Файл: Методические рекомендации по проведению экспертизы ценности управленческих документов в организациях источниках комплектования архивного отдела.doc
Добавлен: 12.12.2023
Просмотров: 52
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Методические рекомендации по проведению экспертизы ценности управленческих документов в организациях – источниках комплектования архивного отдела
1.Определение (понимание) экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное и (или) муниципальное хранение.
Ценность документов - информационные возможности документов, обуславливающие их историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное или иное общественное значение.
Оценка документов с точки зрения потребностей общества в ретроспектив-ной документной информации в соответствии с действующим порядком осуществляется на стадии делопроизводства, в ведомственном архиве, в муниципальном архиве, в государственном архиве, т.е. несколькими этапами обеспечивая оценку документов по прошествии определенного времени и в то же время, обеспечивая сохранность ценных документов.
II. Основные критерии и их комплексное применение
Критерии ценности документов – система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов.
Критерии ценности документов в настоящее время рассматриваются в пределах трех групп:
1) группа происхождения:
- функционально-целевое назначение учреждения или лица – автора документа в жизни общества;
- время и место образования документа;
2) группа содержания:
- значение имеющейся в документе информации (зависимость ее от документи-руемой функции и события, отраженного в документе, наличие виз, резолюций, помет);
- повторение информации в других документах;
- целевое назначение документа;
- вид и разновидность документа;
- подлинность документа;
3) группа внешних особенностей документа:
- внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документа;
- физическое состояние документа;
- степень полноты сохранности фонда.
Критерии оценки документов применяются в комплексе. С самого первого момента выработки признаков определения ценности документов в экспертизе действует принцип: для отбора документов на хранение достаточно хотя бы одного признака, отвечающего критериям ценности. Для отбора документов на уничтожение необходимо применить всю совокупность критериев.
При оценке определенных документов учитывается: специфика самих документов, временной период, за который отбираются документы с учетом их сохранности; личная точка зрения (субъективный фактор); цель отбора.
Необходимо учитывать первоочередность применения критериев в зависи-мости от стадии отбора: на стадии делопроизводства и /или в государственном, муниципальном архиве.
На первой стадии предпочтение отдается критериям: значение учреждения, вид документа, содержание документа, время и место создания документа, подлинность, юридическая сила, повторяемость информации, корреспондент (для переписки).
На второй – виду и форме повторения информации (дуплетности), функ-ционально-целевому назначению фондообразователя, подлинности, внешним особенностям документа, физическому состоянию и местонахождению документа.
При отборе на хранение документов с повторяющейся информацией наряду со специфическими критериями необходимо обращать внимание на фактор использования документов и степени их сохранности, а также на опубли-кованность документов.
III. Источники комплектования архивных учреждений. Формы приема документов на хранение.
1. Система государственных и общественных организаций, их задачи, функции, история создания и деятельности являются базой в решения вопросов определения источников комплектования государственных и муниципальных архивов. Знание внутренней структуры учреждений, организаций, предприятий позволяет судить о документировании их деятельности в целом, видах докумен-тов, их делении на отражающие главные и неглавные функции (направления деятельности), т.е. создает основу определения состава и содержания документов, отбираемых на хранение.
Профиль архива - это установленный для архива состав документов, подле-жащих хранению в нем. Профиль архива складывается на основании следующих признаков: эпоха, уровень информативности (федеральный, местный), террито-риальный признак, признак отраслевой специализации. Единство подхода к организации распределения фондов по сети государственных и муниципальных архивов в соответствии с их профилями призваны осуществлять разработанные в архивоведении принципы недробимости фондов и территориальной принадлеж-ности:
- недробимость – соблюдение целостности архивного фонда и хранение в одном архиве;
- территориальная принадлежность хранение документов с учетом связей фондов с территорией, на которой они возникли.
Современное архивоведение к числу источников комплектования относит учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономи-ческое, политическое значение, подлежащие передаче на государственное или муниципальное хранение в обязательном порядке (для организаций и предприя-тий государственной и муниципальной форм собственности) и на основании договора, соглашения (для организаций и предприятий других форм собствен- ности).
Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования осуществляется на основании критериев: функционально-целевого назначения (вида деятельности) организации или предприятия; масштаба деятельности, вида организации или предприятия; полноты отражения информации о деятельности организации или предприятия нового типа в фонде других организаций.
Критерии определения источников комплектования нацелены на выявление особенных и типовых объектов. Они одинаковы для объектов любой формы собственности.
В современный период понятие типовой документации переосмысливается. Ясно видны уровни ее образования: органы управления (государственные и самоуправления) и «рядовые» организации, предприятия. Причем, в каждом из уровней возможна дальнейшая типология документов. Видовой состав управлен-ческой документации в целом сохранился, но произошли некоторые изменения в составе разновидности документов с точки зрения функционального и информа-ционного значения.
В Архивном фонде Российской Федерации управленческие документы занимают ведущее место. Роль управленческой документации объясняется, тем, что она, будучи, по информационной природе универсальной, наиболее полно и ярко запечатлевает отдельные события и факты общественной жизни и одно-временно широко интегрирует явления и процессы социального бытия. Состав управленческой документации можно разделить на две части:
- типовой = общий для всех или большинства учреждений, организаций, предприятий;
- особый = индивидуальный для каждого из учреждений, организаций, предприятий (или их групп), который ранее назывался специфическим или отраслевым.
2. Источники комплектования архива
Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем и действующим законодательством.
Оно включает в себя три основных направления работы:
1) определение источников комплектования;
2) определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;
3) соответственно прием-передача архивных документов в архив.
В Российской Федерации организации разделяются на источники комплектования и на не источники комплектования архивных учреждений.
Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.
Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в деятельности которых образуются документы архивного фонда Российской Федерации.
Негосударственные организации, а также граждане, включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.
Негосударственные организации, временно хранящие документы Архив-ного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собствен-ности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источни- ками комплектования которых являлись их предшественники – государственные и муниципальные организации.
Архив вправе вести список возможных источников комплектования.
Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация государственного органа, органа местного самоуп-равления, организации; отказ негосударственных организаций, граждан от сот-рудничества с архивом (расторжение договора); решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архив-ного дела.
Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.
Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения документов решением ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.
Такой подход к организациям в стране сложился еще в середине ХХ века, На основе анализа организаций, созданных к 1946 году были разработаны 4 списка в 1960 году. В 1-й и 2-й вошли организации союзного и республикан-ского значения, органы власти и управления, суда и прокуратуры, организации республиканского, краевого и областного значения. Документы данных организа-ций обязательно в строго установленные сроки должны были поступать на государственное хранение.
В 3-й список вошли организации, как правило, районного и городского уровня. Отличительной чертой их являлось значительное количество, однородность функций и однотипность документов. В силу названных причин документы от этих организаций поступали на государственное хранение выборочно, при этом применялось и до сих пор применяется два вида выборки:
- повидовая (на хранение поступают отдельные виды документов с постоянным сроком хранения от однородных организаций);
- групповая (на хранение поступают документы с постоянным сроком хранения от небольшой группы организаций из числа однородных).
В 4-й список вошли организации «низового» уровня, вспомогательного , обслуживающего характер, в основном из сферы быта и услуг: магазины, кафе, ателье, столовые прачечные автобазы и т.д. и т. п.. Документы этих организаций были необходимы в первую очередь для их функционирования, сведения из документов «низового» звена достаточно полно отражались в документах вышестоящих организаций.
Рассмотренные примерные списки учреждений, организаций и предприя-тий, документы которых подлежали приему в государственные архивы СССР, просуществовали почти 30 лет. Затем они изменились, но основы дифференци-рованного подхода к организациям как к источникам комплектования, заложенные в те годы, сохранились до нашего времени.
В 1987 году были выпущены Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов и новые примерные списки к ним, организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования. Но т.к. списки имели гриф «для служебного пользования» опубликованы они не были.
Было разработано всего 2 списка.
Первый список включал виды учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования государственных архивов