Файл: Обзор информационных технологий для управления проектами.docx

Информационная система управления проектами представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами, в основе которого лежит комплекс специализированного программного обеспечения. Система управления проектами включает в себя комплекс методологических, нормативных документов, а также программно-аппаратных решений.

Внедрение единой системы планирования и управления проектами поможет существенно повысить эффективность реализации проектов компании.

Основными преимуществами использования информационной системы управления проектами являются:

возможность регламентирования процедур управление проектами;
определение и анализ эффективности инвестиций;
использование математических методов расчета временных, ресурсных, стоимостных параметров проектов;
централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и стоимостям;
возможность быстрого анализа влияния изменений в графике, ресурсном обеспечении и финансировании на план проекта;
обеспечение структуры контроля выполнения работ проектов;
учет и управление рисками проектов;
обеспечение контроля качества работ;
управление и контроль поставок и контрактов при обеспечении проектной деятельности;
определение информационных потоков проектной деятельности;
возможность автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту;
поддержка использования архива проектов и накопления знаний.

1.5 Международные примеры проектов с использованием ИСУП

Un-Label — новая площадка для инклюзивного исполнительского искусства. Это инклюзивный междисциплинарный художественный проект, направленный на принятие инаковости. Восемь молодых художников, включая людей с ограниченными возможностями, войдут в рабочую группу проекта, которая посетит все страны-партнеры, делясь идеями и проводя семинары на тему инклюзивного исполнительского искусства. Организаторы программы Un-Label уверены, что «без инаковости не может быть личности». Реализацией этого проекта занимаются Германия, Греция, Великобритания и Турция.

Cineuropa — площадка для европейского кино. Данная онлайн-платформа доступна на четырех языках для широкой аудитории и профессионалов в области киноиндустрии. Здесь можно найти спецрепортажи, базы данных компаний, анализ сценариев и много другой полезной информации. Кроме того, на сайте размещены статьи о культуре в Европе. Внедрением проекта занимается Бельгия.

Проект PHONE HOME. Результат сотрудничества трех театров из разных стран Европы. В чем инновационность их выступлений? Для них используются интернет-коммуникации. Иными словами, чтобы воспроизвести жизненные истории, во время выступлений будут проводиться телеконференции. Постановки — размышления на тему неоднозначного проблемного вопроса, актуального во всех странах — вопроса беженцев и миграции. Каждый театр будет привлекать к творческому процессу эмигрантов. Реализацией проекта занимаются Греция, Германия и Великобритания.

Европейская сеть современного аудиовизуального творчества. Проект направлен на упрощение сотрудничества между деятелями аудиовизуального искусства и исследователями. Одной из его главных целей является открыть новую аудиовизуальную культуру более широкой аудитории, а также поразмышлять о среде, в которой мы живем. За все время проведения проекта организаторы из шести европейских стран (Испания, Франция, Сербия, Германия и Австрия) и четыре страны, не входящие в состав ЕС (Швейцария, Канада и Мексика) планируют создать 20 исследовательских и производственных учреждений, а также провести двенадцать мастер-классов и двадцать четыре публичных выступления.

Глава 2. Обзор программного обеспечения.

2.1 MS Project

Microsoft Project — это программа для управления проектами. Она помогает менеджерам контролировать исполнение поставленных задач, а также грамотно распределять ресурсы. Последняя версия на данный момент датируется от 2019 года. Основной рабочий инструмент в ней — диаграмма Ганта.

Помимо этого, основные формы представления данных в программе Microsoft Project следующие:

таблица ресурсов;
график PERT;
календарь.

Рис.2.1 Интерфейс программы MS Project (Диаграмма Ганта)

Рис.2.2 Интерфейс программы MS Project (календарь)
Несмотря на внешнюю сложность, MS Project очень прост в идейном плане. Он оперирует тремя сущностями — задачи, ресурсы, календарь и связи между ними. По сути — это база данных, пользовательский интерфейс для создания и редактирования сущностей и минимальная, довольно простая автоматизация

На основе данных Project умеет делать различные представления с использованием фильтров, группировок, сортировок и т.п... Кроме этого, он умеет по некоторому алгоритму вычислять сроки начала и окончания задач с учетом доступности назначенных ресурсов и связей между задачами.

Частыми сферами использования являются: разработка программного обеспечения (IT), строительство, разработка инновационных решений в разных сферах.

2.2 Asana

Asana — не просто список задач, а целая система мелких инструментов которые помогут заменить почти любое приложение по управлению задачами, взаимоотношениями с клиентами, проектами и многое другое.

Asana – облачный сервис. В основе лежит организация проектов, назначение исполнителей, определение приоритетов и сроков. Функционал позволяет детально отслеживать рабочий процесс, гарантируя четкое и своевременное выполнение поставленных задач.

Сервис предоставляет возможность выбора между двумя основными способами организации процесса (списки или доска Канбан).

Организация проектов разбивается на три элемента: разделы – задачи – подзадачи. Задачи можно классифицировать, отмечая их разными цветами или добавляя определенные теги. В основе каждого проекта лежит название компании, для которой выполняется работа, сроки и описание.

Независимо от того, использует ли руководитель доску или список для организации проекта, он может перетаскивать задачи, чтобы изменить порядок их выполнения.

