Файл: Занятие 4 Разработка базы данных Учет средств пожаробезопасности в среде Microsoft Access.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 09.01.2024
Просмотров: 38
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
тип.
Следует отметить, что типы помещения, средства пожаробезопасности, а также должность сотрудника являются самостоятельными, хоть и небольшими объектами.
Рисунок 13 – Создание базы данных
Рисунок 14 – Создание таблицы
Рисунок 15 – Конструктор таблиц
В этом режиме каждая запись таблицы соответствует полю создаваемой таблицы. Для каждого поля следует указать тип данных, определяющий, какие значения будет хранить данное поле, и его имя.
В конструкторе необходимо набрать все свойства каждого из объектов. При этом сохранить каждую таблицу под соответствующим именем.
Среди набора полей (свойств) таблицы необходимо выделить одно
«ключевое» поле.
Ключевое поле – это поле, значения которого будут однозначно определять объект таблицы. В одной таблице не могут существовать две записи с одинаковым значением ключевого поля. Так, к примеру, для хранения сведений об ответственности сотрудника за пожарную безопасность помещений необходимо знать его имя, фамилию и отчество, но что делать, если вдруг на предприятии работают два человека с одинаковыми фамилией, именем и отчеством, но разными степенями ответственности. С кого спрашивать, если случится пожар? Конечно, в масштабах предприятия вероятность такого случая не очень большая, но в масштабах страны, определенно, можно встретить такие совпадения.
Чтобы строго разграничить одного человека от другого, необходимо дать ему такое свойство, которое будет однозначно отличаться. Для этих целей часто применяется «номер». Так у каждого человека есть паспорт, номер которого не
повторяется никогда, и зная который, можно однозначно определить этого человека. Такое свойство и будет называться
«ключевым».
Сначала необходимо создать самостоятельные таблицы, это таблицы типов, представленные на рисунках 16,17,18.
Рисунок 16 – Таблица «Должность»
Рисунок 17 – Таблица «Тип помещений»
Рисунок 18 – Таблица «Средство»
В приведенных таблицах первым полем является поле уникального идентификатора (ID, Код), которое имеет тип «счетчик». Данный тип является числовым и автоматически присваивает записям не повторяющиеся (уникальные) значения. Это поле установлено в качестве ключевого, что видно по пиктограмме ключа слева от имени поля.
Рисунок 19 – Таблица «Сотрудник»
В этой таблице будут храниться сведения о сотрудниках организации. Известно, что сотрудникам в пределах одного предприятия назначают табельные номера, которые индивидуальны для каждого человека, такое поле можно использовать в качестве ключа, так как при этом учитываются данные только одного предприятия.
Следует отметить, что поле «должность» имеет тип «числовой», поскольку в этой таблице мы не будет храниться напрямую название занимаемой человеком должности. Для этого есть таблица типов (должностей), только в ней необходимо указать какой код (ID) у этой должности.
В нижней части конструктора есть окно свойств поля, где можно указать особенности этого поля в таблице (рисунок 20).
Рисунок 20 – Свойства поля
Чтобы обеспечить защиту базы данных от неполных данных, необходимо в большинстве случаев выставить значение «да» в «обязательное поле», это не позволит сохранить в базе запись с незаполненным (пустым) полем. Следует оставить значение этого свойства «нет» только в том случае, если данные сведения не обязательны для заполнения. Так можно сделать необязательными поля
«площадь» и «ответственный» таблицы «Помещение» (рисунок 21).
Рисунок 21 – Таблица «Помещение»
Здесь поля «тип» и «ответственный» будут также являться ссылками на другие таблицы, а следовательно, будут хранить код типа и иметь «числовой» тип.
Аналогичным образом создаются оставшиеся таблицы. Описание структуры таблицы «Средства безопасности» представлено на рисунке 22.
Рисунок 22 – Таблица «Средства безопасности»
Рисунок 23 – Схема данных
В появившемся окне Добавление таблицы необходимо попеременно выделить каждую таблицу и нажать на кнопку Добавить, как на рисунке 24.
Рисунок 24 – Добавление таблиц
На схеме будут отображены все таблицы базы данных. Для организации связей между таблицами необходимо щелкнуть по полю таблицы, содержащему ссылку, левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, перетащить на соответствующее поле кода (ID) той таблицы, на которую оно ссылается.
