Файл: Келген кісілерді абылдау кезінде есте сатайтын аидалар.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 10.01.2024
Просмотров: 21
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Келген кісілерді қабылдау кезінде есте сақтайтын қағидалар
Мекемеге келген адамды бірінші хатшы қарсы алады, сондықтан хатшы қарсы алу ережелерін жақсы білуі қажет.
Қабылдау бөлмесіне кісі кіргеннен кейін хатшы жұмысын тастап, қонақпен амандасып қарсы алуы керек. Хатшы амандасу ережелерін жақсы білуге тиісті. Хатшы таңертең басшыны, сол күні бірінші рет келген қызметі жоғары жұмысшыларды, қонақтарды қарсы алғанда орнынан тұрып амандасуы міндетті екендігін есте сақтаған жөн. Егер келушімен қол беріп амандасу керек болса, хатшы жұмыс орнынан тұрып, келушінің алдынан шығып қолын беруі керек. Қабылдыу бөлмесіне кірген кісі қолын бірінші беруі керек. Хатшы келген кісіні орындыққа отырғызып, кофе немесе шай ұсыныуына болады. Егер хатшы келушіні бірінші рет көрсе, өзін бірінші таныстыруы керек. Осыдан кейін ғана ол келушінің аты-жөнін, қайда істейтінін және қандай сұрақпен келгенін білуіне болады. Бөлмеге сырттан кісі келгенде оны он бас секундтан артық күткізуге болмайды. Он бес секундтың ішінде барлық жұмыстарды аяқтап, келушіге көңіл бөлуі тиіс. Хатшы өз басшысына қызметі жоғары қызметкелерден басқа барлық келушілерді таныстыруы мүмкін. Жасы кіші адамдарды - жасы үлкен адамдарға, әйелді - еркек адамдарға бірінші таныстырады.
Хатшы-референт қабылдау күні мен уақытын жазып алып, алдын-ала басшының есіне салуы керек. Хатшы арнаулы журналға келуші туралы мәліметтерді жазуы керек. Онда келуші туралы мәліметтермен қатар (аты- жөні, тегі, жұмыс орны мен қызметі, телефоны мен мекенжайы) ісі бойынша құжаттарды жазып алуы керек. Хатшы-референт аяқталмаған және қаралмаған істерді сақтап қояды да, қайта келгенде сол сұрақ бойынша басшыға барлық құжаттарды дайындап береді. Келушілерді тіркеу журналына сәйкес графаларда, істің қаралу барысы және нақтылық шешім қабылдану жөнінде белгі қояды, келушілерге телефон арқылы анықтама береді. Хатшы- референт қабылдау кезінде тәртіпті бақылайды. Басшыға керек анықтама материалдарды дайындайды, кісілерді қабылдауға байланысты материалдарды компъютерге басады. Хатшы-референт келушімен қабылдау бөлмесінде тегін айтып сөйлесуі керек. Сыпайылық, қарапайымдылық, төзімділік - хатшының негізгі қасиеттері. Бөтен адамдармен және мекеме қызметкерлерімен «сен» деп сөйлесуге болмайды. Адамдарды сыйлау - хатшының негізгі ережесі және күнделікті қолданылатын әдетіне айналуы керек.
Қабылдау бөлмесінде бөтен адамдар болса хатшы өз таныстарымен телефон арқылы сөйлесуге болмайды. Ол құпия мәліметтерді ашпауы тиіс. Хатшы жұмыс істейтін мекеме қызметкерлерімен сөйлескенде өсек соғудан сақ болуы керек.
Хатшы көңіл-күйін, дауыс интонациясын және бет мимикасын басқара білуі керек. Мәдениетті болуы және дөрекелік көрсетпеуі керек.
Басшы алдына келген адамды қалай қабылдауы керек?
Егер келуші қысылыс білдіріп, мазасызданса, сіз өзіңіздің қарапайым ұстамыңызбен келушіні тыныштандыра аласыз. Басшы қызметкерлеріне есік қағып кіруді ескерткен болса, бұл ережені сақтаған дұрыс. Қызметкерімен немесе келушімен сөйлесіп отырған басшы іске қатысы жоқ қағаздарды ақтарып кетуден, қайта-қайта телефонмен сөйлесуден, саусақтарымен үстелді тықылдатудан аулақ болғаны жөн.
Типы посетителей в компании
Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211315-osnovnye-pravila-priema-posetiteley-19-m7#rab3
Схема. Взаимодействие с внешними и внутренними посетителями компании
Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211315-osnovnye-pravila-priema-posetiteley-19-m7#rab3