Задачи и подзадачи назначаются конкретным сотрудникам. Каждый, кто является участником задачи, а также руководитель проекта могут оставлять комментарии. Так реализована быстрая дискуссия о каждой части проекта.

Одна из особенностей Asana заключается в том, что можно быстро начать работу, выбрав шаблон в соответствии с тематикой проекта. Также сервис позволяет создавать собственные шаблоны для разных типов проектов. Потому, если вы аккуратно организовали свою работу, можно сохранить общий вид, чтобы использовать его в будущем.

Рис.2.3 Интерфейс программы Asana (зависимость задач на временной линии)

Рис.2.4 Интерфейс программы Asana (календарь)
Первое и прямое назначение Asana – это системное управление проектами в больших и средних компаниях. Платформа предоставляет большой функционал для оформления задач. Чаще всего проекты связаны с IT разработкой. Но Asana также предлагает возможность пользоваться платформой для собственных целей. Под собственными целями мы имеем в виду внесение в Asana личных задач, которые не касаются рабочих.

2.3 Open Plan

Open Plan - система, предлагающая решение по управлению проектами масштаба корпорации. Open Plan, в отличии от непрофессиональных пакетов календарного планирования, предлагает богатые возможности по ресурсному и финансовому анализу, организации мультипроектной и многопользовательской работы. Система позволяет применять встроенные функции с учетом особенностей корпоративных процедур планирования и управления. Система Open Plan включает средства разработки модели проекта и анализа комплекса работ проекта по методу критического пути, гибкие средства ресурсного планирования, средства расчета, контроля и анализа затрат по проекту на основе фактической выработки, анализ рисков по методу Монте-Карло. Архитектура системы позволяет в сравнительно небольшие сроки осуществить разработку и поддержку единой системы управления проектами в корпорации.

Отчеты по проектам в Open Plan могут представляться в следующих форматах:

Диаграммы Ганта;
Сетевые диаграммы;
Таблицы;
Гистограммы.

Рис.2.5 Интерфейс программы Open Plan (Диаграмма Ганта)

Рис.2.6 Интерфейс программы Open Plan (кабинет проектов)
Первоначальное распространение программные продукты Open Plan получили на предприятиях авиакосмической и оборонной отрасли США, но впоследствии стали применяться для управления проектами в самых различных отраслях.

2.4 Miro

Miro представляет собой интерактивную платформу, позволяющую учиться или работать удаленно совместно со своими однокурсниками, коллегами. Имеет вид виртуальной доски, аналогичной классической школьной, на которой можно писать текст, рисовать, строить графики и диаграммы.

Интерактивная доска Miro обеспечивает эффективное взаимодействие группой лиц при работе над общим проектом, проведении мозгового штурма, составлении плана действий или организации рабочих процессов при помощи цифровых заметок. Инструмент предоставляет одновременный доступ к одному проекту с возможностью распределения на блоки и разделения по зонам ответственности, чтобы у каждого участника процесса была своя роль с общем деле.

При переходе в режим онлайн можно сразу увидеть, какие изменения появились на доске – какие комментарии добавились, кто выложил новую запись. То есть не нужно открывать сразу несколько документов, чтобы войти в курс дела – вся информация сосредоточена в одном месте.

Рис.2.7 Интерфейс программы Miro
Данное программное обеспечение используется в основном для совещаний, вебинаров, мозгового штурма, коллективных обсуждений в роли вспомогательной программы в вопросе о коммуникациях. Интерактивная доска также применяется для обучения.

2.5 Jira

Jira – это программный инструмент для управления проектами, разработанный компанией Atlassian. Jira часто используется в IT-компаниях для формирования списка задач, отслеживания общего прогресса команды и решения возникающих по ходу разработки продукта проблем.

Приложение Atlassian построено по принципам канбан- и скрам-досок, давней практики организации задач. Но эти принципы дополняются массой вспомогательных механизмов, которые добавлялись в приложение исключительно с целью упростить создание новых приложений, добавить в них функции, исправить ошибки и т.п. Также эта система управления проектами исповедует Agile-методику разработки.

Суть канбан-доски заключается в наглядном расположении задач в соответствии с их статусом. Типичная доска делится на 3 колонки:

Задачи, которые необходимо выполнить (обычный to-do-лист);
Задачи, которые в текущий момент находятся в работе;
Задачи, которые уже выполнены и висят на доске исключительно для отслеживания прогресса.

Но доску можно дополнить и своими колонками. Например, в отдельный блок вынести реализованные функции, проходящие стадию проверки.

Рис.2.8 Интерфейс программы Jira
Практика применения Jira широко распространена среди команд по разработке ПО и в IT сфере в целом.
2.6 XMind

XMind — инструмент для создания интеллектуальных карт и других визуализированных структур. XMind помогает командам проводить брейнштормы, собрания, совместно планировать дальнейшие действия, строить диаграммы и графики, позволяет проиллюстрировать структурные особенности проектов и других объектов.

Интеллект-карта — метод структуризации и визуализации концепций с использованием графической записи в виде диаграммы.

Создание интеллект-карт или диаграмм в XMind строиться следующим образом: на рабочую поверхность из панели инструментов добавляются элементы, при необходимости изменяется их размер