В результате будет открыто окно Изменение связей, в котором нужно убедиться в правильности указанных полей и выставить галочки, как показано на рисунке 25.
Рисунок 25 – Создание связи
После выполнения вышеперечисленных действий для всех полей-ссылок, получится следующая схема данных, представленная на рисунке 26.
Рисунок 26 - Схема данных
Итак, первыми заполним таблицы «Должность», «Средство», «Тип помещений». Эти таблицы наиболее простые и не содержат ссылок на другие таблицы. При заполнении всего лишь нужно перечислить возможные варианты (существующие
должности на предприятии, типы помещений и т.д.).
Для заполнения таблицы необходимо выбрать её из списка созданных таблиц.
Пример заполнения представлен на рисунках 27, 28, 29.
Рисунок 27 – Заполнение таблицы «Средство»
Рисунок 28 – Заполнение таблицы «Тип помещений»
Рисунок 29 – Заполнение таблицы «Должность»
Поля ID, соответствующих таблиц изменять не нужно, так как им присваиваются номера автоматически.
Рисунок 30 – Заполнение таблицы «Сотрудник»
В этой таблице поле «Должность» хранит значение соответствующего ID таблицы «Должность».
«Сотрудник», это ответственный за помещение. Если кликнуть по знаку «+» в таблице «Сотрудник», то откроется связанная таблица «Помещение», в которой будет отсутствовать поле-ссылка. Все записи, которые добавляются в эту таблицу, будут автоматически связываться с текущим сотрудником. Пример добавления связанных данных показан на рисунке 31.
Рисунок 31 – Добавление связанных данных
Открыв таблицу «Помещение», можно убедиться в существовании введенных данных (рисунок 32).
Рисунок 32 – Проверка данных
Также можно воспользоваться непосредственным добавлением данных в эту таблицу, в случае если представленный до этого способ сложен или непонятен.
Рисунок 33 – Заполнение через связанную таблицу
Рисунок 34 – Непосредственное заполнение
Для организации просмотра данных из базы данных существует инструмент построения запросов.
Запрос на выборку – это команда системе управления базами данных выбрать из всего набора данных только существенные (нужные), удовлетворяющие заданным условиям отбора.
Для составления запроса следует воспользоваться мастером запросов (для простых выборок из одной таблицы) или конструктором запросов (для более сложных выборок). Панель создания запросов показана на рисунке 35.
Рисунок 35 – Панель создания запросов
При нажатии на кнопку Конструктор запросов откроется окно, в котором требуется выбрать таблицы, значения которых будут использоваться в запросе. Для простоты следует выбрать все таблицы. В результате получится схема, представленная на рисунке 36.
Рисунок 36 – Конструктор запросов
В нижней части конструктора есть форма, в которой следует указать интересующий набор полей, как показано на рисунке 37.
Рисунок 37 – Форма запроса
Результат запроса будет содержать только те поля всех таблиц, которые указаны в форме. При этом следует знать, что несмотря на разделения данных по таблицам, данные являются целостными за счет связей в таблицах. Можно считать, что база данных - это большая таблица, которая содержит в себе все поля всех таблиц в базе, при этом строки одной таблицы «склеиваются» со строками
связанной таблицы по одинаковым значениям связанных полей. Из всего набора следует выбрать интересующие сведения (поля), при этом следует избегать включения в выборку полей-ссылок. В приведенном на рисунке 37 примере выбран список всех помещений (номер, этаж и тип), закрепленные за ними сотрудники (фамилия и должность), а также наименования средств пожаробезопасности в этих помещениях. Результат представлен на рисунке 38.
Следует отметить, что типы помещения, средства пожаробезопасности, а также должность сотрудника являются самостоятельными, хоть и небольшими объектами.
-
Для начала необходимо запустить MS Access и создать новую базу данных, как на рисунке 13.
Рисунок 13 – Создание базы данных
-
На вкладке Создание необходимо выбрать пункт Таблица (рисунок 14), назвать таблицу, например «Должность».
Рисунок 14 – Создание таблицы
-
На панели инструментов выбрать режим Конструктор, после чего отобразится таблица, как на рисунке 15.
Рисунок 15 – Конструктор таблиц
В этом режиме каждая запись таблицы соответствует полю создаваемой таблицы. Для каждого поля следует указать тип данных, определяющий, какие значения будет хранить данное поле, и его имя.
В конструкторе необходимо набрать все свойства каждого из объектов. При этом сохранить каждую таблицу под соответствующим именем.
