УТВЕРЖДАЮ

Ректор университета

___________Э.А.Дмитриев

« 03 » ноября 2014г.


1 Общие положения
1.1. Отдел закупок (ОЗ) является структурным подразделением «Комсомольский-на-Амуре государственный технический университет», административно подчиненным проректору по административно-хозяйственной деятельности и капитальному строительству.

1.2. Создание, реорганизация и ликвидация ОЗ проводится на основании приказа ректора университета по согласованию с проректором по АХДиКС.

1.3. Методическое руководство работой ОЗ осуществляет проректор по АХДиКС.

1.4. ОЗ возглавляет начальник ОЗ, непосредственно подчиняющийся проректору по АХДиКС, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом ректора по представлению проректора по АХДиКС.

1.5. В своей работе ОЗ руководствуется:

- действующим законодательством и другими правовыми нормативными актами РФ;

- Уставом университета, коллективным договором между администрацией и коллективом «КнАГТУ»;

- текущей политикой руководства университета в области качества, приказами и распоряжениями ректора;

- национальными стандартами и документацией СМК университета;

- настоящим Положением и Должностными инструкциями сотрудников отдела.

1.6. Работа ОЗ ведется на основании докладных записок (заявок) и общеуниверситетских потребностей в необходимых закупках с разрешения ректора университета.

1.7. ОЗ обеспечивает осведомленность своего персонала об актуальности и важности его деятельности и вкладе в достижении целей в области качества образования и оснащенности материальной базы университета.

1.8 Деятельность ОЗ осуществляется в соответствии с планом финансово-хозяйственной деятельности по обеспечению нужд университета материальными ценностями , утверждённым ректором университета.

1.9 ОЗ ежегодно отчитывается о своей деятельности перед проректором по экономике и проректором по АХДиКС.


2 Структура и организация работы подразделения
2.1.ОЗ руководит начальник ОЗ, непосредственно подчиненный проректору по АХДиКС.

2.2. Структурная схема административного управления ОЗ составляется начальником ОЗ, согласовывается с проректором по экономике, с проректором по КСиХВ и утверждается ректором университета.

---

2.3. Положение о подразделении ОЗ утверждается ректором университета, а распределение обязанностей между сотрудниками производится начальником отдела, согласно их должностных инструкций.

2.4. Начальник ОЗ должен иметь высшее образование и стаж работы в области закупок не менее 3-х лет.

2.5. Структурная схема управления ОЗ


Кладовщик

2.6. Начальник ОЗ организует работу отдела:

• 
  выдает задания работникам отдела;
  
• 
  рассматривает поступающую в отдел документацию, назначает ответственных и сроки исполнения документов;
  
• 
  подписывает документацию, выполненную работниками отдела;
  
• 
  осуществляет контроль за выполнением работниками отдела должностных инструкций;
  

- проводит совещания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3 Цели и показатели деятельности
3.1. Цель - своевременное, результативное и точное определение потребности университета в закупках, организация и обеспечение закупками, согласно заявкам, утвержденных ректором университета.

- Начальник отдела закупок: определять порядок и процедуру закупки, критерии и нормы проведения сделок по закупке;

- Инженер 1 категории: определять и согласовывать работу с поставщиками;

- техник: анализ рынка производителей, контроль за заключением и исполнением договоров;

- Заведующая складом: обеспечение сохранности и учет материальных ценностей, контроль за размещением материальных ценностей;

- Кладовщик: обеспечение сохранности материальных ценностей и учет движения материальных ценностей.

3.2. Показатели – стабильность, объем, качество организации и проведения закупок.
4 Задачи отдела закупок
4.1. Активно способствовать обеспечению университета необходимыми материальными ресурсами.

4.2. Обеспечивать эффективное и экономное использование бюджетных средств и (или) внебюджетных источников финансирования.

4.3. Соблюдать принципы публичности, прозрачности, добросовестной конкуренции для поставщиков.

4.4. Контролировать состояние складских запасов.

4.5. Контролировать и обеспечивать работу с поставщиками.

---

4.6. Активно взаимодействовать с другими отделами университета по формированию потребности университета в закупках.
5 Функции подразделения
5.1. Обеспечение потребностей университета в материальных ресурсах.

5.2. Определения потенциальных поставщиков материальных ресурсов.

5.3. Обеспечение университета всеми необходимыми для его деятельности материальными ресурсами требуемого качества.

5.4. Создание запасов, необходимых для деятельности университета.

5.5. Подготовка и заключение договоров с поставщиками.

5.6. Согласование условий и сроков поставок материальных ресурсов.

5.7. Доставка материальных ценностей в соответствии со сроками, определенными договорами поставок.

5.8. Приемка материальных ценностей на склад.

5.9. Контроль качества, количества, комплектности материальных ценностей при приеме их на склад.

5.10. Подготовка претензий к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств.
5.11. Согласование с поставщиками изменений условий договоров.

5.12. Контроль за состоянием запасов.

5.13. Соблюдение лимитов средств по группам одноименных товаров.

5.14. Организация работы складского хозяйства.

5.15.Учет движения материальных ценностей

6 Матрица ответственности
Приложение А
Расшифровка обозначений:

«О» - ответственный

«И» - исполнитель

«У» - участник
7 Права подразделения
7.1. Требовать и получать от всех структурных подразделений университета сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

7.2. Контролировать рациональность и правильность использования материально-технических ресурсов подразделениями предприятия.

