная матрица соотносит требования потребителя с техническими характеристиками изделия. Для технических требований выстраивают матрицу корреляции. Дополнительные характеристики могут отражать значимость требования для потребителя и оценку конкурентоспособности.

Современная концепция менеджмента качества имеет в своей основе следующие основополагающие принципы:

 качество — неотъемлемый элемент проекта в целом (а не некая самостоятельная функция управления);

 качество — это то, что говорит потребитель, а не изготовитель;

 ответственность за качество должна быть адресной;

 повысить качество можно только усилиями всех работников предприятия;

 политика в области качества должна быть частью общей политики предприятия.

Процесс управления качеством включает следующие управленческие мероприятия:

 Планирование качества;

 Обеспечение качества;

 Контроль качества.

Управление ресурсами — одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов (трудовых и материально-технических).

Выделяют два основных типа ресурсов:

 Невоспроизводимые, складируемые, накапливаемые — в процессе выполнения работ расходуются полностью, не допуская повторного использования. Не задействованные в данный отрезок времени, они могут использоваться в дальнейшем. Иными словами, такие ресурсы можно накапливать с последующим расходованием запасов. Поэтому их часто называют ресурсами типа «энергия». Примеры: топливо, предметы труда, средства труда однократного применения, а также финансовые средства. 130

 Воспроизводимые, нескладируемые, ненакапливаемые — в ходе работы сохраняют свою натурально-вещественную форму и, по мере высвобождения, могут задействоваться на других работах. Если эти ресурсы простаивают, то их неиспользованная способность к функционированию в данный отрезок времени не компенсируется в будущем, т. е. они не накапливаются. Поэтому ресурсы второго типа называют еще ресурсами типа «мощности».

В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены, и потому основными задачами управления ресурсами являются:

1. оптимальное планирование ресурсов;

2. управление материально-техническим обеспечением, в том числе:

 управление закупками ресурсов;

 управление снабжением;

 управление поставками ресурсов;

 управление запасами ресурсов;

 управление распределением ресурсов по работам проекта

Планирование ресурсов по проекту — основа определения во времени потребностей в ресурсах и определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, планирования поставок ресурсов, а также основой распределения уже закупленных ресурсов по работам проекта.

Как основная составляющая управления проектами ресурсное планирование включает в себя ряд компонентов, в том числе:

 разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;

 разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей;

 контроль за ходом работ — сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий.

Ресурсы выступают как компоненты, обеспечивающие работы по проекту. Они включают исполнителей, энергию, материалы, оборудование. Соответственно с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах и рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом и методами выравнивания обеспечить соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами. Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта:  ресурсное планирование при ограничении по времени;  планирование при ограниченных ресурсах. Первый подход предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок. Второй подход предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.

Управление рисками

Процессы принятия решений в управлении проектами происходят, как правило, в условиях наличия неопределенности, объясняемой следующими факторами:

 неполным знанием всех параметров ситуации для выбора оптимального решения и наличием вероятностных характеристик поведения среды;

 наличием фактора случайности, т. е. реализации факторов, которые невозможно предусмотреть и спрогнозировать даже в вероятностной реализации;

 наличием субъективных факторов противодействия, когда принятие решений идет в ситуации игры партнеров с противоположными или не совпадающими интересами.

Таким образом, реализация проекта идет в условиях неопределенности и рисков и эти две категории взаимосвязаны.

Неопределенность в широком смысле это неполнота информации об условиях реализации проекта.

Риск — это численно измеримая возможность неблагоприятных ситуаций и связанных ними потерь в связи с неопределенностью.

Величина риска зависит от вероятности наступления события и размера возможного ущерба.

Риском можно управлять. Принимая различные решения, руководитель проекта может уменьшить вероятность неблагоприятной ситуации, величину ущерба, или, обеспечить компенсацию ущерба при наступлении страхового случая. Управление рисками – это часть (подсистема) управления проектом.

Анализ рисков включает оценку рисков и методы снижения рисков или уменьшения связанных с ним неблагоприятных последствий. Оценка может быть как качественной, так и количественной. Для снижения рисков используют:

 распределение; Распределение рисков фактически реализуется в процессе подготовки плана проекта и контрактных документов. Следует иметь в виду, что повышение рисков у одного из участников должно сопровождаться адекватным изменением в распределении доходов от проекта.

 страхование: В случае если участники проекта не в состоянии обеспечить реализацию проекта при наступлении того или иного рискового события собственными силами, необходимо осуществить страхование рисков. Страхование рисков есть, по существу, передача определенных рисков страховой компании.

 резервирование: Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов представляет собой способ борьбы с риском, предусматривающий установление соотношения между потенциальными рисками, влияющими на стоимость проекта, и размером расходов, необходимых для преодоления сбоев в выполнении проекта.

Система управления рисками — это особый вид деятельности, направленный на смягчение воздействия рисков на конечные результаты реализации проекта. Управление риском — новое для российской экономики явление, которое появилось при переходе экономики к рыночной системе хозяйствования. Управление рисками осуществляется на всех фазах жизненного цикла проекта с помощью мониторинга, контроля и необходимых корректирующих воздействий.

Планирование управления человеческими ресурсами — процесс идентификации и документирования ролей в проекте, сфер ответственности, требуемых навыков и отношений подотчетности, а также создания плана обеспечения персоналом. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он устанавливает роли в проекте, сферы ответственности, организационные диаграммы проекта и план обеспечения персоналом, включая график набора и высвобождения персонала.

Планирование человеческих ресурсов используется для определения и идентификации человеческих ресурсов, а также навыков, необходимых для успеха проекта. План управления человеческими ресурсами описывает, как будут определены и структурированы роли, сферы ответственности, отношения подотчетности и 178 управление обеспечением персоналом в рамках проекта. План управления человеческими ресурсами также содержит план обеспечения персоналом, включая графики набора и высвобождения персонала, определение потребностей в обучении, стратегии укрепления команды, планы признания заслуг и вознаграждения, рекомендации в отношении соответствия установленным требованиям, вопросы безопасности, а также воздействие плана обеспечения персоналом на организацию.