Среди набора полей (свойств) таблицы необходимо выделить одно
«ключевое» поле.
Ключевое поле – это поле, значения которого будут однозначно определять объект таблицы. В одной таблице не могут существовать две записи с одинаковым значением ключевого поля. Так, к примеру, для хранения сведений об ответственности сотрудника за пожарную безопасность помещений необходимо знать его имя, фамилию и отчество, но что делать, если вдруг на предприятии работают два человека с одинаковыми фамилией, именем и отчеством, но разными степенями ответственности. С кого спрашивать, если случится пожар? Конечно, в масштабах предприятия вероятность такого случая не очень большая, но в масштабах страны, определенно, можно встретить такие совпадения.
Чтобы строго разграничить одного человека от другого, необходимо дать ему такое свойство, которое будет однозначно отличаться. Для этих целей часто применяется «номер». Так у каждого человека есть паспорт, номер которого не
повторяется никогда, и зная который, можно однозначно определить этого человека. Такое свойство и будет называться
«ключевым».
Сначала необходимо создать самостоятельные таблицы, это таблицы типов, представленные на рисунках 16,17,18.
Рисунок 16 – Таблица «Должность»
Рисунок 17 – Таблица «Тип помещений»
Рисунок 18 – Таблица «Средство»
В приведенных таблицах первым полем является поле уникального идентификатора (ID, Код), которое имеет тип «счетчик». Данный тип является числовым и автоматически присваивает записям не повторяющиеся (уникальные) значения. Это поле установлено в качестве ключевого, что видно по пиктограмме ключа слева от имени поля.
-
Далее создадим таблицу «Сотрудник» (рисунок 19).
Рисунок 19 – Таблица «Сотрудник»
В этой таблице будут храниться сведения о сотрудниках организации. Известно, что сотрудникам в пределах одного предприятия назначают табельные номера, которые индивидуальны для каждого человека, такое поле можно использовать в качестве ключа, так как при этом учитываются данные только одного предприятия.
Следует отметить, что поле «должность» имеет тип «числовой», поскольку в этой таблице мы не будет храниться напрямую название занимаемой человеком должности. Для этого есть таблица типов (должностей), только в ней необходимо указать какой код (ID) у этой должности.
В нижней части конструктора есть окно свойств поля, где можно указать особенности этого поля в таблице (рисунок 20).
Рисунок 20 – Свойства поля
Чтобы обеспечить защиту базы данных от неполных данных, необходимо в большинстве случаев выставить значение «да» в «обязательное поле», это не позволит сохранить в базе запись с незаполненным (пустым) полем. Следует оставить значение этого свойства «нет» только в том случае, если данные сведения не обязательны для заполнения. Так можно сделать необязательными поля
«площадь» и «ответственный» таблицы «Помещение» (рисунок 21).
Рисунок 21 – Таблица «Помещение»
Здесь поля «тип» и «ответственный» будут также являться ссылками на другие таблицы, а следовательно, будут хранить код типа и иметь «числовой» тип.
Аналогичным образом создаются оставшиеся таблицы. Описание структуры таблицы «Средства безопасности» представлено на рисунке 22.
Рисунок 22 – Таблица «Средства безопасности»
-
После того, как все таблицы созданы, необходимо указать, какие поля являются ссылками на другие таблицы и на какие именно. Для этого необходимо в меню Работа с базами данных выбрать пункт Схема данных, как на рисунке 23.
Рисунок 23 – Схема данных
В появившемся окне Добавление таблицы необходимо попеременно выделить каждую таблицу и нажать на кнопку Добавить, как на рисунке 24.
Рисунок 24 – Добавление таблиц
На схеме будут отображены все таблицы базы данных. Для организации связей между таблицами необходимо щелкнуть по полю таблицы, содержащему ссылку, левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, перетащить на соответствующее поле кода (ID) той таблицы, на которую оно ссылается.
В результате будет открыто окно Изменение связей, в котором нужно убедиться в правильности указанных полей и выставить галочки, как показано на рисунке 25.
Рисунок 25 – Создание связи
После выполнения вышеперечисленных действий для всех полей-ссылок, получится следующая схема данных, представленная на рисунке 26.Рисунок 26 - Схема данных
-
После того, как структура базы данных создана, можно приступать к заполнению таблиц. Необходимо учесть, что при заполнении таблиц, имеющих поле-ссылку на другую таблицу, в подчиненной таблице уже должны быть данные, чтобы главной было на что ссылаться. В противном случае Access просто не даст сохранить такое значение и выдаст ошибку.