7.3. Самостоятельно вести переписку по вопросам закупок.

7.4. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с предприятиями, учреждениями, организациями.

7.5. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

7.6. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений университета, экспертов сторонних организаций для участия в рассмотрении и выполнении работ, входящих в компетенцию отдела.
8 Ответственность
8.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела закупок несет начальник отдела закупок.

8.2. Степень ответственности других работников отдела устанавливается их должностными инструкциями.

---

9 Взаимоотношения (служебные связи) с другими подразделениями
9.1. С руководством университета по производственным вопросам.

9.2. С руководителями всех структурных подразделений университета по производственным и техническим вопросам.
9.3. С поставщиками, по вопросам входящим в сферу закупок.

9.4. С материально –ответственными лицами университета по вопросам закупок и распределения материальных ценностей.
10 Финансирование деятельности

10.1. Финансирование деятельности подразделения осуществляется из бюджетных и внебюджетных источников.

11 Записи
11.1 Документация ведется и хранится по номенклатуре дел отдела. Управление и виды записей определены согласно ДП 4.2.3/4.2.4 «Управление документацией и записями» и Руководству по качеству.

К записям отдела закупок относятся:

- планы и отчеты работы отдела; (20-07)

- журнал регистрации счетов; (20-09)

- журнал регистрации требований; (20-10)

- переписка с поставщиками; (20-13)

РАЗРАБОТАЛ

Начальник отдела закупок Е.А.Крупская

СОГЛАСОВАНО
Проректор по АХД и КС В.В. Кириченко

Проректор по экономике Г.С. Кочегаров

Начальник ОК Ю.А. Рукосуева

Начальник ОМК Н.М. Гранина

Начальник ОПУ Н.А. Лашкина

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(обязательное)

Номенклатура дел отдела

1	2	3	4	5
20	Отдел закупок
20-01	Приказы Министерства образования и науки РФ по вопросам материально-технического снабжения (копии)		До минования надобности (ДМН)
20-02	Приказы ректора университета по основной деятельности (копии)		ДМН	Подлинник в общем отделе
20-03	Приказы ректора университета по личному составу ППС и сотрудников (копии)		ДМН	Подлинник в общем отделе
20-04	Распоряжения ректора, проректоров		ДМН	Подлинник в общем отделе
20-05	Положение об отделе закупок (копия)		До замены новым ст. 16 ТП	Подлинник в общем отделе университета
20-06	Должностные инструкции работников (копии)		3 года ст. 35 ТП	После замены новыми
20-07	Планы работы отдела на год и отчеты об их выполнении		1 год
20-08	Заявки подразделений университета (выполненные и невыполненные)		1 год
20-09	Журнал регистрации счетов		ДМН
20-10	Журнал регистрации требований		ДМН
20-11	Стандарты университета		До замены новыми
20-12	Результаты внутренних аудитов корректирующих и предупреждающих действий		3 года
20-13	Переписка с поставщиками		5 лет ЭПК
20-14	Описи дел, сданных в архив университета, акты о выделении дел к уничтожению		3 года, ст.74 ТП	После сдачи дел в архив вуза
20-15	Номенклатура дел отдела		До замены новой ст. 67 ТП

---

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(справочное)
Матрица ответственности

Стр.1

№	Основные задачи	Проректор по АХДиКС	Зам.проректора по АХДиКС	Начальник отдела закупок	Инженер 1 категории	Техник 2 категории	Заведующий складом	Кладовщик
1.	Заключение договоров со сторонними организациями на поставку теплоэнергии, Эл.энергии, прием сточных вод, вывоз отходов.	О	И	У		У
2.	Определять порядок и процедуру закупки.	О		И	У	У
3.	Оформлять заявки на приобретение материалов.	О		О/И	И/У	И/У
4.	Подготавливать проекты договоров с поставщиками	О		О/И	И/У	И/У
5.	Контролировать заключение и исполнение договоров.	О		О/И	И/У	И/У
6.	Ведение деловой переписки с поставщиками, работа с претензионными документами.	О		И	У	У
7.	Контролировать соблюдение складских запасов.	О		О			О/И	И
8.	Контролировать обеспечение порядка, хранение и складирование материальных ценностей.	О		О			О/И	И
9.	Обеспечивать сохранность материальных ценностей по их качеству и количеству.	О		О			О/И	И
10.	Вести учет движения ценностей.						О	И
11.	Своевременно обеспечивать работников АХЧ материалами, спец.одеждой	О	О	О	И/У	И/У
ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное) Матрица ответственности Стр. 2
12.	Приобретение строительных материалов для ремонтно-строительных работ в университете и выдача материалов по заявкам отделов, кафедр, лабораторий для самостоятельного выполнения работ.	О	О	О	И/У	И/У
13.	Принятие заявок на ремонтные работы и их выполнение.	О	О	О	И/У	И/У
14.	Контроль и прием товара на склад от поставщиков.						О	И
15.	Обработка документов по приходу и расходу материальных ценностей.						О	И
16.	Выдача товара со склада материально-ответственными лицам.						О	И
17.	Сортировка товара по наименованиям, количеству.						О	И

---

Смотрите также файлы

• Комплекс управляющих и обрабатывающих программ.doc

• Административноправовое регулирование в области экономики.rtf

• Содержание Введение Производственная практика в гсббж.rtf

• Еще один шаг к победе Мы никогда не победим русских, потому что дети у них сражаются, как герои.docx

• Аннотированный список статей по работе с рас.docx