Итак, первыми заполним таблицы «Должность», «Средство», «Тип помещений». Эти таблицы наиболее простые и не содержат ссылок на другие таблицы. При заполнении всего лишь нужно перечислить возможные варианты (существующие
должности на предприятии, типы помещений и т.д.).
Для заполнения таблицы необходимо выбрать её из списка созданных таблиц.
Пример заполнения представлен на рисунках 27, 28, 29.
Рисунок 27 – Заполнение таблицы «Средство»
Рисунок 28 – Заполнение таблицы «Тип помещений»
Рисунок 29 – Заполнение таблицы «Должность»
Поля ID, соответствующих таблиц изменять не нужно, так как им присваиваются номера автоматически.
-
Следующей таблицей будет «Сотрудник» (рисунок 30).
Рисунок 30 – Заполнение таблицы «Сотрудник»
В этой таблице поле «Должность» хранит значение соответствующего ID таблицы «Должность».
-
Теперь обратите внимание на знак «+», стоящий слева от каждой записи. Этот знак позволяет добавлять значения в связанную таблицу по ключевому полю. В рассматриваемом примере таблица «Помещение» имеет ссылку на таблицу
«Сотрудник», это ответственный за помещение. Если кликнуть по знаку «+» в таблице «Сотрудник», то откроется связанная таблица «Помещение», в которой будет отсутствовать поле-ссылка. Все записи, которые добавляются в эту таблицу, будут автоматически связываться с текущим сотрудником. Пример добавления связанных данных показан на рисунке 31.
Рисунок 31 – Добавление связанных данных
Открыв таблицу «Помещение», можно убедиться в существовании введенных данных (рисунок 32).
Рисунок 32 – Проверка данных
Также можно воспользоваться непосредственным добавлением данных в эту таблицу, в случае если представленный до этого способ сложен или непонятен.
-
Имея сведения о помещениях, ответственных за эти помещения, остается только заполнить таблицу средств пожаробезопасности. Для этого можно воспользоваться двумя описанными способами: непосредственным добавлением в таблицу, либо добавлением через связанную таблицу «Помещение». Пример заполнения через связанную таблицу показан на рисунке 33, а непосредственного заполнения - на рисунке 34.
Рисунок 33 – Заполнение через связанную таблицу
Рисунок 34 – Непосредственное заполнение
-
При заполнении всех таблиц базы данных, получится структура данных, удобная для хранения, но не удобная для просмотра. Достаточно сложно воспринимать данные в полях-ссылках, так как они содержат числовые идентификаторы и не несут в себе информации.
Для организации просмотра данных из базы данных существует инструмент построения запросов.
Запрос на выборку – это команда системе управления базами данных выбрать из всего набора данных только существенные (нужные), удовлетворяющие заданным условиям отбора.
Для составления запроса следует воспользоваться мастером запросов (для простых выборок из одной таблицы) или конструктором запросов (для более сложных выборок). Панель создания запросов показана на рисунке 35.
Рисунок 35 – Панель создания запросов
При нажатии на кнопку Конструктор запросов откроется окно, в котором требуется выбрать таблицы, значения которых будут использоваться в запросе. Для простоты следует выбрать все таблицы. В результате получится схема, представленная на рисунке 36.
Рисунок 36 – Конструктор запросов
В нижней части конструктора есть форма, в которой следует указать интересующий набор полей, как показано на рисунке 37.
Рисунок 37 – Форма запроса
Результат запроса будет содержать только те поля всех таблиц, которые указаны в форме. При этом следует знать, что несмотря на разделения данных по таблицам, данные являются целостными за счет связей в таблицах. Можно считать, что база данных - это большая таблица, которая содержит в себе все поля всех таблиц в базе, при этом строки одной таблицы «склеиваются» со строками
связанной таблицы по одинаковым значениям связанных полей. Из всего набора следует выбрать интересующие сведения (поля), при этом следует избегать включения в выборку полей-ссылок. В приведенном на рисунке 37 примере выбран список всех помещений (номер, этаж и тип), закрепленные за ними сотрудники (фамилия и должность), а также наименования средств пожаробезопасности в этих помещениях. Результат представлен на рисунке 38.